Partial Billing of continuing Projects

For longer running work packages, partial invoices can be created for e.g. the last month or the last quarter. The function Partial billing in Octaved Flow is exactly for this use case and allows to bill work packages that are still open and running for a period of time.

Menu item Partial billing

In the menu item Partial Billing projects are displayed in which there is at least one work package that is a candidate for partial billing for the specified period.

First, select the time period. The last month is selected as default.

The partially billable work packages for this period are displayed. A work package is partially billable if the following applies:

There are time bookings for the selected period ("last month").
These time bookings have not yet been settled.
The work package is billed according to effort.

For better orientation, projects are displayed complete with all work packages. Work packages that are not partially billable are displayed in gray.

Create a partial billing

To create a partial billing, select some or all partially billable work packages of a project:

A partial settlement can only include work packages of one project. If you want to partially settle multiple projects, simply create multiple partial settlements.

Then click the Bill 1 button at the top.

List of billings

As with Bill, the created billings are displayed in the List of billings menu item for further processing.

Abrechnungsvorbereitung und Status "Abgeschlossen"

Die Abrechnungsvorbereitung ist für die finale Abrechnung von Arbeitspaketen, nicht für die Teilabrechnung gedacht. Der Zweck der Abrechnungsvorbereitung ist es, Arbeitspakete auf den Status Abgeschlossen zu setzen.

Mit dem Status Abgeschlossen können jedoch keine Zeitbuchungen mehr gemacht werden, was dem Gedanken der Teilabrechnung widerspricht. Denn bei einer Teilabrechnung wird an den Arbeitspaketen noch weiter gearbeitet.

Sperren nach Zeit

Der Status hat in Octaved Flow mehrere Funktionen. Eine davon ist es, die Zeitbuchung zu sperren, sodass die Liste der Zeitbuchungen mit dem Beginn des Abrechnungsvorgangs nicht mehr verändert werden kann. Wenn eine Zeitbuchung hinzugefügt wird, nachdem das Time-Sheet erstellt wurde, fehlt diese logischerweise in der Abrechnung. Der Status Abgeschlossen sorgt dafür, dass das nicht passieren kann.

Bei einer Teilabrechnung sollte der Status aber auf Offen bleiben, da noch weiter an dem Arbeitspaket gearbeitet wird. Wie sieht die Lösung aus?

Beim Erstellen einer Teilabrechnung wird ein Datum gesetzt und das Arbeitspaket wird bis einschließlich dieses Datums für Zeitbuchungen gesperrt. Wenn beispielsweise Anfang Dezember der November teilabgerechnet wird, dann wird das Sperr-Datum auf den 30.11. gesetzt.

Es ist dann nicht mehr möglich Zeitbuchungen vor und an dem 30.11. zu bearbeiten, zu löschen und hinzuzufügen.

Das Sperr-Datum kann in den Einstellungen des Arbeitspakets bearbeitet werden, wenn es manuell gesetzt wurde. Wenn das Sperrdatum durch eine Abrechnung erzeugt wurde, kann es nicht bearbeitet werden.

Schlussabrechnung bei vorhandenen Teilabrechnungen

Wenn für ein Arbeitspaket Teilabrechnungen vorhanden sind, werden die bereits abgerechneten Stunden und die noch nicht abgerechneten Stunden in der Tabelle vom Menüpunkt "Abrechnen" angezeigt:

Beim Anklicken des Arbeitspakets werden die Informationen des Arbeitspakets angezeigt. Dort sind alle Abrechnungen inklusive der Teilabrechnungen für dieses Arbeitspaket: