Zeitüberschreitung
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Je nach Abrechnungstyp, der einem Arbeitspaket zugewiesen ist, kann auf das Arbeitspaket nicht unbegrenzt Zeit gebucht werden. Beispielsweise sollen auf ein Arbeitspaket mit einem Aufwand mit Deckel von 10 Stunden auch nicht mehr als 10 Stunden gebucht werden. In den Systemeinstellungen unter Zeitüberschreitung können Sie Warnstufen und Grenzwerte an die üblichen Vorgehensweisen Ihres Unternehmens anpassen.
Orange Warnung
Mit der Prozentzahl wird festgelegt, ab wie viel Prozent der angesetzten Zeit der Fortschrittsbalken für Zeitbuchungen orange wird.
Ist der Abrechnungstyp Aufwand mit ca., wurden 10 Stunden für das Arbeitspaket angesetzt und ist Warnung ab auf 120% eingestellt, dann wird der Fortschrittsbalken für Zeitbuchungen ab 12 gebuchten Stunden orange.
In der Standardeinstellung von Octaved Flow sind für die Abrechnungstypen Aufwand mit ca. und Aufwand mit von/bis die Prozentzahlen für die orangene Warnung auf über 100% gesetzt, weil davon ausgegangen wird, dass der Kunde moderat höhere Aufwände tolerieren wird oder dieses parallel abgesprochen werden wird.
Für die Abrechnungstypen Aufwand mit Deckel, Festpreis und Kontingent sind die Standardeinstellungen auf einen Wert unter 100% gesetzt, damit rechtzeitig vor dem Erreichen der harten Grenze die Warnung angezeigt wird. Wenn Ihnen 90% als "zu knapp" erscheint, dann geben Sie hier einen für Ihr Unternehmen passenden Wert ein.
Rot ab 100%
Wenn der Haken bei Wird rot ab 100% gesetzt ist, wird der Fortschrittsbalken für Zeitbuchungen ab 100% rot angezeigt. 100% sind genau der angesetzte zeitliche Aufwand.
Damit beginnt das, was in Octaved Flow als Überbuchungsreserve bezeichnet wird, also der Bereich über der Vorgabe, der noch toleriert wird.
Der Haken kann nicht gesetzt werden, wenn der Wert bei Keine Zeitbuchung mehr ab auf 100% eingestellt ist. Das würde auch keinen Sinn haben, denn die Farbe springt in diesem Fall direkt von Orange zu Dunkelrot. Rot würde nie angezeigt.
Dunkelrot - keine Zeitbuchung mehr ab
Ab dem hier eingestellten Wert ist der Fortschrittbalken für Zeitbuchungen dunkelrot und es sind keine Zeitbuchungen mehr möglich.
Wenn Sie 110% bei einem Festpreis einstellen, dann ist Ihre Kalkulation vermutlich so, dass das Arbeitspaket auch bei einer Überschreitung von 10% noch rentabel ist oder im Gesamtkontext mit anderen Arbeitspaketen rentabel sein wird.
Im Workspace sieht der Ausführende, dass auf dieses Arbeitspaket nicht mehr gebucht werden kann.
In den Standardeinstellungen von Octaved Flow ist für die Abrechnungstypen Aufwand mit Deckel und Kontingent 100% eingestellt, da es schwer sein dürfte, dem Kunden eine Überschreitung zu vermitteln. Dafür gibt es andere Abrechnungstypen.
Es kann sein, dass ein Teil einer Buchung noch möglich wäre. Beispielsweise könnten auf einem Kontingent noch 2 Stunden frei sein, aber der Ausführende möchte 3 Stunden buchen. Der Ausführende sieht den Fortschrittsbalken für Zeitbuchungen an verschiedenen Stellen und muss selbst darauf achten, nicht zu viel Arbeitszeit aufzuwenden, wenn es knapp wird.
Arbeitspaket ist erledigt
Info
Mit der Checkbox Arbeitspaket erledigt hakt der Ausführende das Arbeitspaket als erledigt ab und meldet es damit als erledigt an den Projektmanager.
Bei erledigten Arbeitspaketen kann nur die Farbe Dunkelrot vorkommen. Ein Festpreis-Arbeitspaket, das bei 90% oder 100% ist, stellt kein Problem dar, wenn es erledigt ist. Daher ist es nicht notwendig Orange oder Rot anzuzeigen.
Kontingente, die bei 100% und als erledigt abgehakt sind, haben das Ziel erreicht, sodass es auch hier keinen Grund für eine Warnung gibt. Gleiches gilt für Aufwand mit Deckel.
Dunkelrot wird bei erledigten Arbeitspaketen angezeigt, wenn:
- Es ist ein Wert größer als 100% bei Keine Zeitbuchung ab angegeben - und
- Es wurde mehr als 100% Arbeitszeit auf das Arbeitspaket gebucht. Anders ausgedrückt ist das Arbeitspaket in der Überbuchungsreserve.
In den Standardeinstellungen von Octaved Flow ist nur bei Festpreis ein Wert von mehr als 100% angegeben und daher kann es nur bei erledigten Festpreis-Arbeitspaketen zu einer dunkelroten Ampel kommen.
Aufwand mit von/bis
Hier ist nur der Bis-Wert für die Anzeige von Farben relevant.
Time-Sheets
Alle gebuchten Zeiten erscheinen im Time-Sheet, auch die, die über der 100%-Grenze liegen.
Hinweis: Arbeitspakete mit dem Abrechnungstyp Festpreis erscheinen nie in Time-Sheets.
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