Arbeitszeiterfassung nachhalten

Die Seite Nachhalten ist ein Kontrollinstrument zur Übersicht aller erfassten Arbeitszeiten der Benutzer und bietet die Möglichkeit Arbeitszeiterfassungen nachträglich zu erstellen, zu ändern und als Excel-Datei zu exportieren.

Auf der Seite Nachhalten findet man zwei verschiedene Ansichten für die Arbeitszeiterfassungen. Einmal mit dem Schwerpunkt der Darstellung nach Zeitraum und zweitens mit der Perspektive auf die einzelnen Benutzer. 1

Die Seite Zeitraum stellt die Arbeitszeiterfassungen aller Benutzer pro Tag dar. Klappt man die Zeile eines Tages über den Aufklapper auf, sieht man alle Zeitbuchungen der ausgewählten Benutzer eines Tages. 2

Während auf der Seite Benutzer die gleichen Daten, allerdings sortiert nach Benutzern, aufgelistet werden.

Beide Ansichten bieten die Möglichkeit über die Filter im oberen Bereich die Darstellung nach Benutzern und Gruppen oder Zeiträumen einzuschränken.

Der dritte Filter schränkt die Ansicht auf Zeitbuchungen ein, für die eine Warnung existiert. Dabei können entweder alle Zeitbuchungen mit Warnungen oder nur einzelne Warnungen, wie zum Beispiel Nicht beendete Zeiterfassung oder Fehlende Pause angezeigt werden.

Alle 3 Filtereinstellungen arbeiten zusammen. Möchte man sich zum Beispiel alle Benutzer anzeigen lassen, die im vergangen Monat eine Zeitbuchung vergessen haben, stellt man die Filter folgendermaßen ein:

Um eine Arbeitszeit für einen bestimmten Tag nachträglich zu erfassen oder zu korrigieren, z.B. wenn ein Benutzer die Arbeitszeiterfassung vergessen oder nicht abgeschlossen hat, klappt man in der Ansicht Zeitraum die Arbeitszeiterfassungen für den entsprechenden Tag auf 1, öffnet die Detailansicht für den entsprechenden Benutzer und erstellt über den Eintrag Arbeitszeit erfassen im 3-Punkte-Menü 2 eine neue Arbeitszeiterfassung.

Hat ein Benutzer fälschlicherweise zu lang oder zu kurz gebucht, muss die Arbeitszeiterfassung nachträglich korrigiert werden. Das Ändern einer bestehenden Arbeitszeiterfassung erfolgt ebenfalls über das 3-Punkte-Menü durch Zeitbuchung bearbeiten. Um hier Transparenz zu schaffen, werden alle Änderungen in einem Verlauf gespeichert. Der Verlauf ist über den Eintrag Änderungsverlauf im 3-Punkte-Menü einsehbar.

Benötigt man eine Liste der Arbeitszeiterfassungen außerhalb von Octaved Flow, beispielsweise für ein HR-System, kann man die Liste komfortabel als Excel-Datei exportieren und weitergeben.

Dazu wählt man zuerst über die Filter im oberen Bereich, für welche Benutzer und für welchen Zeitraum die Daten exportiert werden sollen.

Die eingestellten Ansichtsfilter bestimmen, welche Daten in der Excel-Datei exportiert werden.

Für den Export stehen 3 verschiedene Arten zur Auswahl:

Eine exportierte Liste der Arbeitszeiterfassung kann zum Beispiel so aussehen: