Aufwandslimit und finanzieller Rahmen Projekte und Teilprojekten
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Es gehört zum Konzept von Octaved Flow, dass das Arbeitspaket im Mittelpunkt steht. Preise und Aufwände werden jeweils für Arbeitspakete angegeben. Die Summen für das Projekt ergeben sich aus den Arbeitspaketen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, ein Limit für den Gesamtaufwand eines Projekts zu definieren und es kann ein finanzieller Rahmen für das Projekt festgelegt werden. Diese zusätzliche Möglichkeit wird in diesem Tutorial beschrieben.
Projekte und Summe der Arbeitspakete
Projekte werden in Octaved Flow in Arbeitspakete unterteilt und pro Arbeitspaket werden Abrechnungstypen wie beispielsweise Festpreis oder Aufwand mit Deckel zugewiesen. Beim Festpreis wird der kalkulierte Maximalaufwand in Stunden angegeben und beim Aufwand mit Deckel die Anzahl an Stunden, auf die der Aufwand gedeckelt werden soll.
Die Idee ist es also, dass ein Projekt in Arbeitspakete unterteilt wird und umgekehrt die Summe der Arbeitspakete das Projekt darstellt. Beispiele:
- Ein Projekt (Auftrag) besteht aus 5 Arbeitspaketen, für die jeweils ein Festpreis angegeben ist. Die Auftragssumme ist damit die Summe der 5 Festpreise der Arbeitspakete.
- Ein Projekt besteht aus 6 Arbeitspaketen, für die als Abrechnungstyp Aufwand angegeben ist. Die Auftragssumme steht erst nach dem Projektende fest und berechnet sich über die Summe aller Zeitbuchungen der 6 Arbeitspakete.
Aufwandslimit und finanzieller Rahmen für Projekte
Für Projekte kann unabhängig von Arbeitspaketen ein Aufwandslimit und ein finanzieller Rahmen in den Eigenschaften des Projekts unter Zeit/Geld angegeben werden.
Aufwandslimit des Projekts
Das Aufwandslimit für ein Projekt gibt an, wie viel Zeit maximal auf ein Projekt gebucht werden darf. Dabei spielt die Anzahl oder der Abrechnungstyp der Arbeitspakete keine Rolle. So kann beispielsweise auch eine Absprache mit dem Kunden abgebildet werden, dass das Projekt mit Abrechnung nach Aufwand ein bestimmtes Limit nicht übersteigt.
Zeitbuchungen nur bis zum Limit
Wenn diese Option aktiviert ist, kann bei einer Überschreitung des zeitlichen Limits des Projekts auf kein im Projekt enthaltenes Arbeitspaket Zeit gebucht werden.
Anwendungsbeispiele
Aufwandlimits sind ideal für lang laufende Projekte, bei denen während der Laufzeit neue Arbeitspakete hinzukommen. Das kann beispielsweise für Maintenance der Fall sein, bei agilen Methoden oder weil ein Realisierungsprojekt sehr aufwändig ist und sich über viele Monate hinzieht.
Wenn mit dem Kunden ein Vertrag geschlossen wird, in dem jährliche Arbeitsstunden vereinbart werden, kann das Projekt über die Zeitsteuerung auf genau dieses Jahr eingestellt werden. Für das nächste Jahr wird es dann kopiert und die Zeitsteuerung angepasst.
Aufwandlimits lassen sich für jede Art von Deckelung verwenden, die Arbeitspaket-übergreifend wirken soll. Ein anderes Beispiel ist eine Unternehmensberatung, in der mehrere Berater jeweils eigene Arbeitspakete in einem Projekt haben und eventuell sogar weitere Arbeitspakete selbst nach Bedarf anlegen dürfen. Die vereinbarte Auftragssumme darf trotz dieser Flexibilität und Dynamik aber nicht überschritten werden.
Anzeige der Summe der zeitlichen Limits in Arbeitspaketen
Die Summe der Limits von Arbeitspaketen wird hier zur Kontrolle angezeigt. Wie viele der insgesamt im Projekt enthaltenen Arbeitspakete einen Abrechnungstyp mit zeitlichem Limit haben, wird ebenfalls angezeigt.
Anwendungsbeispiele
Nicht alle Arbeitspakete müssen zwingend einen Abrechnungstyp mit einem zeitlichen Limit haben. Es gibt verschiedene Szenarien.
- Szenario 1 - Alle Arbeitspakete haben einen Abrechnungstyp mit zeitlichem Limit - Dann wird hier nur die Summe kontrolliert. Zeitbuchungen nur bis zum Limit kann ausgeschaltet werden, weil jedes Arbeitspaket individuell sicherstellt, dass nur bis zum Limit gebucht werden kann. Mit der Anzeige Arbeitspakete mit Limit: 5 von 5 überprüfen Sie, dass wirkliche alle Arbeitspakete ein zeitliches Limit haben.
- Szenario 2 - Kein Arbeitspaket hat einen Abrechnungstyp mit zeitlichem Limit - Dann aktivieren Sie Zeitbuchungen nur bis zum Limit. Die Summe der Zeitbuchungen wird über das Projekt kontrolliert. Sobald dieses Limit erreicht ist, kann auf keins der Arbeitspakete mehr gebucht werden.
- Szenario 3 - Mischform aus 1 und 2 - Diese Variante kombiniert beides. Für ein Arbeitspaket mit Limit kann entweder das Arbeitspaket "voll" sein und Zeitbuchungen sind daher nicht möglich oder das Projekt ist voll und man kann auf kein Arbeitspaket mehr buchen - damit auch nicht auf dieses.
Welche Abrechnungstypen ein zeitliches Limit haben, wird in den Systemeinstellungen unter Zeitüberschreitung eingestellt. Siehe Tutorial. In den Standardeinstellungen von Octaved Flow haben die Abrechnungstypen Aufwand mit Deckel 1, Kontingent 2 und Festpreis 3 ein zeitliches Limit.
Finanzieller Rahmen des Projekts
Der finanzielle Rahmen für ein Projekt ist unter anderem nützlich, wenn ein Preis für das Projekt vereinbart wurde, zu Beginn des Projekts die genaue Aufteilung in Arbeitspakete aber noch nicht klar ist. Werden im Projektverlauf neue Arbeitspakete angelegt und mit Preisen versehen, kann dabei überprüft werden, dass der finanzielle Rahmen des Projekts eingehalten (und auch ausgeschöpft) wird.
Zur Abrechnung von Arbeitspaketen werden die in den Arbeitspaketen angegebenen Preise verwendet. Es werden bei der Berechnung der Summe nur Arbeitspakete mit den Abrechnungstypen Festpreis und Kontingent berücksichtigt, da dies die einzigen Abrechnungstypen mit fester Preisangabe sind.
Es ist möglich Arbeitspakete mit Festpreis und Kontingent anzulegen, selbst wenn dabei der finanzielle Rahmen des Projekts überschritten wird. Der finanzielle Rahmen des Projekts ist nur zur Überprüfung da.
Anzeige der Summe von Festpreisen und Kontingenten aus Arbeitspaketen
Arbeitspakete können mit Festpreisen und Kontingenten versehen werden. Die Summe der Beträge wird hier zur Kontrolle angezeigt. Auch hier wird angezeigt wie viele der Arbeitspakete im Projekt Festpreis oder Kontingent als Abrechnungstyp haben.
Empfohlenes Vorgehen
Diese Funktion ist dafür gedacht, dass alle Arbeitspakete in einem Projekt entweder Festpreis oder Kontingent als Abrechnungstyp haben. Ansonsten ist eine Kontrolle über den Projektpreis nicht möglich. Arbeitspakete, die den Abrechnungstyp Aufwand haben, werden nicht in die Berechnung des Gesamtpreises mit einbezogen. Finanzieller Rahmen und zeitliches Limit sollten nicht in einem Projekt gleichzeitig verwendet werden.
Teilprojekte
Für Teilprojekte können die gleichen Einstellungen vorgenommen werden wie für Projekte.
Die Einstellungen und die Summen beziehen sich dabei nur auf die Arbeitspakete. Die Vorgaben des Projektes werden nicht in den Teilprojekten angezeigt. Die Summe der Teilprojekte werden nicht in den Projekten angezeigt. In beiden werden nur die jeweils enthaltenen Arbeitspakete angezeigt.
Links zu weiteren Tutorials dieses Themenbereichs
