Projekte teilabrechnen
Bei länger laufenden Arbeitspaketen können Teilabrechnungen für beispielsweise den letzten Monat oder das letzte Quartal erstellt werden. Die Funktion Teilabrechnen in Octaved Flow ist genau für diesen Anwendungsfall und ermöglicht es Arbeitspakete, die noch offen sind und weiterlaufen, für einen Zeitraum abzurechnen.
Menüpunkt Teilabrechnen
Im Menüpunkt Teilabrechnen werden Projekte angezeigt, in denen es mindestens ein Arbeitspaket gibt, das für den angegebenen Zeitraum ein Kandidat zum Teilabrechnen ist.
Zunächst wählen Sie den Zeitraum aus. Als Voreinstellung ist der letzte Monat ausgewählt.
Die für diesen Zeitraum teilabrechenbare Arbeitspakete werden angezeigt. Ein Arbeitspaket ist teilabrechenbar, wenn folgendes gilt:
- Es gibt Zeitbuchungen für den ausgewählten Zeitraum ("letzter Monat")
- Diese Zeitbuchungen wurden noch nicht abgerechnet
- Das Arbeitspaket wird nach Aufwand abgerechnet
Zur besseren Orientierung werden Projekte komplett mit allen Arbeitspaketen angezeigt. Arbeitspakete, die nicht teilabrechenbar sind, werden grau dargestellt.
Eine Teilabrechnung erstellen
Um eine Teilabrechnung zu erstellen, wählen Sie einige oder alle teilabrechenbaren Arbeitspakete eines Projekts aus:
Eine Teilabrechnung kann nur Arbeitspakete eines Projekts umfassen. Wenn Sie mehrere Projekte teilabrechnen möchten, erstellen Sie einfach mehrere Teilabrechnungen.
Klicken Sie dann oben auf den Button Abrechnen 1.
Liste der Abrechnungen
Wie beim Abrechnen werden auch beim Teilabrechnen die angelegten Abrechnungen im Menüpunkt Liste Abrechnungen zur Weiterverarbeitung angezeigt.
Abrechnungsvorbereitung und Status "Abgeschlossen"
Die Abrechnungsvorbereitung ist für die finale Abrechnung von Arbeitspaketen, nicht für die Teilabrechnung gedacht. Der Zweck der Abrechnungsvorbereitung ist es, Arbeitspakete auf den Status Abgeschlossen zu setzen.
Mit dem Status Abgeschlossen können jedoch keine Zeitbuchungen mehr gemacht werden, was dem Gedanken der Teilabrechnung widerspricht. Denn bei einer Teilabrechnung wird an den Arbeitspaketen noch weiter gearbeitet.
Sperren nach Zeit
Der Status hat in Octaved Flow mehrere Funktionen. Eine davon ist es, die Zeitbuchung zu sperren, sodass die Liste der Zeitbuchungen mit dem Beginn des Abrechnungsvorgangs nicht mehr verändert werden kann. Wenn eine Zeitbuchung hinzugefügt wird, nachdem das Time-Sheet erstellt wurde, fehlt diese logischerweise in der Abrechnung. Der Status Abgeschlossen sorgt dafür, dass das nicht passieren kann.
Bei einer Teilabrechnung sollte der Status aber auf Offen bleiben, da noch weiter an dem Arbeitspaket gearbeitet wird. Wie sieht die Lösung aus?
Beim Erstellen einer Teilabrechnung wird ein Datum gesetzt und das Arbeitspaket wird bis einschließlich dieses Datums für Zeitbuchungen gesperrt. Wenn beispielsweise Anfang Dezember der November teilabgerechnet wird, dann wird das Sperr-Datum auf den 30.11. gesetzt.
Es ist dann nicht mehr möglich Zeitbuchungen vor und an dem 30.11. zu bearbeiten, zu löschen und hinzuzufügen.
Das Sperr-Datum kann in den Einstellungen des Arbeitspakets bearbeitet werden, wenn es manuell gesetzt wurde. Wenn das Sperrdatum durch eine Abrechnung erzeugt wurde, kann es nicht bearbeitet werden.
Schlussabrechnung bei vorhandenen Teilabrechnungen
Wenn für ein Arbeitspaket Teilabrechnungen vorhanden sind, werden die bereits abgerechneten Stunden und die noch nicht abgerechneten Stunden in der Tabelle vom Menüpunkt "Abrechnen" angezeigt:
Beim Anklicken des Arbeitspakets werden die Informationen des Arbeitspakets angezeigt. Dort sind alle Abrechnungen inklusive der Teilabrechnungen für dieses Arbeitspaket:
Mit dem in diesem Tutorial beschriebenen Verfahren ist sichergestellt, dass gebuchte Zeiten auch tatsächlich abgerechnet werden. Für den nur mit Mühe zu konstruierenden Sonderfall, dass es nicht abgerechnete Zeitbuchungen aus der Vergangenheit gibt, sind diese in der Schlussabrechnung enthalten und werden damit spätestens zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt.