Projekte abrechnen
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation Arbeitszeiten gegenüber Kunden abrechnet, kann mit Octaved Flow einfach und unkompliziert die Projektarbeitszeit jedes Mitarbeiters erfasst werden. Hierzu legt der Mitarbeiter Zeitbuchungen für die jeweiligen Tätigkeiten an.
Mit der Abrechnungsfunktion von Octaved Flow können Sie erfasste Arbeitszeiten als Time-Sheets exportieren sowie Rechnungsdatensätze zur Weiterverarbeitung erstellen.
Für wen ist die Abrechnungsfunktion in Octaved Flow?
Die Abrechnungsfunktion ist für alle, die Arbeitszeit gegenüber Dritten abrechnen. Dies können Kunden im eigentlichen Sinne sein, aber auch sogenannte interne Kunden, also Bereiche innerhalb des Unternehmens oder Unternehmensverbunds, an die eine Weiterbelastung erfolgt.
Die Arbeit kann im Rahmen von Projekten sowie laufenden/wiederkehrenden Tätigkeiten wie Wartungsarbeiten erfolgen. Auch jede andere Art von Arbeit, die nach Arbeitszeit abgerechnet wird, kann abgebildet werden. Hinweis: Der Einfachheit halber wird in Octaved Flow alles als Projekt bezeichnet. Der Begriff ist aber weit gefasst.
In der Regel erwarten die Kunden einen Leistungsnachweis in Form eines Time-Sheets (Stundenzettel).
Was deckt die Abrechnungsfunktion ab?
Für ein besseres Verständnis hier die Bereiche aus dem Kontext von Abrechnen, die mit Octaved Flow abgebildet werden können:
- Organisieren und strukturieren - Anlegen von Projekten und unterteilen in Arbeitspakete, so dass sinnvolle Buchungsobjekte entstehen
- Ressourcen managen - Zuweisen von Personen, die für die Umsetzung verantwortlich sind
- Planen - Fälligkeiten setzen, Zeitfenster zur Realisierung definieren
- Zeit buchen - Arbeitszeit buchen, wobei Abrechnungstypen die Einhaltung von Limits sicherstellen
- Analysieren - Mit dem Projektcontrolling werden Themen identifiziert, bevor sie zu Problemen werden
- Abrechnen - Abrechnungsvorbereitung und Kontrolle, Time-Sheets erstellen, Rechnungsdatensätze zur Weiterverarbeitung erstellen
Die Rechnungsstellung selbst gehört nicht zur Domäne von Octaved Flow. Systeme zur Rechnungsstellung können ERP-Systeme, Warenwirtschaftssysteme oder reine Rechnungssysteme sein. Beispiele sind SAP, Microsoft Dynamics 365 oder Lexware.
Diese oder ähnliche Systeme sind in jedem Unternehmen vorhanden. Octaved Flow integriert sich entweder über Excel-Dateien oder eine direkte Verbindung via API und stellt die benötigten Daten zur Abrechnung von Arbeitszeit bereit.
Menüpunkt Abrechnen
Im Menüpunkt Abrechnen in der Kategorie Abrechnen werden Projekte angezeigt, in denen es mindestens ein Arbeitspaket gibt, das ein Kandidat zum Abrechnen ist. Ein Arbeitspaket ist abrechenbar, wenn folgendes gilt:
- Der Status ist Abgeschlossen, es sind also alle Arbeiten an diesem Arbeitspaket abgeschlossen (inklusive einer abschließenden Überprüfung durch den Projektmanager)
- Das Arbeitspaket wurde noch nicht abgerechnet
- Wenn das Arbeitspaket nach Aufwand abgerechnet wird, muss es außerdem Zeitbuchungen enthalten
Wenn Sie also nur Projekte haben, bei denen die Arbeitspakete entweder noch in Arbeit oder bereits abgerechnet sind, dann wird in diesem Menüpunkt nichts angezeigt.
Der Zustand kann innerhalb eines Projekts gemischt sein. Es kann also in einem Projekt sowohl Arbeitspakete geben, die noch nicht bereit für die Abrechnung sind, solche, die bereits abgerechnet wurden, und abrechenbare Arbeitspakete. Zur besseren Orientierung werden Projekte komplett mit allen Arbeitspaketen angezeigt. Nicht abrechenbare Arbeitspakete sind grau:
Eine Abrechnung erstellen
Um eine Abrechnung zu erstellen, wählen Sie einige oder alle abrechenbaren Arbeitspakete eines Projekts aus:
Eine Abrechnung kann nur Arbeitspakete eines Projekts umfassen. Wenn Sie mehrere Projekte abrechnen möchten, erstellen Sie einfach mehrere Abrechnungen.
Klicken Sie dann oben auf den Button Abrechnen 1.
Die Summen werden zur Kontrolle angezeigt. Mit dem Button Neue Abrechnung erstellen wird die Abrechnung erstellt:
Wenn Sie voll integrierte Prozesse etabliert haben, bei denen eine in Octaved Flow erstellte Abrechnung inklusive der Time-Sheet-PDFs vom Rechnungssystem abgerufen wird, bietet sich hier auch die Gelegenheit das Time-Sheet noch einmal zu überprüfen.
In der Tabelle werden die wichtigsten Informationen zur Abrechnung angezeigt. Ein grüner Haken rechts bedeutet, dass das Arbeitspaket bereits abgerechnet wurde. Ein oranges Ausrufzeichen bedeutet, dass es noch offene Zeitbuchungen gibt. Eine offene Zeitbuchung ist eine Zeitbuchung mit einer Anfangszeit aber ohne Ende-Zeit. Weil die Arbeitszeit damit als Null betrachtet wird, sollte das Problem behoben werden.
Wenn Sie auf ein Arbeitspaket in der Tabelle klicken, werden rechts alle Informationen zum Arbeitspaket angezeigt.
Sie können hier beispielsweise nachsehen, inwieweit Vorgaben wie Von-/bis-Aufwand eingehalten wurden und Zeitbuchungstexte auf Tippfehler überprüfen.
Liste der Abrechnungen
Eine neu erstellte Abrechnung wird oben in der Liste der Abrechnungen angezeigt.
Dieser Menüpunkt zeigt alle erstellten Abrechnungen an. Hier erfolgt die Weiterverarbeitung. Je nachdem ob ein Rechnungssystem angebunden wurde, werden von hier Abrechnungen direkt an das Rechnungssystem bzw. ERP-System übertragen oder zur weiteren Verarbeitung heruntergeladen.
Time-Sheets werden ebenfalls je nach Anbindung direkt an das Rechnungssystem übertragen oder heruntergeladen. Auch mit direkter Anbindung können Time-Sheets parallel hier heruntergeladen werden.
Wenn man den Inspektor zu einem Arbeitspaket oder einem Projekt öffnet, gibt es unter Abrechnungen alle Abrechnungen, denen das Arbeitspaket oder Projekt zugewiesen wurde.
Abrechnungen können gelöscht werden. Die entsprechenden Arbeitspakete erscheinen dann wieder unter Abrechnen.
Abrechnungsvorbereitung
Im Menüpunkt Vorbereiten erfolgt die Abrechnungsvorbereitung. Dieser Schritt ist für den Projektmanager gedacht, der sich die Arbeitspakete noch einmal ansieht, bevor er sie zur Abrechnung weitergibt.
Info
Workflow bis zur Abrechnung
Ein typischer Workflow innerhalb des eigenen Unternehmens bis zum Punkt der Abrechnung könnte so aussehen:
- Der Projektmanager legt das Projekt und die Arbeitspakete an und weist die Arbeitspakete Team-Mitgliedern zur Ausführung zu.
- Über den Status Offen gibt der Projektmanager dem Team-Mitglied ein Signal, wenn mit der Umsetzung begonnen werden kann. Alternativ verwendet der Projektmanager die Projektplanung.
- Das Team-Mitglied erledigt das Arbeitspaket und meldet es an den Projektmanager als erledigt zurück, indem das Arbeitspaket abgehakt wird:
Indem der Ausführende das Arbeitspaket als erledigt meldet, ist der nächste Schritt im Workflow die Abrechnungsvorbereitung. Der Projektmanager prüft, ob alles mit dem Arbeitspaket in Ordnung ist. Zum Beispiel ob alle Aufgaben der Checkliste erledigt sind und die Zeitbuchungstexte keine Tippfehler enthalten. Dann setzt der Projektmanager den Status von Offen auf Abgeschlossen.
Mit dem Setzen auf den Status Abgeschlossen erfolgt die Übergabe vom Projektmanager an die Stelle im Unternehmen, die für die Abrechnung zuständig ist.
Im Menüpunkt Vorbereiten werden nur Projekte angezeigt, in denen es mindestens ein Arbeitspaket gibt, für das gilt:
- Das Arbeitspaket wurde als erledigt abgehakt (in der Regel vom Ausführenden)
- Der Status des Arbeitspakets ist offen
- Bei Kontingenten genügt es, wenn das Zeitkontingent zu 100% mit Zeitbuchungen ausgeschöpft ist
- Und natürlich zählen nur Arbeitspakete, die noch nicht abgerechnet wurden
Zur besseren Orientierung werden Projekte komplett mit allen Arbeitspaketen angezeigt. Für die Abrechnungsvorbereitung nicht relevante Arbeitspakete sind grau.
Wenn Personen im Unternehmen mehrere oder alle dieser Rollen in Personalunion übernehmen, ist der Workflow dennoch vom Prinzip her gleich. Es ist dabei möglich Schritte im Workflow zusammenzufassen oder anders anzugehen. Beispielsweise kann der Projektmanager, der ein abzurechnendes Arbeitspaket im Projektcontrolling identifiziert den Status auch gleich dort ändern.
Bedeutung des Status "Abgeschlossen"
Der Status Abgeschlossen bedeutet, dass alle Arbeiten am Arbeitspaket abgeschlossen sind und es bereit für die Abrechnung ist.
Gleichzeitig bedeutet der Status Abgeschlossen, dass keine Zeitbuchungen mehr hinzugefügt, verändert oder gelöscht werden können. Damit wird sichergestellt, dass nicht während des Abrechnungsvorgangs Zeitbuchungen verändert werden und ein anderer Stand an den Kunden geht, als zum Zeitpunkt der Überprüfung.
Info
Super-User-Modus
Projektmanager haben die Berechtigung den Super-User-Modus zu aktivieren, um auch bei eigentlich gesperrten Arbeitspaketen noch Zeitbuchungen bearbeiten zu können. Der Super-User-Modus ist nur für begrenzte Zeit aktiv und schaltet sich dann ab. Beispielsweise, wenn es noch offene Zeitbuchungen gibt, kann der Super-User-Modus hilfreich sein.
Würde der Projektmanager - wenn auch nur für kurze Zeit - den Status auf Offen setzen, könnte irgendjemand mit einer Zeitbuchung der Abrechnung in die Queere kommen. Mit dem Super-User-Modus besteht diese Gefahr nicht.
Kontingente und Festpreise
Beim Abrechnungstyp Kontingent wird mit dem Kunden eine feste Anzahl an Arbeitsstunden vereinbart. Daher muss nicht bis zum Abschluss des Arbeitspakets mit der Abrechnung gewartet werden. Kontingente können bei Beauftragung abgerechnet werden, am Schluss oder irgendwann dazwischen.
Beim Abrechnungstyp Festpreis ist es ähnlich. Anzahlungen sind bei Festpreisen durchaus üblich. Hinweis: Bei Festpreisen ist im Gegensatz zu Kontingenten kein Leistungsnachweis in Form eines Time-Sheets gefordert. Festpreise erscheinen deswegen nie in Time-Sheets.
Die Frage lautet, welche Rolle Octaved Flow bei der Abrechnung von Kontingenten und Festpreisen haben soll, also welcher Workflow für Sie der Beste ist. Ihre Optionen finden sich in den Filter-Einstellungen:
Zur Abbildung des Workflows wird also die Einstellung des Filters verwendet. Wenn Sie Kontingente und Festpreise nie in der Abrechnung in Octaved Flow anzeigen, dann ist damit Ihr Rechnungssystem voll umfänglich für die Abrechnung verantwortlich.
Wenn Sie Kontingente und Festpreise in der Abrechnung in Octaved Flow anzeigen, können Sie diese auch Abrechnungen hinzufügen. Damit sind sie ein Teil des Abrechnungsdatensatzes, der als Excel heruntergeladen oder direkt zum Rechnungssystem übertragen werden kann.
Nicht abrechenbare Arbeitspakete
Nicht abrechenbare Arbeitspakete sind nicht Teil der Abrechnung. Sie erscheinen dennoch in grau zur besseren Orientierung.
Rechnungsdatensatz
Ein Rechnungsdatensatz für eine Abrechnung enthält die entsprechenden Arbeitspakete mit den für die Abrechnung relevanten Informationen. Das sind:
- Name des Arbeitspakets
- Anzahl gebuchter Stunden
-
Preiskategorie
-
Preisaufschläge
- Abrechnungsbetrag
Beispiel:
Integration mit Rechnungssystemen
Octaved Flow wird über eine REST-API in die Systemlandschaft integriert und mit dem Rechnungssystem verbunden:
In Bezug auf die Integration mit Rechnungssystemen, ERP-Systemen oder Warenwirtschaftssystemen gibt es drei grundlegende Optionen:
- Keine Integration - Time-Sheets werden als PDF heruntergeladen und zum Beispiel per E-Mail an den Kunden gesendet. Rechnungsdatensätze werden als Excel heruntergeladen und dann weiterverarbeitet.
- Integration nur Rechnungsdatensätze - Time-Sheets werden als PDF heruntergeladen und zum Beispiel per E-Mail an den Kunden gesendet. Rechnungsdatensätze werden per Schnittstelle an das Rechnungssystem übertragen.
- Vollständige Integration - Die Time-Sheet-PDFs werden ebenfalls über die Schnittstelle an das Rechnungssystem übertragen und von dort an den Kunden versandt, zum Beispiel zusammen mit der Rechnung.
Octaved Flow kann das angebundene Rechnungssystem über eine neue Abrechnung informieren, die abgeholt und verarbeitet werden soll.
Info
Technisch
Ein Web-Hook wird hierbei als Trigger verwendet und kann über die UI konfiguriert werden. Der Web-Hook kann nur bei On-Premise-Installationen verwendet werden, nicht aus der Cloud.
Alternativ kann das Rechnungssystem in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel alle 2 Stunden oder einmal pro Nacht prüfen, ob neue Abrechnungen vorliegen.
Design der Time-Sheets anpassen
In den Systemeinstellungen unter Datei-Export können Sie Ihr Logo hochladen, das im Time-Sheets oben rechts erscheint. Sie können auch die Farbe an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen und weitere Einstellungen vornehmen:
Download Beispiel-Time-Sheet
Prozessoptimierung
Die Zeitbuchungsfunktion kann auch im Rahmen der Optimierung interner Prozesse verwendet werden. Über gebuchte Zeiten lassen sich ineffiziente Prozesse im eigenen Unternehmen identifizieren und dann verbessern. Da Personalkosten in der Regel der größte Kostenfaktor sind, kann Octaved Flow in diesem Kontext eine wichtige Rolle spielen. In diesem Tutorial geht es jedoch, wie Sie gesehen haben, in erster Linie um die Abrechnung von Arbeitszeit.
Links zu weiteren Tutorials dieses Themenbereichs
