Status von Arbeitspaketen
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Über das Feld Status 1 wird angegeben, in welchem Workflow-Schritt sich ein Arbeitspaket befindet. Mit dem Begriff Workflow ist dabei der Ablauf vom Anlegen bis zum Abschluss gemeint. Der Status eines Arbeitspakets wird hier gesetzt:
Mögliche Status eines Arbeitspakets
Ein Arbeitspaket hat einen der folgenden Status:
Die Einträge bedeuten:
- Angebot - Dieses Arbeitspaket wurde im Rahmen der Angebotsphase angelegt. Ein Auftrag ist noch nicht erteilt. Informationen zum Arbeitspaket können so bereits jetzt hinterlegt werden. Auf das Arbeitspaket kann keine Zeit gebucht werden, denn wenn es keinen Auftrag gibt, sollte es auch keine Zeitbuchungen geben.
- Noch nicht offen - Das Arbeitspaket ist noch nicht bereit dafür, begonnen zu werden. Zeit kann daher noch nicht darauf gebucht werden.
- Offen - Das Arbeitspaket kann begonnen werden - oder es wurde bereits begonnen. Zeit kann auf dieses Arbeitspaket gebucht werden. Falls per (Link:) Abrechnungstyp ein zeitliches Limit gesetzt wurde, dann kann Zeit nur bis zu diesem Limit gebucht werden.
- Gesperrt - Das Arbeitspaket ist temporär nicht offen für Zeitbuchungen, beispielsweise weil mit dem Kunden eine Erhöhung der angesetzten Arbeitsstunden besprochen werden muss.
- Abgeschlossen - Dieser Status bedeutet, dass nichts mehr am Arbeitspaket zu tun ist und damit keine Zeit mehr darauf gebucht werden kann. Abgeschlossene Arbeitspakete werden in der Übersicht der abzurechnenden Arbeitspakete angezeigt. Die Abrechnung ist der nächste logische Schritt.
Auswirkungen auf Zeitbuchungen
Nur auf Arbeitspakete mit dem Status Offen kann Zeit gebucht werden. Angebot und Noch nicht offen bedeutet, dass das Arbeitspaket noch nicht bereit ist. Bei Gesperrt ist es temporär gesperrt und bei Abgeschlossen ist es beendet, sodass keine Zeit mehr gebucht werden kann.
Auswirkungen auf die Sichtbarkeit von Arbeitspaketen
In Menüpunkten, die in erster Linie für Projektmanager sind, also beispielsweise Projekte bearbeiten oder Projektcontrolling werden immer alle Arbeitspakete unabhängig vom Status angezeigt.
Die Menüpunkte unter Mein Workspace sind für Team-Mitglieder. Nur Arbeitspakete mit dem Status Offen werden in diesem Bereich angezeigt.
Damit Projekte auch für Projektmanager nicht mehr angezeigt werden, können Sie archiviert werden. Alle Arbeitspakete eines archivierten Projekts werden ausgeblendet.
Auswirkungen auf Aufgaben und das Board
Aufgaben und Board können unabhängig vom Status des Arbeitspakets jederzeit verwendet werden.
Status für mehrere Arbeitspakete setzen
Der Status kann für alle Arbeitspakete eines Projekts oder eines Teilprojekts über das 3-Punkte-Menü gesetzt werden.
Info
Workflow innerhalb des Unternehmens
Ein typischer Workflow innerhalb des eigenen Unternehmens könnte so aussehen:
- Der Projektmanager legt das Projekt und die Arbeitspakete an und weist die Arbeitspakete Team-Mitgliedern zur Ausführung zu.
- Über den Status Offen gibt der Projektmanager dem Team-Mitglied ein Signal, wenn mit der Umsetzung begonnen werden kann. Alternativ verwendet der Projektmanager die Projektplanung.
- Das Team-Mitglied erledigt das Arbeitspaket und meldet es an den Projektmanager als erledigt zurück, indem das Arbeitspaket abgehakt wird:
- Der Projektmanager prüft, ob alles mit dem Arbeitspaket in Ordnung ist. Zum Beispiel ob alle Aufgaben der Checkliste erledigt sind und die Zeitbuchungstexte keine Tippfehler enthalten. Dann setzt der Projektmanager den Status von Offen auf Abgeschlossen. Für abrechenbare Arbeitspakete eignet sich der Menüpunkt Abrechnungsvorbereitung besonders gut, weil hier alle entsprechenden Arbeitspakete angezeigt werden.
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Mit dem Setzen auf den Status Abgeschlossen erfolgt die Übergabe vom Projektmanager an die Stelle im Unternehmen, die für die Abrechnung zuständig ist.
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Arbeitspakete mit dem Status Abgeschlossen erscheinen im Menüpunkt Abrechnen und werden einer Abrechnung zugewiesen.
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Mit den einer Abrechnung zugewiesenen Arbeitspaketen erfolgt dann die eigentliche Rechnungsstellung, entweder nach einem Excel-Export aus Octaved Flow oder direkt zum an Octaved Flow angebundenen ERP-System.
Wenn Personen im Unternehmen mehrere oder alle dieser Rollen in Personalunion übernehmen, ist der Workflow dennoch vom Prinzip her gleich. Durch die verschiedenen Zustände des Arbeitspakets findet man alles relevante und vergisst nichts in der Abrechnung, auch wenn alle Schritte von nur einer Person durchgeführt werden.
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