Abrechnungstypen
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Abrechnungstypen sind beispielsweise Festpreis und nach Aufwand. Vom Abrechnungstyp hängt ab, wie ein Arbeitspaket gegenüber dem Kunden/Auftraggeber abgerechnet wird. Wird nach Aufwand abgerechnet, ergibt sich der Rechnungsbetrag, indem man die aufgewendeten Arbeitsstunden mit dem vereinbarten Stundensatz multipliziert. Der Kunde möchte dabei in der Regel ein Time-Sheet als Leistungsnachweis sehen.
Beim Festpreis ist es für den Kunden unerheblich, wie lange die Umsetzung gedauert hat. Stattdessen ist es für Sie umso wichtiger, eine Kontrolle über die aufgewendete Arbeitszeit zu haben, um die Wirtschaftlichkeit des Auftrags im Blick zu behalten.
Die Abrechnungstypen in Octaved Flow sind:
Der Abrechnungstyp wird einem Arbeitspaket zugewiesen. In Octaved Flow wird ein Projekt in Arbeitspakete unterteilt. Es ist damit möglich, dass innerhalb eines Projekts Arbeitspakete mit unterschiedlichen Abrechnungstypen vorhanden sind.
Aufwand
Bei diesem Abrechnungstyp wird die geleistete Arbeit nach Zeit abgerechnet. Es werden keine Angaben zum erwarteten Aufwand in Octaved Flow hinterlegt.
Sind für verschiedene Arten von Leistungen Preiskategorien definiert, wird hier die passende Preiskategorie für die Leistungen des Arbeitspakets ausgewählt.
Aufwand mit ca.
Anders als beim Abrechnungstyp Aufwand wird bei Aufwand mit ca. der erwartete Aufwand angegeben, und zwar mit circa.
Der Fortschrittsbalken für gebuchte Zeit wird ab einem einstellbaren Grenzwert orange, sodass dann intern oder gemeinsam mit dem Kunden das weitere Vorgehen besprochen werden kann. Standardmäßig ist dieser Grenzwert auf 120% des circa-Aufwands eingestellt.
Abgerechnet wird immer der tatsächliche Aufwand.
Aufwand mit von/bis
Aufwand mit von/bis ist ähnlich zum Aufwand mit ca., nur dass hier ein Von- und ein Bis-Wert angegeben werden. Abgerechnet wird hier ebenfalls der tatsächliche Aufwand, der auch unter dem Vom- oder über dem Bis-Wert liegen kann.
Aufwand mit Deckel
Beim Aufwand mit Deckel wurde mit dem Kunden vereinbart, dass die Arbeiten beim Erreichen des als Deckel angegebenen Maximalaufwands zu beenden sind. Dieser Abrechnungstyp unterscheidet sich damit grundlegend von den drei vorangegangenen.
Auf ein Arbeitspaket mit Aufwand mit Deckel kann Arbeitszeit nur bis zum angegebenen Deckel gebucht werden. Abgerechnet wird immer der tatsächliche Aufwand, der maximal dem Deckel entspricht, aber auch darunter liegen kann.
Anders ausgedrückt wird die Arbeit an diesem Arbeitspaket beendet, wenn das mit dem Kunden vereinbarte Ziel oder der Deckel erreicht wurde - je nachdem was zuerst eintritt.
Der Fortschrittsbalken ist orange, wenn die gebuchte Zeit bei 90% des Deckels ist und rot, wenn der Deckel erreicht ist.
Festpreis
Der Abrechnungstyp Festpreis wird verwendet, wenn mit dem Kunden eine klar definierte Leistung vereinbart ist, die zu einem festen Preis abgerechnet wird.
In Octaved Flow werden der Betrag in Euro angegeben und der geplante Maximalaufwand, der die Grundlage der Preiskalkulation ist:
In Time-Sheets, die aus Octaved Flow exportiert werden, sind keine Festpreis-Arbeitspakete enthalten. Ob Gewinn oder Verlust mit dem Arbeitspaket erzielt wurde, muss der Kunde nicht wissen. Ab 90% wird der Fortschrittbalken für gebuchte Zeit orange. Ab 100%, also wenn der geplante Maximalaufwand erreicht ist, wird er rot.
Mit dem Festpreis wird ein Werkvertrag abgebildet.
Info
Unterschied zwischen einem Werkvertrag und Dienstvertrag
Beim Werkvertrag wird keine Arbeitszeit vereinbart, sondern die Fertigstellung eines Werks. Dafür erhält der Auftragnehmer dann einen festen Betrag. Das „Werk“ kann auch beispielsweise eine Reparatur sein. Entscheidend ist, dass der Auftragnehmer garantiert, für den festen Betrag das Vereinbarte zu liefern, und zwar in einwandfreiem Zustand. Ob ihm das in der für den Festpreis kalkulierten Zeit gelingt oder nicht, ist sein Problem. Dauert die Umsetzung länger als geplant, macht der Auftragnehmer Verlust, geht es schneller, kann er den so entstandenen Gewinn mitnehmen. Gelingt dem Auftragnehmer die Umsetzung nicht, hat er nicht das Recht für seine Arbeit bezahlt zu werden.
Durch einen Dienstvertrag wird eine zu leistende Arbeitszeit vereinbart. Ob dabei ein Ziel, das sich der Kunde vorstellt, erreicht wird, spielt vom Grundsatz her zunächst keine Rolle. Der Auftragnehmer wird für die reine Arbeitszeit bezahlt, prinzipiell unabhängig vom Ergebnis. In der Praxis kommen verschiedene Varianten des Dienstvertrags vor, die mit Octaved Flow abgebildet werden können, siehe oben.
Kontingent
Der Abrechnungstyp Kontingent unterscheidet sich aus kaufmännischer Sicht grundsätzlich von den Aufwandstypen, auch wenn in beiden Fällen ein Time-Sheet für den Kunden als Leistungsnachweis dient.
Beim Kontingent wird eine Anzahl an Arbeitsstunden fest vereinbart. Das Kontingent wird aufgebraucht, indem Arbeitsstunden geleistet werden. Wie bei den Aufwandstypen gibt es auch hier nicht die Vereinbarung, dass etwas bestimmtes zwingend fertiggestellt werden muss.
Der Kunde ist zur Abnahme der Arbeitsstunden des Kontingents verpflichtet. Dies ist der entscheidende Unterschied zum Aufwand mit Deckel, bei dem nur die geleisteten Arbeitsstunden bis zu einem definierten Ziel und höchstens bis zum Deckel abgerechnet werden. Ein Kontingent wird im Gegensatz dazu immer komplett abgerechnet.
Ohne Berechnung
Dieser Abrechnungstyp wird für alles verwendet, das dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann. Beispielsweise kann die Akquise des Auftrags nicht in Rechnung gestellt werden. Der Grund, warum das Arbeitspaket nicht abgerechnet werden kann, wird mit angegeben:
Abrechnungstypen in der Praxis
Die Vereinbarung der Abrechnung nach Aufwand wird vermutlich in der Praxis nur von Kunden akzeptiert, zu denen bereits ein entsprechendes Vertrauensverhältnis besteht.
Die Abrechnungstypen Aufwand mit ca. und Aufwand mit von/bis geben Auftraggeber und Auftragnehmer einen gewissen Rahmen vor und schaffen eine Vorstellung davon, womit beide Parteien rechnen. Details müssen gegebenenfalls separat vereinbart und zur Laufzeit geklärt werden.
Der Aufwand mit Deckel kann beispielsweise für Reparaturen verwendet werden, bei denen unklar ist, ob die Reparatur noch wirtschaftlich ist. Gelingt die Reparatur unterhalb des vereinbarten Deckels, wird auch nur der tatsächliche Aufwand abgerechnet. Wird der Deckel erreicht, ohne dass die Reparatur gelungen ist, können weitere Schritte gemeinsam abgestimmt werden. Ein Ausufern der Reparaturkosten kann so sicher verhindert werden.
Der Aufwand mit Deckel eignet sich genauso gut für beispielsweise Vorstudien, Evaluierungen, Marktstudien und Forschungstätigkeiten.
Wenn der Kunde sich noch nicht zu 100% sicher ist, was er wirklich will oder die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sich die Anforderungen im Laufe des Projekts verändern, sind Festpreise sicher nicht die erste Wahl. Wird der Aufwand betrieben den Leistungsumfang exakt zu beschreiben, sind Festpreise für beide Seiten eine klare und sichere Alternative.
In Octaved Flow sind Festpreise nur für Arbeitsleistungen gedacht. Für den Verkauf von Waren sind sie nicht konzipiert.
Kontingente sind ideal, wenn der Kunde einen festen Teil eines Budgets abrufen muss. Das kann beispielsweise bei Schulungsmaßnahmen der Fall sein. Bei einem Kontingent ist der Preis von vornherein festgelegt. Dies ist eine Gemeinsamkeit von Festpreisen und Kontingenten. Sie können in die Umsatzprognose als gesicherte Umsätze einfließen. Es kann sein, dass Kontingente nicht abgerufen werden, deswegen sollte mit dem Kunden vereinbart werden, was in diesem Fall geschieht. Ein denkbares Modell ist es, dass nicht abgerufene Arbeitszeit von Kontingenten nach 12 Monaten verfällt.
Time-Sheets
Werden Times-Sheets aus Octaved Flow exportiert, dann enthalten diese nur Arbeitspakete mit Abrechnungstypen, die in ein Time-Sheet gehören. Arbeitspakete mit folgenden Abrechnungstypen werden nicht in Time-Sheets ausgewiesen:
- Festpreis
- Ohne Berechnung
Download Beispiel-Time-Sheet
Zeitbuchungslimits
Welche Warnstufen für Zeitbuchungen je nach Abrechnungstyp gelten und wann auf entsprechende Arbeitspakete nicht mehr gebucht werden kann, kann in Octaved Flow zentral eingestellt werden:
Siehe Tutorial zum Thema Zeitüberschreitung
Interne Kunden mit Abrechnung
Unternehmen im gleichen Unternehmensverbund, an die Dienstleistungen intern weiterbelastet werden, werden oft als interne Kunden bezeichnet. Octaved Flow unterscheidet zwischen internen Kunden mit Abrechnung (Weiterbelastung) und ohne Abrechnung.
Info
Einstellungen für Kunden
In den Systemeinstellungen unter Kunden können Sie Kunden verwalten und den Kundentyp für einen Kunden angeben:
Ist der Kunde des Projekts ein interner Kunde mit Abrechnung, stehen die gleichen Abrechnungstypen zur Verfügung wie oben beschrieben.
Interne Kunden ohne Abrechnung
Wenn Sie Octaved Flow einrichten, wird ein interner Kunde (ohne Abrechnung) für Sie erstellt, und zwar mit dem Namen, den Sie angegeben haben. Vermutlich haben Sie Ihren Firmennamen oder den Namen Ihres Teams angegeben. Wenn Sie selbst ein internes Projekt mit Octaved Flow starten, dann wählen Sie dafür diesen Kunden.
Auch wenn in diesem Fall keine interne Weiterbelastung von Kosten erfolgt, möchten Sie vielleicht trotzdem Zeitvorgaben machen. Bei internen Kunden ohne Abrechnung hat das Feld, in dem Sie den Abrechnungstyp wählen, eine andere Bezeichnung. Es heißt dann Zeitvorgabe.
Da nicht abgerechnet wird, gibt es weniger Optionen. Die Optionen, aus denen Sie wählen können, sind:
- Keine (Aufwand) - Diese Option ist identisch zur Abrechnung nach Aufwand. Der Name Keine macht im Kontext einer Zeitvorgabe mehr Sinn, denn auch Aufwand ist nicht limitiert.
- Aufwand mit ca. - Gleicher Name, gleiche Funktion
- Aufwand mit von/bis - Gleicher Name, gleiche Funktion
- Aufwand mit Deckel - Gleicher Name, gleiche Funktion
Info
Aufträge als Projekte abbilden
Ein Teil des Konzepts von Octaved Flow ist es, Projekte in handliche Arbeitspakete aufzuteilen. Kundenaufträge werden zudem oft als Projekte betrachtet. Wendet man die Logik von Octaved Flow darauf an, ergibt sich, dass auch in Octaved Flow Aufträge Projekten entsprechen und damit die Auftragspositionen eines Auftrags in Octaved Flow als Arbeitspakete abgebildet werden. Der Gedanke ist naheliegend und ermöglicht es, dass interne Projekte nach dem gleichen Schema wie Kundenaufträge gemanagt werden - zentral in einer Software.
Die Arbeitspakete kann man also auch als kaufmännische Einheit auffassen. Jedes Arbeitspaket kann dabei einen anderen Abrechnungstyp haben, auch innerhalb eines Projekts.
Die Auftragssumme ergibt sich dann als Summe der Arbeitspakete.
Zusammenfassung
Mit Abrechnungstypen wird die kaufmännische Grundlage für Projekte und Aufträge in Octaved Flow abgebildet. Abrechnungstypen legen einerseits fest, wie ein Arbeitspaket gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet wird und andererseits wie viel Zeit auf ein Arbeitspaket gebucht werden kann.
Links zu weiteren Tutorials dieses Themenbereichs:
