Angebote kalkulieren und Boards verwenden

Wenn Projekte bereits in der Angebotsphase in Octaved Flow angelegt werden, können Informationen im Board abgelegt werden, die direkt an der richtigen Stelle sind, wenn es zum Auftrag kommt.

Durch die Verwendung von Aufgaben wird die Kalkulation von Aufwänden und Preisen vereinfacht. Außerdem bleiben die Aufgaben erhalten und können - wenn der Auftrag da ist - so abgearbeitet werden, wie sie in der Angebotsphase angelegt wurden.

Wird ein Projekt mit Arbeitspaketen in der Angebotsphase angelegt, erhalten die Arbeitspakete den Status Angebot.

Das Board kann verwendet werden, um Informationen abzulegen, die nützlich sind, wenn es zum Auftrag kommt. Beispielsweis können Dateien vom Kunden abgelegt werden, die dann direkt an der richtigen Stelle sind, wenn die Arbeiten beginnen.

Außerdem wird ein Workflow zwischen Projektmanager und Team-Mitgliedern abgebildet: Der Projektmanager beauftragt die Team-Mitglieder die Arbeitspakete in Aufgaben herunterzubrechen und jede Aufgabe mit einer Zeitschätzung zu versehen.

Die Summe der geschätzten Aufgaben wird in Octaved Flow anzeigt und auf dieser Basis kalkuliert der Projektmanager die Aufwände und Preise des Angebots.

Kommt es zum Auftrag, dienen genau diese Aufgaben als Checkliste für die Umsetzung des Arbeitspakets. Auch kann die Liste der Aufgaben als Kopiervorlage für andere Angebote und Projekte verwendet werden.

Eine Zeiterfassung für Arbeitspakete mit dem Status Angebot ist nicht möglich, weil ohne Auftrag die Legitimation fehlt. Als Buchungsobjekt kann im Projekt ein separates Arbeitspaket mit dem Abrechnungstyp Ohne Berechnung und dem Grund Pre-Sales angelegt werden. Hierauf kann die Zeit gebucht werden, die im Rahmen des Pre-Sales aufgewendet wird. So gibt es statistische Auswertungsmöglichkeiten auch unabhängig davon, ob ein Auftrag aus dem Angebot erstellt wird oder nicht.