Blog von Octaved Flow

13. November 2024

Neues Feature Baumstruktur im Projektfilter

• In der Projekt- und Teamplanung zeigt der Projektfilter nun die Baumstruktur der Projektordner an.
• Durch das Auf- und Zuklappen der Projektordner ist die Liste übersichtlicher und einfacher zu bedienen.

Neues Feature Verbesserung der Anzeige von langen Namen in der Detailansicht

• Lange Namen können jetzt in der Detailansicht zweizeilig angezeigt werden, indem man auf den Namen klickt.
• So kann man mehr von dem Namen lesen, ohne in die große Detailansicht wechseln zu müssen.
• Dies gilt für die Detailansicht von Projekten, Teilprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben.

Neues Feature Menüpunkt "Schnellzugriff" nur noch für Planungssimulation

• Der Menüpunkt "Schnellzugriff" war für die Planungssimulation vorgesehen, wurde aber auch außerhalb der Planungssimulation angezeigt.
• Unsere Analyse des Benutzerverhaltens hat gezeigt, dass es missverständlich ist, wenn der Menüpunkt an manchen Stellen angezeigt wird und an anderen nicht.
• Daher heißt der Menüpunkt jetzt "Simulation" und erscheint nur, wenn man sich in einer aktiven Planungssimulation befindet.
• Hinweis: In der aktiven Planungssimulation gelangt man über "Simulation" zu den Einstellungen von Projekten, Arbeitspaketen usw., die im Rahmen der Simulation verändert werden können.

31. Oktober 2024

Neues Feature Planung eines gesamten Projekts verschieben

• Die Planung eines gesamten Projekts kann um X Tage nach vorne oder hinten verschoben werden.
• Da Projekte als Klammern dargestellt werden, kann man sich dies so vorstellen, dass die gesamte Klammer verschoben wird.
• Alle Abhängigkeiten innerhalb des Projektes bleiben erhalten und werden entsprechend mit verschoben.
• Dies gilt analog auch für Teilprojekte. Teilprojekte können ebenfalls als Ganzes verschoben werden.
• Die Funktion wird über den Button Planung verschieben in der Detailansicht, Menüpunkt Planung aufgerufen.

Neues Feature Planung eines Projekts relativ zum Start- oder Enddatum verschieben

• Die Verschiebung kann relativ zum Start- oder Enddatum des Projekts erfolgen.
• Man gibt ein neues Start- oder Enddatum ein und das Projekt wird um die entsprechende Anzahl Tage verschoben, so dass es am eingegebenen Datum beginnt bzw. endet.
• Dies gilt analog auch für Teilprojekte.

Neues Feature Zugriff nur auf einzelne Arbeitspakete

• Es kann vorkommen, dass ein Benutzer keinen Zugriff auf ein Projekt hat, aber an einem einzelnen (isolierten) Arbeitspaket mitarbeiten soll.
• Ein Anwendungsfall sind Freelancer, die nicht auf das gesamte Projekt zugreifen sollen.
• Ein weiterer Anwendungsfall sind Fachabteilungen oder nach Regionen organisierte Teams, in denen trotz sicherheitsbedingter Abschottung an einzelnen Arbeitspaketen abteilungsübergreifend gearbeitet werden soll, weil ein Spezialist aus einem anderen Bereich benötigt wird.
• In diesem Szenario ist es problematisch, dass der Benutzer keinen Zugriff auf die übergeordneten Elemente des Arbeitspakets, also das Teilprojekt und das Projekt, hat.
• Denn ohne zumindest den Kunden und den Namen des Projekts und des Teilprojekts versteht der Benutzer den Kontext nicht.
• Außerdem kann das Arbeitspaket nicht ohne weiteres in der Tabelle angezeigt werden, da es ohne Projekt und Teilprojekt "in der Luft hängt".
• Mit dem neuen Feature werden die Berechtigungen so geregelt, dass nur das Minimum an Informationen aus übergeordneten (und eigentlich versteckten) Elementen angezeigt wird, gerade so viel, wie für die Bearbeitung notwendig ist.

Neues Feature Zugriff nur auf einzelne Arbeitspakete für Gastbenutzer

• Gastbenutzer können jetzt Zugriff auf einzelne (isolierte) Arbeitspakete erhalten.
• Dies ist nützlich, wenn man mit dem Kunden auf eine Art und Weise zusammenarbeitet, bei der Transparenz erwünscht ist, diese aber nicht zu groß werden soll.
• Auch hier wird der Name des übergeordneten Projekts oder Teilprojekts angezeigt, damit der Gastbenutzer (Kunde) den Kontext versteht und weiß, worum es geht.

Neues Feature Änderung des Planungszeitraums auch bei Abhängigkeit möglich

• Wenn ein Element (Aufgabe oder Arbeitspaket) von einem anderen Element abhängig ist, konnte bisher nur der Offset geändert werden, um das nachfolgende Element zu verschieben.
• Jetzt kann direkt der Planungszeitraum des Nachfolgers geändert werden. Der Offset wird dabei automatisch angepasst.
• Mit der neuen Funktion beeinflussen sich der Offset und der Planungszeitraum des Nachfolgers gegenseitig.

Neues Feature Neue Berechtigungsrolle "Leser (voll)" für die Arbeit mit Templates

• Benutzer, denen auf einem Projektordner die neue Berechtigungsrolle Leser (voll) zugewiesen wurde, können alle Projektdetails einschließlich der Preise lesen.
• Mit der bisherigen Berechtigungsrolle Leser, die weiter erhalten bleibt, können nicht alle Informationen und Daten eines Projektes gelesen werden.
• Die neue Berechtigungsrolle Leser (voll) ist insbesondere nützlich für die Arbeit mit Templates.
• Es ist eine bewährte Methode, einen separaten Projektordner für Templates anzulegen und die Berechtigungen so einzustellen, dass nur ein eingeschränkter Benutzerkreis die Berechtigung hat, die Templates zu bearbeiten.
• Damit ein erweiterter Benutzerkreis die Templates nutzen kann, ist es notwendig, dass dieser die vollständigen Informationen und Daten des Templates lesen kann. Dies ist auch dann notwendig, wenn beispielsweise keine Preise im Template hinterlegt wurden. Sonst können Templates nicht in ein Projekt kopiert werden.
• Um also die Templates einem erweiterten Benutzerkreis als Projektvorlagen zur Verfügung zu stellen, weisen sie dem erweiterten Benutzerkreis einfach die Berechtigungsrolle Leser (voll) zu.
• Weitere Informationen finden sie im Tutorial zum Thema Berechtigungsrollen. Tutorial öffnen

Neues Feature Abrechnungsstatus mit Filtermöglichkeit

• Dieses Feature ist besonders nützlich, wenn es ein separates Team für die Abrechnung der Projektarbeitszeit gibt.
• Hier kann es immer wieder zu Rückfragen beim zuständigen Projektleiter kommen.
• Mit dem neuen Feature können solche Abrechnungen sehr einfach wiedergefunden werden, was das Risiko minimiert, dass eine Abrechnung mit Rückfrage zu lange liegen bleibt.
• Es gibt nun einen neuen Abrechnungsstatus mit den Einstellungen Offen, Problem (auch für Rückfragen zu verwenden) und Abgerechnet.
• Mit dem neuen Filter für den Abrechnungsstatus kann in der Tabelle nach diesen Werten gesucht werden.
• Außerdem wurde bei dieser Gelegenheit die Tabelle auf die modernere und flexiblere Technologie umgestellt, die bereits an anderen Stellen in Octaved Flow eingeführt wurde.

Weitere Verbesserungen und Fehlerbehebungen

• Wenn eine Aufgabe in einem Arbeitspaket erledigt ist, wird das Arbeitspaket nicht mehr unter "Mein Workspace" angezeigt, es sei denn, man ist für eine andere Aufgabe (oder das Arbeitspaket) zuständig.
• Generelle Performance- und Stabilitätsverbesserungen

10. Oktober 2024

Neues Feature Link zum Vorgang im ERP- oder Ticketsystem direkt aus Octaved Flow heraus

• Aus dem Feld Referenznummer wird automatisch ein Link zum externen System erzeugt.
• So kann direkt aus Octaved Flow heraus der entsprechende Vorgang im Ticketsystem oder im ERP-System aufgerufen werden.
• Referenznummern können an vielen Stellen in Octaved Flow hinterlegt werden, zum Beispiel für das Projekt, pro Arbeitspaket oder pro Aufgabe.
• Überall dort, wo eine passende Referenznummer angegeben ist, wird der Link automatisch erzeugt.
• Hinweis: Referenznummern sind in der Detailansicht unter dem Menüpunkt Allgemein zu finden.

Neues Feature Web-Adresse des ERP- oder Ticketsystems für Referenznummer-Links

• Die Webadresse des ERP- oder Ticketsystems wird einmalig zentral hinterlegt.
• Folgen Sie dazu einfach den Erklärungen im Popup.
• Hinweis: Die Eingabe der Adresse des ERP- oder Ticketsystems erfolgt unter Einstellungen > Mehr > Projektordner, dort auf den Firmennamen klicken und dann unten auf den Button Link zu Referenznummern.

Neues Enterprise-Feature Mehrere Links für Referenznummern angegeben

• Im erweiterten Modus können mehrere externe Systeme verlinkt werden, die automatisch anhand des Zahlenformats von Octaved Flow erkannt werden.
• Octaved Flow stellt dann automatisch den passenden Link zur Verfügung.
• Beispielsweise kann der Link im Arbeitspaket auf die Auftragsposition im ERP-System verweisen und der Link in der Aufgabe auf das entsprechende Ticket im Ticketsystem.
• Die Konfiguration erfolgt am besten durch die IT-Abteilung entsprechend den Anforderungen des Unternehmens.

Neues Enterprise-Feature Mandantensystem für Referenznummer-Links

• Für jeden Projektordner können separate Einstellungen für die Referenznummer-Links vorgenommen werden.
• Werden beispielweise Projektordner für Teams verwendet, die für verschiedene Regionen zuständig sind, kann pro Region ein anderes Ticketsystem verlinkt werden.
• Dies ist sinnvoll, wenn die Software der Teams nicht homogen ist, sondern beispielsweise pro Team unterschiedliche Ticketsysteme verwendet werden.

26. September 2024

Neues Feature Neue Tabellenansicht

• Die neue Tabellenansicht zeigt mehr Informationen auf einem Screen.
• Durch die Tabellenstruktur werden Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben übersichtlicher dargestellt.
• Der obere Screenshot zeigt die neue Tabellenansicht, der untere die bisherige Kachelansicht.
• Man sieht, wie der Platz besser genutzt wird.
• Die neue Tabellenansicht ist unter dem Menüpunkt Tabelle unterhalb von Projekte zu finden.
• Die bisherige Kachelansicht bleibt erhalten und ist unter Kacheln zu finden.

Neues Feature Konfigurierbare Tabellenspalten

• Spaltenbreiten können durch Ziehen angepasst werden
• Spalten können per Drag & Drop an eine andere Position verschoben werden

Neues Feature Einblenden weiterer Tabellenspalten

• Über den Button Spalten können weitere Tabellenspalten eingeblendet werden
• Mit dem Pin können die Spalten links angeheftet werden, damit sie bei der Darstellung vieler Spalten auf einem kleineren Bildschirm nicht wegscrollen.

Neues Feature Ausklappbare Projektstruktur in der Baum-Tabelle

• Die Projektstruktur bestehend aus Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket, Aufgabe usw. wird als Baum dargestellt
• Die Ebenen können auf- und zugeklappt werden.
• Da im Gegensatz zur Kachelansicht nicht mehr so leicht erkennbar ist, um welchen Typ es sich handelt, wird der Typ in einer zweiten Spalte angezeigt.

Neues Feature Flache Tabelle mit Sortierung nach Spalten

• Die flache Tabelle hat im Gegensatz zur Baum-Tabelle keine aufklappbare Baumstruktur.
• Dafür ist in der flachen Tabelle eine Sortierung nach Spalten möglich.
• Zwischen der Ansicht als Baum-Tabelle und der Ansicht als Flache Tabelle kann umgeschaltet werden.
• Damit steht immer die für den jeweiligen Anwendungszweck geeignete Ansicht zur Verfügung.

Neues Feature Neue Filterfunktionen

• Über den Button Mehr Filter werden weitere Filterfunktionen angezeigt.
• Es gibt eine Vielzahl neuer Filtermöglichkeiten.
• Die Filter können dem Seitenkopf hinzugefügt werden, so dass sie sofort zur Verfügung stehen.

Neues Feature Abspeicherbare Ansichten

• Die Einstellungen von gewählten Spalten, Spaltenreihenfolge, Spaltenbreite, Filtereinstellungen usw. können als Ansicht gespeichert werden
• Es gibt Standard-Ansichten von Octaved Flow
• Diese sind aktuell in der Basisversion und werden zukünftig ausgebaut
• Zusätzlich können auch eigene Ansichten erstellt und abgespeichert werden

Neues Feature Auswahl angezeigter Projekte in der Projektplanung

• Welche Projekte in der Projektplanung angezeigt werden sollen, kann nun über einen Button ausgewählt werden.
• Standardmäßig werden immer alle Projekte angezeigt.
• Bisher wurden Projekte über ein violettes Plus-Symbol zur Planungsansicht hinzugefügt, was den Nachteil hatte, dass neu angelegte Projekte mit einem weiteren Klick zur Planungsansicht hinzugefügt werden mussten.
• Der neue Button ersetzt das violette Plus-Symbol und vereinfacht den Vorgang.

19. September 2024

Neues Feature Zeitbuchung über Mitternacht

• Erfolgt eine Zeitbuchung über Mitternacht hinaus, wird diese automatisch in zwei Zeitbuchungen aufgeteilt.
• Eine Zeitbuchung ist dann bis Mitternacht, die zweite ist ab Mitternacht.
• Es erscheint ein Popup zur Aufteilung der Zeitbuchung.
• Hinweis: Eine durchgehende Zeitbuchung über Mitternacht hinaus ist nach wie vor nicht möglich, da nur mit getrennten Zeitbuchungen eine tagesgenaue Teilabrechnung und eine tagesgenaue Wirtschaftlichkeitsbetrachtung möglich ist.

Neues Feature Zeitbuchung in verschiedenen Preisaufschlagszonen

• Wenn sich eine Zeitbuchung über mehrere Preisaufschlagszonen erstreckt, wird die Zeitbuchung aufgeteilt und jede Zeitbuchung erhält den entsprechenden Aufschlag
• Wenn zum Beispiel einen Abendzuschlag ab 18:00 Uhr gilt und die Zeitbuchung von 17:00 - 18:30 ist wird diese automatisch in zwei Zeitbuchungen aufgeteilt. Eine bis zum Beginn des Abendzuschlags um 18:00 Uhr und eine ab da diesem Zeitpunkt.
• Auch mehrere Preisaufschlagszonen werden unterstützt.
• Im Screenshot gibt es einen Abendzuschlag von 18:00 - 20:00 Uhr und einen Nachtzuschlag ab 20:00 Uhr. Die Zeitbuchung ab 17:30 Uhr wird in drei Zeitbuchungen aufgeteilt, eine ohne Zuschlag, die zweite mit Abendzuschlag und die dritte mit Nachtzuschlag.
• Der Vorteil ist, dass die bisher notwendige manuelle Aufteilung nun automatisch erfolgt.
• Das ist eine Arbeitserleichterung, minimiert zudem die Fehlerquote und stellt sicher, dass alle möglichen Zuschläge auch tatsächlich abgerechnet werden.
• Hinweis: Eine nachträgliche manuelle Korrektur ist in jedem Fall möglich.

Weitere Verbesserungen für Aufschläge

• Preisaufschlagszonen können nun einfacher definiert werden. Bisher musste die Zeit von beispielsweise 18:00 - 19:59 Uhr angegeben werden, damit eine weitere Aufschlagszone ab 20:00 Uhr angelegt werden konnte. Nun kann die erste Zone auch mit 18:00 - 20:00 und die nächste ab 20:00 angelegt werden. Dies ist leichter lesbar und übersichtlicher.
• Preisaufschlagszonen können nun auch über Mitternacht hinausgehen. So kann zum Beispiel ein Nachtzuschlag von 22:00 - 06:00 angelegt werden. Bisher waren dafür zwei Preisaufschlagszonen notwendig.
• Der vorgeschlagene Preisaufschlag wird nun automatisch aktualisiert, wenn die Anfangszeit nachträglich geändert wird.

Weitere Verbesserungen und Fehlerbehebungen

• Die Teilabrechnung funktioniert nun auch, wenn einige Arbeitspakete des abzurechnenden Projekts bereits archiviert wurden.

29. August 2024

Neues Feature Separate API-Benutzer für die API-Schnittstelle von Octaved Flow

• Es gibt jetzt separate Benutzerkonten für die API.
• Es stehen zwei Methoden zur Authentifizierung zur Verfügung: der API-Zugriffsschlüssel (empfohlen) und das API-Zugangstoken.
• Der Zugriffsschlüssel wird empfohlen, weil der Private Key dabei nie übermittelt wird.
• Die bisherige Authentifizierung über OAuth wird durch die neuen Methoden ersetzt. OAuth bleibt vorerst noch verfügbar, ist jedoch deprecated.
• Es wird allen Administratoren empfohlen, auf die neuen API-Benutzer umzustellen.
• Die neuen Authentifizierungsmethoden sind außerdem einfacher zu handhaben als OAuth.
• Bisher war für jeden API-Benutzer eine volle Lizenz notwendig, ab sofort sind die API-Benutzer nach dem neuen Modell kostenlos.
• Es können beliebig viele API-Benutzer angelegt werden.
• Das neue Feature ist in den Einstellungen unter Benutzer > API-Benutzer zu finden.

Verbesserung Neues Design auch für Planungsdetails von Aufgaben

• Die Planungsdetails von Aufgaben haben jetzt ein neues Design, das bereits von den Planungsdetails der Arbeitspakete bekannt ist.
• Damit wird sichergestellt, dass alle Bereiche harmonisch zusammenpassen und die gleiche Bedienlogik verwendet wird.
• Das neue Design ist insgesamt reduzierter, klarer und übersichtlicher gestaltet.

Weitere Verbesserungen und Fehlerbehebungen

• Eine Warnung wird jetzt angezeigt, wenn bei einer Gruppenzeitbuchung Benutzer eingeladen werden, die keine Berechtigung haben, auf das entsprechende Arbeitspaket zu buchen.
• Im Tortendiagramm Anteile Benutzer können nun alle Benutzer angezeigt werden, nicht nur die fünf mit den meisten Zeitbuchungen.
• Der vor kurzem eingeführte neue Planungsstatus wird jetzt auch in der Detailansicht unter Allgemein angezeigt.
• Das Problem, dass das Filtern nach Labels nicht mehr funktionierte, wurde behoben.
• Das Problem, dass das Datum einer Abwesenheit nicht mehr nachträglich bearbeitet werden konnte, wurde behoben.

25. Juli 2024

Neues Feature Anzeige des resultierenden Planungsstatus

• Der Planungsstatus zeigt auf einen Blick, wo man in der Planung steht.
• Wenn das heutige Datum innerhalb des geplanten Zeitraums des Arbeitspakets liegt, ist der Planungsstatus Aktiv, siehe Screenshot oben.
• Wenn das geplante Startdatum des Arbeitspakets nach dem heutigen Datum liegt, ist der Planungsstatus Zukunft.
• Wenn das Arbeitspaket erledigt ist, gibt es keinen Planungsstatus (da es planungstechnisch nicht mehr relevant ist).
• Wenn das Arbeitspaket nicht erledigt ist und der Planungszeitraum in der Vergangenheit liegt, dann ist der Planungsstatus Fälligkeit überschritten und es wird eine Flamme als Warnung angezeigt.

Neues Feature Nicht rechtzeitig erledigte Vorgänger und Planungsstatus

• Auch zeitliche Abhängigkeiten werden im Planungsstatus berücksichtigt.
• Wenn ein Arbeitspaket laut Planung begonnen werden soll, aber der Vorgänger noch nicht erledigt ist, steht der Status auf Kann nicht begonnen werden und zeigt eine rote Flamme.

Neues Feature Info zur Ermittlung des resultierenden Planungsstatus

• Das Popup zeigt die relevanten Informationen zur Planung in der Übersicht und wie sich der Planungsstatus ergibt.
• Im Beispiel oben: Der Vorgänger ist bereits erledigt und das Arbeitspaket ist gerade aktiv.

Neues Feature Info, ob Arbeitspaket begonnen wurde

• Die Information, ob ein Arbeitspaket begonnen wurde oder nicht, steht im blauen Kasten des Info-Popups ganz unten.
• Im Beispiel oben wird davon ausgegangen, dass mit der Realisierung noch nicht begonnen wurde. Zumindest gibt es keine Zeitbuchungen und es wurden noch keine Aufgaben erledigt.
• Diese Information ist jedoch nicht 100% zuverlässig, da das Arbeitspaket beispielsweise begonnen und dann liegen gelassen worden sein kann. Die Anzeige gibt aber zumindest einen Hinweis auf den Status des Arbeitspakets.
• Für die Detailinformationen kann auf das Projektcontrolling zurückgegriffen werden.

Neues Feature Logische Abhängigkeiten für Arbeitspakete

• Es gibt jetzt auch logische Abhängigkeiten für Arbeitspakete.
• Zeitliche Abhängigkeiten sind Planungsbalken. Nachdem der Vorgänger erledigt wurde, soll am geplanten Termin der Nachfolger begonnen werden.
• Im Gegensatz dazu gibt es bei einer logischen Abhängigkeit keine zeitliche Planung. Hier soll der Nachfolger B ab dem Zeitpunkt beginnen, an dem der Vorgänger A beendet ist.
• Dies ist ein bekanntes Vorgehen aus dem agilen Projektmanagement, da im agilen Umfeld Planungszeiträume keine oder eine andere Rolle spielen.
• Octaved Flow kombiniert Methoden aus dem agilen Umfeld mit klassischer Projektplanung. Logische und zeitliche Abhängigkeiten können parallel verwendet werden.
• Beispiel: Wenn der logische Vorgänger zum geplanten Startdatum noch nicht fertig ist, dann steht der Status auf Kann nicht begonnen werden.

Kleinere Verbesserungen

• Der Menüpunkt "Time-Sheets für Freelancer" wurde an einen anderen, logischeren Ort verschoben und findet sich jetzt unter "Arbeitszeit".
• Wenn man eine Benachrichtigung in der Inbox erhält und den Link anklickt, wird direkt die große Detailansicht angezeigt, sodass man sich sofort ein komplettes Bild machen kann.
• Es gibt einen neuen Hilfetext bei Teilabrechnen neben der Spalte Bereits abgerechnet. Dieser erklärt die Logik, die zwar völlig richtig ist, bei einigen Anwendern aber zu Rückfragen geführt hat.

Fehlerbehebungen

• Es gibt einen Trick bei der Eingabe von Stunden beim Aufwand von Arbeitspaketen. Hier kann man beispielsweise "4t" (in der englischen Version "4d") eingeben, was als 4 Tage interpretiert wird. In das Feld wird dann 32 (Stunden) eingegeben. So kann man sich das Kopfrechnen sparen. Diese Möglichkeit funktionierte nicht mehr, wurde repariert und steht nun wieder zur Verfügung.
• Wenn man ein Board mit vielen Einträgen öffnet, wird jetzt wieder automatisch zum neuesten Boardbeitrag heruntergescrollt.
• Die Information, um welchen Kunden es sich handelt, fehlte beim Anlegen eines Teilprojekts im Pfad. Nun ist sie wieder verfügbar.
• In seltenen Fällen konnten sich eingeladene Gastbenutzer nicht für Octaved Flow registrieren und mussten die Seite neu laden, um sich registrieren zu können. Die funktioniert jetzt ohne die Seite neu laden zu müssen.

11. Juli 2024

Neues Feature Projektzeit für andere Benutzer buchen

• Die Projektzeit kann jetzt auch für andere Benutzer erfasst werden.
• Im Fenster für die Zeiterfassung wird die Funktion über das 3-Punkte-Menü aktiviert.
• Es erscheint ein Auswahlfeld, in dem der Benutzer ausgewählt werden kann, für den die Zeit erfasst werden soll.
• Der Anwendungsfall könnte beispielsweise wie folgt aussehen: Ein Mitarbeiter geht in Urlaub, vergisst aber, seine Zeit für den letzten Tag zu buchen. Während seines Urlaubs ist ein Monatsübergang und die Abrechnung soll durchgeführt werden.
• Bisher konnte nur eine bestehende Zeitbuchung bearbeitet werden, beispielsweise wenn der Mitarbeiter vergessen hat, die Ende-Uhrzeit einzugeben.
• Jetzt kann auch eine neue Zeitbuchung angelegt werden.
• Weitere Anwendungsfälle sind die Zeitbuchung für Freelancer, die keinen Zugriff auf Octaved Flow haben, und Geschäftsführer, die an Projekten mitarbeiten, ihre Zeit aber nicht selbst erfassen.

Neues Feature In Time-Sheets Zeit für andere Benutzer buchen

• Unter dem Menüpunkt Time-Sheet in der großen Detailansicht der Arbeitspakete gibt es einen Button, um direkt Zeit für andere Benutzer zu buchen.
• Das ist ebenso möglich, wenn man das Time-Sheet unter Abrechnen öffnet.
• Diesen Button gibt es auch im Menüpunkt Projektzeiterfassung.

Neues Feature Benachrichtigung in der Inbox, wenn jemand Zeit für mich gebucht hat

• Um Zeit für andere zu buchen, benötigt man die Berechtigungsrolle Voll (entspricht in den meisten Fällen dem Projektmanager).
• Im Menüpunkt Time-Sheet können Sie Zeitbuchungen anderer Personen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
• Benutzer, für die Zeit gebucht wurde, erhalten eine Benachrichtigung über die Inbox.
• Es gibt separate Benachrichtigungen für neu angelegte, geänderte und gelöschte Zeitbuchungen.
• Hinweis, wenn in Ihrer Organisation Arbeitszeit mit Octaved Flow erfasst wird: Die eigene Zeiterfassung wird in keiner Weise von einer Projektzeiterfassung beeinflusst, die von einem anderen Benutzer in irgendeiner Form bearbeitet wurde.

Neues Feature Einstellbare Benachrichtigung in der Inbox

• In den Einstellungen der Inbox (graues Zahnrad) kann eingestellt werden, ob man benachrichtigt wird, wenn jemand anderes für einen selbst Projektzeit erfasst, diese ändert oder löscht.

Neues Feature Auswahlfeld für den Status

• Bisher wurde der Status über einzelne Optionen geregelt.
• Diese sind jetzt in einem Auswahlfeld übersichtlich zusammengefasst.
• Manche Einstellungen können vererbt werden. Zum Beispiel kann ein ganzes Teilprojekt gesperrt werden, wodurch alle enthaltenen Arbeitspakete gesperrt sind. Über das 3-Punkte-Menü neben Status kann man sehen, welches übergeordnete Element den Status gesetzt hat.

Neues Feature Neuer Status "Geschlossen"

• Der neue Status Geschlossen bietet eine zusätzliche Möglichkeit, Arbeitspakete, Teilprojekte und ganze Projekte effizient zu verwalten.
• Organisationen, die ihre Arbeitsstunden nicht abrechnen, verwenden typischerweise den Button Erledigt, wenn die zuständige Person das Arbeitspaket erledigt hat. Danach kann das Arbeitspaket archiviert werden.
• Mit dem Status Geschlossen kann der Projektmanager das Arbeitspaket "aus dem Verkehr" nehmen, ohne es gleich archivieren zu müssen.
• Werden Arbeitsstunden abgerechnet, ist jetzt folgender Workflow möglich:
  1. Zuständiger setzt Arbeitspaket auf Erledigt, wenn er fertig ist
  2. Der Projektmanager prüft es und vergibt den Status Freigegeben für Schlussabrechnung
  3. Das Abrechnungs-Team rechnet das Arbeitspaket ab und setzt den Status auf Geschlossen
  4. Der Projektmanager weiß damit, dass alles erledigt ist, inklusive der vollständigen Abrechnung, und kann zu gegebener Zeit das Arbeitspaket archivieren.

04. Juli 2024

Verbesserung Optimierte Detailansicht für Projektplanung

• Die für die Planung wesentlichen Einstellungen und Funktionen werden unter dem Menüpunkt Schnellzugriff zusammengefasst.
• Dies gilt für die beiden Menüpunkte Projektplanung und Team-Planung.
• In beiden Fällen werden die Details zu Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen angezeigt.
• Dieses Feature gab es bereits früher, jedoch wurde es optimiert.
• Außerdem musste man früher auf einen Button klicken, um zu den weiteren Menüpunkten zu gelangen. Diese stehen nun direkt dahinter, wodurch jedes Mal ein Klick eingespart wird.

Verbesserung Optimierte Detailansicht in der Planungs-Simulation

• In einer laufenden Planungs-Simulation sind alle weiteren Menüpunkte außer Schnellzugriff ausgegraut.
• Nur was im Schnellzugriff eingestellt wird, kann in diese Simulation einfließen.
• Die anderen Menüpunkte sind daher inaktiv. Nach Beendigung der Simulation sind alle Menüpunkte wieder aktiv.
• Tipp: Wenn man während einer Simulation kurz wechseln möchte, um Änderungen an einem Arbeitspaket vorzunehmen, geht man einfach zu Projekte. Dort ist keine Simulation aktiv und alle Einstellungen und Funktionen sind verfügbar.

Verbesserung Buttons für seltener benutzte Funktionen in der großen Detailansicht

• In Octaved Flow gibt es zwei Detailansichten: die kleine Detailansicht auf der rechten Seite und die große Detailansicht.
• In der kleinen Detailansicht sind selten genutzte Funktionen hinter Buttons verborgen, die bei Bedarf durch Anklicken eingeblendet werden können.
• In der großen Detailansicht hingegen wurden standardmäßig alle Funktionen angezeigt, da dort genügend Platz zur Verfügung steht.
• Nun sind auch in der großen Detailansicht selten genutzte Funktionen über Buttons erreichbar. Dies führt zu mehr Übersichtlichkeit und Konsistenz.

Neues Feature Referenznummer auch für Aufgaben

• Die Referenznummer bei Arbeitspaketen ist ein Feld für beispielsweise eine Ticketnummer oder eine Auftragsnummer.
• Bei Projekten und Arbeitspaketen gibt es das Feld Referenznummer bereits.
• Das Feld wurde jetzt auch für Aufgaben eingeführt.
• Ein typisches Anwendungsszenario ist, dass eine Aufgabe in Octaved Flow einem Ticket in einem externen Ticketsystem entspricht.
• Nun können Benutzer die entsprechende Ticketnummer aus dem Ticketsystem direkt in der Aufgabe im Feld Referenznummer speichern.

Neues Feature Time-Sheet in großer Detailansicht

• Die Liste der Zeitbuchungen ist jetzt als eigener Menüpunkt Time-Sheet direkt in die große Detailansicht integriert.
• Bei Arbeitspaketen werden alle Zeitbuchungen zu diesem Arbeitspaket angezeigt.
• Bei Projekten und Teilprojekten werden die Zeitbuchungen aller enthaltenen Arbeitspakete konsolidiert angezeigt.

Verbesserung Für Aufgaben können Notizen und das Board parallel verwendet werden

• In einer Aufgabe stehen nun das Board (mit den vollen Funktionen von Besprechungsnotizen bis zu Bildern und Screenshots) sowie die einfache Notizfunktion (nur Text) nebeneinander zur Verfügung.
• Bisher musste man sich entscheiden, welche der beiden Optionen man nutzen wollte.
• Jetzt lassen sich beide parallel verwenden.
• Wenn man mit der Maus über die Icons fährt, erscheint ein Hinweis, welches Icon für das Board und welches für die Notiz ist.
• Hinweis: Das Icon für die Notizen sieht aus wie ein gelber Klebezettel.

27. Juni 2024

Neues Feature Anfahrtspauschalen oder Abrechnung nach Zeitaufwand

• Die Abrechnung von Anfahrten kann nach Pauschale oder nach Zeitaufwand erfolgen.
• Der Unternehmensstandard für die Art der Fahrtkostenabrechnung ist zentral für alle Kunden einstellbar.
• Anfahrtspauschale bedeutet, dass für jede Anfahrt eine Pauschale berechnet wird, unabhängig von der tatsächlich benötigten Zeit.
• Nach Zeitaufwand bedeutet, dass die Anfahrtszeit nach tatsächlichem Zeitaufwand berechnet wird. Im Time-Sheet werden Anfahrten mit dem Icon "Auto" und der Start- und Endzeit angezeigt.

Neues Feature Abweichende Regelung pro Kunde

• Für jeden Kunden kann individuell festgelegt werden, ob die Anfahrt nach einer abweichenden Regelung abgerechnet werden soll oder ob die Standardeinstellung des Unternehmens verwendet werden soll.
• Der Standardwert für dieses Feld ist die Verwendung der unternehmensweiten Standardeinstellung.
• Pro Kunde kann eine abweichende Regelung aktiviert werden.

Verbesserung Optimierte Datenfelder in den Exportfunktionen der Abrechnung

• In den Exportfunktionen der Abrechnung wird nun angegeben, ob die Anfahrtspauschale oder die Abrechnung nach Zeit verwendet wird.
• Zu den Exportfunktionen gehört beispielsweise der Download der Abrechnungsdaten im CSV-Format.
• Die Felder in den exportierten Daten wurden logischer strukturiert und verbessert.
• Hinweis für Nutzer der API: Die API ist abwärtskompatibel und muss nicht angepasst werden.
• Die Funktion und Darstellung der Time-Sheets bleiben unverändert.

Verbesserung Spalten in den Menüpunkten zur Abrechnung

• Die Reihenfolge der Spalten in den Menüpunkten zur Abrechnung wurde so geändert, dass sie logischer und für alle Menüpunkte einheitlich ist.
• Das Datum der letzten Teilabrechnung (Ende des letzten Abrechnungszeitraums) wurde als neue Spalte hinzugefügt. Damit ist auf einen Blick ersichtlich, ob der vergangene Monat bereits abgerechnet wurde.
• Die Spalten für noch abzurechnende und bereits abgerechnete Stunden werden jetzt in allen drei betreffenden Menüpunkten (Teilabrechnen, Vorbereiten, und Abrechnen) angezeigt.

13. Juni 2024

Verbesserung Neue Detailansicht für Projekte und Teilprojekte

• Die Detailansicht der Projekte und Teilprojekte wurde logischer strukturiert.
• Durch die neue Struktur gibt es weniger Menüpunkte, was die Übersichtlichkeit verbessert.
• Die Seite Allgemein hat nun den Charakter eines Dashboards.
• Die Bedienelemente Status und Zeitsteuerung für Zeitbuchungen sind von der ersten Seite auf die Seite Einstellungen gewandert.
• Die Buttons für Aufgaben und Board befinden sich nun direkt auf der ersten Seite, um die Anzahl der notwendigen Klicks zu reduzieren.

Neues Feature Große Detailansicht

• Die große Detailansicht kann durch Anklicken des Symbols Große Ansicht neben dem Namen des Projekts oder Teilprojekts geöffnet werden (siehe Screenshot ganz oben).
• Die Details sind jetzt in einer großen, fast seitenfüllenden Ansicht verfügbar.

Neues Feature Aufgabenübersicht für alle Arbeitspakete

• Statt in Popups werden die Aufgaben der Arbeitspakete nun direkt in der großen Detailansicht aufgelistet.
• Dabei werden die Aufgaben aller Arbeitspakete des Projekts oder Teilprojekts auf einer Seite übersichtlich dargestellt.
• Auch das Board öffnet sich direkt in der großen Detailansicht.

Neues Feature Integrierte Projektplanung für einzelne Projekte

• Die große Detailansicht von Projekten und Teilprojekten integriert neben Aufgaben, Board und Controlling auch die Planung.
• In der großen Detailansicht können einzelne Projekte oder Teilprojekte direkt geöffnet werden, ohne dass diese der Multi-Projektplanung hinzugefügt werden müssen.
• Die große Detailansicht wird mit dem Button Zurück geschlossen.

Neues Feature Große Detailansicht teilen

• Unabhängig davon, welcher Menüpunkt oder welche Ansicht geöffnet ist, kann der Link einfach aus dem Browser kopiert und geteilt werden.
• Beim Öffnen des Links wird genau die gleiche Ansicht angezeigt, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert.
• Dies ermöglicht auch die einfache Speicherung von Links in Drittsystemen.

Neues Feature Autosave

• Alle Eingaben in der Detailansicht werden sofort gespeichert.
• Daher gibt es dort jetzt keinen Speichern Button mehr.

29. Mai 2024

Neues Feature Baseline-Vergleich

• Mit dem Baseline-Vergleich können Sie den aktuellen Plan mit einem früheren Plan vergleichen.
• Häufig wird der Baseline-Vergleich auch als Soll-Ist-Vergleich bezeichnet.
• Wie in einer Zeitmaschine können Sie zu verschiedenen Projektphasen zurückkehren, um den Planungsstand über den Zeitverlauf hinweg zu vergleichen und Schlussfolgerungen für zukünftige Projekte zu ziehen.
• Es gibt zwei Möglichkeiten, den Baseline-Vergleich aufzurufen. Sie können den Baseline-Vergleich unter Funktionen auswählen und auf das entsprechende Projekt klicken. Alternativ können Sie den Baseline-Vergleich aufrufen, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Projektnamen klicken.
• In der Legende wird nun die Baseline (Basisplan) grau, die termingerechten Planungselemente grün und die verspäteten Elemente rot dargestellt.

Neues Feature Mehrere Baselines

• Weitere Baselines können über den Button oben rechts erstellt werden.
• Sie können den Baselines aussagekräftige Namen geben, beispielsweise "Projektstart" oder "Nach Entscheidung GF".
• Pro Projekt können beliebig viele Baselines erstellt werden.

Neues Feature Baselines in der Vergangenheit

• Baselines sind wie ein Snapshot und frieren den aktuellen Planungsstand ein.
• Es ist auch möglich, Baselines rückwirkend für einen beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit zu erstellen.
• Um eine Baseline für einen Planungsstand in der Vergangenheit zu erstellen, klicken Sie auf die Option Vergangenheit und wählen den entsprechenden Zeitpunkt aus.
• Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht daran gedacht haben, eine Baseline zu erstellen, können Sie dies auch einfach zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.

23. Mai 2024

Verbesserung Detailansicht von Arbeitspaketen

• Wir haben die Detailansicht der Arbeitspakete neu strukturiert.
• Im Laufe der Zeit sind viele Features in Octaved Flow dazugekommen, die jetzt übersichtlich neu strukturiert wurden.
• Die Seite Allgemein hat den Charakter eines Dashboards erhalten.
• Die Buttons Aufgaben und Board befinden sich nun auf der ersten Seite, um die Anzahl an Klicks zu reduzieren.

Neues Feature Große Detailansicht

• Außerdem gibt es die Details in großer Ansicht, die fast seitenfüllend ist.
• Man öffnet die große Ansicht, indem man neben dem Namen des Arbeitspakets das Icon Große Ansicht anklickt, siehe Screenshot ganz oben.
• Statt in Popups öffnen sich die Aufgaben und das Board jetzt direkt in der großen Ansicht.

Neues Feature Integration von Aufgaben, Board und Planung

• Die große Detailansicht des Arbeitspakets integriert außer Aufgaben und Board auch die Planung für eine ganzheitliche Übersicht.
• Die erste Seite in der großen Ansicht enthält ebenfalls das Dashboard.
• Um die große Detailansicht zu schließen, klicken Sie einfach auf den Button Zurück.
• Die große Detailansicht ist derzeit nur für Arbeitspakete verfügbar, weitere werden folgen.

Neues Feature Große Ansicht teilen

• Unabhängig davon, welchen Menüpunkt oder welche Ansicht man gerade geöffnet hat, kann man den Link einfach aus dem Browser kopieren und teilen.
• Beim Öffnen des Links wird genau die gleiche Ansicht angezeigt.
• Dies erleichtert das gemeinsame Arbeiten, den Austausch von Informationen und die Speicherung in Drittsystemen.

16. Mai 2024

Neues Feature Neue Optionen für Aufgaben

• Bisher gab es zwei Optionen. Aufgaben konnten entweder angezeigt oder ausgeblendet werden.
• Jetzt gibt es mehrere Abstufungen.
• Mit der Option Aufgaben anzeigen werden geplante Aufgaben angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind.
• Die zweite Option zeigt auch ungeplante Aufgaben an.
• Mit der dritten Option können zusätzlich auch erledigte Aufgaben eingeblendet werden.
• Dies ermöglicht eine bessere Übersicht, insbesondere wenn viele Aufgaben vorhanden sind und der Bildschirm überladen wirkt. So können Sie sich einfacher auf das konzentrieren, was gerade relevant ist.

Neues Feature Fester Zeitraum bei Aufgabenplanung

• Es gibt neue Optionen für die individuelle Planung von Aufgaben.
• Dabei hängt es von der Art der Aufgabe ab, ob diese mit dem Arbeitspaket verschoben werden sollte oder statisch an einem fixen Datum bleibt.
• Bisher gab es nur die Option Relativ zum Arbeitspaket. Die Option Fester Zeitraum ist neu.
• Relativ zum Arbeitspaket: Die Aufgabe wird mit dem Arbeitspaket verschoben.
• Wenn beispielsweise am letzten Tag des Arbeitspakets das verwendete Material aufgeräumt werden soll, so wird die Aufgabe auch dann am letzten Tag geplant sein, wenn das Arbeitspaket verschoben wird.
• Fester Zeitraum: Die Aufgabe bleibt für das geplante Datum stehen, auch wenn das Arbeitspaket verschoben wird.
• Wenn für ein Produkt beispielsweise an einem festen Tag ein Fotoshooting gebucht wurde, so wird die Aufgabe für diesen Tag stehen bleiben, wenn das Arbeitspaket verschoben wird.

Neues Feature Keine eigene Planung bei Aufgaben

• Bisher wurden ungeplante Aufgaben mit einem Balken angezeigt, der genau so lang war wie das Arbeitspaket.
• Das ist inhaltlich auch korrekt, weil die Aufgabe im Zeitfenster des Arbeitspakets erledigt werden soll.
• Der Nachteil ist aber, dass der Bildschirm durch die vielen Balken überlagert wird.
• Mit der neuen Version von Octaved Flow werden ungeplante Aufgaben nicht mehr als Balken dargestellt.
• Die bisherige Option Geplant wie Arbeitspaket wurde umbenannt in Keine eigene Planung.
• Nach wie vor werden solche Aufgaben in allen Aufgabenlisten im entsprechenden Zeitfenster angezeigt.

Neues Feature Gestrichelte Linie zwischen Gap-Balken

• Für eine bessere Übersicht sind Gap-Balken nun durch eine gestrichelte Linie verbunden.
• Hinweis: Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Gap-Balken zu erstellen. Entweder man klickt mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Balken, oder man öffnet die Details des Arbeitspakets und klickt auf Neuer Balken erstellen.

Neues Feature Gap-Balken immer aktiviert

• Das Feature Gap-Balken war bisher standardmäßig deaktiviert und musste aktiviert werden. Jetzt ist die Funktion der Gap-Balken so vereinfacht, dass das Feature immer aktiviert ist.
• Die Option in den Einstellungen, um Gap-Balken zu aktivieren oder deaktivieren, wurde entfernt.
• Hintergrund zu Gap-Balken: Nicht immer ist es möglich, kontinuierlich an einem Thema zu arbeiten.
• Mit Gap-Balken kann man diese Unterbrechungen sauber dokumentieren.
• Wird dein Arbeitspaket beispielsweise für zwei Tage unterbrochen (pausiert), stehen die entsprechenden Ressourcen an diesen zwei Tagen wieder zur Verfügung.

Neues Feature Fälligkeiten und Meilensteine verschieben

• Fälligkeiten und Meilensteine können in der Projektplanung jetzt einfach per Maus verschoben werden.
• Meilensteine kennzeichnen feste Ereignisse im Projektverlauf, wie beispielsweise Zwischenabnahme eines Kunden.
• Fälligkeiten zeigen an, dass das Projekt bzw. Teilprojekt bis zu diesem Zeitpunkt erledigt werden muss.
• Beide können für Projekte und Teilprojekte angelegt und nun auch mit der Maus verschoben werden.

25. April 2024

Neues Feature Projektplanung - Balkenverlängerung bei Planung außerhalb eines Arbeitspakets

• Wenn Aufgaben außerhalb des Arbeitspakets geplant werden, wird die tatsächliche Dauer des Arbeitspakets in Klammern angezeigt.
• Auf diese Weise ist die tatsächliche Dauer des Arbeitspakets auch dann ersichtlich, wenn das Arbeitspaket eingeklappt ist.

Neues Feature Projektplanung - Neue Spalten für Typ und Erledigt

• Der Typ kann in der Spalte zwischen Kunden und Startdatum angezeigt werden, damit auf einen Blick zu erkennen ist, ob es sich um ein Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket oder um eine Aufgabe handelt.
• Für Arbeitspakete und Aufgaben wird der Status erledigt als grüner Haken angezeigt.
• Hinweis: Spalten können über das mit dem gelben Pfeil markierte Icon ein- und ausgeblendet werden.

Neues Feature Projektplanung - Weiterer Zoomfaktor 150%

• In der Einstellung des Zooms unten rechts in der Projektplanung gibt es einen neuen Zoomfaktor 150%.
• Auf vielen Monitoren sind 100% oft zu klein und 200% zeigen ein zu kurzes Zeitfenster an.
• Daher haben sich unsere Kunden einen Zoomfaktor in der Mitte gewünscht.

Neues Feature Projektplanung - Balkenbeschriftungen immer anzeigen

• Es kann eingestellt werden, dass die Balkenbeschriftung immer sichtbar ist.
• Bisher wurde die Balkenbeschriftung nur angezeigt, wenn die Tabelle links zugeklappt war.
• Gerade, wenn große Projekte auf einem großen Monitor dargestellt werden, ist es für das Auge sehr anstrengend, einer geraden Linie nach links zur Tabelle zu folgen, um den Namen des Balkens erkennen zu können.
• Mit der neuen Funktion kann die Beschriftung immer direkt neben dem Balken angezeigt werden und das Auge muss nicht mehr wandern.
• Die Einstellung erfolgt über das Menü Ansicht.

Neues Feature Team-Planung - Dynamische Anzeige der Balkeninfo

• Um den Kunden, das Projekt und Teilprojekt, zu welchem ein Balken gehört, anzuzeigen, kann einfach mit der Maus über den Balken gefahren werden.
• Bei umfangreicheren Projekten ist es oft schwer, anhand des Balkennamens und der Balkenfarbe zu erkennen, um welches Projekt bzw. Teilprojekt es sich handelt.
• Die Balkeninfo wird über das Menü Ansicht eingeblendet.

18. April 2024

Neues Feature: Archivierung von Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen

• Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete können jetzt archiviert werden.
• Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Arbeitspakete einzeln zu archivieren. Dies ist hilfreich, wenn die einzelnen Arbeitspakete erledigt und abgerechnet sind und man sie einfach aus dem Weg haben möchte.
• Auch Teilprojekte können archiviert werden, beispielsweise wenn eine bestimmte Projektphase abgeschlossen ist und nicht mehr bearbeitet wird.

Neues Feature: Einzelne Optionen für bisherigen Status

• Die Statusoptionen wurden überarbeitet, um die neue Archivierungsfunktion zu implementieren und gleichzeitig die Bedienung logisch und einfach zu halten.
• Die Screenshots zeigen die alte (links) und die neue (rechts) Funktionalität nebeneinander.
• Gesperrt - Der bestehende Status Gesperrt wurde optimiert. Er ist nun einzeln anklickbar, behält aber ansonsten seine ursprüngliche Funktion. Mit diesem Status können nach wie vor sowohl Teile eines Projektes als auch das gesamte Projekt vorübergehend on hold gesetzt und für weitere Zeitbuchungen gesperrt werden.
• Der bisherige Status Noch nicht offen wird abgeschafft und durch Gesperrt ersetzt. Ursprünglich war Noch nicht offen für die Zeit zwischen Angebot und Auftragserteilung gedacht. Stattdessen kann nun der Status Gesperrt verwendet werden.
• Freigegeben für Abrechnung - Die neue Statusoption macht transparent, dass ein Arbeitspaket geprüft und zur Abrechnung freigegeben wurde. Durch die Überarbeitung der Statusoptionen kann auch nach der Archivierung nachvollzogen werden, ob ein Arbeitspaket zur Abrechnung freigegeben wurde.
• Angebot - Dieser Status wurde unverändert übernommen.
• Offen - Der Status Offen steht nicht mehr als separate Option zur Verfügung. Ein Arbeitspaket gilt als Offen, wenn es weder gesperrt noch zur Abrechnung freigegeben ist, kein Angebot ist und nicht archiviert wurde.
• Die Umstellung von der alten auf die neue Statuslogik erfolgt automatisch, sodass Sie nichts weiter tun müssen.
• Arbeitspakete, die den Status Abgeschlossen haben, erhalten nach der Umstellung den Status Freigegeben für Abrechnung.

Neues Feature: Filter für archivierte Elemente

• Eine neue Option im Filter ermöglicht es, archivierte Elemente einzublenden.
• Diese werden nicht mehr standardmäßig angezeigt, sondern sofort aus der Ansicht entfernt. Über die Filteroptionen können diese jedoch wieder angezeigt und es kann darauf zugegriffen werden.

29. Februar 2024

Neues Feature Drag & Drop zur Projektzeiterfassung

• Arbeitspakete können zur Projektzeiterfassung mit der Maus auf den Zeitbuchungskalender gezogen werden
• Beim Loslassen wird die Startzeit gesetzt
• Um das Ende zu setzen, zieht man am unteren Ende der Zeitbuchung
• Die gesamte Zeitbuchung mit Start- und Endzeit kann über den quadratischen Anfasser mit der Maus nach oben oder unten gezogen werden
• Es ist weiterhin möglich, das Arbeitspaket anzuklicken und in der Detailansicht auf der rechten Seite die Zeiten manuell einzugeben oder aus den Vorgaben auszuwählen

Automatisches Andocken

• Zeitbuchungen per Drag & Drop können in bestimmten Fällen zu wirtschaftlichen Nachteilen führen
• Daher docken Zeitbuchungen mit Beginn außerhalb des Viertelstundentakts automatisch an den Vorgänger an
• So werden Gewinne, die durch Rundungen auf den Viertelstundentakt entstehen, mitgenommen
• Hinweis: Im Menüpunkt Controlling werden diese Rundungsgewinne in Charts visualisiert
• Das automatische Andocken funktioniert nur beim Erstellen einer Zeitbuchung, nicht jedoch beim Verschieben. In diesem Fall kann das Andocken über das 3-Punkte-Menü ausgelöst werden.

Erstellen einer "leeren" Zeitbuchung ohne Zuweisung eines Arbeitspakets

• Um eine schnelle Zeitbuchung ohne vorherige Auswahl eines Arbeitspaketes zu ermöglichen, kann im Zeitbuchungskalender eine Zeitbuchung einfach mit der Maus gezogen werden
• Dieser "leeren" Zeitbuchung kann ein Arbeitspaket zugeordnet werden, indem einfach ein Arbeitspaket per Drag & Drop auf diese Zeitbuchung gezogen wird
• Wer viele kurze Zeitbuchungen macht, kann dieses Verhalten als störend empfinden - auch wenn es ansonsten sehr nützlich ist und oft von unseren Anwendern gewünscht wurde. Daher kann dieses Verhalten über das 3-Punkte-Menü deaktiviert werden.

Weitere Verbesserungen

• Der Filter für die Projektrollen zeigt nun den Namen der Projektrolle anstelle des Textes "1 Eintrag ausgewählt" an
• Wenn der Pfad zu einem Arbeitspaket (bestehend aus Projektordner, Projekt, Teilprojekt) in der Kachelansicht angezeigt wird, wird nun der erste Teil weggelassen. Es handelt sich dabei um den Namen der eigenen Organisation, der an dieser Stelle nicht benötigt wird. Um Platz zu sparen und aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde er entfernt.
• Die fehlende englische Übersetzung für den Filter Meine Projektrolle wurde hinzugefügt

22. Februar 2024

Neues Feature Planungs-Simulation

• Die Planungs-Simulation ermöglicht es verschiedene Planungs-Szenarien durchzuspielen, ohne die eigentliche Planung zu verändern
• Am Ende kann die Planungs-Simulation verworfen oder angewendet werden. Wenn sie angewendet wird, ist die Planungs-Simulation von diesem Moment an die eigentliche Planung.
• Ein häufiges Anwendungsszenario ist es, dass der Vertrieb im Begriff ist einen Auftrag zu akquirieren, der zwar lukrativ ist, aber unter Zeitdruck steht. Mit der Planungs-Simulation können verschiedene Szenarien durchgespielt werden, um festzustellen, ob der neue Auftrag überhaupt machbar ist.
• Ein weiteres Anwendungsszenario ist, dass ein Mitarbeiter erkrankt ist und Optionen erarbeitet werden sollen, wie die Projekttermine dennoch eingehalten werden können

Projekt- und Ressourcenplanung parallel

• Die Planungs-Simulation wirkt sich gleichermaßen auf die Projektplanung und auf die Ressourcenplanung aus
• So kann in der Simulation parallel der Projektverlauf und die Auslastung der Ressourcen betrachtet werden

Mehrere Planungs-Simulationen

• Es können mehrere Planungs-Simulationen parallel durchgeführt werden
• So können beispielsweise Varianten durchgespielt werden, um am Ende die beste zu wählen
• Oder es können verschiedene Planungs-Simulationen als Was-wäre-wenn-Szenarien erstellt werden
• Diese verschiedenen Planungs-Simulationen können nacheinander und sogar zeitversetzt angewendet werden

Verbesserung Komprimierte Planungsansicht für mehr Übersicht

• Die Projektplanung wurde in der Höhe stark komprimiert, um mehr Informationen auf einmal darstellen zu können
• Wir freuen uns, dass unsere Kunden immer größere Projekte mit Octaved Flow planen und verwalten und kommen dem Wunsch nach mehr Balken auf einer Seite gerne nach

Neues Feature Copy & Paste für Bilder im Board

• Bilder können nun direkt aus der Zwischenablage in das Board kopiert werden
• Bisher war es nur möglich Bilddateien per Drag & Drop, zum Beispiel vom Desktop, in das Board zu ziehen. Screenshots mussten daher zuerst gespeichert werden, bevor sie per Drag & Drop eingefügt werden konnten.
• Mit dem neuen Feature können Bilder mit einem Screen-Shot-Tool (Snipping Tool unter Windows) erstellt, mit Anmerkungen versehen und dann direkt in das Board von Octaved Flow eingefügt werden
• Wenn sich ein Bild in der Zwischenablage befindet, drückt man Strg-V unter Windows und Cmd-V auf dem Mac an der entsprechenden Stelle im Text. Das Bild wird dann direkt eingefügt.

Weitere Verbesserungen

• In der Kachelansicht der Arbeitspakete wird nun auch der Projektordner im Pfad angezeigt. Es ist möglich, dass Projekte in verschiedenen Projektordnern den gleichen Namen haben. Eine eindeutige Zuordnung ist nur möglich, wenn der Projektordner mit angezeigt wird.
• Bei dem neu eingeführten Feature in der Team-Planung, Arbeitspakete per Drag & Drop in einem Schritt zu planen und gleichzeitig einem zuständigen Benutzer zuzuordnen, wird nun auch der Kundenname mit angezeigt, da der Projektname alleine für eine eindeutige Identifikation nicht ausreichend sein kann

08. Februar 2024

Neues Feature Batch-Tool für Zuständigkeiten

• Mit dem Batch-Tool für Zuständigkeiten können Zuständigkeiten für Arbeitspakete in einem Projekt automatisiert gesetzt werden
• Ein Beispiel für ein Anwendungsszenario ist, dass ein Benutzer aus einem Projekt abgezogen wird (oder krank wird) und alle Arbeitspakete, für die dieser Benutzer zuständig ist, einem anderen Benutzer zugewiesen werden sollen
• Der Screenshot oben zeigt genau dieses Beispiel
• In kleineren Projekten können solche Ersetzungen in der Regel problemlos manuell gelöst werden
• In größeren Projekten mit vielen Arbeitspaketen und vielen Verantwortlichen ist das Ersetzen von Hand zu aufwändig. Mit dem Batch-Tool ist es einfacher, schneller und Fehler werden vermieden.

• Im erweiterten Modus können zusätzliche Bedingungen definiert werden
• Vollständiger Logik-Editor mit AND, OR und NOT für diejenigen, die auch komplexere Bedingungen benötigen
• Das obige Beispiel zeigt ein Szenario aus dem Maschinenbau und ist auf alle Unternehmen anwendbar, die interdisziplinär arbeiten
• Michael Pabst ist Leiter der Konstruktionsabteilung
• Es gibt zwar noch einen allgemeinen Projektleiter, aber Michael Pabst teilt die Mitarbeiter in seinem Bereich selbst den Arbeitspaketen zu
• Die Konstruktionsabteilung ist (natürlich) nicht für alle Arbeitspakete im Projekt verantwortlich
• Die entsprechenden Arbeitspakete werden gekennzeichnet, indem Michael Pabst diesen Arbeitspaketen mit der Projektrolle Abteilungsleiter zugeordnet wird
• Mit den Einstellungen im obigen Screenshot ordnet Michael Pabst allen Arbeitspaketen, für die seine Konstruktionsabteilung zuständig ist, seinen Mitarbeiter Alexander Weiß als Zuständigen zu
• Die Einstellung, welche Arbeitspakete von der Konstruktionsabteilung erledigt werden, wurde zuvor in einem Projekt-Template hinterlegt
• Wird aus der Projektvorlage ein reales Projekt, kann jeder Abteilungsleiter seine Mitarbeiter mit einem Klick zuordnen, siehe Screenshot
• Auch wenn die Vorbereitung der Projektvorlagen etwas Zeit in Anspruch nimmt, ist das Verfahren danach sehr effizient. Je mehr Arbeitspakete es gibt (und je mehr Abteilungen beteiligt sind), desto effizienter ist das Verfahren.

Weitere Verbesserungen

• Bei langen Namen von Projekten und Arbeitspaketen wird in der Detailansicht beim Darüberfahren mit der Maus der vollständige Name angezeigt
• Der Menüpunkt Team-Analyse ist aufgrund seiner Bedeutung eine Ebene höher im Menü und damit leichter zu finden (jetzt direkt unter Controlling)
• Avatare von Gruppen haben eine etwas hellere Farbe und sind dadurch weniger dominant im Vergleich zu Benutzeravataren
• Im Projektmenü wurde "Kopieren" durch "Projekt kopieren" ersetzt, um Verwechslungen mit dem Kopieren in die Zwischenablage zu vermeiden. Analog für Arbeitspakete im Arbeitspaket-Menü.
• Der Auswahldialog für ein Datum oder einen Zeitraum von/bis wurde vereinfacht. Die Umschaltung zwischen Tag und Zeitraum entfällt. Um einen einzelnen Tag auszuwählen, genügt es, zweimal auf dasselbe Datum zu klicken oder einmal auf das Datum und dann auf OK. Dies ist zwar nur eine kleine Verbesserung, aber im Projektmanagement wird täglich sehr oft ein Datum ausgewählt, so dass sich auch kleine Verbesserungen summieren.

18. Januar 2024

Neues Feature Separate Einstellung für Zuständigkeit

• Mit diesem Feature ändert sich die Art der Bedienung im Bereich der Zuständigkeit in einem Detail
• Bisher wurden alle Projektrollen an einer Stelle festgelegt:

• Die Zuständigkeit wird in Zukunft in einem separaten Bereich festgelegt:

• Zuständig bedeutet, dass ein Benutzer, der unter Zuständig hinzugefügt wird, für die Erledigung des Arbeitspakets zuständig ist
• Begriff Ausführend entfällt. Die neue Terminologie ist Zuständig. In der englischen Version wird Responsible verwendet.
• Die Änderung ist notwendig, um für zukünftige Features eine einfache und transparente Funktionsweise sicherzustellen
• Alle Daten wurden automatisch übernommen, manuelle Eingriffe sind nicht notwendig

Verbesserte Projektplanung mit Gantt-Charts

• Neue Technologie für die Projektplanung mit Gantt-Charts
• Die technische Plattform ist jetzt Canvas
• Der Entwicklungsaufwand für Canvas auf unserer Seite ist um ein Vielfaches höher
• Der Vorteil liegt in einer deutlich besseren Performance, insbesondere bei großen und sehr großen Projekten
• Um die Technologie auszureizen, haben wir Projekte mit einer Laufzeit von 30 Jahren abgebildet
• An Design, Funktion und Bedienung hat sich nichts geändert, nur die Technologie im Hintergrund wurde ausgetauscht