Blog von Octaved Flow

25. April 2024

Neues Feature Projektplanung - Balkenverlängerung bei Planung außerhalb eines Arbeitspakets

• Wenn Aufgaben außerhalb des Arbeitspakets geplant werden, wird die tatsächliche Dauer des Arbeitspakets in Klammern angezeigt.
• Auf diese Weise ist die tatsächliche Dauer des Arbeitspakets auch dann ersichtlich, wenn das Arbeitspaket eingeklappt ist.

Neues Feature Projektplanung - Neue Spalten für Typ und Erledigt

• Der Typ kann in der Spalte zwischen Kunden und Startdatum angezeigt werden, damit auf einen Blick zu erkennen ist, ob es sich um ein Projekt, Teilprojekt, Arbeitspaket oder um eine Aufgabe handelt.
• Für Arbeitspakete und Aufgaben wird der Status erledigt als grüner Haken angezeigt.
• Hinweis: Spalten können über das mit dem gelben Pfeil markierte Icon ein- und ausgeblendet werden.

Neues Feature Projektplanung - Weiterer Zoomfaktor 150%

• In der Einstellung des Zooms unten rechts in der Projektplanung gibt es einen neuen Zoomfaktor 150%.
• Auf vielen Monitoren sind 100% oft zu klein und 200% zeigen ein zu kurzes Zeitfenster an.
• Daher haben sich unsere Kunden einen Zoomfaktor in der Mitte gewünscht.

Neues Feature Projektplanung - Balkenbeschriftungen immer anzeigen

• Es kann eingestellt werden, dass die Balkenbeschriftung immer sichtbar ist.
• Bisher wurde die Balkenbeschriftung nur angezeigt, wenn die Tabelle links zugeklappt war.
• Gerade, wenn große Projekte auf einem großen Monitor dargestellt werden, ist es für das Auge sehr anstrengend, einer geraden Linie nach links zur Tabelle zu folgen, um den Namen des Balkens erkennen zu können.
• Mit der neuen Funktion kann die Beschriftung immer direkt neben dem Balken angezeigt werden und das Auge muss nicht mehr wandern.
• Die Einstellung erfolgt über das Menü Ansicht.

Neues Feature Team-Planung - Dynamische Anzeige der Balkeninfo

• Um den Kunden, das Projekt und Teilprojekt, zu welchem ein Balken gehört, anzuzeigen, kann einfach mit der Maus über den Balken gefahren werden.
• Bei umfangreicheren Projekten ist es oft schwer, anhand des Balkennamens und der Balkenfarbe zu erkennen, um welches Projekt bzw. Teilprojekt es sich handelt.
• Die Balkeninfo wird über das Menü Ansicht eingeblendet.

18. April 2024

Neues Feature: Archivierung von Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen

• Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete können jetzt archiviert werden.
• Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Arbeitspakete einzeln zu archivieren. Dies ist hilfreich, wenn die einzelnen Arbeitspakete erledigt und abgerechnet sind und man sie einfach aus dem Weg haben möchte.
• Auch Teilprojekte können archiviert werden, beispielsweise wenn eine bestimmte Projektphase abgeschlossen ist und nicht mehr bearbeitet wird.

Neues Feature: Einzelne Optionen für bisherigen Status

• Die Statusoptionen wurden überarbeitet, um die neue Archivierungsfunktion zu implementieren und gleichzeitig die Bedienung logisch und einfach zu halten.
• Die Screenshots zeigen die alte (links) und die neue (rechts) Funktionalität nebeneinander.
• Gesperrt - Der bestehende Status Gesperrt wurde optimiert. Er ist nun einzeln anklickbar, behält aber ansonsten seine ursprüngliche Funktion. Mit diesem Status können nach wie vor sowohl Teile eines Projektes als auch das gesamte Projekt vorübergehend on hold gesetzt und für weitere Zeitbuchungen gesperrt werden.
• Der bisherige Status Noch nicht offen wird abgeschafft und durch Gesperrt ersetzt. Ursprünglich war Noch nicht offen für die Zeit zwischen Angebot und Auftragserteilung gedacht. Stattdessen kann nun der Status Gesperrt verwendet werden.
• Freigegeben für Abrechnung - Die neue Statusoption macht transparent, dass ein Arbeitspaket geprüft und zur Abrechnung freigegeben wurde. Durch die Überarbeitung der Statusoptionen kann auch nach der Archivierung nachvollzogen werden, ob ein Arbeitspaket zur Abrechnung freigegeben wurde.
• Angebot - Dieser Status wurde unverändert übernommen.
• Offen - Der Status Offen steht nicht mehr als separate Option zur Verfügung. Ein Arbeitspaket gilt als Offen, wenn es weder gesperrt noch zur Abrechnung freigegeben ist, kein Angebot ist und nicht archiviert wurde.
• Die Umstellung von der alten auf die neue Statuslogik erfolgt automatisch, sodass Sie nichts weiter tun müssen.
• Arbeitspakete, die den Status Abgeschlossen haben, erhalten nach der Umstellung den Status Freigegeben für Abrechnung.

Neues Feature: Filter für archivierte Elemente

• Eine neue Option im Filter ermöglicht es, archivierte Elemente einzublenden.
• Diese werden nicht mehr standardmäßig angezeigt, sondern sofort aus der Ansicht entfernt. Über die Filteroptionen können diese jedoch wieder angezeigt und es kann darauf zugegriffen werden.

29. Februar 2024

Neues Feature Drag & Drop zur Projektzeiterfassung

• Arbeitspakete können zur Projektzeiterfassung mit der Maus auf den Zeitbuchungskalender gezogen werden
• Beim Loslassen wird die Startzeit gesetzt
• Um das Ende zu setzen, zieht man am unteren Ende der Zeitbuchung
• Die gesamte Zeitbuchung mit Start- und Endzeit kann über den quadratischen Anfasser mit der Maus nach oben oder unten gezogen werden
• Es ist weiterhin möglich, das Arbeitspaket anzuklicken und in der Detailansicht auf der rechten Seite die Zeiten manuell einzugeben oder aus den Vorgaben auszuwählen

Automatisches Andocken

• Zeitbuchungen per Drag & Drop können in bestimmten Fällen zu wirtschaftlichen Nachteilen führen
• Daher docken Zeitbuchungen mit Beginn außerhalb des Viertelstundentakts automatisch an den Vorgänger an
• So werden Gewinne, die durch Rundungen auf den Viertelstundentakt entstehen, mitgenommen
• Hinweis: Im Menüpunkt Controlling werden diese Rundungsgewinne in Charts visualisiert
• Das automatische Andocken funktioniert nur beim Erstellen einer Zeitbuchung, nicht jedoch beim Verschieben. In diesem Fall kann das Andocken über das 3-Punkte-Menü ausgelöst werden.

Erstellen einer "leeren" Zeitbuchung ohne Zuweisung eines Arbeitspakets

• Um eine schnelle Zeitbuchung ohne vorherige Auswahl eines Arbeitspaketes zu ermöglichen, kann im Zeitbuchungskalender eine Zeitbuchung einfach mit der Maus gezogen werden
• Dieser "leeren" Zeitbuchung kann ein Arbeitspaket zugeordnet werden, indem einfach ein Arbeitspaket per Drag & Drop auf diese Zeitbuchung gezogen wird
• Wer viele kurze Zeitbuchungen macht, kann dieses Verhalten als störend empfinden - auch wenn es ansonsten sehr nützlich ist und oft von unseren Anwendern gewünscht wurde. Daher kann dieses Verhalten über das 3-Punkte-Menü deaktiviert werden.

Weitere Verbesserungen

• Der Filter für die Projektrollen zeigt nun den Namen der Projektrolle anstelle des Textes "1 Eintrag ausgewählt" an
• Wenn der Pfad zu einem Arbeitspaket (bestehend aus Projektordner, Projekt, Teilprojekt) in der Kachelansicht angezeigt wird, wird nun der erste Teil weggelassen. Es handelt sich dabei um den Namen der eigenen Organisation, der an dieser Stelle nicht benötigt wird. Um Platz zu sparen und aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde er entfernt.
• Die fehlende englische Übersetzung für den Filter Meine Projektrolle wurde hinzugefügt

22. Februar 2024

Neues Feature Planungs-Simulation

• Die Planungs-Simulation ermöglicht es verschiedene Planungs-Szenarien durchzuspielen, ohne die eigentliche Planung zu verändern
• Am Ende kann die Planungs-Simulation verworfen oder angewendet werden. Wenn sie angewendet wird, ist die Planungs-Simulation von diesem Moment an die eigentliche Planung.
• Ein häufiges Anwendungsszenario ist es, dass der Vertrieb im Begriff ist einen Auftrag zu akquirieren, der zwar lukrativ ist, aber unter Zeitdruck steht. Mit der Planungs-Simulation können verschiedene Szenarien durchgespielt werden, um festzustellen, ob der neue Auftrag überhaupt machbar ist.
• Ein weiteres Anwendungsszenario ist, dass ein Mitarbeiter erkrankt ist und Optionen erarbeitet werden sollen, wie die Projekttermine dennoch eingehalten werden können

Projekt- und Ressourcenplanung parallel

• Die Planungs-Simulation wirkt sich gleichermaßen auf die Projektplanung und auf die Ressourcenplanung aus
• So kann in der Simulation parallel der Projektverlauf und die Auslastung der Ressourcen betrachtet werden

Mehrere Planungs-Simulationen

• Es können mehrere Planungs-Simulationen parallel durchgeführt werden
• So können beispielsweise Varianten durchgespielt werden, um am Ende die beste zu wählen
• Oder es können verschiedene Planungs-Simulationen als Was-wäre-wenn-Szenarien erstellt werden
• Diese verschiedenen Planungs-Simulationen können nacheinander und sogar zeitversetzt angewendet werden

Verbesserung Komprimierte Planungsansicht für mehr Übersicht

• Die Projektplanung wurde in der Höhe stark komprimiert, um mehr Informationen auf einmal darstellen zu können
• Wir freuen uns, dass unsere Kunden immer größere Projekte mit Octaved Flow planen und verwalten und kommen dem Wunsch nach mehr Balken auf einer Seite gerne nach

Neues Feature Copy & Paste für Bilder im Board

• Bilder können nun direkt aus der Zwischenablage in das Board kopiert werden
• Bisher war es nur möglich Bilddateien per Drag & Drop, zum Beispiel vom Desktop, in das Board zu ziehen. Screenshots mussten daher zuerst gespeichert werden, bevor sie per Drag & Drop eingefügt werden konnten.
• Mit dem neuen Feature können Bilder mit einem Screen-Shot-Tool (Snipping Tool unter Windows) erstellt, mit Anmerkungen versehen und dann direkt in das Board von Octaved Flow eingefügt werden
• Wenn sich ein Bild in der Zwischenablage befindet, drückt man Strg-V unter Windows und Cmd-V auf dem Mac an der entsprechenden Stelle im Text. Das Bild wird dann direkt eingefügt.

Weitere Verbesserungen

• In der Kachelansicht der Arbeitspakete wird nun auch der Projektordner im Pfad angezeigt. Es ist möglich, dass Projekte in verschiedenen Projektordnern den gleichen Namen haben. Eine eindeutige Zuordnung ist nur möglich, wenn der Projektordner mit angezeigt wird.
• Bei dem neu eingeführten Feature in der Team-Planung, Arbeitspakete per Drag & Drop in einem Schritt zu planen und gleichzeitig einem zuständigen Benutzer zuzuordnen, wird nun auch der Kundenname mit angezeigt, da der Projektname alleine für eine eindeutige Identifikation nicht ausreichend sein kann

08. Februar 2024

Neues Feature Batch-Tool für Zuständigkeiten

• Mit dem Batch-Tool für Zuständigkeiten können Zuständigkeiten für Arbeitspakete in einem Projekt automatisiert gesetzt werden
• Ein Beispiel für ein Anwendungsszenario ist, dass ein Benutzer aus einem Projekt abgezogen wird (oder krank wird) und alle Arbeitspakete, für die dieser Benutzer zuständig ist, einem anderen Benutzer zugewiesen werden sollen
• Der Screenshot oben zeigt genau dieses Beispiel
• In kleineren Projekten können solche Ersetzungen in der Regel problemlos manuell gelöst werden
• In größeren Projekten mit vielen Arbeitspaketen und vielen Verantwortlichen ist das Ersetzen von Hand zu aufwändig. Mit dem Batch-Tool ist es einfacher, schneller und Fehler werden vermieden.

• Im erweiterten Modus können zusätzliche Bedingungen definiert werden
• Vollständiger Logik-Editor mit AND, OR und NOT für diejenigen, die auch komplexere Bedingungen benötigen
• Das obige Beispiel zeigt ein Szenario aus dem Maschinenbau und ist auf alle Unternehmen anwendbar, die interdisziplinär arbeiten
• Michael Pabst ist Leiter der Konstruktionsabteilung
• Es gibt zwar noch einen allgemeinen Projektleiter, aber Michael Pabst teilt die Mitarbeiter in seinem Bereich selbst den Arbeitspaketen zu
• Die Konstruktionsabteilung ist (natürlich) nicht für alle Arbeitspakete im Projekt verantwortlich
• Die entsprechenden Arbeitspakete werden gekennzeichnet, indem Michael Pabst diesen Arbeitspaketen mit der Projektrolle Abteilungsleiter zugeordnet wird
• Mit den Einstellungen im obigen Screenshot ordnet Michael Pabst allen Arbeitspaketen, für die seine Konstruktionsabteilung zuständig ist, seinen Mitarbeiter Alexander Weiß als Zuständigen zu
• Die Einstellung, welche Arbeitspakete von der Konstruktionsabteilung erledigt werden, wurde zuvor in einem Projekt-Template hinterlegt
• Wird aus der Projektvorlage ein reales Projekt, kann jeder Abteilungsleiter seine Mitarbeiter mit einem Klick zuordnen, siehe Screenshot
• Auch wenn die Vorbereitung der Projektvorlagen etwas Zeit in Anspruch nimmt, ist das Verfahren danach sehr effizient. Je mehr Arbeitspakete es gibt (und je mehr Abteilungen beteiligt sind), desto effizienter ist das Verfahren.

Weitere Verbesserungen

• Bei langen Namen von Projekten und Arbeitspaketen wird in der Detailansicht beim Darüberfahren mit der Maus der vollständige Name angezeigt
• Der Menüpunkt Team-Analyse ist aufgrund seiner Bedeutung eine Ebene höher im Menü und damit leichter zu finden (jetzt direkt unter Controlling)
• Avatare von Gruppen haben eine etwas hellere Farbe und sind dadurch weniger dominant im Vergleich zu Benutzeravataren
• Im Projektmenü wurde "Kopieren" durch "Projekt kopieren" ersetzt, um Verwechslungen mit dem Kopieren in die Zwischenablage zu vermeiden. Analog für Arbeitspakete im Arbeitspaket-Menü.
• Der Auswahldialog für ein Datum oder einen Zeitraum von/bis wurde vereinfacht. Die Umschaltung zwischen Tag und Zeitraum entfällt. Um einen einzelnen Tag auszuwählen, genügt es, zweimal auf dasselbe Datum zu klicken oder einmal auf das Datum und dann auf OK. Dies ist zwar nur eine kleine Verbesserung, aber im Projektmanagement wird täglich sehr oft ein Datum ausgewählt, so dass sich auch kleine Verbesserungen summieren.

18. Januar 2024

Neues Feature Separate Einstellung für Zuständigkeit

• Mit diesem Feature ändert sich die Art der Bedienung im Bereich der Zuständigkeit in einem Detail
• Bisher wurden alle Projektrollen an einer Stelle festgelegt:

• Die Zuständigkeit wird in Zukunft in einem separaten Bereich festgelegt:

• Zuständig bedeutet, dass ein Benutzer, der unter Zuständig hinzugefügt wird, für die Erledigung des Arbeitspakets zuständig ist
• Begriff Ausführend entfällt. Die neue Terminologie ist Zuständig. In der englischen Version wird Responsible verwendet.
• Die Änderung ist notwendig, um für zukünftige Features eine einfache und transparente Funktionsweise sicherzustellen
• Alle Daten wurden automatisch übernommen, manuelle Eingriffe sind nicht notwendig

Verbesserte Projektplanung mit Gantt-Charts

• Neue Technologie für die Projektplanung mit Gantt-Charts
• Die technische Plattform ist jetzt Canvas
• Der Entwicklungsaufwand für Canvas auf unserer Seite ist um ein Vielfaches höher
• Der Vorteil liegt in einer deutlich besseren Performance, insbesondere bei großen und sehr großen Projekten
• Um die Technologie auszureizen, haben wir Projekte mit einer Laufzeit von 30 Jahren abgebildet
• An Design, Funktion und Bedienung hat sich nichts geändert, nur die Technologie im Hintergrund wurde ausgetauscht