Berechtigungsrollen

Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow

Berechtigungsrollen legen fest, in welchem Umfang ein Benutzer Projekte, Arbeitspakete, Aufgaben oder Board-Beiträge ansehen, bearbeiten und erstellen darf.

Folgende Berechtigungsrollen können für einen Benutzer festgelegt werden:

Leser - Benutzer mit dieser Berechtigungsrolle können alles in den Projekten sehen, jedoch keine Informationen, die Projektmanagern und Abteilungsleitern vorbehalten sind. Dazu gehören zum Beispiel Preise und Zeitbuchungen anderer Benutzer. Leser können also das sehen, was Benutzer mit der Berechtigungsrolle Standard sehen und bearbeiten dürfen.
Leser (voll) - Mit dieser Berechtigungsrolle können alle Informationen gelesen werden, auch die, auf die mit der Berechtigungsrolle Leser kein Zugriff gewährt wird. Leser (voll) können also das sehen, was Benutzer mit der Berechtigungsrolle Voll sehen und bearbeiten dürfen.
Standard - Benutzer mit dieser Berechtigungsrolle dürfen alles, was sie für die Bearbeitung von Arbeitspaketen benötigen. Dazu gehört zum Beispiel das Markieren von Arbeitspaketen als erledigt, das Anlegen und Abhaken von Aufgaben, das Schreiben von Board-Beiträgen und das Buchen von Zeiten auf Projekte. Mit der Berechtigungsrolle Standard können keine Aktionen durchgeführt werden, die Projektmanagern und Abteilungsleitern vorbehalten sind. Es ist nicht möglich, Projekte und Arbeitspakete anzulegen und zu löschen, Preise einzusehen, kaufmännische Details wie maximale Aufwände zu bearbeiten, Zuständige zuzuweisen, Arbeitspakete zu planen und deren Planung zu ändern.
Voll - Die Berechtigungsrolle Voll enthält alle Berechtigungen für Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete. Sie wird in der Regel Projektleitern, Abteilungsleitern und Geschäftsführern zugewiesen.
Keine - Diese Berechtigungsrolle hebt eine geerbte Berechtigungsrollen auf. Benutzer mit dieser Berechtigungsrolle haben keinen Zugriff.

Anwendung von Berechtigungsrollen

Berechtigungsrollen können für Benutzer und Gruppen auf Projektordnern festgelegt werden 1 und gelten dann für alle Projekte im jeweiligen Projektordner:

Berechtigungsrollen und geschützte Template-Ordner

Die Berechtigungsrolle Leser (voll) spielt im Zusammenhang mit geschützten Template-Ordnern eine besondere Rolle. Wenn mit Templates gearbeitet wird, ist es oft sinnvoll die Berechtigungen so einzustellen, dass nur ein eingeschränkter Benutzerkreis die Berechtigung hat, die Templates zu bearbeiten.

Templates sind oft das Ergebnis jahrelanger Erfahrung aus früheren Projekten. Sie repräsentieren nicht nur das gesammelte Wissen und bewährte Vorgehensweisen, sondern bilden auch eine Grundlage für die Organisation zukünftiger Projekte. Aus unternehmerischer Sicht haben Templates daher einen hohen Wert.

Es hat sich daher bewährt, für die Templates in Octaved Flow einen separaten Projektordner zu verwenden. Für diesen Ordner werden dann entsprechende Berechtigungen vergeben, so dass nur der Benutzerkreis, der für die Bearbeitung der Templates zuständig ist, Schreibzugriff hat. Alle anderen Benutzer erhalten nur Leserechte, um das Template kopieren zu können.

Zu beachten ist dabei, dass mit der Berechtigungsrolle Leser nicht alle Daten eines Projektes gelesen werden können, siehe Übersicht oben. Beispielsweise kann man mit der Berechtigungsrolle Leser nicht auf die Preise in einem Projekt zugreifen. Um eine Template in ein Projekt zu kopieren, wird jedoch die Leseberechtigung für alle Daten des Projekts benötigt, unabhängig davon, ob im Template tatsächlich Daten wie beispielsweise Preise hinterlegt sind. Mit der Berechtigungsrolle Leser (voll) können dagegen alle Daten eines Projektes gelesen und somit auch kopiert werden.

Benutzer, die Templates nicht bearbeiten, sondern nur verwenden oder in Projekte kopieren, müssen daher für den Projektordner für Templates die Berechtigungsrolle Leser (voll) und nicht Leser haben 1.

Berechtigungsrollen für mehr Rechte in Projektrollen

Außerdem können Berechtigungsrollen auch im Zusammenhang mit Projektrollen vergeben werden, um die Berechtigungsstufe so zu erhöhen, dass der Benutzer die notwendigen Berechtigungen besitzt, um seine Rolle auch ausüben zu können. 1

Mehr zu Projektrollen im Tutorial Projektrollen. Tutorial öffnen