Der Menüpunkt "Berechtigungen" in Einstellungen
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
In den Einstellungen unter Mehr ist der Menüpunkt Berechtigungen. Hier werden Berechtigungen gesetzt, die entweder global oder für die Systemeinstellungen selbst gelten.
Die Logik dabei ist, dass Benutzer einer Rolle zugewiesen werden und damit die entsprechende Berechtigung erhalten.
Der globale Administrator hat unbegrenzte Rechte in Octaved Flow. Dazu gehören alle Menüpunkte unter Einstellungen, die Fähigkeit, Berechtigungen für Projektordner zu verwalten und alle Projektdetails zu lesen und zu bearbeiten.
In sehr kleinen Organisationen, in denen sonst alle Benutzer alles dürfen, können alle Benutzer globale Administratoren sein. Zu diesem Zweck wird hier die Gruppe Alle internen Benutzer hinzugefügt, in der immer alle internen Benutzer automatisch enthalten sind. Dies ist die Standardeinstellung, wenn Sie sich für Octaved Flow registrieren, d.h. wenn Sie ein Octaved Flow für Ihre eigene Organisation erstellen.
In mittleren und größeren Organisationen sind die globalen Administratoren wahrscheinlich Mitarbeiter der IT-Abteilung. Dazu wird die Gruppe Alle internen Benutzer entfernt und die entsprechenden Benutzer werden hinzugefügt. Die Benutzer können direkt oder als Gruppe hinzugefügt werden.
Da Sie das Recht des globalen Administrators nicht selbst entziehen können, müssen Sie sich zunächst selbst hinzufügen, bevor Sie die Gruppe Alle internen Benutzer entfernen können.
Es wird empfohlen, dass mindestens zwei Benutzer globale Administratoren sind.
Der Administrator Systemeinstellungen kann die meisten Menüpunkte unter Einstellungen verwenden. Folgende Einschränkungen gelten:
- Er kann den Menüpunkt Berechtigungen nicht verwenden (sonst könnte er sich selbst zum globalen Administrator machen).
- Im Menüpunkt Projektordner kann er Projektordner anlegen und bearbeiten, aber nicht die Berechtigungen für Projektordner verwalten.
- Er kann keine Benutzer verwalten, weder interne noch Gastbenutzer.
- Die Menüpunkte LDAP und Webhooks sind nur für On-Premise-Installationen von Octaved Flow verfügbar. Hinweis: In der Cloud-Version sind diese beiden Menüpunkte für niemanden verfügbar.
Im Gegensatz zum globalen Administrator hat der Administrator Systemeinstellungen keinen globalen Zugriff auf alle Projekte.
Wenn die Rolle des globalen Administrators von Mitarbeitern aus der IT-Abteilung wahrgenommen wird, können beispielweise Abteilungsleiter von Fachabteilungen, das zentrale Projektmanagement oder Octaved Flow Key-User Administrator Systemeinstellungen sein.
Es gibt weitere Rollen, wie zum Beispiel die Berechtigung, interne Benutzer oder Kunden zu verwalten. Zu jeder Rolle gibt es eine ausführliche Hilfe:
Gut zu wissen
Gruppen von Benutzern
Benutzer können zu Benutzergruppen zusammengefasst werden. Ein Benutzer kann dabei in beliebig vielen Gruppen sein.
Die Idee von Gruppen ist es Klicks zu sparen. Wenn Sie die gleichen Benutzer an mehreren Stellen hinzufügen möchten, um Berechtigungen zu setzen, lohnt es sich eine Gruppe für diese Benutzer zu erstellen. Statt mehrere Benutzer hinzuzufügen, müssen Sie dann nur eine Gruppe hinzufügen.
Gruppen können auch bei Zeitbuchungen von Meetings verwendet werden. Man kann eine Gruppe in einem Beitrag im Board erwähnen, um alle Mitglieder der Gruppe über den Beitrag zu erwähnen. Auch hier spart die Gruppe Klicks.
