Blog von Octaved Flow

19. Dezember 2023

Neues Feature Ressourcenplanung für Gruppen

• In der Teamplanung (Ressourcenplanung) können nun auch Benutzergruppen hinzugefügt werden
• Benutzergruppen werden wie einzelne Teams betrachtet
• Die Verfügbarkeit und Auslastung des jeweiligen Teams wird angezeigt
• Beispiel: Das Team Konstruktion besteht aus 3 Teammitgliedern mit jeweils 8 Stunden Verfügbarkeit. Die Gesamtverfügbarkeit des Teams an diesem Tag beträgt dann 24 Stunden.
• Ungenutzte Kapazitäten innerhalb eines Teams können so auf einen Blick erkannt werden
• Das Team kann aufgeklappt werden und es werden die Benutzer mit ihren Auslastungen und zugewiesenen Arbeitspaketen angezeigt
• Arbeitspakete können per Drag & Drop mit der Maus anderen Teammitgliedern zugewiesen werden

Neue Feature Optimierte Detailansicht

• Für die Planung optimierte Detailansicht
• Mit Planungsdaten, Fälligkeiten, der Zuständigkeit und dem Aufwand sind die wichtigsten Einstellungen, die im Rahmen der Team-Planung benötigt werden auf einer Seite zusammengefasst
• Über den Button "Details zum Arbeitspaket öffnen" wird die bisherige Detailansicht mit allen Einstellungsmöglichkeiten geöffnet
• Die für die Planung optimierte Detailansicht wird standardmäßig sowohl in der Team-Planung als auch im Menüpunkt Projektplanung angezeigt

07. Dezember 2023

Neues Feature Zuständigkeiten per Drag & Drop

• In der Team-Planung können Arbeitspakete mit der Maus auf einen anderen Benutzer gezogen werden
• Dadurch wird die Zuständigkeit auf den anderen Benutzer übertragen
• Mit einem Umschalter (gelber Pfeil) wird ausgewählt, ob mit der Maus vertikal oder horizontal gezogen werden kann
• Horizontal bedeutet zeitliche Planung
• Vertikal bedeutet Zuständigkeit ändern (das ist neu)

Neues Feature Arbeitspakete per Drag & Drop planen und zuweisen

• In der Team-Planung können ungeplante Arbeitspakete per Drag & Drop geplant und einem Benutzer zur Ausführung zugewiesen werden
• Über den Button "Arbeitspaket planen" (gelber Pfeil) öffnet sich rechts ein Bereich, in dem die ungeplanten Arbeitspakete angezeigt werden
• Von dort aus können Arbeitspakete mit der Maus auf einen Benutzer gezogen werden, um diese zuzuweisen und in einem Arbeitsschritt zu planen

Neues Feature Kombinierter Kunde- und Projektfilter

• Die ungeplanten Arbeitspakete können sowohl nach Kunden als auch nach Projekten gefiltert werden
• Dazu gibt es einen neuen kombinierten Filter für Kunden und Projekte
• Eine Mehrfachauswahl ist sowohl für Kunden als auch für Projekte möglich

Verbesserung Neues Design im Kopfbereich

• In diesem Zusammenhang wurde das Design der Kopfleiste verbessert
• Die Verwendung von Buttons sorgt für ein besseres intuitives Verständnis
• Das neue Design wird in den nächsten Wochen auf weitere Bereiche von Octaved Flow übertragen

Neues Feature Mehrsprachige Labels

• Labels können mehrsprachig sein und werden dann in der vom Benutzer eingestellten Sprache angezeigt
• Mit dem Schalter Mehrsprachige Labels wird die Funktion aktiviert (gelber Pfeil)
• Wird das Übersetzungsfeld leer gelassen, erfolgt die Anzeige in Englisch
• Ist der Schalter aus, bleibt die Funktion wie bisher: Labels haben dann nur eine Sprache

10. August 2023

Neues Feature Kundenzugang und Kundenbenutzer

• Der Kundenzugang kann pro Projekt (oder Teilprojekt) aktiviert werden
• Da nicht immer alle kundenseitigen Ansprechpartner in Projekte involviert sind, können nur die Kundenbenutzer ausgewählt werden, die Zugang erhalten sollen
• Jedem Kundenbenutzer kann darüber hinaus eine eigene Rolle gegeben werden, mit der die Berechtigungen geregelt werden

• Mit dem Kundenzugang können nur solche Benutzer einem Projekt zugewiesen werden, die auch dem betreffenden Kunden zugeordnet sind
• Das ist ein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus, der verhindert, dass versehentlich die falschen Kundenbenutzer einem Projekt zugeordnet werden und damit ein Kunde die Projekte eines anderen Kunden sehen kann

Neues Feature Allgemeiner Gastzugang

• Im Gegensatz zum Kundenzugang ist der allgemeine Gastzugang nicht auf Projekte eines Kunden beschränkt
• Allgemeine Gastbenutzer sind beispielsweise Partner, Lieferanten, Dienstleister, Berater oder externe Prüfer/Auditoren
• Im Menüpunkt Benutzer werden nun neben den internen Benutzern auch Kundenbenutzer und allgemeine Gastbenutzer hinzugefügt und verwaltet

Neues Feature Rollen für Gastbenutzer und Kundenbenutzer

• Die Zuweisung von Berechtigungen an Kunden- und Gastbenutzer ist durch die Verwendung von Rollen einfach und sicher
• Die Rollen werden zentral im neuen Menüpunkt Gastrollen verwaltet, der unter Einstellungen > Mehr zu finden ist

Identität und Benutzer

• Bisher gab es in Octaved Flow nur Benutzer
• Jetzt wird zwischen Benutzern und Identitäten unterschieden
• Eine Identität besteht im Wesentlichen aus dem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und dem Passwort
• Einer Identität können mehrere Benutzer zugeordnet werden
• Dadurch ist es möglich, dass eine Person (Identität) in einer Organisation als Kundenbenutzer und in der eigenen Organisation (dem eigenen Unternehmen) als regulärer Benutzer agiert
• Es ist nicht notwendig, sich erneut anzumelden oder ein weiteres Passwort zu notieren
• Ein Wechsel zwischen den beiden Organisationen ist ohne erneutes Einloggen möglich
• Alle Benutzerkonten wurden automatisch auf die neue Logik umgestellt. Aus Benutzersicht sind keine weiteren Aktionen erforderlich, alles funktioniert wie vorher

Geänderte Funktionsweise Login jetzt in zwei Schritten

• Bisher wurden Benutzername (E-Mail) und Passwort auf einer Seite eingegeben, um sich in Octaved Flow einzuloggen
• Um die oben genannten Funktionen zu ermöglichen, wurde der Login in zwei Schritte aufgeteilt: Im ersten Schritt wird der Benutzername (E-Mail-Adresse) eingegeben und erst im zweiten Schritt das Passwort
• Die Aufteilung in zwei Schritte entspricht auch dem allgemeinen Trend im Bereich SaaS

03. August 2023

Neues Feature Board auch für Aufgaben

• Das Board war bisher nur für Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete verfügbar
• Jetzt gibt es das Board auch für Aufgaben
• Aufgaben hatten bisher nur einen einfachen Texteditor für zusätzliche Notizen zur Aufgabe, der über das Icon gelber Klebezettel erreichbar war
• Jetzt kann zwischen dem einfachen Texteditor und einem kompletten Board mit allen Elementen wie beispielsweise Besprechungsbericht, Bild/Zeichnung oder Freigabeanfrage umgeschaltet werden (Hinweis: das Umschalten ist nur möglich, solange kein Inhalt vorhanden ist)
• Da Aufgaben für die Kollaboration mit Kunden verwendet werden können, bieten die Funktionen des Boards dafür viel mehr Möglichkeiten

Neues Feature Board-Element Bild jetzt mit zusätzlichem Textbereich

• Bisher konnte das Board-Element Bild nur ein oder mehrere Bilder enthalten
• Text war nicht vorgesehen
• Dafür konnte ein Textelement hinzugefügt werden
• Das Feedback unserer Kunden hat gezeigt, dass in der Kollaboration mit Kunden beispielsweise technische Zeichnungen besprochen werden, die untrennbar mit dem erklärenden Text verbunden sind
• Daher ist es nun möglich, einen solchen Erklärungstext direkt mit dem Bild (der technischen Zeichnung) zu speichern

Neues Feature Kommentarfunktion zu Board-Beiträgen

• Zu jedem Board-Beitrag kann nun ein Kommentar abgegeben werden
• Dies können mehrere Kommentare von verschiedenen Benutzern sein
• Es ist auch möglich, auf Kommentare zu antworten und auf Antworten eine eigene Antwort zu verfassen
• Mit Kommentaren und den dazugehörigen Antworten entsteht eine zweistufige Struktur, die auch bei längeren Verläufen und Diskussionen übersichtlich bleibt
• Diese Funktion ist für jeden nützlich, insbesondere wenn man den Inhalt eines Board-Beitrags nicht selbst ändern, sondern nur den Autor auf etwas aufmerksam machen möchte
• Mit der kommenden Funktion Kundenbenutzer entfaltet dieses Feature dann seinen vollen Nutzen. Denn damit ist es möglich, dass Kundenbenutzer zwar keine Berechtigung zum Bearbeiten von Forenbeiträgen erhalten (man möchte ja selbst die Kontrolle über den Inhalt behalten), aber Kommentare wie beispielsweise Änderungswünsche abgeben können
• Mit der Kommentarfunktion im Board ist dies dann transparent und nachvollziehbar

Neues Feature Weitere Sortiermöglichkeit für Board-Beiträge

• Die Board-Beiträge waren bisher standardmäßig so sortiert, dass der zuletzt bearbeitete Board-Beitrag oben stand
• Bei der Kommentarfunktion, bei der Kommentare und Antworten chronologisch von oben nach unten sortiert werden, ist diese Sortierung jedoch verwirrend
• Daher ist die Standardsortierung nun so, dass die zuletzt bearbeiteten Board-Beiträge unten stehen
• Über den Sortier-Button kann die Sortierung wieder auf die vorherige Reihenfolge zurückgesetzt werden

27. Juli 2023

Verbessertes Design im Projektcontrolling

• Im Bereich Projektcontrolling wurden die Farben aufgefrischt und das Design übersichtlicher gestaltet.

Neues Feature Export der Projektplanung im Excel-Format

• Der Projektplan kann im Excel-Format exportiert werden.
• Auch wenn das Feature Gastzugang für Kunden kurz vor der Einführung steht, wünschen viele Kunden unserer Octaved Flow Anwender weiterhin den Projektplan im Microsoft Project oder Excel Format.

Neues Feature Filtern nach Benutzer im Kanban-Board für Arbeitspakete

• Im Kanban-Board für Arbeitspakete kann nun sowohl nach Benutzern als auch nach Projekten gefiltert werden.
• Bei der Abbildung von Workflows wie zum Beispiel To do > In Arbeit > Rückfrage > Erledigt kann damit sowohl der Fortschritt eines Projekts als auch projektübergreifend der Status für einzelne Benutzer angezeigt werden.
• Für die Änderung von Arbeitspaketen ist nach dem Octaved-Flow-Modell zur Arbeitsteilung mindestens die Berechtigungsstufe Projektmanager erforderlich. Um Workflows für Arbeitspakete zu ermöglichen, können nun auch normale Benutzer mit Schreibberechtigung Labels für Arbeitspakete bearbeiten.

Weitere Benachrichtigungsoptionen in der Inbox

• Projektmanager können sich über Inbox benachrichtigen lassen, wenn ein Arbeitspaket, für das sie die Rolle Projektmanager haben, als erledigt abgehakt wurde.
• Wurden Arbeitspakete mit zeitlicher Abhängigkeit geplant, kann eine Benachrichtigung erfolgen, wenn das vorhergehende Arbeitspaket als erledigt abgehakt wurde. Bei einer zeitlichen Abhängigkeit ist das nachfolgende Arbeitspaket dann zwar noch nicht wirklich an der Reihe, aber es ist gut zu wissen, dass man gegebenenfalls früher damit beginnen kann.
• Wie immer kann die Benachrichtigung nur in Octaved Flow, zusätzlich über die Systembenachrichtigungen (bei Windows anders als bei Apple-Produkten) und zusätzlich per E-Mail erfolgen. Dies ist pro Benachrichtigungsart einstellbar.

Verbesserung Farbige Gruppierungen für Aufgaben in Arbeitspaketen

• Aufgaben können in Gruppen zusammengefasst werden, die jeweils zusammenklappbar sind
• Diese Gruppen können nun mit individuellen Farben versehen werden

Weitere Verbesserungen

• Nach dem Kopieren einer Zeitbuchung von einem Vortag wird automatisch auf heute gesprungen.
• In Arbeitszeiten/Freie Tage gibt es jetzt einen Button zum Bearbeiten der regulären Wochenarbeitszeiten statt eines etwas versteckten Eintrags im Menü.
• In der Aufgabenliste kann das Drop-Down-Feld zur Auswahl von Labels nun mit einem "X" geschlossen werden.
• Die Auswahl eines neuen Board-Elements zum Erstellen eines Beitrags schließt automatisch die Liste der verfügbaren Board-Elemente, um mehr Platz für den Inhalt zu schaffen.

15. Juni 2023

Neues Feature Projekte als Vorlagen markieren

• In den Projekteinstellungen kann nun ein Projekt als Vorlage markiert werden:

• Mit Hilfe des Filters ist es möglich, Vorlagen in der Projektübersicht auszublenden oder nur Vorlagen anzeigen zu lassen:

• Archiviert war bisher ein Häkchen (Checkbox) in den Projekteinstellungen und ist nun in das Auswahlfeld gewandert. Damit ist Archiviert ein weiterer möglicher Projektstatus.
• Alle möglichen Projektstatus sind:

Neues Feature Projekte sperren

• Es ist möglich, Arbeitspakete in Octaved Flow zu sperren. Auf gesperrte Arbeitspakete kann keine Projektarbeitszeit gebucht werden.
• Ein möglicher Anwendungsfall ist, dass es gerade grundsätzliche Diskussionen mit dem Kunden gibt, so dass das Arbeitspaket nicht weiter bearbeitet werden soll
• Um ein ganzes Projekt zu sperren, mussten bisher alle Arbeitspakete gesperrt werden. Dies ist zwar über eine zentrale Funktion mit nur einem Mausklick möglich, allerdings werden dabei auch andere Status wie z.B. Abgeschlossen überschrieben.
• Mit dem neuen Auswahlfeld für den Projektstatus ist es nun auch möglich, ein komplettes Projekt zu sperren und dabei den Status der einzelnen Arbeitspakete unverändert zu lassen.

25. Mai 2023

Neues Feature Papierkorb mit Wiederherstellung

• Papierkorb für gelöschte Aufgaben, Arbeitspakete, Besprechungsberichte im Board, Zeitbuchungen oder ganze Projekte
• Kein manuelles Löschen des Papierkorbs möglich, auch nicht mit Administratorrechten
• Der Papierkorb kann nicht umgangen werden
• Automatisches Löschen von Daten im Papierkorb (mindestens) 30 Tage nach dem Löschdatum
• Wiederherstellen von gelöschten Daten über den neuen Menüpunkt Papierkorb, links im Menü unter Erweitert

• Elemente werden unter vollständiger Wahrung der Integrität wiederhergestellt. Die Wiederherstellung erfolgt im gleichen Zustand wie zum Zeitpunkt des Löschens. Hat beispielsweise ein Arbeitspaket einige gelöschte Zeitbuchungen, wird dann das Arbeitspaket gelöscht und später wiederhergestellt, dann sind gleichen Zeitbuchungen vorhanden und die gleichen Zeitbuchungen gelöscht wie zum Zeitpunkt des Löschens.
• Mit anderen Worten wird also der Löschvorgang an sich rückgängig gemacht
• Hinweis: Aufgaben werden nicht über den neuen Menüpunkt, sondern über das 3-Punkte Menü in der Aufgabenliste wiederhergestellt. Analog für Board-Beiträge.
• Die Funktion des Papierkorbs wurde von einigen Wochen bereits aktiviert, jetzt kommt die Funktion zum Wiederherstellen dazu. Es kann also sein, dass Sie gelöschte Daten im Papierkorb bereits jetzt vorfinden.

Verbesserte Anzeige von Lizenzinformationen

• Im neuen Menüpunkt Info & Lizenz unter Einstellungen > Mehr werden Lizenzinformationen angezeigt: Lizenzstufe, Anzahl lizenzierter Benutzer usw.
• Während der 30-tägigen Testphase wird oben ein graues Banner angezeigt mit den verbleibenden Tagen für den Testzeitraum. Als Octaved Flow Anwender/Anwenderin mit lizenzierten Benutzern betrifft Sie dies nicht.

11. Mai 2023

Verbesserung Überarbeitetes Design für das Board

• Das Board ist die zentrale Stelle in Octaved Flow für Projektdokumentation und Kollaboration
• Das Design wurde von Grund auf überarbeitet, verbessert und übersichtlicher gestaltet
• Hinzugekommen ist die Möglichkeit Board-Beiträge nach Labels zu filtern. Damit kann zum Beispiel ein Label Problem an einen Board-Beitrag geheftet werden, damit dieser dann weiterbearbeitet oder im nächsten Projektstatusmeeting besprochen werden kann.
• Es kann außerdem nach Typen von Board-Beiträgen gefiltert werden. So können beispielsweise nur die Besprechungsberichte angezeigt werden.

Neues Feature Board auch für Projekte und Teilprojekte

• Das Board war bisher nur für Arbeitspakete verfügbar
• Von unseren Anwendern haben wir erfahren, dass ein Board für das Projekt, unabhängig von Arbeitspaketen, für sie nützlich wäre
• Daher gibt es für übergreifende Themen jetzt ein Board auch auf Projektebene
• Mit einem Button wird zwischen den beiden Darstellungen gewechselt, in denen nur die Board-Beiträge für das Projekt oder zusätzlich die Board-Beiträge aller enthaltenen Arbeitspakete angezeigt werden
• So sieht man auf einen Blick alles, was es in einem Projekt gibt und was sich getan hat
• Da Teilprojekte im Wesentlichen wie Projekte funktionieren, gilt das Gleiche wie für Projekte

Neues Feature Filter für Board-Beiträge auch in der Projektübersicht

• Labels sind ein hervorragendes, schlagkräftiges und einfach zu verwendendes Mittel, um nach verschiedensten Kriterien zu kategorisieren
• Zum Beispiel kann ein Label Problem an alle Aufgaben und Board-Beiträge geheftet werden, die im nächsten Projektstatusmeeting zu besprechen sind
• Die Frage ist nun, wie man alle mit dem Problem-Label gekennzeichneten Dinge im Projektstatusmeeting schnell findet
• Dafür gibt es jetzt die Möglichkeit, nur solche Projekte und Arbeitspakete anzeigen zu lassen, in denen es Aufgaben oder Board-Beiträge mit einem bestimmten Label gibt. So sieht man direkt in der Projektübersicht, was überhaupt ein Thema für das Meeting ist
• Advanced-Feature: Zusätzlich lässt sich einstellen, ob leere Teilprojekte angezeigt werden sollen. Wenn man sie sieht, kann man trotz Filterung die Projektstruktur noch erkennen. Will man wirklich nur genau die "Problemfälle" sehen, blendet man leere aus.

Neues Feature Weitere Sprachen

• Die Benutzeroberfläche von Octaved Flow ist jetzt auch in folgenden Sprachen verfügbar: Französisch, Italienisch, Portugiesisch (Brasilien) und Spanisch

Neues Feature Wiederkehrende Planung mit Gap-Balken

• In der Projektplanung können wiederkehrende Planungen erstellt werden
• Zum Beispiel können Wartungsarbeiten an Maschinen jeden ersten Montag im Monat geplant werden oder Updates von Servern jede Woche dienstags erfolgen
• Serien von Planungsbalken können jetzt noch einfacher erstellt werden:

• Im 3-Punkte-Menü neben Balken gibt es dazu jetzt die Option Balkenserie erstellen

• Hinweis: Gap-Balken müssen aktiviert sein, damit die Option sichtbar ist. Aktivieren von Gap-Balken funktioniert wie folgt: Einstellungen (unten links im Menü) > Erweitert > Allgemein > Features (ganz oben)

Neues Feature Zeitbuchungen pro Projektrolle innerhalb eines Arbeitspakets

• Die Zeitvorgabe für ein Arbeitspaket kann mit diesem Feature weiter aufgeteilt werden, und zwar pro Projektrolle
• Gibt es zum Beispiel in einem Arbeitspaket die Projektrollen Design und Text, kann die für das Arbeitspaket vorgesehene Zeit (Aufwand) auf die beiden Projektrollen aufgeteilt werden
• Dies ist ein insgesamt eher seltener Anwendungsfall, da im Regelfall zwei separate Arbeitspakete dafür angelegt würden
• Es kommt aber bei Werbe-/Marketingagenturen und im Event-Bereich häufiger vor, dass mit dem Kunden eine Angebotsposition (= Arbeitspaket) vereinbart wurde, der Kunde das auch so ausgewiesen haben möchte (Time-Sheet), intern aber die Aufteilung notwendig ist
• Die Aufteilung kann nicht nur für zwei, sondern beliebig viele Projektrollen erfolgen

• Die Zeitbuchung erfolgt dann pro Projektrolle
• Wenn man selbst in einer Projektrolle zuständig ist, wird diese bei der Zeitbuchung automatisch vorausgewählt:

18. April 2023

Neues Feature Relatives Verschieben der Planung beim Kopieren von Projekten

• Beim Kopieren eines Projekts kann jetzt die Planung mit kopiert werden und die Planung dabei auch relativ zu einem eingegebenen Datum umgesetzt werden
• Der Use Case ist zum Beispiel, dass es ein Template mit einem Standard-Ablauf eines bestimmten Projekttyps gibt. Das Template wird in ein (reguläres) Projekt kopiert. Dabei wird ein Datum angegeben, zu dem das Projekt fertiggestellt worden sein soll. Von diesem Datum ausgehend wird die Planung dann "rückwärts" angewandt, sodass Octaved Flow darauf basierend das erforderliche Startdatum ermittelt.
• Nicht nur das Startdatum wird relativ umgesetzt, sondern natürlich die gesamte Projektplanung inklusive aller Abhängigkeiten
• Beim relativen Kopieren der Planung kann die Berechnung vom Enddatum oder vom Startdatum aus erfolgen

• Die neue Funktion kann beim Kopieren von Templates sowie beim Kopieren von laufenden und vergangenen Projekten eingesetzt werden
• Teilprojekte können genauso wie komplette Projekte kopiert werden
• Gibt es im Projektablauf des Originals Feiertage, werden diese herausgerechnet
• Gibt es im Ablauf der Kopie Feiertage, werden diese hereingerechnet und die Projektdauer entsprechend verlängert

Verbesserte Inbox für Benachrichtigungen

• Was ist die Inbox? Die Inbox ist die zentrale Informationsquelle für Kollaboration. In der Inbox werden alle Ereignisse chronologisch dargestellt: Wurde mir eine Aufgabe zugewiesen, wurde ich in einem Beitrag erwähnt oder eine Frage an mich gerichtet?
• Mit dem neuen Design kann man das Wesentliche noch schneller überblicken:

28. März 2023

Neues Feature Dashboard/Status direkt in den Projektdetails

• Octaved Flow bietet im Projektcontrolling umfassende Möglichkeiten Projekte zu analysieren und nachzuhalten
• Manchmal ist aber ein schneller Blick auf das Projekt-Dashboard ausreichend
• Das Dashboard ist in dem neuen Menüpunkt Status hinzugekommen
• Angezeigt werden die wichtigsten Daten zum Einschätzen des Projektumfangs sowie die grundlegenden Kennzahlen zum Fortschritt
• Unternehmen und Organisationen, die Projektarbeitszeit buchen, erhalten im Menüpunkt Zeitbuchungen die komplette Übersicht und den Zeitbuchungsstatus
• In der Aufschlüsselung wird transparent, wie viel unbezahlte Arbeitszeit, beispielsweise für Akquise, im Projekt enthalten ist. Damit kann die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung jederzeit on-the-fly erfolgen.

Neues Feature Aufgaben nur bei erledigten Unteraufgaben abhaken

• Wenn man versucht eine Aufgabe abzuhaken, obwohl die Unteraufgaben dieser Aufgabe noch nicht alle abgehakt wurden, wird eine Warnung angezeigt

• Dabei ist einstellbar wie strikt dies eingehalten werden soll
• In der Standardeinstellung mittel erscheint eine Warnung, mit strikt ist es nicht möglich die Aufgabe abzuhaken und mit entspannt erscheint weder eine Warnung noch eine Fehlermeldung

Neues Feature Arbeitspaket als erledigt markieren nur mit abgehakten Aufgaben

• Dieses Feature funktioniert analog zu Aufgaben/Unteraufgaben
• Hier erscheint eine Warnung, wenn der Benutzer versucht das Arbeitspaket als erledigt zu markieren, obwohl noch nicht alle Aufgaben des Arbeitspakets abgehakt wurden
• Wie strikt dies eingehalten werden soll kann ebenfalls in den Stufen mittel, strikt und entspannt eingestellt werden

21. März 2023

Neues Feature Gap-Balken

• Gap-Balken sind Balken in der Planungsansicht, die Unterbrechungen haben
• In der klassischen Projektplanung nach Gantt hat jeder Vorgang ein Start- und ein Enddatum, damit also genau einen Balken
• In vielen Anwendungsfällen ist dies jedoch nicht ausreichend flexibel und eine zu große Limitierung
• Mit Gap-Balken wird diese Einschränkung aufgehoben

Beispiel für Anwendungsfall: Kurzfristig höher priorisiertes Thema

• Ein Arbeitspaket ist regulär geplant von Mittwoch bis zum Mittwoch der darauffolgenden Woche

• Dann soll ein weiteres Thema höher priorisiert werden
• Mit Gap-Balken kann das ursprüngliche Arbeitspaket für zwei Tage unterbrochen werden, damit das höher priorisierte Arbeitspaket in diese Lücke ("Gap") eingeplant werden kann

• Ohne Gap-Balken müsste das Arbeitspaket in zwei Arbeitspakete aufgeteilt werden. Mit Gap-Balken kann dies mit einem Mausklick erledigt werden.
• Der Vorgang kann dabei auch wiederholt werden, sodass mehrere Unterbrechungen eines Balkens entstehen
• Ebenso kann die Unterbrechung mit nur einem Mausklick wieder rückgängig gemacht und mehrere Balken können wieder miteinander verschmolzen werden
• Gap-Balken sorgen für Transparenz, ein klares Bild und vermeiden unnötige Rückfragen
• Insbesondere in der Team-Planung (Ressourcenplanung) ergibt sich durch Gap-Balken ein viel klareres Bild
• Ohne die Funktion der Gap-Balken und wird eine Überlast in der Team-Planung angezeigt:

• Mit Gap-Balken kann die Auslastung eindeutig berechnet und klar angezeigt werden:

Beispiel für Anwendungsfall: Wiederkehrende Tätigkeit

• Ein Maschinenbauer plant Wartungsarbeiten an Maschinen eines Kunden einem festen Tag im Monat, zum Beispiel am ersten Montag jeden Monats
• Ein IT-Systemhaus plant Updates für die Server eines Kunden jeden Montag einzuspielen
• Auch hierfür sind Gap-Balken hervorragend geeignet. Für diesen Anwendungsfall denkt man zwar weniger in Unterbrechungen eines Balkens, sondern eher in sich wiederholenden Balken, aber am Ende ist es dasselbe.

Es gibt 3 Möglichkeiten Gap-Balken zu erzeugen

• In der Projektplanung mit der Maus einen weiteren Balken in der gleichen Zeile ziehen (klicken und ziehen)

• Mit der rechten Maustaste auf einen Balken klicken und das Kontextmenü verwenden:

• In der Liste der Gap-Balken eines Arbeitspakets (Detailansicht des Arbeitspakets) auf den Button klicken:

• Das Verschmelzen von Balken kann ebenfalls über die Liste in der Detailansicht erfolgen oder mit der rechten Maustaste:

• Abhängigkeiten von und zu Gap-Balken sind problemlos möglich. Damit können auch dann Unterbrechungen geplant werden, wenn Arbeitspakete verkettet sind. Bei Gap-Balken gelten die Abhängigkeiten für den ersten bzw. letzten Gap-Balken in einer Zeile:

• Das Feature Gap-Balken ist standardmäßig ausgeschaltet, da die Möglichkeit in der Projektplanung mehr oder weniger überall einen Balken zu erzeugen Neu-Einsteiger von Octaved Flow überfordern könnte
• Das Feature Gap-Balken wird aktiviert über Einstellungen (unten im Menü links) > Erweitert > Allgemein (ganz oben)
• Gap-Balken sind ab der Lizenzstufe Professional verfügbar, stehen aber für die nächsten 3 Monate allen zum Ausprobieren zur Verfügung

Neues Feature Meilensteine

• Zusätzlich zu den Fälligkeiten in Octaved Flow können jetzt auch Meilensteine angelegt und im Projektplan angezeigt werden
• Meilensteine sind feststehende Ereignisse, die auch bei Änderungen des Projektplans grundsätzlich unverändert bleiben sollen
• Beispiele für Meilensteine
  • Messe, an der ein Prototyp gezeigt werden soll
  • Termin mit Kunde zur Präsentation des Zwischenstands
  • Selbstauferlegte Zielsetzung des Teams
• Meilensteine können pro Projekt oder pro Teilprojekt definiert werden
• Dabei kann pro Projekt oder Teilprojekt ein einzelner Meilenstein oder eine Liste von Meilensteinen angegeben werden:

• Meilensteine werden als blaue Raute angezeigt, Fälligkeiten als lila Raute

• Sind eine Fälligkeit und ein Meilenstein am gleichen Tag, hat die Raute beide Farben und das Info-Popup zeigt die Details an:

Optimierungen

• Über die API kann jetzt die E-Mail-Adresse des Benutzers vom ERP-System aus Flow abgerufen werden, sodass die Zuordnung erleichtert wird
  • Wenn die Time-Sheets (Leistungsnachweis für die Abrechnung nach Aufwand) in Octaved Flow erzeugt werden, ist dies nicht notwendig. Denn die Spalte mit dem Namen des Benutzers, der die Projektarbeitszeit gebucht hat, kann ein- oder ausgeblendet werden.
  • Der Anwendungsfall ist, dass die Time-Sheets nicht in Octaved Flow erstellt werden, sondern die einzelnen Zeitbuchungen ins ERP-System synchronisiert werden, damit dort das Time-Sheet erstellt werden kann. Dann kann über die E-Mail-Adresse der Benutzer im ERP-System leichter zugeordnet werden.
  • Ein weiteres Anwendungsszenario ist, dass es eine Konzernvorgabe ist alle Projektzeiterfassungen in ein zentrales System zu synchronisieren. Auch hier erleichtert die E-Mail-Adresse die Zuordnung.

09. März 2023

Noch effizientere Projektzeiterfassung

• Wer erfasst schon wirklich gerne Projektarbeitszeit? Vermutlich niemand. Deswegen haben wir uns auf die Fahne geschrieben, dass die Projektzeiterfassung so schnell und effizient wie nur irgend möglich in Octaved Flow ablaufen muss. Und auch wenn wir bereits einen sehr hohen Optimierungsgrad erreicht haben, ist es uns gelungen noch einmal nachzulegen. Es sind nur Kleinigkeiten, die aber in der Summe wieder ein paar Prozent Effizienz bringen.
• Bisher wurde die Zeitbuchung im Menüpunkt Zeit buchen über das Icon grüne Uhr gestartet
• Das Icon mit der grünen Uhr gibt es nicht mehr. Jetzt startet ein Klick auf das Arbeitspaket eine neue Zeitbuchung. Das ist nicht nur intuitiver, sondern auch einfacher mit der Maus zu treffen.

• Über dem Bereich links, in dem die Arbeitspakete zur Zeitbuchung angezeigt werden, ist jetzt eine Auswahl Meine, Letzte und Suchen
• Der Inhalt von Meine ist das, was bisher dort angezeigt wurde
• Neu hinzugekommen ist Letzte. Angezeigt werden die letzten 10 Arbeitspakete, auf die man Zeit gebucht hat.
• Für Octaved Flow-Anwender mit sehr vielen Arbeitspaketen ist die Möglichkeit (nur) die letzten 10 Arbeitspakete zu sehen in vielen Fällen eine Erleichterung
• Die Suche erfolgt global in allen Arbeitspaketen

• Zusätzlich kann ein Kundenfilter eingeblendet werden. Das Auswahlfeld ist durchsuchbar.
• Dies ist eine weitere Erleichterung für Octaved Flow-Anwender mit sehr vielen Arbeitspaketen
• Der Kundenfilter wird über das 3-Punkte-Menü rechts neben der Suche eingeblendet

• Der Bereich links, in dem die Arbeitspakete zur Zeitbuchung angezeigt werden, wird nun nicht mehr über das auffällige lilafarbene Plus geöffnet
• Stattdessen kann der Bereich über ein unauffälliges Icon im unteren Bereich weggefahren werden
• Das Wegfahren der Spalte mit den Arbeitspaketen ist ohnehin nur bei sehr kleinen Monitoren notwendig

• Zeitbuchungen können jetzt in den Menüpunkten Projekte bearbeiten und Meine Aufgaben direkt aus dem 3-Punkte-Menü eines Arbeitspakets gestartet werden
• Auch für Aufgaben gibt es diese Option. In diesem Fall wird der Aufgabentext automatisch als Kommentar für die Zeitbuchung übernommen.

• Gibt es eine offene Zeitbuchung von einem Vortag, wird dies durch eine permanent sichtbare, klare Fehlermeldung angezeigt
• Der Link in der Fehlermeldung führt direkt zur offenen Zeitbuchung
• Mehrere offene Zeitbuchungen können damit der Reihe nach abgearbeitet werden
• Gibt es mehr als eine offene Zeitbuchung für den aktuellen Tag, wird ein Hinweis angezeigt
• Auch hier führt der Link der Reihe nach zu den offenen Zeitbuchungen
• Octaved Flow schränkt die Anwender nicht unnötig ein und erlaubt mehrere offene Zeitbuchungen pro Tag. Es kommt in der Praxis nicht selten vor, dass schnell eine weitere Zeitbuchung gestartet werden muss, zum Beispiel wenn ein Kunde anruft.
• Daher wird in diesem Fall nur ein Hinweis angezeigt. Eine offene Zeitbuchung von einem Vortag wird als Fehler gewertet und deutlicher hervorgehoben.

Optimierungen

• Das Zahlenformat für die Verwendung der Tausender-Interpunktion und des Dezimaltrennzeichens kann ausgewählt werden. Wird Octaved Flow im Europäischen Ausland verwendet ist die Sprache zwar Englisch, aber der Anwender ist dennoch das nicht-englische Zahlenformat 1.234.567,89 gewohnt.
• Die Einstellung des Zahlenformats erfolgt unter Meine Einstellungen (im Menü ganz unten links, eigener Name)

• In der Projektplanung und der Team-Planung werden nicht mehr alle geplanten Arbeitspakete und Aufgaben der Vergangenheit angezeigt, sondern nur noch die der letzten 2 Wochen. Damit muss für ältere Arbeitspakete und Aufgaben kein Platz mehr reserviert werden, was die Darstellung in vielen Fällen übersichtlicher macht. Über das Filter-Icon kann zwischen letzte 2 Wochen, letzte 3 Monate und alle gewählt werden.
• Der Filter Abgeschlossene Projekte ausblenden wurde entfernt. Dieser ist nun nicht mehr notwendig, da die Funktion Projekte archivieren besser geeignet ist, um abgelaufene Projekte auszublenden.
• Gruppen (von Arbeitspaketen) heißen jetzt Teilprojekte. Die Funktion ist identisch, nur der Name wurde geändert. Da Octaved Flow-Anwender die Gruppen ohnehin in der Regel dafür verwendet haben, um Teilprojekte abzubilden, ist die Änderung naheliegend. Auch Projektphasen sind von der Begrifflichkeit her eher Teilprojekte als Gruppen.

• Das Icon, um auf der linken Seite das Hauptmenü einzuklappen, wurde von unten nach oben versetzt. Das ist der Ort, an dem es Anwender (inzwischen) erwarten.