Neue Funktionen
Neues Feature Kundenzugang und Kundenbenutzer
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Der Kundenzugang kann pro Projekt (oder Teilprojekt) aktiviert werden
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Da nicht immer alle kundenseitigen Ansprechpartner in Projekte involviert sind, können nur die Kundenbenutzer ausgewählt werden, die Zugang erhalten sollen
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Jedem Kundenbenutzer kann darüber hinaus eine eigene Rolle gegeben werden, mit der die Berechtigungen geregelt werden
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Mit dem Kundenzugang können nur solche Benutzer einem Projekt zugewiesen werden, die auch dem betreffenden Kunden zugeordnet sind
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Das ist ein zusätzlicher Sicherheitsmechanismus, der verhindert, dass versehentlich die falschen Kundenbenutzer einem Projekt zugeordnet werden und damit ein Kunde die Projekte eines anderen Kunden sehen kann
Neues Feature Allgemeiner Gastzugang
- Im Gegensatz zum Kundenzugang ist der allgemeine Gastzugang nicht auf Projekte eines Kunden beschränkt
- Allgemeine Gastbenutzer sind beispielsweise Partner, Lieferanten, Dienstleister, Berater oder externe Prüfer/Auditoren
- Im Menüpunkt Benutzer werden nun neben den internen Benutzern auch Kundenbenutzer und allgemeine Gastbenutzer hinzugefügt und verwaltet
Neues Feature Rollen für Gastbenutzer und Kundenbenutzer
- Die Zuweisung von Berechtigungen an Kunden- und Gastbenutzer ist durch die Verwendung von Rollen einfach und sicher
- Die Rollen werden zentral im neuen Menüpunkt Gastrollen verwaltet, der unter Einstellungen > Mehr zu finden ist
Verbesserung Login jetzt in zwei Schritten
- Bisher wurden Benutzername (E‑Mail) und Passwort auf einer Seite eingegeben, um sich in Octaved Flow einzuloggen
- Um die oben genannten Funktionen zu ermöglichen, wurde der Login in zwei Schritte aufgeteilt: Im ersten Schritt wird der Benutzername (E‑Mail‑Adresse) eingegeben und erst im zweiten Schritt das Passwort
- Die Aufteilung in zwei Schritte entspricht auch dem allgemeinen Trend im Bereich SaaS
Neues Feature Board auch für Aufgaben
- Das Board war bisher nur für Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete verfügbar
- Jetzt gibt es das Board auch für Aufgaben
- Aufgaben hatten bisher nur einen einfachen Texteditor für zusätzliche Notizen zur Aufgabe, der über das Icon gelber Klebezettel erreichbar war
- Jetzt kann zwischen dem einfachen Texteditor und einem kompletten Board mit allen Elementen wie beispielsweise Besprechungsbericht, Bild/Zeichnung oder Freigabeanfrage umgeschaltet werden (Hinweis: das Umschalten ist nur möglich, solange kein Inhalt vorhanden ist)
- Da Aufgaben für die Kollaboration mit Kunden verwendet werden können, bieten die Funktionen des Boards dafür viel mehr Möglichkeiten
Neues Feature Board-Element Bild jetzt mit zusätzlichem Textbereich
- Bisher konnte das Board‑Element Bild nur ein oder mehrere Bilder enthalten
- Text war nicht vorgesehen
- Dafür konnte ein Textelement hinzugefügt werden
- Das Feedback unserer Kunden hat gezeigt, dass in der Kollaboration mit Kunden beispielsweise technische Zeichnungen besprochen werden, die untrennbar mit dem erklärenden Text verbunden sind
- Daher ist es nun möglich, einen solchen Erklärungstext direkt mit dem Bild (der technischen Zeichnung) zu speichern
Neues Feature Kommentarfunktion zu Board‑Beiträgen
- Zu jedem Board‑Beitrag kann nun ein Kommentar abgegeben werden
- Dies können mehrere Kommentare von verschiedenen Benutzern sein
- Es ist auch möglich, auf Kommentare zu antworten und auf Antworten eine eigene Antwort zu verfassen
- Mit Kommentaren und den dazugehörigen Antworten entsteht eine zweistufige Struktur, die auch bei langen Verläufen und Diskussionen übersichtlich bleibt
- Diese Funktion ist für jeden nützlich, insbesondere wenn man den Inhalt eines Board‑Beitrags nicht selbst ändern, sondern nur den Autor auf etwas aufmerksam machen möchte
- Mit der kommenden Funktion Kundenbenutzer entfaltet dieses Feature dann seinen vollen Nutzen. Denn damit ist es möglich, dass Kundenbenutzer zwar keine Berechtigung zum Bearbeiten von Forenbeiträgen erhalten (man möchte ja selbst die Kontrolle über den Inhalt behalten), aber Kommentare wie beispielsweise Änderungswünsche abgeben können
- Mit der Kommentarfunktion im Board ist dies dann transparent und nachvollziehbar
Neues Feature Weitere Sortiermöglichkeit für Board‑Beiträge
- Die Board‑Beiträge waren bisher standardmäßig so sortiert, dass der zuletzt bearbeitete Board‑Beitrag oben stand
- Bei der Kommentarfunktion, bei der Kommentare und Antworten chronologisch von oben nach unten sortiert werden, ist diese Sortierung jedoch verwirrend
- Daher ist die Standardsortierung nun so, dass der zuletzt bearbeiteten Board‑Beiträge unten stehen
- Über den Sortier‑Button kann die Sortierung wieder auf die vorherige Reihenfolge zurückgesetzt werden
Verbessertes Design im Projektcontrolling
- Im Bereich Projektcontrolling wurden die Farben aufgefrischt und das Design übersichtlicher gestaltet.
Neues Feature Export der Projektplanung im Excel-Format
- Der Projektplan kann im Excel-Format exportiert werden.
- Auch wenn das Feature Gastzugang für Kunden kurz vor der Einführung steht, wünschen viele Kunden unserer Octaved Flow Anwender weiterhin den Projektplan im Microsoft Project oder Excel Format.
Neues Feature Filtern nach Benutzer im Kanban-Board für Arbeitspakete
- Im Kanban-Board für Arbeitspakete kann nun sowohl nach Benutzern als auch nach Projekten gefiltert werden.
- Bei der Abbildung von Workflows wie zum Beispiel To do > In Arbeit > Rückfrage > Erledigt kann damit sowohl der Fortschritt eines Projekts als auch projektübergreifend der Status für einzelne Benutzer angezeigt werden.
- Für die Änderung von Arbeitspaketen ist nach dem Octaved-Flow-Modell zur Arbeitsteilung mindestens die Berechtigungsstufe Projektmanager erforderlich. Um Workflows für Arbeitspakete zu ermöglichen, können nun auch normale Benutzer mit Schreibberechtigung Labels für Arbeitspakete bearbeiten.
Weitere Benachrichtigungsoptionen in der Inbox
- Projektmanager können sich über Inbox benachrichtigen lassen, wenn ein Arbeitspaket, für das sie die Rolle Projektmanager haben, als erledigt abgehakt wurde.
- Wurden Arbeitspakete mit zeitlicher Abhängigkeit geplant, kann eine Benachrichtigung erfolgen, wenn das vorhergehende Arbeitspaket als erledigt abgehakt wurde. Bei einer zeitlichen Abhängigkeit ist das nachfolgende Arbeitspaket dann zwar noch nicht wirklich an der Reihe, aber es ist gut zu wissen, dass man gegebenenfalls früher damit beginnen kann.
- Wie immer kann die Benachrichtigung nur in Octaved Flow, zusätzlich über die Systembenachrichtigungen (bei Windows anders als bei Apple‑Produkten) und zusätzlich per E‑Mail erfolgen. Dies ist pro Benachrichtigungsart einstellbar.
Verbesserung Farbige Gruppierungen für Aufgaben in Arbeitspakete
- Aufgaben können in Gruppen zusammengefasst werden, die jeweils zusammenklappbar sind
- Diese Gruppen können nun mit individuellen Farben versehen werden
Weitere Verbesserungen
- Nach dem Kopieren einer Zeitbuchung von einem Vortag wird automatisch auf heute gesprungen.
- In Arbeitszeiten/Freie Tage gibt es jetzt einen Button zum Bearbeiten der regulären Wochenarbeitszeiten statt eines etwas versteckten Eintrags im Menü.
- In der Aufgabenliste kann das Drop‑Down‑Feld zur Auswahl von Labels nun mit einem "X" geschlossen werden.
- Die Auswahl eines neuen Board‑Elements zum Erstellen eines Beitrags schließt automatisch die Liste der verfügbaren Board‑Elemente, um mehr Platz für den Inhalt zu schaffen.
Neues Feature Projekte als Vorlagen markieren
- In den Projekteinstellungen kann nun ein Projekt als Vorlage markiert werden:
- Mit Hilfe des Filters ist es möglich, Vorlagen in der Projektübersicht auszublenden oder nur Vorlagen anzeigen zu lassen:
- Archiviert war bisher ein Häkchen (Checkbox) in den Projekteinstellungen und ist nun in das Auswahlfeld gewandert. Damit ist Archiviert ein weiterer möglicher Projektstatus.
- Alle möglichen Projektstatus sind:
Neues Feature Projekte sperren
- Es ist möglich, Arbeitspakete in Octaved Flow zu sperren. Auf gesperrte Arbeitspakete kann keine Projektarbeitszeit gebucht werden.
- Ein möglicher Anwendungsfall ist, dass es gerade grundsätzliche Diskussionen mit dem Kunden gibt, so dass das Arbeitspaket nicht weiter bearbeitet werden soll
- Um ein ganzes Projekt zu sperren, mussten bisher alle Arbeitspakete gesperrt werden. Dies ist zwar über eine zentrale Funktion mit nur einem Mausklick möglich, allerdings werden dabei auch andere Status wie z.B. Abgeschlossen überschrieben.
- Mit dem neuen Auswahlfeld für den Projektstatus ist es nun auch möglich, ein komplettes Projekt zu sperren und dabei den Status der einzelnen Arbeitspakete unverändert zu lassen.
Neues Feature Papierkorb mit Wiederherstellung
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Papierkorb für gelöschte Aufgaben, Arbeitspakete, Besprechungsberichte im Board, Zeitbuchungen oder ganze Projekte
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Kein manuelles Löschen des Papierkorbs möglich, auch nicht mit Administratorrechten
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Der Papierkorb kann nicht umgangen werden
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Automatisches Löschen von Daten im Papierkorb (mindestens) 30 Tage nach dem Löschdatum
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Wiederherstellen von gelöschten Daten über den neuen Menüpunkt Papierkorb, links im Menü unter Erweitert
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Elemente werden unter vollständiger Wahrung der Integrität wiederhergestellt. Die Wiederherstellung erfolgt im gleichen Zustand wie zum Zeitpunkt des Löschens. Hat beispielsweise ein Arbeitspaket einige gelöschte Zeitbuchungen, wird dann das Arbeitspaket gelöscht und später wiederhergestellt, dann sind gleichen Zeitbuchungen vorhanden und die gleichen Zeitbuchungen gelöscht wie zum Zeitpunkt des Löschens.
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Mit anderen Worten wird also der Löschvorgang an sich rückgängig gemacht
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Hinweis: Aufgaben werden nicht über den neuen Menüpunkt, sondern über das 3-Punkte Menü in der Aufgabenliste wiederhergestellt. Analog für Board-Beiträge.
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Die Funktion des Papierkorbs wurde von einigen Wochen bereits aktiviert, jetzt kommt die Funktion zum Wiederherstellen dazu. Es kann also sein, dass Sie gelöschte Daten im Papierkorb bereits jetzt vorfinden.
Verbesserte Anzeige von Lizenzinformationen
- Im neuen Menüpunkt Info & Lizenz unter Einstellungen > Mehr werden Lizenzinformationen angezeigt: Lizenzstufe, Anzahl lizenzierter Benutzer usw.
- Während der 30‑tägigen Testphase wird oben ein graues Banner angezeigt mit den verbleibenden Tagen für den Testzeitraum. Als Octaved Flow Anwender/Anwenderin mit lizenzierten Benutzern betrifft Sie dies nicht.
Verbesserung Überarbeitetes Design für das Board
- Das Board ist die zentrale Stelle in Octaved Flow für Projektdokumentation und Kollaboration
- Das Design wurde von Grund auf überarbeitet, verbessert und übersichtlicher gestaltet
- Hinzugekommen ist die Möglichkeit Board‑Beiträge nach Labels zu filtern. Damit kann zum Beispiel ein Label Problem an einen Board‑Beitrag geheftet werden, damit dieser dann weiterbearbeitet oder im nächsten Projektstatusmeeting besprochen werden kann.
- Es kann außerdem nach Typen von Board‑Beiträgen gefiltert werden. So können beispielsweise nur die Besprechungsberichte angezeigt werden.
Neues Feature Board auch für Projekte und Teilprojekte
- Das Board war bisher nur für Arbeitspakete verfügbar
- Von unseren Anwendern haben wir erfahren, dass ein Board für das Projekt, unabhängig von Arbeitspaketen, für sie nützlich wäre
- Daher gibt es für übergreifende Themen jetzt ein Board auch auf Projektebene
- Mit einem Button wird zwischen den beiden Darstellungen gewechselt, in denen nur die Board‑Beiträge für das Projekt oder zusätzlich die Board‑Beiträge aller enthaltenen Arbeitspakete angezeigt werden
- So sieht man auf einen Blick alles, was es in einem Projekt gibt und was sich getan hat
- Da Teilprojekte im Wesentlichen wie Projekte funktionieren, gilt das Gleiche wie für Projekte
Neues Feature Filter für Board‑Beiträge auch in der Projektübersicht
- Labels sind ein hervorragendes, schlagkräftiges und einfach zu verwendendes Mittel, um nach verschiedensten Kriterien zu kategorisieren
- Zum Beispiel kann ein Label Problem an alle Aufgaben und Board‑Beiträge geheftet werden, die im nächsten Projektstatusmeeting zu besprechen sind
- Die Frage ist nun, wie man alle mit dem Problem-Label gekennzeichneten Dinge im Projektstatusmeeting schnell findet
- Dafür gibt es jetzt die Möglichkeit, nur solche Projekte und Arbeitspakete anzeigen zu lassen, in denen es Aufgaben oder Board‑Beiträge mit einem bestimmten Label gibt. So sieht man direkt in der Projektübersicht, was überhaupt ein Thema für das Meeting ist
- Advanced‑Feature: Zusätzlich lässt sich einstellen, ob leere Teilprojekte angezeigt werden sollen. Wenn man sie sieht, kann man trotz Filterung die Projektstruktur noch erkennen. Will man wirklich nur genau die "Problemfälle" sehen, blendet man leere aus.
Neues Feature Weitere Sprachen
- Die Benutzeroberfläche von Octaved Flow ist jetzt auch in folgenden Sprachen verfügbar: Französisch, Italienisch, Portugiesisch (Brasilien) und Spanisch
Neues Feature Wiederkehrende Planung mit Gap‑Balken
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In der Projektplanung können wiederkehrende Planungen erstellt werden
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Zum Beispiel können Wartungsarbeiten an Maschinen jeden ersten Montag im Monat geplant werden oder Updates von Servern jede Woche dienstags erfolgen
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Serien von Planungsbalken können jetzt noch einfacher erstellt werden:
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Im 3‑Punkte‑Menü neben Balken gibt es dazu jetzt die Option Balkenserie erstellen
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Hinweis: Gap‑Balken müssen aktiviert sein, damit die Option sichtbar ist. Aktivieren von Gap‑Balken funktioniert wie folgt: Einstellungen (unten links im Menü) > Erweitert > Allgemein > Features (ganz oben)
Neues Feature Zeitbuchungen pro Projektrolle innerhalb eines Arbeitspakets
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Die Zeitvorgabe für ein Arbeitspaket kann mit diesem Feature weiter aufgeteilt werden, und zwar pro Projektrolle
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Gibt es zum Beispiel in einem Arbeitspaket die Projektrollen Design und Text, kann die für das Arbeitspaket vorgesehene Zeit (Aufwand) auf die beiden Projektrollen aufgeteilt werden
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Dies ist ein insgesamt eher seltener Anwendungsfall, da im Regelfall zwei separate Arbeitspakete dafür angelegt würden
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Es kommt aber bei Werbe‑/Marketingagenturen und im Event‑Bereich häufiger vor, dass mit dem Kunden eine Angebotsposition (= Arbeitspaket) vereinbart wurde, der Kunde das auch so ausgewiesen haben möchte (Time‑Sheet), intern aber die Aufteilung notwendig ist
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Die Aufteilung kann nicht nur für zwei, sondern beliebig viele Projektrollen erfolgen
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Die Zeitbuchung erfolgt dann pro Projektrolle
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Wenn man selbst in einer Projektrolle zuständig ist, wird diese bei der Zeitbuchung automatisch vorausgewählt:
Neues Feature Relatives Verschieben der Planung beim Kopieren von Projekten
- Beim Kopieren eines Projekts kann jetzt die Planung mit kopiert werden und die Planung dabei auch relativ zu einem eingegebenen Datum umgesetzt werden
- Der Use Case ist zum Beispiel, dass es ein Template mit einem Standard-Ablauf eines bestimmten Projekttyps gibt. Das Template wird in ein (reguläres) Projekt kopiert. Dabei wird ein Datum angegeben, zu dem das Projekt fertiggestellt worden sein soll. Von diesem Datum ausgehend wird die Planung dann "rückwärts" angewandt, sodass Octaved Flow darauf basierend das erforderliche Startdatum ermittelt.
- Nicht nur das Startdatum wird relativ umgesetzt, sondern natürlich die gesamte Projektplanung inklusive aller Abhängigkeiten
- Beim relativen Kopieren der Planung kann die Berechnung vom Enddatum oder vom Startdatum aus erfolgen
- Die neue Funktion kann beim Kopieren von Templates sowie beim Kopieren von laufenden und vergangenen Projekten eingesetzt werden
- Teilprojekte können genauso wie komplette Projekte kopiert werden
- Gibt es im Projektablauf des Originals Feiertage, werden diese herausgerechnet
- Gibt es im Ablauf der Kopie Feiertage, werden diese hereingerechnet und die Projektdauer entsprechend verlängert
Verbesserte Inbox für Benachrichtigungen
- Was ist die Inbox? Die Inbox ist die zentrale Informationsquelle für Kollaboration. In der Inbox werden alle Ereignisse chronologisch dargestellt: Wurde mir eine Aufgabe zugewiesen, wurde ich in einem Beitrag erwähnt oder eine Frage an mich gerichtet?
- Mit dem neuen Design kann man das Wesentliche noch schneller überblicken: