Blog von Octaved Flow

Neue Features und weitere Ressourcen

Abrechnen vorbereiten (neu)

Im neuen Menüpunkt Vorbereiten im Bereich Abrechnen sind Projekte und Arbeitspakete, die inhaltlich fertig gestellt sind, aber noch nicht für die Abrechnung bereit sind. Hier kann der Übergang vom Projektmanager zur Abrechnungsabteilung erfolgen, indem ein Arbeitspaket vom Projektmanager auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt wird. So können die für die Abrechnung Zuständigen sicher sein, dass das Arbeitspaket auch wirklich abgerechnet werden kann.

Keine Projekte liegen lassen - Mit dem voreingestelltem Filter werden Arbeitspakete angezeigt, die vom Ausführenden erledigt wurden und ausgeschöpfte Kontingente.
Aufgabenübersicht - In der Projekttabelle kann man auf einen Blick erkennen, ob für ein Arbeitspaket, das eigentlich erledigt sein soll, auch tatsächlich alle Aufgaben erledigt sind.
Zeitbuchungsbalken - Hier wird angezeigt, wieviel Zeit auf ein Arbeitspaket gebucht wurde. Vor allem bei Kontingenten ist das eine wichtige Information, da diese in der Regel spätestens beim Erreichen der 100% Zeitbuchung abgerechnet werden können.
Nur eigene Projekte anzeigen - Mit dem Quick-Filter werden nur Projekte angezeigt, in denen man selbst Projektmanager ist.

Abrechnen (verbessert)

Der Menüpunkt Abrechnen ist jetzt noch leichter zu bedienen. Außerdem kann eingestellt werden, wie mit Kontingenten und Festpreis-Arbeitspaketen umgegangen werden soll.

Konfigurierbarer Umgang mit Festpreisen und Kontingenten - Es kann jetzt eingestellt werden, wie Octaved Flow Arbeitspakete mit Abrechnungstyp Kontingent oder Festpreis betrachten soll. Es kann sich beispielsweise je nach Unternehmen unterscheiden, ob Festpreise und Kontingente zu Beginn, mittendrin oder am Ende der Arbeiten abgerechnet wird. Oder die Abrechnung wird komplett über das ERP gesteuert.
Abrechenbare Arbeitspakete einfacher erkennen - Arbeitspakete, die in einem Projekt nicht abgerechnet werden können, werden grau dargestellt. So kann man sich auf die abrechenbaren Arbeitspakete fokussieren.
Freie Auswahl der Arbeitspakete - Mit Checkboxes können Arbeitspakete ausgewählt werden, die zu einer Abrechnung zusammengefasst werden. So können fertig gestellte Arbeitspakete früher abgerechnet werden.
Export des Time-Sheets direkt beim Erstellen der Abrechnung - Beim Erstellen der Abrechnung können Time-Sheets und Abrechnungsdateien in einem Arbeitsschritt heruntergeladen werden.
Freitextfeld pro Abrechnung - Für das Time-Sheet kann zentral ein Fußtext definiert werden. Mit diesem Release kann ein zweiter Fußtext individuell pro Abrechnung angegeben werden.

Teilabrechnen (verbessert)

Der Menüpunkt Teilabrechnen (früher Abrechnen nach Zeitraum) ist genau wie Abrechnen jetzt noch leichter zu bedienen. Außerdem können Arbeitspakete jetzt bis zu einem bestimmten Datum eingefroren werden. Zum Beispiel können Zeitbuchungen bis zum Ende des letzten Monats gesperrt werden. Ausführende können dann diese Zeitbuchungen nicht mehr angelegen, bearbeiten oder löschen. Damit ist Ihre Abrechnung abgesichert, weil Zeitbuchungen nicht mehr verändert werden können, während Sie an der Abrechnung arbeiten.

Arbeitspakete einfrieren - Arbeitspakete können bis zu einem Datum eingefroren werden, sodass keine Zeitbuchungen mehr angelegt, bearbeitet, oder gelöscht werden können.
Abrechenbare Arbeitspakete einfacher erkennen - Arbeitspakete, die in einem Projekt nicht abgerechnet werden können, werden grau dargestellt. So kann man sich auf die abrechenbaren Arbeitspakete fokussieren.
Freie Auswahl der Arbeitspakete - Mit Checkboxes können Arbeitspakete ausgewählt werden, die zu einer Abrechnung zusammengefasst werden. So können fertig gestellte Arbeitspakete früher abgerechnet werden.
Export des Time-Sheets direkt beim Erstellen der Abrechnung - Beim Erstellen der Abrechnung können Time-Sheets und Abrechnungsdateien in einem Arbeitsschritt heruntergeladen werden.
Freitextfeld pro Abrechnung - Für das Time-Sheet kann zentral ein Fußtext definiert werden. Mit diesem Release kann ein zweiter Fußtext individuell pro Abrechnung angegeben werden.

Liste Abrechnungen (neu)

In der Liste der Abrechnungen werden alle Abrechnungen, die mit Octaved Flow erstellt wurden, angezeigt. So kann geprüft werden, welche Abrechnungen zuletzt erstellt wurden, oder es kann erneut ein Time-Sheet exportiert werden. Bei einem angebundenen ERP-System wird hier der Übertragungsstatus angezeigt.

Übersicht aller Abrechnungen - Alle mit Octaved Flow erstellten Abrechnungen in einer Liste.
Filter und Suche - Die Abrechnungen können nach Projektnamen oder der Person, die die Abrechnung erstellt hat, durchsucht werden. Außerdem gibt es einen Kundenfilter und es kann nach dem Status der ERP-Übertragung gefiltert werden.
Kommentar zur Abrechnung - Es kann pro Abrechnung ein Kommentar gespeichert werden.
Export der Abrechnung - Time-Sheets können hier erneut heruntergeladen oder ein Export an das ERP-System erneut angestoßen werden.

Weitere Features

Export von Time-Sheets aus der Zeitbuchungsliste - Time-Sheets und Übersichten können direkt aus der Zeitbuchungsliste heruntergeladen werden. Bei diesem Export sind auch nicht abrechenbare Arbeitspakete oder Zeitbuchungen von Festpreis-Arbeitspaketen enthalten. Der Export ist nicht für Kunden gedacht, sondern für interne Zwecke.

Projektcontrolling (verbessert)

In Projektcontrolling erhalten Sie Real-Time-Informationen zum Beispiel zu:

Genereller Status, was wurde angefangen, was ist fertiggestellt, was wurde noch nicht begonnen
Fertigstellunggrad anhand mehrerer Kriterien
Einhaltung von Meilensteinen
Gebuchte Zeiten, Überschreitungen von Zeitvorgaben mit Risikobewertung
Wirtschaftlichkeit von Projekten anhand des kalkulatorischen Stundensatzes

Überblick der Zeitvorgaben und möglicher Zeitüberschreitungen im Projekt

Alle Projekte auf einen Blick - Insbesondere bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten bietet die Helikopterperspektive den Überblick und die Möglichkeit direkt Details heran zu zoomen.
Sprechende Menüpunkte - Die Menüpunkte im Projektcontrolling entsprechen den typischen Anforderungen des Projektmanagers oder der Stakeholder für Analysen und Auswertungen.
Quick-Filter - Alle Menüpunkte haben direkt über dem Projektbereich Quick-Filter, die je nach Kontext eine schnelle Filterung ermöglichen.
In Arbeit/fertig - Der Menüpunkt In Arbeit/fertig bietet eine Übersicht der Projekte und liefert Antworten auf elementare Fragen wie: Wie viele Arbeitspakete wurden begonnen, noch nicht begonnen oder sind fertig?
Fertigstellungsgrad - Die Frage nach dem Fertigstellungsgrad ist sicherlich im Bereich des Projektmanagements eine der interessantesten Fragestellungen überhaupt. Einen zuverlässigen Fertigstellungsgrad zu berechnen ist nicht selten eine Herausforderung. Octaved Flow bietet einen alternativen, schlanken und effizienten Ansatz: Es werden vier verschiedene Werte zum Fertigstellungsgrad ermittelt, die unterschiedlich genau sind. Je nachdem, wie ordentlich beispielsweise Aufgaben mit Zeitschätzung angelegt wurden, kann ein sehr genauer oder weniger genauer Wert ermittelt werden.
Gebuchte Zeiten - In diesem Menüpunkt werden Zeitbuchungen analysiert. Zum Beispiel sieht man hier, wie viel des ursprünglich geplanten Zeitbudgets in einem Projekt oder Arbeitspaket aufgebraucht ist, wie sie die gebuchte Zeit auf unterschiedliche Projektrollen aufteilt, oder wie groß der Anteil eines Projekts an allen Projekten eines Kunden ist. Mit Labels lassen sich außerdem beliebige Kategorien zur Auswertung abbilden.
Zeitvorgabe/-überschreitung - In diesem Menüpunkt von Octaved Flow zeigen Balken das Verhältnis gebuchter Projektarbeitszeiten zu den geplanten Aufwänden. Mit einem Ampelsystem erkennen Sie Probleme auf einen Blick.
Kritische Zeitprognose - Die Zeitprognose ist kritisch, wenn die Summe des geschätzten Aufwands der noch zu erledigenden Aufgaben größer ist als die verbleibende Zeit, die noch gebucht werden kann. So erkennt man frühzeitig, ob der geplante Aufwand für ein Arbeitspaket ausreichend ist.
Planung überschritten - Sie können in Octaved Flow für Projekte und Gruppen von Arbeitspaketen einen Meilenstein angeben. Arbeitspakete werden mit einem (Anfangs- und) Enddatum geplant. Ist ein Arbeitspaket nicht zum geplanten Enddatum als erledigt markiert, wird es hier rot angezeigt. Außerdem kann man auch alle kommenden oder eingehaltenen Meilensteine einsehen, beziehungsweise Arbeitspakete ohne Meilenstein identifizieren.
Festpreisanalyse - Werden für ein oder mehrere Arbeitspakete mit dem Kunden Festpreise vereinbart, so wird in der Regel ein bestimmter Stundensatz für die Kalkulation verwendet. In Octaved Flow wird zur Betrachtung der Rentabilität von zeitlich gedeckelten Arbeitspaketen der kalkulatorische Stundensatz verwendet. Werden alle Arbeitsleistungen inklusive der Kundenakquise gebucht, lassen sich Kunden mit dem kalkulatorischen Stundensatz realistisch miteinander vergleichen.
Aktivität - Überall dort, wo es Projekte gibt, entstehen auch Zombie-Projekte. Finden Sie liegen gebliebene Projekte, bei denen über einen bestimmten Zeitraum keine Aktivitäten stattgefunden haben.

Weitere Informationen zu Projektcontrolling finden Sie im Tutorial.

Team-Planung (verbessert)

Die Team-Planung ist die Ergänzung zu der Projektplanung. Hier werden für jedes Team-Mitglied die geplanten Arbeitspakete angezeigt. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wer zu viel oder zu wenig Arbeit auf dem Schreibtisch hat.

Team-Mitglieder zur Ansicht hinzufügen - Es können beliebig viele Team-Mitglieder zur Ansicht hinzugefügt werden.
Auslastung anzeigen - Pro Team-Mitglied wird die Auslastung pro Tag in Stunden angegeben. Durch die Balkendarstellung lässt sich leicht erkennen, ob an einem Tag zu viele oder zu wenige Stunden geplant sind. Liegt die Auslastung an einem Tag über dem Limit, wird der Auslastungsbalken orange angezeigt.
Berechnungsmodi der Auslastung - Es kann eingestellt werden, wie die Auslastung berechnet werden soll. Wird mit Aufgabenstunden gearbeitet, kann die Auslastung nur aus den Aufgabenstunden berechnet werden. Ist die Zeitvorgabe im Arbeitspaket der Maßstab, kann nur diese für die Auslastung verwendet werden. In der Praxis ist der wohl häufigste Fall eine Mischform aus beidem und genau diese Berechnungsart ist auch voreingestellt.
Arbeitspakete ohne Zuständige zuweisen - Arbeitspakete, denen noch keine Person zugeteilt wurde, werden in einer separaten Reihe angezeigt. Diese können dann einem Team-Mitglied zugeteilt werden, das die notwendigen freien Kapazitäten und natürlich auch die Qualifikation für das Arbeitspaket hat.
Filter - Arbeitspakete können gefiltert werden, beispielsweise lassen sich so bereits erledigte Arbeitspakete ausblenden.

Weitere Features

Arbeitspakete per Maus planen - In der Projektplanung können ungeplante Arbeitspakete jetzt noch schneller geplant werden. Einfach mit der Maus auf ein Datum klicken und dann den Balken so lange ziehen, wie das Arbeitspaket dauern soll.
Planung anzeigen - Gibt es für ein Projekt eine Planung, kann diese von überall in Octaved Flow angezeigt werden. Ideal falls man etwas nachsehen oder einen schnellen Überblick erhalten möchte.
Nachfolger anzeigen - Sind von einem Arbeitspaket andere Arbeitspakete abhängig, werden sie im Planungsbereich angezeigt. So hat man im Blick, welche Arbeitspakete durch eine Änderung der Planung beeinflusst werden.

Preisaufschläge für Zeitbuchungen (neu)

Zu den regulären Stundensätzen können zum Beispiel für Sonntagsarbeit oder als Nachtzuschlag Preisaufschläge hinzugefügt werden. Die Liste der möglichen Preisaufschläge wird zentral definiert und kann kundenindividuell angepasst werden.

Preisaufschläge werden in Time-Sheets mit aufgeführt und fließen mit in die Berechnung ein.

Zentral konfigurierbar - Preisaufschläge werden zentral in den Systemeinstellungen angelegt und verwaltet. Der Prozentsatz des Preisaufschlags und ein sprechender Name werden dabei angegeben.
Kundenindividuelle Preisaufschläge - Pro Kunde können abweichende Einstellungen vorgenommen werden. Zunächst stehen alle Standard-Preisaufschläge für einen Kunden zur Verfügung. Diese können abgeschaltet oder mit anderen Prozentsätzen versehen werden.
Zeitfenster konfigurierbar - Pro Preisaufschlag können die Wochentage und die Uhrzeit angegeben werden, an denen der Preisaufschlag gelten soll.
Automatische Auswahl des Preisaufschlags - Wird eine Zeitbuchung für eine Zeit durchgeführt, zu der ein Preisaufschlag gilt, dann wird die Option Zeitbuchung mit Preisaufschlag automatisch aktiviert und der passende Preisaufschlag vorausgewählt.
Übersicht zum Preisaufschlag - Wie viel Prozent der Preisaufschlag beträgt, an welchen Wochentagen und für welche Zeiträume er gilt, wird dabei mit angezeigt.
Hinweis bei fehlendem Preisaufschlag - Die Voreinstellung bei der Zeitbuchung ist nur ein Vorschlag. Die Entscheidung für den Preisaufschlag liegt beim Buchenden. Es kann gute Gründe dafür geben, einen Preisaufschlag nicht anzuwenden, beispielsweise wenn vorher etwas schief gegangen ist. Im Fall, dass ein Preisaufschlag nicht angewendet wird, wird ein Hinweis angezeigt.

Weitere Informationen zu Preisaufschlägen finden Sie im Tutorial.

Inaktive Benutzer ausblenden (neu)

Benutzer von Octaved Flow, die nicht mehr aktiv sind, zum Beispiel weil sie nicht mehr im Unternehmen sind, können ausgeblendet werden. Dann werden die Benutzer unter anderem in Auswahldialogen nicht mehr zur Auswahl angeboten. Sie sind jedoch nach wie vor in Übersichten und Statistiken enthalten.

Es ist nach wie vor möglich Benutzer zu löschen. Deren Daten werden dann allerdings nicht mehr in Übersichten und Statistiken angezeigt.

Wird eine LDAP-Synchronisation (Microsoft Active Directory) verwendet, werden Benutzer, die über LDAP entfernt werden, in Octaved Flow automatisch ausgeblendet.

Time-Sheets als PDF-Download (neu)

Wenn Sie Octaved Flow zur Projektzeiterfassung nutzen, kennen Sie die Funktion zum Export von Time-Sheets im Excel-Format. Time-Sheets werden als Leistungsnachweis an den Kunden geschickt, meist zusammen mit der Rechnung.

Jetzt können Time-Sheets als versandfertige, sauber gestaltete PDFs direkt aus Octaved Flow exportiert werden. Die Anpassung an Ihr Corporate Design ist in weniger als einer Minute erledigt, indem Sie Ihr Logo hochladen und die Kontrastfarbe wählen.

Design anpassbar - Anpassung an das Corporate Design durch Hochladen des Logos und Auswahl der Hauptfarbe.
Kundenindividuelle Sprache - Pro Kunde kann festgelegt werden, ob das Time-Sheet auf Deutsch oder Englisch erzeugt werden soll. Ohne Angabe wird die Standardsprache verwendet.
Freitext und Unterschriftenfeld - Per Schalter kann ein individueller Text und ein Unterschriftenfeld am Ende des Time-Sheets eingefügt werden.
Übertragung via API - Ist Octaved Flow an Ihr Warenwirtschafts-, ERP- oder Rechnungssystem angebunden, können die Time-Sheets auch automatisiert über die API im PDF-Format übertragen und für den vollautomatischen Rechnungsversand an die Rechnung angehängt werden.

Download Beispiel-PDF

Projektplanung mit Gantt (neu)

Die Projektplanung mit Gantt ist ein Klassiker und aus dem Projektmanagement nicht wegzudenken. Die neue Projektplanung in Octaved Flow ist jetzt an die bewährten Gantt-Charts angelehnt, um den Einstieg noch mehr zu erleichtern. Dabei ist die Projektplanung nach wie vor für jede Art von Projekten, Vorhaben und Aufträgen geeignet.

Die Besonderheit in Octaved Flow ist, dass die Aufgabenplanung in die Projektplanung integriert ist. Die Projektleitung plant Arbeitspakete, Team-Mitglieder können sich mit ihren Aufgaben in diesem Rahmen bewegen und die Projektleitung hat die komplette Übersicht an einer zentralen Stelle.

Arbeitspakete als Balken - Der zeitliche Verlauf des Projekts wird kompakt in einer Übersicht dargestellt. Die Arbeitspakete sind Balken auf der Zeitachse.
Mit festem Beginn- und Enddatum planen - Ein festes Beginndatum wird angegeben. Dazu kann entweder das Enddatum oder die Dauer angegeben werden, das jeweils andere wird berechnet.
Mit Abhängigkeiten planen - Die Planung eines Arbeitspakets hängt von der Planung eines anderen ab. Abhängigkeiten sind Anfang nach Ende Vorgänger, also ein Arbeitspaket nach dem anderen, gemeinsames Ende, also beide sollen gleichzeitig enden und gemeinsamer Anfang. Ein Arbeitspaket kann von mehreren abhängen und umgekehrt. Die Darstellung der Abhängigkeit erfolgt über die bekannten Pfeile.
Meilensteine - Meilensteine für Projekte und Gruppen von Arbeitspakete werden als Rauten in der Zeitachse dargestellt.
Farben - Balken und Rauten werden je nach Status eingefärbt. Zum Beispiel ist grün, was erledigt ist und rot, was verspätet ist.
Intuitive Bedienung - Mit der Maus kann ein Balken als Ganzes verschoben, sowie links und rechts verlängert oder verkürzt werden.
Suche und Filter - Mit dem konfigurierbaren Filter werden zum Beispiel alle abgeschlossenen Arbeitspakete ausgeblendet oder nur Arbeitspakete einer bestimmten Person angezeigt. Besonders bei größeren Projekten vereinfacht dies die Übersicht.
Konfigurierbare Tabellenansicht - Mit den individuell konfigurierbaren Tabellenspalten sind immer die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu sehen, je nach Bildschirmgröße.
Zoom - Die skalierende Zeitachse ermöglicht länger laufende Projekt in der Übersicht oder in Ausschnitten zu sehen.

Aufgabenplanung (verbessert)

Die Aufgabenplanung ist nun in die Projektplanung integriert. Damit kann folgender Workflow zur Entlastung der Projektverantwortlichen und Team-Leiter abgebildet werden:

Der Projektmanager plant Arbeitspakete und gibt damit den Rahmen für die Ausführenden vor.
Die Ausführenden, also die für die Umsetzung der Arbeitspakete Verantwortlichen, erstellen Aufgaben und planen diese selbstständig, aber im vorgegebenen Rahmen.
Der Projektmanager sieht alles zusammen in einer zentralen Übersicht. Ein Mausklick genügt, um die Aufgaben auszuklappen.

Für die Planung der Aufgaben gibt es folgende Optionen:

Festes Datum - Festes Beginndatum und festes Enddatum/feste Dauer. Wird das übergeordnete Arbeitspaket verschoben, so dass die Aufgabe außerhalb des Rahmens liegt, wird die Aufgabe rot.
Relativ zum Arbeitspaket - Die Aufgabe wird beispielsweise geplant für Tag 2 des Arbeitspakets oder für den vorletzten Tag des Arbeitspakets. Wird das Arbeitspaket verschoben, wird die Aufgabenplanung passend dazu verschoben.
In Abhängigkeit zu einer anderen Aufgabe - Eine Aufgabe soll begonnen werden, wenn eine andere erledigt ist oder beide sollen gleichzeitig enden.

Aufgaben werden unterhalb des Arbeitspakets, zu dem sie gehören, als weiße Balken mit blauem Rahmen dargestellt:

Agile Projekte (neu)

Agile Methoden werden auch in Unternehmen, die sich nicht schwerpunktmäßig mit der Softwareentwicklung befassen, zu Recht immer beliebter. Octaved Flow bildet agile Vorgehensweisen jetzt auch nativ ab.

Hybride - Agile Vorgehensweisen, klassische und Hybride parallel und sogar gemischt innerhalb eines Projekts.
User Stories - Arbeitspakete bilden die Grundlagen für User Stories. Wenn auf agile Methodik umgeschaltet wird, dann werden keine Arbeitspakete angelegt, sondern User Stories. Die Funktionen von Arbeitspaketen, wie beispielsweise Aufgabenmanagement, Wiki oder Projektzeiterfassung, lassen sich weiterhin uneingeschränkt nutzen, wenn es User Stories sind.
Backlogs - Backlogs sind ein spezieller Gruppentyp. Wird der Typ auf Backlog umgeschaltet, werden die enthaltenen Arbeitspakete zu User Stories im Backlog.
Sprints - Gruppen können zu Sprints umgeschaltet werden. Enthaltene Arbeitspakete werden auch hier zu User Stories.

Für Sprints gibt es ein Beginn- und Enddatum. Die User Stories haben keine eigene Planung, sie sind im Sprint enthalten. Sprints werden durch einen Läufer gekennzeichnet, die enthaltenen User Stories sind dünne, graue Balken:

Die in Octaved Flow vorhandenen Labels und Kanban-Boards lassen sich nahtlos mit den neuen, agilen Funktionen kombinieren.

Weitere Features

Auf Projektebene kann ein finanzieller Rahmen oder ein zeitliches Limit für den Aufwand des gesamten Projekts festgelegt werden. Ein Anwendungsfall ist beispielsweise, wenn für ein internes Projekt ein zeitliches Budget von 500 Tagen festgelegt wird, ohne dass zu diesem Zeitpunkt eine genauere Planung vorhanden ist.
Beim Anlegen von Arbeitspaketen wird ein Mausklick gespart, wenn eine Standard-Zeitvorgabe oder ein Standard-Abrechnungstyp konfiguriert wird.

Labels (neu)

Labels sind wegen ihrer Flexibilität das Schweizer Messer der Arbeitsorganisation. Sie eignen sich zum Setzen von Prioritäten, Abbilden von Workflows oder jeder weiteren Art von Kategorisierung. Mit dem Kos-Release sind jetzt auch Labels in Octaved verfügbar.

Die Features sind:

Farben - Standard-Farbpalette und eigene Farben
Label-Sets - Standardmäßig lassen sich Labels beliebig kombinieren und schließen sich nicht gegenseitig aus. Mit Label-Sets werden Labels zu einer Gruppe zusammengefasst, von denen immer nur eins aktiv ist. Label-Sets sind ideal für Prioritäten wie Prio-1, Prio-2 und Prio-3.
Überall anwendbar - Labels können Projekten zugewiesen werden, zum Beispiel zum Projekt-Portfolio-Management, zu Gruppen, Arbeitspaketen, Aufgaben und einzelnen Zeitbuchungen. Nach dem Umschalten zu agiler Arbeitsweise zusätzlich in Sprints, Backlogs und für User Stories.
Label für Meetings - Beim Erstellen einer Gruppen-Zeitbuchung kann automatisch ein Label zur Zeitbuchung hinzugefügt werden, zum Beispiel ein Label Meeting. Nach diesem Label sind dann später Auswertungen möglich: Wie viele Meetings haben stattgefunden, wie viel Zeit wurde für Meetings aufgewendet.
Kontext - Wo Labels nicht benötigt werden, können sie abgeschaltet werden. Ist ein Label nur im Kontext von Arbeitspaketen oder Aufgaben sinnvoll, kann es für alle anderen abgeschaltet werden. Bei einer wachsenden Anzahl von Labels bleibt die Auswahl schnell und klar.
Team-spezifische Labels - In größeren Unternehmen und Organisationen können eigene Label-Welten pro Team, Abteilung oder Geschäftsbereich komplett unabhängig voneinander gehalten werden (Mandantensystem).

Außerdem sind Labels die Grundlage für Kanban-Boards, die ebenfalls mit Kos verfügbar sind.

Kanban-Boards (neu)

Die Besonderheiten der Kanban-Boards sind:

Kanban-Board-Editor - Intuitiv und einfach zu verwendender Editor für Kanban-Boards. Einfaches Hinzufügen von Labels um weitere Swimlanes zu erstellen, Anordnung per Drag & Drop. Die zentral erstellten Kanban-Boards können an allen geeigneten Stellen und von allen entsprechenden Teammitgliedern verwendet werden.
Erledigt-Swimlane - Zusätzliche Swimlane, die keine Labels setzt, sondern ein Arbeitspaket oder eine Aufgabe auf erledigt setzt. Statt die Aufgabe abzuhaken kann sie einfach auf die Erledigt Swimlane gezogen werden.
Überall anwendbar - Wie Labels können auch Kanban-Boards Projekten, Gruppen, Arbeitspaketen, Aufgaben usw. zugewiesen werden.
Kontext - Ebenfalls analog zu Labels können Kanban-Boards in dem Kontext abgeschaltet werden, in dem sie nicht benötigt werden oder keinen Sinn haben. Dies vereinheitlicht die Arbeitsmethodik des Teams.
Team-spezifische Kanban-Baords - In größeren Unternehmen und Organisationen können eigene Kanban-Board-Welten komplett unabhängig voneinander gehalten werden.

Gruppen-Zeitbuchungen (neu)

Wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Arbeitspaket arbeiten, kann eine Person für die ganze Gruppe eine Zeitbuchung anlegen. Weitere Personen werden dazu im Zeitbuchungsdialog unter Erweitert hinzugefügt. Die ausgewählten Personen sehen den Vorschlag sofort in ihrer Inbox und können die Zeitbuchung übernehmen.

Wenn Sie Arbeitszeit gegenüber Kunden und Auftraggebern nachweisen, sorgt diese Funktion für homogene und besser nachvollziehbare Time-Sheets. Außerdem spart sie natürlich Zeit bei den Beteiligten.

Letzte Zeitbuchungen anzeigen (neu)

Im Zeitbuchungsdialog werden mit der Einstellung Letzte Zeitbuchungen anzeigen die letzten Zeitbuchungen für das aktuell ausgewählte Arbeitspaket angezeigt.

Bei wiederholenden Tätigkeiten können damit Beschreibungen einfacher kopiert werden. Wenn mehrere Personen an der Umsetzung des Arbeitspakets beteiligt sind, ergibt sich außerdem ein besseres Bild der letzten Aktivitäten.

Timesheets für externe Mitarbeiter (neu)

Die Timesheets externer Mitarbeiter lassen sich nach Zeitraum, zum Beispiel monatsweise, als Excel-Datei exportieren.

Damit müssen externe Mitarbeiter nicht mehr parallel zur Projektzeiterfassung eigene Timesheets führen, sondern alle Daten kommen aus einer Quelle. Das erleichtert auch den Abgleich durch beispielsweise die Personalabteilung.

Weitere Features

Die Beschreibung der Tätigkeit im Zeitbuchungsdialog kann in den Systemeinstellungen als Pflichtfeld konfiguriert werden (neu)
Der Abrechnungstyp beziehungsweise die Zeitvorgabe muss beim Anlegen eines Arbeitspakets ausgewählt werden (verbessert)
Neue Export-Formate für Timesheets sind verfügbar (neu)

Bug-Fixes

Im Workspace werden nur Arbeitspakete mit dem Status Offen angezeigt, also diejenigen, auf die auch Zeit gebucht werden kann
Zeitbuchungen im Kalender können nur noch im Bereich der Anfasser gezogen werden, sodass ein versehentliches Ändern der Zeitbuchungen verhindert wird

Abrechnung von Projekten (verbessert)

Beim Abrechnen von Projekten gegenüber Kunden und Auftraggebern wird nun zusätzlich über Icons angezeigt, ob ein Arbeitspaket bereit für die Abrechnung ist oder nicht. Handlungsbedarf könnte beispielsweise wegen noch offener Zeitbuchungen bestehen. Der Filter wurde verbessert, so dass es einfacher ist für die Abrechnung vorgemerkte Arbeitspakete auf einen Blick zu sehen.

Teilabrechnung nach Zeitraum (neu)

Arbeitspakete, die noch nicht abgeschlossen sind, können nach einem Zeitraum, wie beispielsweise monatlich, teilweise abgerechnet werden. Um zu verhindern, dass Zeitbuchungen versehentlich doppelt abgerechnet werden, lässt sich ein Kennzeichen (blaue Raute) für exportierte Zeitbuchungen setzen.

Weitere Features

Anzeige des Verlaufs der letzten Abrechnungs-Exporte und Teilabrechnungen (neu)
Zwischensummen für zur Abrechnung ausgewählte Arbeitspakete, gruppiert nach Abrechnungstyp wie Festpreis, Aufwand usw. (neu)

Workflows innerhalb von Arbeitspaketen (neu)

Mit Gantt-Charts können Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen definiert werden. Diese neue Funktion von Octaved Flow ermöglicht Workflows innerhalb eines einzelnen Arbeitspakets. Bisher war es möglich, dass mehrere Personen an einem Arbeitspaket beteiligt sind und diese dabei unterschiedliche Projektrollen haben, wie beispielweise Entwicklung oder Qualitätssicherung.

Mit Workflows in Arbeitspaketen können diese zusätzlich in eine Reihenfolge zur sequenziellen Abarbeitung gebracht werden. Die Workflow-Schritte werden der Reihe nach einzeln abgehakt, so dass sich ein direktes Bild über den Status ergibt.

Neuer Text-Editor (verbessert)

Der vorhandene Text-Editor wurde durch einen komplett neuen ersetzt. Jetzt können Emojies verwendet werden und auch das Mentioning ist möglich. Mit @Peter Schneider können andere Benutzer erwähnt werden, die dann einen Hinweis in ihrer Inbox erhalten.

Werden Links im Text eingefügt, wird automatisch unter dem Text eine inhaltliche Vorschau angezeigt.

Weitere Features

Projekte, Gruppen und Arbeitspakete können dupliziert werden. Diese Funktion ist zum Beispiel dann nützlich, wenn ein neues Projekt angelegt werden soll, für das ein ähnliches Projekt bereits existiert. Es wird alles dupliziert, außer projektspezifische Daten, wie beispielsweise Zeitbuchungen. (neu)
Erweiterter Filter für Projekte, vor allem für große Mengen von Projekten und Arbeitspaketen (verbessert)
Das Verwalten und Bearbeiten von Projekten ist jetzt übersichtlicher aufgebaut, damit sich neue Octaved Flow Benutzer noch schneller zurechtfinden (verbessert)

Bugfixes

Neu angelegte Projekte, Gruppen und Arbeitspakete sind nach dem Anlegen automatisch ausgewählt

Workspace (verbessert)

Der Workspace ist der zentrale Arbeitsbereich in Octaved Flow, in dem Ausführende ihre Arbeitspakete bearbeiten, Aufgaben managen und über das Wiki Informationen austauschen. Mit dem verbesserten Workspace haben die Ausführenden eine einzige, zentrale Anlaufstelle für die tägliche Arbeit mit Octaved Flow ohne zu anderen Menüpunkten wechseln zu müssen.

Die Suchfunktion für Arbeitspakete wurde verbessert, so dass auch Arbeitspakete, die nicht für den Tag vorgesehen sind, schnell gefunden werden können. So kann man einen Kollegen unterstützen und hat alles Wissenswerte dabei sofort vor Augen. Die Suche funktioniert als allgemeine Textsuche oder spezifisch, zum Beispiel zur Suche nur in Kundennamen.

Außerdem lassen sich Filtereinstellungen abspeichern und individuell benennen.