Neue Funktionen

1. November 2022

Neues Feature Logische Abhängigkeit für Aufgaben, Workflow

  • Logische Abhängigkeit zwischen Aufgaben eines Arbeitspakets
  • Logisch bedeutet, dass die nachfolgende Aufgabe fällig wird, sobald der Vorgänger erledigt ist
  • Logische Abhängigkeiten sind auch als Kette möglich: Aufgabe 1 > Aufgabe 2 > Aufgabe 3 > ...
  • Eine Aufgabe kann mehrere Vorgänger haben, die in diesem Fall alle erledigt sein sollen, bevor die Aufgabe begonnen wird
  • Flexibler und dynamischer Workflow zwischen verschiedenen Benutzern
  • Arbeitserleichterung für sich wiederholende Workflows: Beim Kopieren von Template-Projekten werden alle Abhängigkeiten mit kopiert. Ebenso wenn Aufgaben aus einem anderen Arbeitspaket kopiert werden. Bewährte Standardabläufe im Unternehmen/Organisation werden damit automatisch übertragen.
  • Das bisher vorhandene Feature für Abhängigkeiten wurde umbenannt in zeitliche Abhängigkeiten. Logische Abhängigkeiten sind eine Erweiterung. Zeitliche Abhängigkeiten können nach wie vor verwendet werden.
  • Hintergrund/Vorteile: In der traditionellen Projektplanung mit Gantt-Charts ist es üblich, dass Aufgaben für einen bestimmten Tag oder eine Zeitspanne geplant werden. Für Abhängigkeiten ist damit die kleinste Einheit ein Tag. Sind die Aufgaben klein und schnell zu erledigen, ist diese Art der Planung manchmal zu langsam. Beispielsweise werden mit zeitlicher Abhängigkeit fünf Aufgaben über fünf Tage geplant. Mit logischen Abhängigkeiten können sie an einem Tag erledigt werden, weil der Ball sofort abgespielt wird.

Neues Feature Inbox-Benachrichtigung für logische Abhängigkeiten

  • Benachrichtigung über die Inbox, wenn der Vorgänger meiner Aufgabe erledigt wurde
  • Einstellbar ob Benachrichtigung per Inbox, E-Mail und/oder Desktop

Neues Feature Auto-Chain

  • Alle Aufgaben eines Arbeitspakets sind automatisch mit einer logischen Abhängigkeit verkettet
  • Wenn alle Aufgaben in einem Arbeitspaket der Reihe nach zu erledigen sind, spart dieses Feature Zeit beim Anlegen gegenüber dem manuellen Verketten der Aufgaben
  • Die Reihenfolge der Verkettung ist dabei so, wie die Aufgaben angezeigt werden. Also die Aufgaben ganz oben zuerst, dann die nächste usw.
  • Wird eine Aufgabe nachträglich eingefügt, wird diese Aufgabe auch genau an dieser Stelle in der Kette eingefügt
  • Auto-Chain kann pro Arbeitspaket aktiviert werden
  • Beim Kopieren von Projekten, Arbeitspaketen oder als Template angelegten Projekten wird die Einstellung mit kopiert

Neues Feature Mehrere Benutzer zuständig für eine Aufgabe

  • Mehrere Benutzer können für eine Aufgabe in der Spalte Zuständig ausgewählt werden und damit für eine Aufgabe zuständig sein
  • Auch Gruppen können ausgewählt werden

Neues Feature Zuständigkeit "Extern", warten auf Feedback Kunde

  • In der Auswahl der der Zuständigkeit für eine Aufgabe gibt es eine zusätzliche Option Extern
  • Wird einer offenen Aufgabe "Warten auf Feedback Kunde" Extern zugewiesen, ist der Status sofort klar
  • Dieses Feature macht am meisten Sinn in Kombination mit logischen Abhängigkeiten oder Auto-Chain
  • Mit diesem Feature können genauso gut das Warten auf eine Maschine oder andere externe Faktoren abgebildet werden
  • Extern wird verwendet, damit bei der Verwendung von logischen Abhängigkeiten oder Auto-Chain keine Person im Team die Aufgabe auf dem Tisch hat

Neues Feature Alle meine Aufgaben und Arbeitspakete in einem Menüpunkt

  • In Meine Aufgaben sind alle Ansichten in einem Menüpunkt vereint
  • Die Informationen sind nicht mehr verteilt, sondern zentral an einer Stelle, damit jeder im Team immer an einem Ort im eigenen Workspace sehen kann, was zu tun ist.
  • Die Reihenfolge (logische Abhängigkeiten) wird dabei selbstverständlich berücksichtigt
  • Die Menüpunkte Meine Arbeitspakete und Mein Kalender entfallen. Deren Funktionen sind alle unter Meine Aufgaben
  • Neu hinzugekommen ist der Menüpunkt Persönliche Aufgaben, um persönliche (nicht-kollaborative) Aufgaben besser von gemeinsamen Themen zu trennen

Verbesserung Optimierungen

  • Als Aufwandslimit auf Gruppen- oder Projekteben kann nicht mehr nur eine ganze Zahl, sondern auch eine Zahl mit Nachkommastellen angegeben werden. Diese Optimierung ist für Unternehmen/Organisationen mit kleinen, aber dafür vielen Projekten. Als Projektdeckel können nun auch beispielsweise 7,5 Stunden angegeben werden.
1. Oktober 2022

Neues Feature Outlook-Integration

  • Anzeige des eigenen Outlook-Kalenders im Projektkalender von Octaved Flow
  • Damit sieht man auf einen Blick und ohne zwischen Octaved Flow und Outlook hin- und herzuwechseln, welche Arbeitspakete, Aufgaben und Outlook-Termine für den Tag oder für die Woche anstehen
  • Die Verbindung zu Outlook erfolgt über Meine Einstellungen, eigener Avatar/Name unten links
  • Angezeigt werden die Termine aus Outlook im Menüpunkt Mein Kalender
  • Für Outlook im Kontext von Microsoft 365

Neues Feature Benachrichtigung für Inbox auch über E-Mail und Desktop, konfigurierbar

  • Hintergrund: Die Inbox informiert mit einer Zahl im roten Kreis über relevante Ereignisse, wie beispielsweise mir wurde eine Aufgabe zugewiesen oder ich wurde in einem Beitrag erwähnt
  • Benachrichtigung per E-Mail
  • Per Desktop-Benachrichtigung
  • Hinweis: unter Windows ist die Desktop-Benachrichtigung unten rechts, ähnlich wie beim Eingang einer E-Mail
  • Je Ereignis einstellbar ob Benachrichtigung per Inbox, E-Mail und/oder Desktop
  • Die Einstellung erfolgt über das Konfigurieren-Icon (Zahnrad) in der Inbox

Neues Feature Microsoft Project Import/Export

  • Import und Export von Dateien im Microsoft Project-Format
  • Bulk-Import von mehreren Dateien
  • Jede importierte Datei wird zu einem eigenen, neuen Projekt
  • Beim Import automatische und mitlernende Zuordnung von Benutzernamen. Der Benutzername in Octaved Flow ist immer die E-Mail-Adresse, in Microsoft Project kann auch ein anderer Name angegeben werden. Hier erfolgt ein Matching.

Verbesserung Optimierungen

  • Verbesserter Algorithmus zur Berechnung der Auslastung von Benutzern. Die Variante des Algorithmus, die sowohl den geplanten Aufwand von Arbeitspaketen als auch die Zeitschätzungen der Benutzer für Aufgaben parallel berücksichtigt, wurde komplett neu erstellt. Der Algorithmus führt zu realistischeren Prognosen, wenn auch andere Benutzer an einem Arbeitspaket beteiligt sind und ihrerseits eine Zeitschätzung für Aufgaben haben.
1. September 2022

Feature Materielle Ressourcen

  • Begriffsdefinition: Materielle Ressourcen sind beispielsweise Maschinen, die im Rahmen einer Produktentwicklung benötigt werden, Teststationen oder Schulungsräume - letztlich also Dinge, die im Kontext eines Projektes zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind
  • Direkte Integration materieller Ressourcen in die Projektplanung
  • Kein weiteres Tool notwendig, kein lästiges Wechseln zwischen Fenstern und Tabs
  • Anzeige im Kontext des Arbeitspakets - man sieht auf einen Blick, ob die materielle Ressource zum richtigen Zeitpunkt im Projektablauf reserviert wurde. Wie immer in Octaved Flow wird eine Flamme als Warnung angezeigt, wenn es nicht passt.
  • Einfach per Drag & Drop, analog zur Projektplanung
  • Keine "Bastellösung" über öffentliche Outlook-Ordner (von Microsoft ohnehin deprecated)
  • Dieses Feature wurde insbesondere von den Octaved Flow Kunden und Interessenten aus den Bereichen Forschung & Entwicklung, Produktentwicklung und Produkttest gewünscht, ist aber universell auch außerhalb dieses Kontexts einsetzbar
  • Anlegen von materiellen Ressourcen über den Menüpunkt Einstellungen > Erweitert > Materielle Ressourcen
  • Gruppierung von materiellen Ressourcen in einer Baumstruktur (Ordner mit Unterordnern...)
  • Erst wenn mindestens eine materielle Ressoruce angelegt ist, wird der Menüpunkt Materielle Ressourcen unter Planen angezeigt. Die Planung erfolgt im Gantt-Chart per Drag & Drop.

Feature Workflow von Projektrollen

  • Die Projektrollen in einem Arbeitspaket werden in eine logische Abhängigkeit gebracht
  • Zum Beispiel Umsetzung >Qualitätssicherung. Diese beiden Schritte erfolgen der Reihe nach als Workflow.
  • Mit dem Abhaken eines Workflow-Schritts erscheint der darauffolgende Workflow-Schritt sofort im Workspace des zuständigen Benutzers
  • Workflows werden an zentraler Stelle definiert, sodass dann nur noch der Name des Workflows ausgewählt werden muss, um einem Arbeitspaket einen Workflow zu geben
  • Problemloses Umschalten zu einem Workflow auch im Nachhinein
  • Der Trick bei diesem Feature: Für den Workflow werden die vorhandenen Projektrollen verwendet, die ihre Funktion beibehalten und nur um eine logische Verkettung ergänzt werden
  • Das Feature wurde vor einigen Monaten "auf die Schnelle" entwickelt, erfreut sich steigender Beliebtheit und wurde daher jetzt komplett überarbeitet
1. August 2022

Feature Abschaltung der Projektzeiterfassung und Abrechnung

  • Die Funktionen der Projektzeiterfassung und Abrechnung können zentral abgeschaltet werden
  • Worum es geht: Octaved Flow verfügt über umfassende Funktionen im Rahmen der Projektzeiterfassung, der Erstellung von Time‑Sheets und der Abrechnung von Leistungen nach (zeitlichem) Aufwand. Werden diese Funktionen nicht genutzt, können die Menüpunkte und Buttons im Weg sein.
  • Mit der Abschaltung werden alle entsprechenden Menüpunkte und Buttons ausgeblendet
  • Die Einstellung erfolgt unter Einstellungen > Erweitert > Allgemein
  • Alle Daten werden beim Abschalten der Funktionen beibehalten. Schaltet man also die Funktionen ab und danach wieder ein, sind alle erfassten Zeiten und alle anderen Daten der Zeiterfassung und Abrechnung wieder verfügbar.
  • Die initiale Einstellung, ob die Funktionen der Projektzeiterfassung und Abrechnung verfügbar sind, erfolgt durch den Setup‑Assistenten im Rahmen der Registrierung, kann aber jederzeit über die Einstellungen geändert werden.

Optimierungen

  • Die Eingabe von maximalen Aufwänden für Arbeitspakete kann in Tagen erfolgen (damit man nicht kopfrechnen oder parallel einen Taschenrechner verwenden muss). Die Eingabe von "4t" beim Aufwand wird umgerechnet zu 4 * 8 Stunden = 32 Stunden. Ist die Sprache auf Englisch eingestellt, funktioniert dies mit "4d".
  • Popup zur einfacheren Bearbeitung von Abhängigkeiten. Abhängigkeiten können zwischen Arbeitspaketen oder Aufgaben erstellt werden und werden im Gantt‑Chart mit Pfeilen dargestellt.
1. Juli 2022

Feature Arbeitszeiten, freie Tage, Urlaub und Krankheit

  • Die regulären Arbeitszeiten können für jeden Tag der Woche eingestellt werden. Zum Beispiel montags bis donnerstags 8 Stunden und freitags 4 Stunden.
  • Die Einstellung erfolgt zentral für das Unternehmen/die Organisation und kann je Benutzer abweichend einstellt werden. Benutzer können auch Gruppen zugeordnet werden und die Einstellung dann für eine Gruppe erfolgen.
  • Zusätzlich zu den regulären Arbeitszeiten können auch Abweichungen für einzelne Tage eingestellt werden. Beispielsweise am Freitag 25.11.2022 6 Stunden statt 4 Stunden.
  • Die Standardeinstellung ist Montag bis Freitag je 8 Stunden
  • Freie Tage können für das Unternehmen eingestellt werden
  • Beispiel: Weihnachten
  • Abwesenheiten für Benutzer sind Urlaub oder Krankheit
  • Es können einzelne Tage oder eine Zeitspanne angegeben werden
  • Die Berechtigungen können (wie immer) pro Benutzer oder pro Gruppe vergeben werden. Es kann eingestellt werden, wer Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen und bearbeiten darf. Außerdem kann der Detailgrad der Information eingestellt werden. Zum Beispiel, ob andere im Team sehen dürfen, dass der Grund für die Abwesenheit Krankheit ist oder ob ein Benutzer einfach nur ganz neutral als abwesend dargestellt wird.
  • Mit Arbeitszeiten und freien Tagen als Datengrundlage ist die Berechnung der Auslastung von Benutzern viel genauer
  • Außerdem lässt sich damit zum Beispiel schnell erkennen und umplanen, welche Auswirklungen die Erkrankung eines Benutzers hat und wie die Umverteilung der Arbeit auf andere funktionieren kann unter Berücksichtigung von deren Arbeitszeiten und Abwesenheiten
  • Das Feature ist unter dem neuen Menüpunkt Arbeitszeiten/freie Tage zu finden

Feature Wochenansicht in "Mein Kalender"

  • Im Menüpunkt Mein Kalender werden bisher geplante Arbeitspakete und Aufgaben jeweils für einen Tag angezeigt
  • Die Anzeige ist jetzt umschaltbar auf eine Wochenansicht
  • Die Wochenansicht kann endlos (quer) gescrollt werden
  • Die Darstellung entspricht der Darstellung im Menüpunkt Team-Planung, also mit Balken, die sich auch über mehrere Tage erstrecken können. Da es Mein Kalender ist, werden aber nicht alle, sondern nur eigene Arbeitspakete und Aufgaben angezeigt.

Optimierungen

  • Verbessertes Popup zu Auswahl eines Datums oder einer Zeitspanne, einfachere Bedienung
1. Juni 2022

Feature Auslastungsanzeige in der "Team-Planung" ein-/ausschaltbar

  • Die Auslastungsanzeige im Menüpunkt Team-Planung kann ein- oder ausgeschaltet werden
  • Die Auslastungsanzeige zeigt die kalkulatorische Auslastung der Benutzer durch zugewiesene Arbeitspakete und Aufgaben in Form eines Balkens an. Eine Überlast wird orange dargestellt.
  • Die Auslastung kann nur berechnet werden, wenn entsprechende Daten als Grundlage vorhanden sind. Das können entweder Arbeitspakete mit definierten Aufwänden oder Zeitschätzungen von Aufgaben sein.
  • Wird beides nicht verwendet, nimmt die Anzeige der (leeren) Auslastungsanzeige unnötig Platz weg und kann abgeschaltet werden

Optimierungen

  • Die Pfeile zur Darstellung von Abhängigkeiten im Gantt-Chart wurden grafisch verbessert und sind jetzt harmonischer
  • Neue Lösung zur Speicherung von Dateien. Der verfügbare Speicherplatz ist nicht mehr technisch limitiert, sondern hängt nur noch von der Lizenzstufe bzw. entsprechenden Lizenzerweiterungen ab.
1. Mai 2022

Neues Feature Aufgaben können im Menüpunkt "Projekte bearbeiten" angezeigt werden

  • Die Anzeige im Menüpunkt Projekte bearbeiten kann zwischen der Kachelansicht von Arbeitspaketen und der Ansicht mit Aufgaben umgeschaltet werden
  • Die Anzeige von Arbeitspaketen zusammen mit Aufgaben gibt es bereits im Workspace in Meine Aufgaben. Diese Ansicht ist jetzt auch beim Bearbeiten von Projekten möglich.
  • Der Vorteil hiervon ist, dass man jetzt nicht nur für die Arbeitspakete, für die man selbst zuständig ist, die Aufgaben sieht, sondern für alle Projekte die komplette Übersicht hat
  • Da dies je nach Filterung ein zu viel an Informationen sein kann, ist die Ansicht abschaltbar

Neues Feature Neuer Menüpunkt "Team-Aufgaben"

  • Die Aufgaben aller im Team werden in diesem Menüpunkt in einer Übersicht angezeigt
  • Die Ansicht schafft nicht nur für Team-Leiter eine bessere Übersicht, auch Team-Mitglieder können die Aufgaben von direkten Kolleginnen und Kollegen anzeigen lassen.
  • Team-Mitglieder werden über das lilafarbene Plus-Icon hinzugefügt

Verbesserung Optimierungen

  • Der Menüpunkt Einstellungen wurde mit den Erweiterungen der letzten Monate unübersichtlich. Die Menüpunkte wurden daher thematisch neu organisiert und übersichtlicher aufgeteilt.
  • Für den Abrechnungstyp kann ein Standardwert pro Kunde einstellt werden. Wird zum Beispiel für einen Kunden meistens mit Kontingenten gearbeitet, kann als Standard-Abrechnungstyp Kontingent gewählt werden. Wenn Projekte manuell angelegt werden, spart dies pro Arbeitspaket einen Klick.
1. April 2022

Neues Feature Aufwand persönlicher Aufgaben fließt in Berechnung der Auslastung mit ein

  • Persönliche Aufgaben werden in die Berechnung der Auslastung mit einbezogen
  • In der Team-Planung wird beim Klick auf den Auslastungsbalken nur die Zeit angezeigt, die für persönliche Aufgaben eingeplant ist, nicht jedoch der Name oder andere Details der persönlichen Aufgabe

Neues Feature Einstellbare Spalten beim Export von Time-Sheets

  • Bisher war es nur möglich anzugeben, ob der Name der Person, die die Zeit gebucht hat, angezeigt wird oder nicht
  • Jetzt ist für alle Spalten des Time-Sheets einstellbar, ob sie angezeigt werden oder nicht
  • Mit der Einstellung Automatisch wird die Spalte nur dann angezeigt, wenn es mindestens einen Wert für sie gibt
  • Die Einstellung erfolgt beim Download von Time-Sheets über den Link Spalten für Downloads konfigurieren

Verbesserung Optimierungen

  • Wenn eine Aufgabe erstellt wurde, kann eine weitere Aufgabe mit der Enter-Taste erstellt werden
  • Weitere Schnellstart-Anleitungsvideos
  • Verbesserung der Performance der Aufgabenliste

Bug-Fixes

  • Ausgeblendete Benutzer werden nicht mehr bei Zuweisungen, wie zum Beispiel zu Aufgaben, angezeigt und können damit auch nicht mehr ausgewählt werden
1. März 2022

Neues Feature 2-Faktor-Authentifizierung per SMS

  • Beim Login muss ein Code eingegeben werden, der per SMS versendet wird
  • Zentral aktivierbar für das Unternehmen/die Organisation
  • Verfügbar nur im Enterprise-Plan (Kosten für SMS)
  • Hinweis: Die 2-Faktor-Authentifizerung mit dem Authenticator von Google, Microsoft, 1Password und vergleichbaren Tools ist weiterhin für alle ohne Sondervereinbarung verfügbar

Verbesserung Optimierungen

  • Schnellere Zuweisung von anderen Personen zu einer Aufgabe in der Aufgabenliste
  • Vom Design her ansprechendere Buttons, global in ganz Octaved Flow
  • Neue Projekte, Gruppen und Arbeitspakete können nicht nur unter Projekte bearbeiten, sondern auch im Menüpunkt Projektplanung angelegt werden.
1. Februar 2022

Feature Preiskategorie pro Zeitbuchung auswählbar

  • Bei einer Zeitbuchung kann die Preiskategorie mit angegeben werden, zum Beispiel Senior-Berater oder Junior
  • Das ist nützlich, wenn verschiedene Rollen, wie Senior-Berater oder Junior, an einem Arbeitspaket tätig sind
  • Pro Arbeitspaket kann eingestellt werden, ob eine feste Preiskategorie für alle Zeitbuchungen auf das Arbeitspaket gilt oder ob die Preiskategorie bei der Zeitbuchung gewählt wird
  • Das Feature wurde insbesondere von Unternehmensberatungen und IT-Beratungen gewünscht

Feature Abhängigkeiten in Gantt-Charts per Drag & Drop

  • Zeitliche Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen, wie zum Beispiel Arbeitspaket B beginnt, nachdem Arbeitspaket A endet, können direkt im Gantt-Chart per Drag & Drop gesetzt werden
  • Dazu wird ein Pfeil von Arbeitspaket B zum gewünschten Vorgänger Arbeitspaket A mit der Maus gezogen

Optimierungen

  • Individuelle Farbe für Aufgabenabschnitte einstellbar
  • Öffnen der Aufgabenliste und des Wikis direkt aus der Detailansicht des Arbeitspakets
  • Zusammenfassung von Abschnitten bei der Anzeige der Aufgaben im Kalender, Verbesserung der Übersichtlichkeit
  • Hilfetexte pro Seite mit Anleitungsvideos für erste Schritte