Auto-Chain für Aufgaben eines Arbeitspakets
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Eine logische Abhängigkeit zwischen den Aufgaben eines Arbeitspakets bedeutet, dass die nachfolgende Aufgabe fällig wird, sobald der Vorgänger erledigt ist. Mit der Einstellung Auto-Chain erhalten alle Aufgaben eines Arbeitspaketes eine logische Abhängigkeit.
Sollen die Aufgaben eines Arbeitspaketes der Reihe nach abgearbeitet werden, kann mit einem Klick Auto-Chain aktiviert werden und alle Aufgaben sind automatisch miteinander verkettet.
Die Reihenfolge der Verkettung ist dabei so, wie die Aufgaben angezeigt werden. Also die Aufgaben ganz oben zuerst, dann die nächste usw. Wenn eine Aufgabe nachträglich eingefügt wird, wird diese Aufgabe auch genau an dieser Stelle in der Kette eingefügt.
Auto-Chain wird über das 3-Punkte-Menü des Arbeitspakets aktiviert 1. Die Option ist Auto-Chain - alle Aufgaben zu einem Workflow verketten.
Wenn Auto-Chain für das Arbeitspaket aktiviert ist, erscheint ein Kettensymbol 2. Ein grünes Kettensymbol 3 zeigt an, welche Aufgabe aktuell an der Reihe ist.
Weitere Informationen
- Auto-Chain kann auch über die Detailansicht des Arbeitspakets im Punkt Planung aktiviert werden.
- Wird die Reihenfolge der Aufgaben per Drag and Drop geändert, ändert sich die Reihenfolge der Verkettung automatisch mit.
Zusammenhänge verstehen
Unterschiede zwischen logischen und zeitbasierten Abhängigkeiten
Es gibt zwei grundlegende Arten von Abhängigkeiten: zeitbasierte und logische Abhängigkeiten
Bei einer zeitbasierten Abhängigkeit wird eine Aufgabe für ein Zeitfenster geplant und eine nachfolgende Aufgabe für ein sich daran anschließendes Zeitfenster. Zum Beispiel wird Aufgabe 1 für Montag bis Dienstag geplant und Aufgabe 2 für den Mittwoch. Wird Aufgabe 1 nicht wie geplant am Dienstag fertiggestellt und um einen Tag auf Mittwoch verlängert, verschiebt sich bei einer zeitbasierten Abhängigkeit der Beginn von Aufgabe 2 automatisch auf den Donnerstag.
Der Nachteil zeitbasierter Abhängigkeiten ist, dass Aufgabe 2 nicht automatisch vorgezogen wird, wenn Aufgabe 1 früher als geplant fertiggestellt wird. Der Vorteil zeitbasierter Abhängigkeiten ist, dass insbesondere bei längeren Ketten von Abhängigkeiten auch für Aufgaben am Ende der Kette klar ist, in welchem Zeitfenster sie laut Planung ablaufen werden.
Logische Abhängigkeiten funktionieren genau andersherum. Hängt Aufgabe 2 von Aufgabe 1 logisch ab, dann soll Aufgabe 2 genau zu dem Zeitpunkt beginnen, wenn Aufgabe 1 erledigt ist. Eine Zeitplanung für die beiden Aufgaben erfolgt nicht.
Hierbei muss allerdings zwischen Dauer und Aufwand unterschieden werden. Die Dauer ist das Zeitfenster für die Ausführung, der Aufwand aufgewendete Zeit. Zum Beispiel kann eine Aufgabe mit einem Aufwand von 4 Stunden an zwei Tagen erledigt werden. Die 4 Stunden könnten komplett an einem der beiden Tage erledigt werden oder 1 Stunde am ersten und 3 Stunden am zweiten Tag. Im Beispiel sind 4 Stunden der Aufwand und zwei Tage die Dauer. Die Dauer kann übrigens sogar kleiner sein als der Aufwand, dann nämlich, wenn zwei Personen die Aufgabe zusammen fertigstellen können.
Bei einer logischen Abhängigkeit wird die Dauer nicht angegeben. Der geschätzte Aufwand kann aber sehr wohl angegeben werden, und zwar in der Aufgabenliste unter Aufwand.
Logische Aufgaben machen eigentlich nur dann Sinn, wenn die Aufgaben von mehreren Personen bearbeitet werden. Wenn Aufgabe 2 von Person 2 bearbeitet wird, dann erfährt Person 2 unmittelbar nachdem Person 1 mit Aufgabe 1 fertig ist, davon. Wird man selbst alle Aufgaben erledigen, dann weiß man jederzeit, wo man steht, und braucht keine weitere Information.
Der Vorteil der logischen Abhängigkeit ist, dass die nachfolgende Aufgabe ohne Zeitverzögerung begonnen werden kann. Das ist insbesondere bei kleinen Aufgaben von großem Vorteil. Wenn zum Beispiel 5 Aufgaben eine logische Abhängigkeit haben und jede Aufgabe nur etwa 15 Minuten Aufwand bedeutet, dann lassen sich diese 5 problemlos an einem Tag erledigen. Bei einer zeitbasierten Abhängigkeit würden diese 5 Aufgaben typischerweise auf 5 Tage verteilt und sich die Dauer damit auf eine Woche hinziehen.
Der Nachteil ist, dass man bei längeren Ketten von Abhängigkeiten und einem größeren Aufwand das Ende weniger gut sehen kann. Ob man es weniger genau sehen kann, ist dann eine Frage, wie gut die Planung in dem jeweiligen Kontext überhaupt funktioniert.
Zum Erstellen einer logischen Abhängigkeit wird für eine Aufgabe angegeben, von welcher anderen Aufgabe diese Aufgabe blockiert wird (Blocking). Die Abhängigkeit wird also zeitlich gesehen rückwärts definiert. Das ist in der Projektplanung so üblich und ermöglicht auch mehrere Aufgaben zu einer Aufgabe als Blocking anzugeben. In diesem Fall sollen alle diese Aufgaben vorher erledigt werden.
Ein weiterer wichtiger Unterschied ist, wann die Aufgaben im Workspace der zuständigen Person erscheinen.
Bei einer zeitbasierten Planung/Abhängigkeit wird eine Aufgabe ab dem ersten Tag des Zeitraums, für die sie geplant ist, im Workspace der zuständigen Person angezeigt.
Bei einer logischen Abhängigkeit von Aufgaben kann die nachfolgende Aufgabe unmittelbar dann begonnen werden, wenn der Vorgänger als erledigt markiert ist. Die nachfolgende Aufgabe erscheint in dem Moment im Workspace der zuständigen Person, wenn der Vorgänger als erledigt markiert ist.
Hinweis: In Octaved Flow können zeitbasierte und logische Abhängigkeiten gemischt eingestellt werden.
