Projektplanung mit Gantt, Teamplanung, Aufgabenplanung
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Die Projektplanung mit Gantt ist ein Klassiker und aus dem Projektmanagement nicht wegzudenken.
Weil es eine bekannte Methode ist, werden in diesem Tutorial die Basics kurz wiederholt, schwerpunktmäßig aber auf die Besonderheiten der Gantt-Charts in Octaved Flow eingegangen. Es sind nur wenige Besonderheiten, die Lernkurve ist flach.
Info
Organisation mit Arbeitspaketen und Aufgaben
Der Begriff Projekt ist in Octaved Flow weit gefasst. Jede Art von Vorhaben kann als Projekt aufgefasst werden. Es ist heute auch durchaus üblich einen Auftrag, der Dienstleistungen beinhaltet, als Projekt zu bezeichnen.
In Octaved Flow werden Projekte in Arbeitspakete unterteilt. Man könnte es also auch so ausdrücken, dass alles, was sich in Arbeitspakete unterteilen lässt, ein Projekt ist.
Arbeitspakete können zu Teilprojekten zusammengefasst werden. Die Hierarchie ist damit:
Arbeitspakete mit festem Beginn- und Enddatum planen
In Octaved Flow werden primär Arbeitspakete geplant. Arbeitspakete haben ein Beginn- und Enddatum und werden damit im Gantt-Chart als Balken dargestellt.
Mit der Maus kann ein Arbeitspaket als Ganzes verschoben, sowie links und rechts verlängert oder verkürzt werden.
Klickt man den Balken an, werden rechts weitere Informationen zum Arbeitspaket angezeigt. Dort können Beginn- und Enddatum eines Arbeitspakets im Kalender festgelegt werden. Zusätzlich kann man die Dauer eines Arbeitspakets, ausgehend vom zuvor festgelegten Startdatum, ändern.
Verschieben, verlängern und verkürzen von Balken mit der Maus ändert die Daten der Planung und die Dauer des Arbeitspaketes entsprechend.
Klammer für Projekte und Teilprojekte, Fälligkeiten und Fälligkeiten
Im Menüpunkt Projektplanung wird für die Dauer des Projekts eine graue Klammer (Balken) angezeigt. Die Projektdauer ergibt sich aus den Arbeitspaketen. Der Beginn des Projekts ist der Beginn des frühesten Arbeitspakets. Das Projektende ist gleich dem Ende des letzten Arbeitspakets.
Sie können eine Fälligkeit für ein Projekt angeben. Die Fälligkeit ist das Datum, bis zu dem das letzte Arbeitspaket erledigt sein soll. Die Angabe einer Fälligkeit ist optional. Die Fälligkeit wird als Raute angezeigt. Wenn die Planung eines Arbeitspakets die für das Projekt gesetzte Fälligkeit überschreitet, erhält der Balken des Arbeitspakets eine rote Flamme.
Die Balken von Arbeitspaketen erhalten auch dann eine Flamme, wenn sie nicht vor dem geplanten Enddatum des Arbeitspakets erledigt wurden.
Aufgaben werden wie Arbeitspakete dargestellt und erhalten rote Flammen, wenn sie eine Fälligkeit überziehen oder nicht vor dem geplanten Enddatum der Aufgabe oder des Arbeitspakets erledigt werden.
Teilprojekte funktionieren analog zu Projekten. Das erste Arbeitspaket bestimmt den Anfang, das letzte das Ende des Teilprojekts. Ein Teilprojekt kann ebenfalls eine Fälligkeit haben.
Ein einfacher Projektplan sieht dann so aus:
Abhängigkeiten
Bis hierhin sind wir davon ausgegangen, dass Arbeitspakete jeweils ein fest gesetztes Beginn- und Enddatum haben. Sie können auch Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen definieren.
Es gibt prinzipiell zwei Möglichkeiten Abhängigkeiten zu definieren. Zum einen in der Detailansicht und zum anderen per Drag & Drop in der Projektplanung.
Ziehen Sie dazu ausgehend vom Arbeitspaket das abhängig sein den weissen Anfasser auf ein anderes Arbeitspaket.
Die Reihenfolge der Abhängigkeiten wird durch die Sortierung der Arbeitspakete in der Projektplanung definiert.
Eine Sortierung kann nach Projektreihenfolge oder Startdatum erfolgen. Wird eine Abhängigkeit per Drag & Drop im Gantt Chart erstellt, so ist das übergeordnete Arbeitspaket der Vorgänger. In der Detailansicht finden Sie die Anzeige der Abhängigkeit immer in dem Arbeitspaket, das von einem anderen abhängig ist.
In der Literatur wird dieses Arbeitspaket oft „Vorgänger“ genannt. Weil die Bezeichnung beispielsweise dann irreführend ist, wenn beide Arbeitspakete den gleichen Beginn haben, wird in Octaved Flow meistens von „Abhängigkeiten“ gesprochen. Wer von wem abhängt ergibt sich immer eindeutig aus dem Kontext und wird im Gantt-Chart durch Pfeile visualisiert.
Octaved Flow bietet drei Varianten für die Abhängigkeit an:
- Anfang nach Ende Vorgänger - Das abhängige Arbeitspaket beginnt nach dem Ende des Arbeitspakets, von dem es abhängt. In diesem Fall wird vom Vorgänger gesprochen. Diese Abhängigkeit wird auch als Ende-Anfang bezeichnet.
- Gemeinsames Ende - Beide Arbeitspakte enden am gleichen Tag. Diese Abhängigkeit wird auch als Ende-Ende bezeichnet.
- Gemeinsamer Anfang - Beide Arbeitspakte beginnen am gleichen Tag. Diese Abhängigkeit wird auch als Anfang-Anfang bezeichnet.
Das abhängige Arbeitspaket wird mit verschoben, wenn das Arbeitspaket, von dem es abhängt („Vorgänger“), verschoben wird.
Der Beginn des abhängigen Arbeitspakets ist bei einer Ende-Anfang-Beziehung immer einen Arbeitstag nach dem Enddatum des Arbeitspakets, von dem es abhängt. Hat also Arbeitspaket A Freitag als Enddatum, ist das Beginndatum von Arbeitspaket B der Montag. Die Logik kann man sich am einfachsten merken, wenn man davon ausgeht, dass das Enddatum um 23:59 endet und der Beginn um 0:00 Uhr ist.
In jedem der Abhängigkeitstypen kann ein Offset in Tagen angegeben werden. Ist der Offset 0, ist das Verhalten wie oben beschrieben. Der Offset kann in Plus oder Minus-Tagen angegeben werden. Auch sinnlos erscheinende Varianten werden zugelassen, auch das Überschreiten von Fälligkeiten. Die Software schränkt den Projektmanager nicht mit Warnmeldungen ein, die im Fall von Umplanungen nur temporär wären und den Benutzer nur ablenken würden. Es wird davon ausgegangen, dass der Projektmanager weiß, was er tut. Probleme werden durch die rote Flamme am Balken sofort sichtbar.
Auswirkung der Planung auf „Mein Workspace“
„Mein Workspace“ ist der zentrale Punkt für Ausführende. Unter den Menupünkten „Meine Aufgaben“ werden dem Ausführenden Arbeitspakete und Aufgaben dargestellt, die ihm entweder als Ausführender zugeordnet oder zu seinen Favoriten hinzugefügt sind. In „Mein Kalender“ sieht der Ausführende nur die geplanten Arbeitspakete und Aufgaben eines Tages.
Eine überlappende Planung ist oft sinnvoll, weil an einem Arbeitspaket noch Nacharbeiten durchzuführen sind, die aber nicht den Arbeitstag ausfüllen. Parallel kann ein anderes Arbeitspaket begonnen werden. Oft sind für einen Ausführenden viele Arbeitspakete parallel geplant, weil es oft bei mindestens einem Arbeitspaket zu Verzögerungen kommt und dann kein Leerlauf entstehen soll. Octaved Flow geht hiervon im Regelfall aus und es wird dem Ausführenden überlassen in diesem Fall die Arbeit selbst entsprechend zu organisieren. Der Projektmanager gibt typischerweise den Rahmen vor.
Team-Planung
Der Menüpunkt Team-Planung bietet eine andere Perspektive der gleichen Informationsbasis. In beiden Menüpunkten, Projektplanung und Team-Planung, werden Arbeitspakete im Zeitstrahl angezeigt. Während jedoch in der Projektplanung im linken Bereich nach Projekten, Teilprojekten und Arbeitspaketen strukturiert wird, sind in der Projektplanung links die Teammitglieder. Man sieht also auf einen Blick welche Arbeitspakete die Teammitglieder wann bearbeiten sollen.
Damit ist die Team-Planung gleichzeitig eine Darstellung des Kalenders der Team-Mitglieder. Betrachtet man einen Tag von oben nach unten, sieht man welche Arbeitspakete ein Team-Mitglied an diesem Tag im Kalender des Workspace haben wird.
Viele Projektmanager nutzen die Team-Planung, um Ihre Planung zu überprüfen und festzustellen, ob Teammitglieder überlastet werden oder noch freie Kapazitäten haben. Balken in der Team-Planung beispielsweise zu verlängern ist meistens kein guter Weg. Dazu wechselt man besser in die Projektplanung, da dort die Zusammenhänge des Projektablaufs besser erkennbar sind. Eine Planung von Arbeitspaketen in der Team-Planung ist aber möglich und kann je nach Kontext ebenfalls sinnvoll sein.
Die kalkulatorische Auslastung wird in der Team-Planung pro Teammitglied als Balken pro Tag dargestellt. Die Auslastung kann unter anderem für eine Kapazitätsplanung verwendet werden.
Aufgabenplanung
Info
Organisation zwischen Projektmanagern und Ausführenden
In der Komplexität unserer heutigen Projektwelt ist es für den Projektmanager unmöglich, sämtliche Details aller Arbeitspakete eines Projekts zu kennen. Das „Micro-Management“, also das Überwachen auch der kleinsten Details durch die Verantwortlichen, ist zu Recht seit langem kein Zeichen guter Teamführung mehr.
Projektverantwortliche geben heute zwar den Rahmen vor, sind aber darauf angewiesen, die genaue Ausgestaltung den Ausführenden zu überlassen. Diese können die Details in Regel auch fachlich besser beurteilen.
In Octaved Flow wird diese Arbeitsmethode wie folgt abgebildet: Projektmanager unterteilen das Projekt in Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete erhalten vom Projektmanager einen geschätzten oder maximalen Aufwand, werden geplant und Ausführenden zugewiesen.
Die Ausführenden unterteilen ein Arbeitspaket dann in Aufgaben, die sie zu Beginn der Umsetzung erstellen und die am Schluss als Checkliste dienen. Idealerweise geben die Ausführenden den Aufgaben dabei einen geschätzten Aufwand und planen diese.
Die Unterteilung in überschaubare, vom jeweiligen Aufwand her eher klein gehaltene Aufgaben mit Zeitintervallen wie 15 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden und ein halber Tag hat sich in der Praxis bewährt.
Die Planung von Aufgaben erfolgt analog zur Planung von Arbeitspaketen. Aufgaben werden auch im Menüpunkt Projektplanung geplant. Aufgaben sind immer einem Arbeitspaket zugeordnet, daher klappt man das Arbeitspaket auf, um die Aufgaben zu sehen und zu planen.
Es stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung. Hinzu kommt die Möglichkeit die Aufgabe in Relation zum Arbeitspaket zu planen. Beispielsweise an Tag 2 des Arbeitspakets oder am vorletzten Tag des Arbeitspakets. Wird das Arbeitspaket verschoben, wird die Aufgabenplanung in diesem Fall dazu passend verschoben.
Der Ausführende bewegt sich immer im Rahmen der Planung des Arbeitspakets. Plant er beispielsweise eine Aufgabe nach dem Enddatum des Arbeitspakets, wird diese Aufgabe mit einer roten Flamme dargestellt.
Farbgebung
Die Balken der Arbeitspakete und Aufgaben in der Projekt- und Team-Planung können mit unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Dabei übernimmt das entsprechende Arbeitspaket oder die Aufgabe die gewählte Farbe des Projekts oder, falls für ein Teilprojekt eine eigene Farbe definiert wurde, die Farbe des Teilprojekts.
Die Farben werden bei der Erstellung eines Projekts oder eines Teilprojekts im Dialogfeld gewählt und können später in der Detailansicht geändert werden.
Zum Schluss
Sie sehen, die Projektplanung mit Gantt ist intuitiv und einfach. Wenn Sie noch keine größere Erfahrung mit Gantt-Charts haben, spielen Sie am besten erst einmal ein kleines Test-Projekt mit verschiedenen Szenarien durch.
