Auslastung, Ressourcen für Kapazitätsplanung

Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow

In der Teamplanung wird die kalkulatorische Auslastung von Teammitgliedern als Balken angezeigt.

Die Auslastung kann unter anderem für eine Kapazitätsplanung verwendet werden. In diesem eher für fortgeschrittene Anwender gedachten Tutorial wird die Berechnungsmethode für die Auslastungsbalken offengelegt und erläutert. Außerdem wird darauf eingegangen, wie sich die Genauigkeit positiv beeinflussen lässt.

Berechnung für einen Ausführenden

Nehmen wir beispielsweise an, dass für ein Arbeitspaket ein Aufwand von 20 Stunden angesetzt wird, der Realisierungszeitraum eine Woche, von Montag bis Freitag ist und dass eine Person mit einer 40-Stunden-Woche als Ausführender für die Umsetzung zuständig ist.

Octaved Flow verwendet zur Berechnung der Auslastung des Ausführenden eine Gleichverteilung. Es wird also für die Kalkulation davon ausgegangen, dass der Ausführende von Montag bis Freitag jeweils gleich viele Stunden am Arbeitspaket arbeiten wird, im Beispiel also 4 Stunden pro Tag. Als Formel ausgedrückt wird der Aufwand durch die Tage des Realisierungszeitraums (Dauer) dividiert, um die Auslastung pro Tag zu ermitteln.

Ausgleich von unterschiedlicher Verteilung

Es ist denkbar, dass der Ausführende im Projektalltag nicht so gleichmäßig an dem Arbeitspaket arbeiten wird. Vielleicht bereitet der Ausführende montags noch mehr vor, als wirklich aktiv zu sein, arbeitet dienstags und mittwochs nahezu in Vollzeit an dem Arbeitspaket und erledigt donnerstags und freitags Restarbeiten. Die Verteilung wäre dann so:

Dies wird bei einer Gleichverteilung natürlich nicht berücksichtigt. Aber es könnte auch sein, dass der Ausführende durch äußere Faktoren auf etwas warten muss und sich der Schwerpunkt nach hinten verschiebt. Oder er erledigt das meiste am Anfang der Woche, um schnell „einen Haken dran zu haben“. Welche Verteilung stattfinden wird, lässt sich nicht ohne weiteres vorhersagen.

Es wird daher davon ausgegangen, dass sich eine Ungleichverteilung innerhalb der Woche zusammen mit anderen Arbeitspaketen in irgendeiner Form ausgleichen wird. Die Gleichverteilung ist im Mittel ein gutes Modell.

Berechnung für mehrere Ausführende

Sind mehrere Teammitglieder dem Arbeitspaket als Ausführende zugewiesen, wird analog der Aufwand durch die Anzahl der Ausführenden geteilt. Im Beispiel wird der Aufwand von 20 Stunden durch 5 Tage geteilt, wodurch sich für einen Ausführenden eine tägliche Auslastung von 4 Stunden ergibt. Bei 2 Ausführenden hat jeder eine kalkulatorische Auslastung von 2 Stunden pro Tag.

Auch hier wird davon ausgegangen, dass über die Gesamtbetrachtung ungleiche Verteilungen zwischen Ausführenden ausgeglichen werden.

Einfluss der Projektrollentypen

Bei der Berechnung der Auslastung werden nur Projektrollen vom Typ Ausführend berücksichtigt. Nur wer eine Projektrolle vom Typ Ausführend hat, ist mit der Umsetzung des Arbeitspakets beauftragt und hat damit die Arbeitslast. Wer mit einer Projektrolle vom Typ Projektmanager am Arbeitspaket beteiligt ist zählt für die Berechnung nicht mit, genauso wie jemand, der einen unerfahrenen Kollegen unterstützen soll und daher eine Projektrolle vom Typ Unterstützend hat.

Projektmanager buchen in der Regel eher auf separate Arbeitspakete für Projektmanagement.

Octaved Flow bietet eine weitere Möglichkeit, um die Genauigkeit erheblich zu verbessern und auch ungleichmäßige Verteilungen, wie im Chart oben dargestellt, abzubilden.

Auslastung basierend auf Aufgabenzeit

Eine der grundlegenden organisatorischen Ideen in Octaved Flow ist es, dass zwischen Projektmanagern und Ausführenden unterschieden wird, jedoch beide Verantwortlichkeiten für den Projektablauf haben.

Organisation zwischen Projektmanagern und Ausführenden

In der Komplexität unserer heutigen Projektwelt ist es für den Projektmanager unmöglich, sämtliche Details aller Arbeitspakete eines Projekts zu kennen. Das „Micro-Management“, also das Überwachen auch der kleinsten Details durch die Verantwortlichen, ist zu Recht seit langem kein Zeichen guter Teamführung mehr.

Projektverantwortliche geben heute zwar den Rahmen vor, sind aber darauf angewiesen, die genaue Ausgestaltung den Ausführenden zu überlassen. Diese können die Details in Regel auch fachlich besser beurteilen.

In Octaved Flow wird diese Arbeitsmethode wie folgt abgebildet: Projektmanager unterteilen das Projekt in Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete erhalten vom Projektmanager einen geschätzten oder maximalen Aufwand, werden geplant und Ausführenden zugewiesen.

Die Ausführenden unterteilen ein Arbeitspaket dann in Aufgaben, die sie zu Beginn der Umsetzung erstellen und die am Schluss als Checkliste dienen. Idealerweise geben die Ausführenden den Aufgaben dabei einen geschätzten Aufwand.

Die Unterteilung in überschaubare, vom jeweiligen Aufwand her eher klein gehaltene Aufgaben mit Zeitintervallen wie 15 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden und ein halber Tag hat sich in der Praxis bewährt.

Dieses Vorgehen ist keineswegs ein Muss, hat aber viele Vorteile. Legen die Ausführenden Aufgaben mit einem geschätzten Aufwand an, haben sie eine bessere Kontrolle über die eigene Tätigkeit und im Projektcontrolling werden Analysen und Prognosen wesentlich genauer.

Für die Berechnung der Auslastung und damit die Kapazitätsplanung sind die Vorteile der Aufgabenzeit offensichtlich. Eine ungleichmäßige Verteilung der Arbeitslast innerhalb eines Arbeitspakets wird automatisch berücksichtigt, natürlich auch so wie im Chart oben.

Je kleiner die Einheit, desto größer die Genauigkeit.

Die Verteilung erfolgt durch den Ausführenden selbst, der dies erstens ohnehin besser im Tagesgeschäft beurteilen kann und zweitens damit den Projektmanager entlastet. Die Prognose wird ausreichend genau, wenn der Ausführende für die Aufgaben die oben angegebenen Zeitintervalle verwendet.

Aufgabenzeit und Aufwand des Arbeitspakets

Im Idealfall stimmt der vom Projektmanager angegebene Aufwand des Arbeitspakets mit der Summe vom Ausführenden geschätzten Aufgabenzeiten überein. Hat also das Arbeitspaket aus dem Beispiel einen Aufwand von 20 Stunden und schätzt der Ausführende 8 Aufgaben mit je 2 Stunden, 3 Aufgaben mit einer Stunde und 4 Aufgaben mit je 15 Minuten, dann ist die Berechnung der Auslastung eindeutig.

Oft werden jedoch Arbeitspakete mit etwas Reserve geplant oder einem Kunden angeboten. Die Summe der Aufgabenzeit könnte zum Beispiel 18 von den 20 möglichen Stunden des Arbeitspakets sein. Was passiert dann mit dieser Reserve von 2 Stunden? Diese zwei Stunden werden dann nach dem gleichen Schema wie weiter oben beschrieben verteilt.

Das gleiche gilt, wenn nicht alle Aufgaben mit einer Aufgabenzeit versehen werden. Die nicht in Aufgabenzeit enthaltene Zeit wird wie die Reserve betrachtet und gleichmäßig verteilt. Octaved Flow verhält sich in jedem Fall bestmöglich, auch wenn nicht alle Daten vollständig sind. Die Berechnung ist natürlich genauer, wenn mehr Daten vorliegen.

Der dritte mögliche Fall ist, dass die Aufgabenzeit größer ist als der Aufwand des Arbeitspakets. Das ist in der Regel ein eher unangenehmer Fall, der sicher weitere Schritte erfordert. Trotzdem soll eine Auslastung auch in diesem Fall berechnet werden. Octaved Flow verwendet dann ausschließlich die Aufgabenzeit. Es liegt nahe, dass die Aussage des Ausführenden, während er mit dem Thema beschäftigt ist, ein besserer Ausgangspunkt für die Berechnung ist. Anders ausgedrückt gibt es hier keine Reserve, die verteilt werden könnte.

Zugewiesene Aufgaben

Ist für eine Aufgabe eine Person zugewiesen, gilt das „höher sticht“-Prinzip und diese Zuweisung wird als höher gewertet als die Zuweisung im Arbeitspaket. Das gleiche gilt, wenn mehrere Personen einer Aufgabe zugewiesen sind.

Gibt es keine Zuweisung von Personen zu einer Aufgabe, geht Octaved Flow davon aus, dass diese Aufgabe von den Ausführenden des Arbeitspakets erledigt wird.

Hinweis: Wenn mehrere Ausführende einem Arbeitspaket zugewiesen sind, wird die Genauigkeit der Berechnung verbessert, indem Aufgaben nur einem der Ausführenden zugewiesen sind. Das schafft zudem mehr Klarheit, wer in diesem Team von Ausführenden genau welche Aufgabe erledigen wird.

Planung von Aufgaben

Auch für Aufgaben kann der Realisierungszeitraum unabhängig vom Aufwand sein. Wenn der Ausführende 15 Minuten für eine Aufgabe ansetzt und sie über zwei Tage plant, dann wird er die Aufgabe an einem der beiden Tage umsetzen, weiß nur noch nicht an welchem der beiden. Für die Kalkulation werden 7,5 Minuten pro Tag verwendet.

Balken zur Auslastungsanzeige

Der Balken zur Auslastungsanzeige zeigt die Summe, die sich aus allen Arbeitspaketen ergibt. Im Beispiel oben wurde immer nur von einem Arbeitspaket ausgegangen, aber in der Regel haben Ausführende mehrere Arbeitspakete parallel oder zumindest überlappend.

Die tägliche Arbeitszeit des Benutzers wird berücksichtigt, um eine Überlastung anzuzeigen. Der obere Strich zeigt die tägliche Arbeitszeit an. Alles was über diesen oberen Strich hinausragt, wird orange.

Octaved Flow arbeitet tagesgenau für die Berechnung und Anzeige der Auslastung.

Kein zeitliches Limit

Bei Arbeitspaketen ohne zeitliches Limit sind Aussagen nur über die Aufgabenzeit möglich und auch hier nur so weit angegeben.
Hat das Arbeitspaket kein zeitliches Limit und ist keine Aufgabenzeit angegeben, ist keine Aussage möglich, es hat keinen Einfluss auf die Berechnung.

Keine Planung

Hat das Arbeitspaket keine Planung mit Beginn- und Enddatum, die Aufgaben sind aber geplant, werden nur die Aufgaben mit Aufgabenzeit in der Berechnung berücksichtigt.
Hat das Arbeitspaket ein Beginn- und Enddatum, die Aufgaben sind aber nicht geplant, wird für die Aufgaben Beginn und Ende des Arbeitspakets in der Berechnung verwendet.

Anderes Vorgehen

Wenn genauere Aussagen gewünscht werden, beispielsweise die genauere Auslastung unterstützender Projektrollen, dann ist die Aufteilung der Arbeitspakete ein guter erster Ansatz, um dies zu erreichen.

Zum Schluss

Am Ende dieses recht langen Tutorials sehen Sie, dass sich Octaved Flow so verhält, wie es eigentlich zu erwarten wäre. Eine vollständige Transparenz über den in Octaved Flow verwendeten Algorithmus ist wichtig, denn Sie verlassen sich für Ihre Kapazitätsplanung auf die Auslastungsbalken und die Berechnungsgrundlage.

Weil die Welt nicht perfekt ist, ist es gut zu wissen, dass Octaved Flow aus den vorliegenden Daten das Bestmögliche herausholt, auch wenn nicht alle Projektbeteiligten ihre Daten optimal nachhalten.