Wie funktioniert Octaved Flow?
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Projekte und Arbeitspakete
Der Begriff Projekt ist in Octaved Flow weit gefasst. Jede Art von Vorhaben oder Thema wird als Projekt aufgefasst. Vielfach wird auch ein Kundenauftrag als Projekt bezeichnet. Egal ob Projekt, Thema, Vorhaben oder Auftrag, der Einfachheit halber wird in Octaved Flow alles als Projekt bezeichnet.
Projekte werden dann in handliche Arbeitspakete unterteilt.
Tatsächlich steht das Arbeitspaket im Mittelpunkt des Konzepts und viele Funktionen sind an das Arbeitspaket gekoppelt. Arbeitspakete werden auf der Zeitachse geplant, für die Umsetzung Verantwortlichen zugewiesen, in Kanban-Boards nach links und rechts verschoben und vieles mehr.
Um eine Vorstellung für die Größenordnung zu geben: Häufig unterteilen Projektmanager ein Projekt so, dass der Aufwand für ein Arbeitspaket im Bereich von 1 bis 5 Tagen liegt.
Anders als bei herkömmlichen Vorgehensweisen, bei denen empfohlen wird nur eine Person einem Arbeitspaket zuzuweisen, ist es bei Octaved Flow ein fester Bestandteil des Konzepts, dass auch mehrere Personen oder ein Team zugewiesen werden können.
Vorteile:
- Das leicht nachzuvollziehende Strukturprinzip Projekte in Arbeitspakete zu unterteilen sorgt bereits für Klarheit in den Abläufen und für Transparenz. Wenn alle Themen nach diesem einfachen Schema unterteilt werden, ergeben sich nachvollziehbare Abläufe und Verantwortlichkeiten.
- Alle im Team arbeiten prinzipiell nach dem gleichen Schema.
- Abläufe und Prozesse lassen sich damit deutlich besser optimieren. Zudem wird es einfacher in ein neues Thema einzusteigen.
- Das Rad wird nicht jedes Mal neu erfunden. Bewährte Vorgehensweisen lassen sich problemlos kopieren.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Projektbeteiligten werden in Octaved Flow in die beiden Kategorien Projektmanager und Ausführende eingeteilt. Projektmanager managen Projekte, legen also beispielsweise Arbeitspakete zu einem Projekt an und planen den Projektablauf. Ausführende setzen die ihnen vom Projektmanager zugewiesenen Arbeitspakete um.
Die Begriffe sind hierbei nicht fest, ein Teamleiter kann genauso die Funktion haben, die in Octaved Flow als Projektmanager bezeichnet wird. Ein Projektmanager kann problemlos jederzeit die Rolle wechseln und an der Umsetzung mitarbeiten.
Vorteile:
- Die Projektrolle zeigt die Verantwortlichkeit gegenüber allen im Team.
- Die Arbeitsteilung schafft klare Zuständigkeiten und Abläufe.
Projektplanung
Die Projektplanung mit Gantt-Charts ist ein Klassiker und aus dem Projektmanagement nicht wegzudenken. In Octaved Flow wird mit einer erweiterten Version von Gantt geplant.
Geplant werden Arbeitspakete, daraus ergibt sich alles weitere. Außerdem gibt es Meilensteine, verschiedene Typen von Abhängigkeiten und Farben für den Status.
Die Teamplanung zeigt die Projektplanung aus einer anderen Perspektive. Hier steht das Team-Mitglied im Mittelpunkt und welche Arbeitspakete geplant sind. Die Anzeige der Auslastung im Team ermöglicht eine Ressourcenplanung und Ausbalancierung der Arbeitslast.
Vorteile:
- Die Projektplanung in Octaved Flow ist an die bewährten Gantt-Charts angelehnt, um den Einstieg noch mehr zu erleichtern. Dabei ist die Projektplanung für jede Art von Projekt, Vorhaben oder Auftrag geeignet.
- Vorausschauende Team-Planung für weniger Chaos und Stress kurz vor Deadlines.
- Realistische Ressourcen-Planung, die Team-Mitglieder gleichmäßig verteilt auslastet und nicht überlastet. Niemand hat zu viel oder zu wenig Arbeit auf dem Tisch.
- Integrierte Kanban-Boards, um Prioritäten im Rahmen der Planung zu setzen.
Workspace
Der Workspace ist der individuelle Arbeitsplatz für alle Team-Mitglieder. Jedes Team-Mitglied sieht auf einen Blick, was für den Tag ansteht.
Zum besseren Verständnis: Ausführende sehen die ihnen zugewiesenen Arbeitspakete in Ihrem Workspace, und zwar so, wie die Arbeitspakete geplant wurden. Projektmanager sehen das entsprechende Arbeitspaket nicht in ihrem Workspace, sie sollen es schließlich auch nicht selbst umsetzen.
Vorteile:
- Ausführende finden in Octaved Flow alles, was sie für die tägliche Arbeit benötigen, auf nur einer Seite, dem Workspace.
- Projektmanager steuern über die Planung, wann die Ausführenden welches Arbeitspaket umsetzen sollen.
Info
Arbeitsteilung zwischen Projektmanagern und Ausführenden
In der Komplexität unserer heutigen Projektwelt ist es für Projektmanager unmöglich, sämtliche Details aller Arbeitspakete eines Projekts zu kennen. Stattdessen definieren die Verantwortlichen den großen Plan und legen die gemeinsamen Ziele fest. Das „Micro-Management“, also das Überwachen auch der kleinsten Details, ist nicht mehr zeitgemäß und mit der heutige Arbeitslast auch nicht praktikabel.
Projektverantwortliche geben den Rahmen vor, sind aber darauf angewiesen, die genaue Ausgestaltung den Ausführenden zu überlassen. Diese können die Details in der Regel auch fachlich besser beurteilen.
In Octaved Flow wird diese Arbeitsmethode wie folgt abgebildet: Projektmanager unterteilen das Projekt in Arbeitspakete, planen sie auf der Zeitachse und weisen sie Ausführenden zu.
Die Ausführenden bewegen sich eigenverantwortlich innerhalb des gesteckten Rahmens. Sie unterteilen idealerweise ein Arbeitspaket in Aufgaben, die sie zu Beginn der Umsetzung erstellen und die am Schluss als Checkliste dienen.
Team-Aufgaben und Aufgabenplanung
Ein wichtiges Grundprinzip, mit dem sich Octaved Flow an strukturell entscheidender Stelle von anderen Tools unterscheidet, ist dass zwischen Arbeitspaketen und Aufgaben unterschieden wird. Das ist bei anderen Konzepten oft ein und dasselbe. Die Trennung macht aber den Unterschied für die Arbeitsorganisation. Über die Arbeitspakete geben die Projektmanager den Rahmen für die Ausführenden vor. Die Ausführenden nutzen dann Aufgaben, um ein Arbeitspaket weiter zu unterteilen. Zur genauen Ermittlung des Projektfortschritts werden Aufgaben herangezogen, weil dies die kleinere Einheit ist und dadurch die Genauigkeit größer wird.
Mit dem Aufgabenmanagement werden Aufgaben erstellt und auf der Zeitachse geplant.
Außerdem kann der Aufwand einer Aufgabe im Vorfeld geschätzt werden. Eine typische Größenordnung für den Aufwand einer Aufgabe liegt 15 Minute, 1 Stunde, 2 Stunden oder einem halben Tag.
Mit größere Aufgaben werden Aussagen über den Fortschritt zu ungenau, detailgenauer zu planen wäre zu viel Arbeit. Die Größenordnungen sind bewusst und aus Erfahrung gewählt.
Vorteile:
- Die Besonderheit in Octaved Flow ist, dass die Aufgabenplanung in die Projektplanung integriert ist.
- Die Projektleitung plant Arbeitspakete, Team-Mitglieder können sich mit ihren Aufgaben in diesem Rahmen bewegen und die Projektleitung hat die komplette Übersicht aller Vorgänge aus der Helikopterperspektive.
- Aufgaben sind gleichzeitig Checklisten, die auch mehrfach verwendet werden können.
- Kanban-Boards stehen auch für Aufgaben zur Verfügung, um beispielsweise Prioritäten zu setzen oder Workflows abzubilden
- Der tatsächliche Projektfortschritt kann über die Aufgaben genauer ermittelt werden, als mit anderen Methoden (kleinere Einheit, größere Genauigkeit).
Wiki
Das Ziel von Octaved Flow ist es, dass generell weniger E-Mails verschickt werden, weil E-Mails als Kommunikationsmittel zwar weit verbreitet, aber nicht wirklich effizient sind. Gerade interne E-Mails mit langen E-Mail-Verläufen und vielen CC lähmen oft die Produktivität, statt sie anzukurbeln.
Der Schlüssel in Octaved Flow zur Vermeidung überflüssiger E-Mails sind die Wikis. Wikis sind eine zentrale Informationsquelle mit vorgegebener Struktur und eindeutigem Organisationskonzept.
Durch verschiedene Typen von Board-Posts wird die Kommunikation transparenter und es gibt weniger Missverständnisse. Verwenden Sie den Typ Freigabe, wenn Sie eine Freigabe benötigen, Frage, wenn Sie Unterstützung brauchen und FYI um bestimmte Personen in Kenntnis zu setzen. Sie können auch Personen in einem Besprechungsbericht erwähnen. Ob eine Frage bereits beantwortet wurde, ist mit Ampelfarben sofort zu erkennen.
Vorteile:
- Das Wiki von Octaved Flow macht nur wenige Vorgaben für die Kommunikation in Teams und Unternehmen. Diese sorgen aber für sinnvolle Strukturen und optimieren Prozesse der Kommunikation und Informationsablage/-beschaffung.
- Kein Ping-Pong interner E-Mails
- Durch Wikis gibt es statt einer Vielzahl von Informationen, die auf einen einprasseln, eine zentrale Ablage. Das bedeutet weniger E-Mails, dafür alles an zentraler Stelle, und zwar dann, wenn man es braucht.
- Einbinden aller Beteiligten in den Informationsfluss. Denn wer nicht abgehängt wurde, muss auch nicht zeitintensiv wieder eingebunden werden.
Auswertungsmöglichkeiten, Projektcontrolling, KPI
Octaved Flow enthält umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, um zu sehen, ob wirklich mehr Produktivität entstanden ist, Prozesse verschlankt wurden und Abläufe effizienter geworden sind.
Kaufmännische Aspekte, Projektzeiterfassung, Time-Sheets
Dieser Abschnitt ist interessant, wenn Sie Arbeitszeit gegenüber Dritten nachweisen und abrechnen. Ansonsten können Sie ihn überspringen.
Ein Auftrag wird in der Regel als Projekt abgebildet. Die Auftragspositionen entsprechen dann Arbeitspaketen.
Dabei gibt es verschiedenen Abrechnungstypen für die Arbeitspakete, wie Festpreis oder nach Aufwand. Das bedeutet, dass ein Projekt auch mit gemischten Abrechnungstypen, wie zum Beispiel Festpreis- und Aufwandspositionen, durchgeführt werden kann.
Auch in diesem Punkt steht das Arbeitspaket im Mittelpunkt. Es ist die „kaufmännische Einheit“ für Aufträge. Hier wird erneut deutlich, wie die Konzepte von Octaved Flow ineinandergreifen. Es ist wichtig, dass mehrere Personen oder ein Team einem Arbeitspaket zur Ausführung zugewiesen werden können, denn es kommt in der Praxis oft vor, dass eine Auftragsposition nicht nur von einer Person umgesetzt werden soll.
Außerdem kann ein Arbeitspaket auch die Rolle der Angebotsposition einnehmen. Die Arbeitspakete können im Rahmen der Preiskalkulation vom Projektmanager an die späteren Ausführenden zur Abschätzung des Aufwands übergeben werden. Wenn die Ausführenden dabei das Arbeitspaket in Aufgaben unterteilen, wird nicht nur die Aufwandsschätzung genauer, sondern diese Aufgaben sind dann, wenn der Auftrag erteilt wird, gleichzeitig die Checkliste für die Umsetzung.
Zeitbuchungen erfolgen konsequenterweise auch pro Arbeitspaket. Damit entsprechen die Zeitbuchungen immer der kaufmännischen Grundlage. Außerdem ist es besonders einfach für die Ausführenden, weil sie die Arbeitspakete ohnehin in ihrem Workspace zum richtigen Zeitpunkt vorfinden und sie nicht erst heraussuchen müssen.
Octaved Flow erzeugt dann Time-Sheets aus den Zeitbuchungen und Abrechnungsdaten, die zum ERP-System übertragen werden können.