Glossar
Die meisten Begriffe in Octaved Flow sind so, wie sie im Projektmanagement üblich sind. Erfahrene Projektmanager können damit arbeiten, ohne umdenken zu müssen. In diesem Tutorial werden ein paar Besonderheiten erklärt.
Arbeitspakete
In Octaved Flow werden Projekte in Arbeitspakete aufgeteilt. Andere übliche Begriffe sind Aufgaben, Tickets oder Issues, in Octaved Flow wird aber Arbeitspakete verwendet.
Zu jedem Arbeitspaket können Aufgaben erstellt werden. Aufgaben unterscheiden sich von Arbeitspaketen dahingehend, dass Arbeitspakete nur von Projektmanagern geplant werden können und darstellen, was man den Kunden gegenüber beantwortet.
Aufgaben können dagegen von den zuständigen Personen selbst angelegt und geplant werden. Sie dienen also als zentrale Sammlung aller kleineren Tätigkeiten, die sonst an verschiedenen Orten angelegt werden.
Archivieren
Erledigte Projekte oder Teilprojekte können archiviert werden und werden dann nicht mehr angezeigt. In einer separaten Übersicht sind alle archivierten Projekte und Teilprojekte zu sehen.
Baseline-Vergleich
Mithilfe des Baseline-Vergleichs können aktuelle Planungen mit früheren Planungen verglichen werden. Im Projektverlauf nach hinten umgeplante sowie indirekt durch Abhängigkeiten verschobene Arbeitspakete werden durch eine rote Markierung hervorgehoben. Mithilfe dieser Ansicht kann die Planung zukünftiger Projekte verbessert werden, da genau dargestellt wird, wo die Planung nicht ausgereicht hat.
Batch-Tool
Mithilfe des Batch-Tools können mehrere Zuständigkeiten auf einmal festgelegt werden. Darüber hinaus können mehrere Benutzer (und Benutzergruppen) von allen Arbeitspaketen entfernt werden, für die sie zuständig sind. Diese können dann direkt durch ausgewählte Benutzer ersetzt werden. Dies geschieht ausschließlich innerhalb des jeweiligen Projekts bzw. Teilprojekts.
Berechtigungsrollen
Mit Berechtigungsrollen wird festgelegt, was ein Benutzer darf. Mit der Berechtigungsrolle Leser darf man zum Beispiel Projekte und Arbeitspakete nur sehen, aber nicht verändern. Als Projektmanager darf man mehr, zum Beispiel Projekte und Arbeitspakete anlegen oder die Zeitvorgabe eines Arbeitspakets erhöhen.
Wenn man Gastbenutzer anlegt, kann man auch diesen separate Berechtigungen zuweisen.
Boards
Für jedes Projekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket gibt es ein Board, in dem die Zusammenarbeit und Dokumentation des jeweiligen Projekts erfolgt. Dort können Informationen ausgetauscht, Besprechungsberichte abgelegt, Dateien hochgeladen und Fragen gestellt werden.
Erledigt
Wenn Arbeitspakete und Aufgaben erledigt sind, können sie als Erledigt markiert werden. Diese Markierung wirkt sich automatisch auf alle Ebenen von Octaved Flow aus. So behält der Projektmanager leichter den Überblick.
Filter
Die Auswahl der Filter individualisiert die Ansicht der Projekte und aller zugehörigen Tätigkeiten. Je nach Bedarf können nur Tätigkeiten mit bestimmten Kriterien wie Zuständig, Projektmanager und Erledigt angezeigt werden. je nach blickwinkel kann man sich die ansicht zusammenstellen
Die Basis-Filter sind die am häufigsten genutzten Filter, aber eine größere Auswahl gibt es unter Alle Filter. Filter können mit einem Haken markiert und so im Seitenkopf angezeigt werden.
Gruppen
Anstatt die Rechte für jeden einzelnen Benutzer manuell zu setzen, können Gruppen eingerichtet werden. Gruppen können Berechtigungen zugewiesen werden, sodass Benutzer keine Rechte erhalten, die sie nicht haben sollten.
Gruppen können beispielsweise nach Abteilungen, wie Marketing oder IT, oder nach Kompetenzen, wie technischen Kenntnissen oder dem Wissen, bestimmte Werkzeuge zu benutzen, gebildet werden.
Es ist auch möglich, Gruppen als zuständig zu setzen, wenn noch nicht feststeht, welche Person genau zuständig sein soll.
Kanban-Boards
Kanban-Boards sind so gestaltet, wie es üblich ist. Die Einträge können mit der Maus von einer Spalte auf eine andere gezogen werden. Dadurch wird ein Label entfernt und ein anderes hinzugefügt. Kanban-Boards können auch für Zuständigkeiten verwendet werden.
Kritischer Pfad
Der kritische Pfad zeigt die Arbeitspakete, deren Verzögerung den gesamten Projektverlauf beeinträchtigen kann, rot an. Somit wird die Abfolge der Arbeitspakete hervorgehoben, die für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung ist.
Die Funktion Kritischer Pfad ist in Kombination mit weiteren Funktionen des Projektcontrollings besonders wirksam, um Projektrisiken aus verschiedenen Perspektiven einschätzen zu können.
Labels
Mithilfe von Labels wie Prio-1 und Problem können Prioritäten auf allen Projektebenen klar hervorgehoben werden. Außerdem können eigene Labels wie Rückfrage oder On hold angelegt werden, um wichtige Informationen zum Stand der Tätigkeit transparent darzustellen.
Materielle Ressourcen
Materielle Ressourcen sind beispielsweise Prüf- und Testplätze, spezielle Werkzeuge und Testgeräte sowie die Fahrzeuge von Monteuren. Wenn ein Arbeitspaket zu einer materiellen Ressource hinzugefügt wird, wird diese mit dem Arbeitspaket geplant und somit reserviert.
Planungssimulation
Mithilfe der Planungssimulation können zunächst nur Sie selbst verschiedene Varianten der Projektplanung testen, ohne sie für andere sichtbar zu machen. Es ist möglich, zwischen verschiedenen Szenarien zu wechseln, um verschiedene Lösungsansätze zu.
Auch die Einteilung der Ressourcen kann mithilfe der Planungssimulation in verschiedenen Szenarien ausprobiert werden, um alle Beteiligten optimal in den Projekten einzusetzen.
Projekt
Der Begriff Projekt ist sehr weit gefasst. Jedes Vorhaben kann ein Projekt sein.
Projektmanager und Zuständige
In Octaved Flow gibt es zwei Gruppen: Projektmanager und Zuständige.
Projektmanager leiten Projekte. Sie legen Arbeitspakete fest und planen den Ablauf. Die zuständigen Mitarbeiter setzen die Arbeitspakete um, die ihnen der Projektmanager zugewiesen hat.
Die Begriffe sind nicht fest definiert. So kann ein Teamleiter beispielsweise auch Projektmanager sein und umgekehrt können Projektmanager auch operativ arbeiten und zuständig sein.
Projektordner
Projekte können in Projektordnern zusammengefasst werden. Diese können beispielsweise Länder oder Geschäftsbereiche widerspiegeln. Für verschiedene Projektordner können separate Berechtigungen vergeben werden.
Projektrollen
Projektrollen sagen aus, welche Aufgabe man im Projekt hat. Projektrollen könnem beispielsweise Projektmanager oder Stakeholder sein.
Über die Projektrolle können auch Berechtigungen vergeben werden. So erhält der Benutzer automatisch alle Berechtigungen, die er benötigt, um seine Projektrolle auszuüben.
Spalten
Spalten können weitere wichtige Informationen zu Projekten und ihren Unteraktivitäten darstellen. Wie bei den Filtern können Spalten bei Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden. Beispiele für Spalten sind Zuständig, _Aufwand- oder Labels. Es gibt eine voreingestellte Auswahl von Basis-Spalten sowie eine größere Auswahl unter Alle Spalten, mit denen sich die Tabellenansicht nach eigenen Wünschen anpassen lässt.
Teamplanung
Die Ressourcenplanung wird in Octaved Flow Teamplanung genannt, da dies ein positiverer Ausdruck ist. In der Teamplanung können, wie in der bekannten Ressourcenplanung, alle Ressourcen verwaltet und ihnen Arbeitspakete zugewiesen werden.
Teilprojekte
Arbeitspakete können auch innerhalb von Teilprojekten zusammengefasst werden. Teilprojekte können entweder thematisch angelegt werden, zum Beispiel Website-Design, oder als Projektphasen, zum Beispiel Konzeptphase oder Entwicklungsphase.
Zeiterfassung für Projekte
Es kann Arbeitszeit auf Arbeitspakete erfasst werden, wodurch sich eine Projektzeiterfassung ergibt.
Die Zeiterfassung ist sich aus der gesamten Zeit, die auf Arbeitspakete gebucht wird. Dabei gibt es zwei Anwendungszwecke. Einerseits kann damit gegenüber Kunden nach Zeit und Material abgerechnet werden und andererseits kann eine Projektvollkostenrechnung erstellt werden.
Der Fortschritt der Zeiterfassung wird gegenüber der Zielvorgabe für den Aufwand in einem Fortschrittsbalken dargestellt.
Zielvorgabe für den Aufwand und Dauer
Ein Arbeitspaket hat eine geplante Arbeitszeit. Diese wird als Zielvorgabe für den Aufwand bezeichnet. Der Aufwand ist die Anzahl der Arbeitsstunden, die man benötigt um das Arbeitspaket zu erledigen.
Die Dauer ist das Zeitfenster, in dem das Arbeitspaket erledigt werden soll.
Nehmen wir an, für ein Arbeitspaket ist eine Zielvorgabe für einen Aufwand von 16 Stunden eingeplant. Die Umsetzung soll von Montag bis Freitag erfolgen. Der Aufwand von 16 Stunden wird also mit einer Dauer von 5 Tagen erledigt.
Die Dauer ist typischerweise größer als der Aufwand, da selten kontinuierlich an einem Arbeitspaket gearbeitet wird.
