Menüpunkte kurz erklärt
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Wenn Sie noch nicht mit Octaved Flow vertraut sind, erfahren Sie in diesem kurzen Überblick, wofür die Menüpunkte da sind und was Sie dort tun können.
Mein Workspace
Unter Mein Workspace sehen Sie Ihren persönlichen Arbeitsbereich, in dem Sie Ihre tägliche Arbeit organisieren können.
Meine Aufgaben
In Meine Aufgaben erhalten Sie eine Übersicht über die Ihnen zugewiesenen Aufgaben und Arbeitspakete. Sie können neue Aufgaben erstellen, Aufwandsschätzungen dazu festlegen, planen, Aufgaben anderen Mitarbeitern zuweisen und Aufgaben als erledigt abhaken.
Die Anzeige ist zwischen Listen- und Wochenansicht umschaltbar.
Zusammenhänge verstehen
Projekte werden in Octaved Flow in Arbeitspakete unterteilt und Arbeitspakete können Aufgaben enthalten.
Kanban
Kanban-Boards sind eine beliebte Methode, um Aufgaben besser zu organisieren. Sie sind sozusagen das Schweizer Messer der Arbeitsorganisation. Zum Beispiel können Sie durch einfaches Drag & Drop Prioritäten für Aufgaben setzen oder Workflows abbilden.
Persönliche Aufgaben
Finden Sie hier Ihre persönlichen Aufgaben, die nur Sie sehen können. Sobald Sie Ihre persönlichen Aufgaben planen, erscheinen diese auch in Meine Aufgaben.
Zeit buchen
Wenn Sie die Projektarbeitszeit erfassen, zum Beispiel weil Sie Arbeitsstunden gegenüber Kunden abrechnen, dann können Sie hier Projektarbeitszeit auf Arbeitspakete buchen.
Außerdem finden Sie hier die Möglichkeit eine Arbeitszeiterfassung zu starten, zu pausieren oder zu beenden.
Planen
Dieser Bereich ist besonders für Projektmanager relevant, da hier Projekte und Ressourcen geplant werden.
Projektplanung
In diesem Menüpunkt planen Sie Projekte und Arbeitspakete als Gantt-Charts. Die Balken lassen sich bequem per Drag & Drop verschieben.
Verbinden Sie die Balken per Drag & Drop und schaffen Sie zeitliche Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen.
Team-Planung
Team-Planung ist ein anderes Wort für Ressourcenplanung. Hier sehen Sie die geplanten Arbeitspakete für die Teammitglieder und die Auslastung Ihres Teams.
Materielle Ressourcen
Unter dem Menüpunkt Materielle Ressourcen planen Sie ihre materiellen Ressourcen wie beispielsweise Räume, Werkzeuge oder Fahrzeuge. Sie können materielle Ressourcen für einzelne Arbeitspakete reservieren.
Der Menüpunkt erscheint erst, sobald Sie in den Einstellungen mindestens eine materielle Ressource in Octaved Flow angelegt haben.
Organisieren
In diesem Bereich werden Projekte, Teilprojekte und Arbeitspakete angelegt und damit die Arbeit Ihrer Teams organisiert.
Projekte bearbeiten
Hier werden neue Projekte, Teilprojekte und deren Arbeitspakete angelegt und organisiert.
Team-Aufgaben
Hier sehen Sie die Aufgaben einzelner Team-Mitglieder.
Hinweis: Um die Team-Aufgaben zu sehen, muss dieser Menüpunkt erst in Meine Einstellungen unter Erweitert aktiviert werden.
Kanban
Die Kanban-Boards in Mein Workspace zeigen nur Aufgaben.
Wenn Sie Kanban-Boards für Projekte, Teilprojekte oder Arbeitspakete verwenden möchten, können Sie dies hier im Bereich Organisieren unter Kanban.
Abrechnen
Wenn Sie Projekte gegenüber Kunden abrechnen, finden Sie in diesem Bereich alles von der Abrechnungsvorbereitung bis zum Export von Time-Sheets.
Vorbereiten
In diesem Menüpunkt finden Sie Arbeitspakete, die von den Ausführenden als erledigt markiert wurden. Sie können diese Arbeitspakete hier für die Abrechnung vorbereiten, indem Sie die Arbeitspakete final prüfen und abschließen.
Abrechnen
Der Menüpunkt Abrechnen zeigt die Arbeitspakete, die abgerechnet werden können, da sie abgeschlossen sind. Hier können Sie die Arbeitspakete auswählen, für die eine Abrechnung erstellt werden soll.
Teilabrechnen
Unter Teilabrechnen werden Arbeitspakete abgerechnet, die noch nicht abgeschlossen sind. Bei länger laufenden Arbeitspaketen, an denen noch gearbeitet wird, kann für einen Zeitraum teilabgerechnet werden, beispielsweise für den vergangenen Monat.
Liste Abrechnungen
Hier sehen Sie eine Liste der erstellten Abrechnungen aus Abrechnen oder Teilabrechnen. Sie können dazu Time-Sheets exportieren, Abrechnungslisten herunterladen oder die Abrechnungen an Ihr angebundenes ERP senden.
Time-Sheets Freelancer
Externe Mitarbeiter, die Ihnen ihre Arbeitszeit nachweisen, müssen ihre Zeit nicht separat erfassen, sondern können einfach die bereits in Octaved Flow erfassten Zeiten verwenden. Hier können die Time-Sheets für Freelancer exportiert werden.
Controlling
In diesem Bereich erfahren Sie alles Wissenswerte über Meilensteine, Status und Wirtschaftlichkeit laufender und abgeschlossener Projekte.
Projektcontrolling
Im Menüpunkt Projektcontrolling erhalten Sie Real-Time-Informationen zum Beispiel zu:
- Genereller Status, was wurde angefangen, was ist fertiggestellt, was wurde noch nicht begonnen
- Fertigstellungsgrad anhand mehrerer Kriterien
- Einhaltung von Meilensteinen
- Gebuchte Zeiten, Überschreitungen von Zeitvorgaben mit Risikobewertung
- Wirtschaftlichkeit von Projekten anhand des kalkulatorischen Stundensatzes
Team-Analyse
Hier werden die gebuchten Zeiten nicht aus der Perspektive des Projekts, sondern aus der Perspektive des Teams analysiert und ausgewertet.
Arbeitszeit
Im Bereich Arbeitszeit dreht sich alles um An- und Abwesenheiten, die regulären Wochenarbeitszeiten, sowie das Nachhalten der Arbeitszeiten der Benutzer.
An- und Abwesenheit
Eine Übersicht über die Abwesenheiten einzelner Benutzer oder Gruppen erhalten Sie unter dem Menüpunkt An- und Abwesenheit. Der Projektleiter trägt eine Abwesenheit wie z.B. Urlaub oder Krankheit ein.
Wochenarbeitszeit
Im Menüpunkt Wochenarbeitszeit wird die regelmäßige Wochenarbeitszeit im Unternehmen oder auch für einen Benutzer oder eine Gruppe festgelegt.
Die hier eingegebenen Daten haben Einfluss auf die Berechnung der Auslastungsanzeige in der Team-Planung.
Nachhalten
Die Seite Nachhalten bietet einen Überblick über die gebuchten Arbeitszeiten aller Benutzer. Entweder als Übersicht nach Zeitraum oder nach Benutzer sortiert.
Erweitert
Angebot erstellen
Wenn Sie Projekte gegenüber Kunden abrechnen, finden Sie hier Funktionen, die Ihnen das Erstellen von Angeboten erleichtern. Der Vorteil ist, dass Sie die Projekte aus den Angeboten bei Beauftragung direkt zum Weiterarbeiten nutzen können.
Papierkorb
Die Seite zeigt eine Übersicht über gelöschte Projekte, Teilprojekte oder Arbeitspakete. Gelöschte Daten sind nicht für immer weg, sondern werden im Papierkorb vorgehalten. Hier können versehentlich gelöschte Daten einfach wiederhergestellt werden.
Einstellungen
Passen Sie hier Octaved Flow nach Ihren Bedürfnissen an.
Benutzer
Hier werden die Benutzer eines Teams verwaltet, sowie neue Benutzer eingeladen. Ändern Sie Benutzername, Profilbild oder sperren Sie Nutzer, die beispielsweise nicht mehr Teil des Unternehmens sind.
Kunden
Hier werden Kundenstammdaten angelegt und verwaltet. Den Kunden können dann Projekte zugeordnet werden. Dabei können Kunden intern oder extern sein. An externe Kunden kann abgerechnet werden.
Labels
Legen Sie hier individuelle Labels an, die an Projekte, Teilprojekte, Arbeitspakete, Aufgaben oder Board-Beiträge angehängt werden können.
Kanban-Boards
Legen Sie hier Kanban-Boards an, die Team-Mitglieder zum Beispiel unter Organisieren > Kanban nutzen können, um Arbeitspakete oder Aufgaben mit einem Label zu versehen.
Mehr
In den erweiterten Systemeinstellungen werden zentrale Einstellungen für alle Benutzer vorgenommen, wie beispielsweise das Erstellen von Gruppen, Projektrollen festlegen, Berechtigungen vergeben, Projektordner oder materielle Ressourcen anlegen.
Weiter können hier auch abrechnungsrelevante Einstellungen wie beispielsweise Preiskategorien oder Preisaufschläge festgesetzt werden.
Meine Einstellungen im Menü des Benutzers
Hier werden individuelle Benutzereinstellungen wie das Profilbild, der Anzeigename oder die angezeigte Sprache festgelegt und externe Kalender verbunden.
Unter Sicherheit kann der Benutzer sein Passwort ändern oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
