Die wichtigsten Erfolgsfaktoren in der Projektplanung

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Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn es die festgelegten Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens erreicht. Dennoch scheitern je nach Branche und Statistik zwischen 30 und 70% aller Projekte. Im Gegensatz dazu haben gut geplante Projekte eine sehr hohe Erfolgsquote. Für eine erfolgreiche Projektplanung müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden. Mit der richtigen Methodik ist eine erfolgreiche Planung ein strukturierter und in der Praxis gut umsetzbarer Prozess.

Definieren der Projektstruktur

Grundlage einer guten Projektplanung ist eine passende Projektstruktur. Größere Projekte werden in Teilprojekte bzw. Projektphasen unterteilt und diese werden wiederum in Arbeitspakete unterteilt. Kleinere Projekte werden direkt in Arbeitspakete unterteilt. Ein wichtiger Faktor dabei ist, dass die Arbeitspakete nicht zu groß und nicht zu klein sind. Wenn sie beispielsweise kleiner als ein Tag sind, kann der administrative Aufwand zu groß werden. Bei 30 Tagen hingegen ist es schwierig, den Überblick zu behalten und den Fertigstellungsgrad zuverlässig zu bestimmen. Es gibt keine allgemeine Regel, genauere Werte sind branchen- und projektspezifisch.

Arbeitspakete planen

In der Projektplanung erhält jedes Arbeitspaket ein Start- und ein Enddatum. Statt einer einzigen großen Fälligkeit für das gesamte Projekt gibt es viele regelmäßige Termine, die eingehalten werden müssen. Auf diese Weise wird ein kontinuierlicher Fortschritt erzeugt.

Ein weiterer Aspekt der Projektplanung ist die Verteilung der Arbeitspakete auf die Teammitglieder. Durch die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten werden Unklarheiten über Zuständigkeiten vermieden. Dadurch wird verhindert, dass Teammitglieder unwissentlich am gleichen Arbeitspaket arbeiten oder dass Arbeitspakete von niemandem bearbeitet werden.

In diesem Zusammenhang müssen die Ressourcen projektübergreifend betrachtet werden. Teammitglieder können an anderen Projekten oder Aufgaben beteiligt sein, die ihre Arbeitszeit für das aktuelle Projekt einschränken. Urlaub und Abwesenheiten von Mitarbeitern müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Eine realistische Ressourcenplanung stellt sicher, dass das Projekt nicht durch Ressourcenmangel verzögert wird, obwohl dies bei der Planung hätte berücksichtigt werden können.

Zuweisung von Personen zu Arbeitspaketen

Teil einer guten Projektstruktur ist es, die Arbeitspakete so zu planen, dass ein Arbeitspaket idealerweise einer Person zugeordnet wird.

Einem Arbeitspaket können auch zwei Personen als Verantwortliche zugeordnet werden. Falls möglich und zum Planungszeitpunkt sinnvoll, kann das Arbeitspaket auch weiter in Aufgaben unterteilt werden. Die Aufgaben werden dann einem der beiden Verantwortlichen für das Arbeitspaket zugeordnet. Dies hat den Vorteil, dass die Verantwortlichkeiten klar sind und die Ressourcen noch genauer geplant werden können.

Wenn niemand für ein Arbeitspaket verantwortlich ist, merkt man oft viel zu spät, dass etwas nicht stimmt. Erst nach dem geplanten Start des Arbeitspakets stellt man fest, dass es keine Fortschritte gibt. Eine gute Projektplanungssoftware zeigt solche Probleme in Übersichten an, so dass früher reagiert werden kann.

Der Idealfall ist, dass für ein Arbeitspaket genau eine Person als Verantwortliche zugeordnet ist.

Dauer und Aufwand

Der Aufwand ist die Arbeitszeit, die benötigt wird, um das Arbeitspaket fertigzustellen. Die Dauer ist der Zeitraum, in dem das Arbeitspaket abgeschlossen sein muss. Die Dauer muss also mindestens so groß sein wie der Aufwand.

Handelt es sich bei dem Projekt um einen Kundenauftrag, ist der Aufwand in der Regel bekannt, da zumindest ein Richtpreis und damit ein Aufwand vereinbart wurde. Auch bei internen Projekten ist es sinnvoll, wenn möglich zumindest eine grobe Schätzung des Aufwands anzugeben, da nur so die Auslastung der Ressourcen berechnet werden kann.

Es ist selten möglich, ein Arbeitspaket in Vollzeit und ohne Unterbrechung zu bearbeiten. Daher wird die Dauer in der Regel größer als der Aufwand geplant. Darüber hinaus können auch externe Faktoren, wie beispielsweise vom Kunden zu liefernde Informationen oder Antworten, zu Verzögerungen führen. Wenn es möglich ist, diese Verzögerungen im Voraus abzuschätzen, ist es sinnvoll, die Dauer bereits bei der Planung entsprechend zu verlängern. Dies vermeidet zu häufige Plananpassungen während des Projektverlaufs.

Risikoanalyse und -management

Für eine erfolgreiche Projektabwicklung ist es notwendig, die im Vorfeld erkennbaren Risiken zu analysieren und bereits bei der Projektplanung zu berücksichtigen.

Für Arbeitspakete, bei denen nicht hinreichend klar ist, dass sie mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit im geplanten Zeitraum abgeschlossen werden können, sollten Puffer eingeplant werden. Diese stellen sicher, dass bei Überschreitung eines Arbeitspaketes nicht automatisch ein anderes Arbeitspaket in Verzug gerät.

Ein weiteres Risiko besteht darin, dass der Auftraggeber im Laufe des Projekts sagt: "So habe ich mir das nicht vorgestellt". Für diesen Fall können im Projektplan feste Aufgaben definiert werden, um den Auftraggeber über den Stand des Projektes zu informieren. Die Planung und Überlegung, wie Probleme gelöst werden können, bevor sie auftreten, vermeidet Stress und zeitliche Überlastung während des Projektverlaufs.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Trotz guter Planung muss mit Planänderungen gerechnet werden.

Mögliche Gründe für Planänderungen sind zum Beispiel

Ressourcen fallen aus, zum Beispiel durch Krankheit.
Der Kunde oder Project Owner ändert während der Projektlaufzeit seine Vorstellungen vom Ergebnis.
Arbeitspakete werden früher oder später fertig als geplant (meistens später...).
Im Projektverlauf werden kreative neue Ideen entwickelt, deren Umsetzung nicht erst nach dem Projekt als Version 1.1, sondern besser gleich im Projekt als Version 1.0 realisiert werden sollte.

Eine Änderung des Projektplans während der Projektlaufzeit ist immer mit einem gewissen Risiko und Aufwand verbunden, um alle möglichen Seiteneffekte zu erkennen und zu lösen. Dazu ist es wichtig, das Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Einerseits müssen die im Projektauftrag gemachten Zusagen eingehalten werden. Andererseits müssen auch die Ressourcen im Auge behalten werden, damit sich wieder ein stimmiges Gesamtbild für das Projekt ergibt.

Hierfür sollte eine Projektmanagement-Software verwendet werden, die das Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln übersichtlich visualisieren kann, damit die Flexibilität nicht auf Kosten der Produktivität geht.

Außerdem sollte die Projektmanagement Software die Projektmitarbeiter in Echtzeit über Planänderungen informieren, um zu vermeiden, dass die Mitarbeiter an einem veralteten Plan arbeiten.

Lang laufende, große Projekte

Bei länger laufenden Projekten, die sich beispielsweise über ein Jahr oder länger erstrecken, ist es eine gängige Technik, nur die nächsten Monate detaillierter zu planen und alles darüber hinaus mit einem geringeren Detaillierungsgrad. Während des Projektverlaufs können die nächsten Monate detaillierter geplant werden. Was in einem halben Jahr im Detail passieren soll, ist oft mit zu vielen Unwägbarkeiten verbunden, so dass eine detaillierte Planung dazu führt, dass zweimal geplant werden muss.

Auch Ressourcen werden oft nur für die nächsten Wochen oder Monate konkret zugewiesen. Für ein Arbeitspaket, das für 12 Monate geplant ist, eine Person als zuständig festzulegen, ist oft nicht sinnvoll, da in diesem Zeitraum noch viele Änderungen möglich sind.

Bei großen Projekten sind oft mehrere Fachabteilungen beteiligt. In diesem Fall kann das Arbeitspaket bereits der entsprechenden Fachabteilung zugeordnet werden. Dabei ist es hilfreich, wenn in der Projektplanungssoftware nicht nur die Zuständigkeiten angegeben werden können, sondern auch Projektrollen vergeben werden können. So kann zum Beispiel der Leiter der Fachabteilung als Projektrolle zugeordnet werden. Er sieht dann auf einen Blick, für welche Arbeitspakete der nächsten 3 Monate er noch keinen seiner Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen als zuständig zugeordnet hat.

Die hier genannten Zeiträume sind Beispiele. Welche Zeiträume konkret verwendet werden, hängt von der Branche, dem Projekttyp und dem konkreten Projekt ab. Wichtig ist, dass gleiche Projekttypen auch gleiche Abläufe erhalten, damit sich für die Projektbeteiligten eine Routine einstellen kann. Die Verwendung von Projekttemplates ist dabei sinnvoll.

Erfahrungswerte

Letztlich fließen Erfahrungswerte in die Projektplanung ein, die individuell sind. Das Wissen um die optimale Projektplanung ist ein Wettbewerbsvorteil für die eigene Organisation. Denn je besser die Planung, desto effizienter arbeiten die Teams.

Evaluierungen und kontinuierliche Verbesserungen

Schließlich können Sie während des gesamten Projekts aus Ihren Erfahrungen lernen und versuchen, die Prozesse und Methoden der Projektplanung zu verbessern. Auf diese Weise können Sie aus Fehlern lernen und sie bei der nächsten Projektplanung verbessern.

Über Octaved Flow

Octaved Flow ist auf den Bereich der Projektplanung spezialisiert und bietet alle oben genannten Funktionen. Durch diese Spezialisierung bietet Octaved Flow diese Funktionen besonders komfortabel und übersichtlich an. Der ganzheitliche Ansatz ermöglicht insbesondere eine zuverlässige Ressourcenplanung.

Neben der Projektplanung bildet Octaved Flow auch weitere Prozesse im Projektmanagement ab, wie z.B. Projektcontrolling, KPIs, Fortschrittskontrolle, Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten. Darüber hinaus ist Octaved Flow in der Lage, alle Änderungen des Projektplans auf allen Ebenen zu berechnen und hilft so, ein umfassendes und vollständiges Bild des gesamten Projektportfolios zu erstellen.

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