Dauer versus Aufwand

Im Projektmanagement sind die Begriffe „Dauer“ und „Aufwand“ von zentraler Bedeutung. Sie werden jedoch häufig missverstanden oder falsch verwendet. Vor allem wenn die Dauer mit dem Aufwand gleichgesetzt wird, sind die daraus resultierenden Projektpläne nicht resilient gegenüber den Verzögerungen und äußeren Einflüssen, die im Projektalltag auftreten. Beide Begriffe beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte der Planung und Durchführung von Arbeitspaketen und Projekten. Ein genaues Verständnis dieser Begriffe ist entscheidend für eine erfolgreiche Projektplanung und -steuerung.

Die Dauer bezieht sich auf den gesamten Zeitraum vom Beginn bis zum Abschluss eines Arbeitspakets oder Projekts. Sie wird normalerweise in Kalendertagen, Wochen oder Monaten gemessen. Die Dauer umfasst alle Zeiträume, in denen an dem Arbeitspaket gearbeitet wird, sowie die Zeiträume, in denen die Arbeit aufgrund externer Abhängigkeiten oder anderer Faktoren unterbrochen wird.

Der Aufwand hingegen bezieht sich auf die Gesamtmenge der Arbeit, die erforderlich ist, um ein Arbeitspaket abzuschließen. Der Aufwand wird in Stunden, Tagen oder anderen Arbeitseinheiten gemessen und berücksichtigt nur die aktive Arbeitszeit.

Dauer und Aufwand beziehen sich somit auf unterschiedliche Aspekte der Planung und Durchführung von Arbeitspaketen und Projekten.

Die Definitionen zeigen den klaren Unterschied zwischen Dauer und Aufwand. Der Aufwand beschreibt die geschätzte Arbeitszeit, die benötigt wird, um ein Projekt oder Arbeitspaket abzuschließen und bezieht sich ausschließlich auf die benötigten Arbeitsstunden. Die Dauer hingegen gibt an, über welchen Zeitraum - in Tagen, Wochen oder Monaten - diese Arbeitsstunden verteilt werden sollen.

(Links: Aufwand 16 Stunden, Dauer 2 Tage; Mitte: Aufwand 16 Stunden, Dauer 5 Tage; Rechts: Aufwand 16 Stunden, Dauer 8 Tage)

Der Aufwand pro Tag ändert sich also, wenn sich die Dauer eines Projekts oder Arbeitspakets ändert. Das liegt daran, dass der Gesamtaufwand gleich bleibt, während sich die Dauer ändert, so dass sich der Aufwand nur anders auf die Tage verteilt. Wenn die Dauer kürzer wird, steigt der Aufwand pro Tag, da der gleiche Gesamtaufwand in einem kürzeren Zeitraum erledigt werden muss. Ist der Zeitraum länger, sinkt der Aufwand pro Tag, weil der Gesamtaufwand auf mehr Tage verteilt werden kann. Entweder gibt es wenige lange Balken oder viele kurze Balken, aber die Summe der Balken ist immer gleich. Denn die Summe der Balken ist der Aufwand.

Dabei wird von einem 8 Stunden Arbeitstag ausgegangen. Beide Begriffe beziehen sich also auf spezifische Zeitberechnungen im Projektmanagement.

(Links: Aufwand 32 Stunden, Dauer 4 Tage; Rechts: Aufwand 32 Stunden, Dauer 2 Tage pro Person)

Wenn mehr Ressourcen zur Verfügung stehen, um den gleichen Aufwand zu bewältigen, kann die Dauer verkürzt werden, da der Aufwand auf die vorhandenen Ressourcen verteilt wird. Wenn zum Beispiel zwei Personen vorhanden sind, wird der Aufwand zwischen ihnen aufgeteilt. Das bedeutet, dass jede Person die Hälfte des Aufwands hat. Anstatt 32 Stunden für eine Person einzuplanen, muss jede Person nur 16 Stunden aufwenden. Der Gesamtaufwand beträgt zwar immer noch 32 Stunden, kann aber in kürzerer Zeit erledigt werden. Während eine Person, die 8 Stunden pro Tag arbeitet, 4 Tage benötigt, können zwei Personen den Aufwand von 32 Stunden in 2 Tagen bewältigen. Der Gesamtaufwand bleibt also gleich, während die Dauer stark von der Anzahl und Verfügbarkeit der Ressourcen abhängt.

(Links: Aufwand 16 Stunden, Dauer 3 Tage; Rechts: Aufwand 16 Stunden, Dauer 2 Tage mit einem Tag Urlaub)

Es kann auch vorkommen, dass ein Arbeitspaket mit einem geschätzten Aufwand von 16 Stunden und einer geplanten Dauer von 3 Tagen kalkuliert wurde, die zuständige Person aber bereits für einen Tag in einem anderen Projekt eingeplant ist oder an einem Tag Urlaub hat. In diesem Fall wird der Aufwand von 16 Stunden auf die verbleibenden Tage verteilt. Wie zuvor bleibt der Gesamtaufwand gleich, nur die Verteilung der Arbeitszeit ändert sich entsprechend der verfügbaren Arbeitstage.

Obwohl beide Begriffe klar definiert sind, sind Dauer und Aufwand eng miteinander verbunden und voneinander abhängig.

Im Projektmanagement gibt es verschiedene bewährte Verfahren, die sich sowohl auf den Aufwand als auch auf die Dauer beziehen, um eine reibungslose Durchführung von Projekten und Arbeitspaketen zu gewährleisten.

(Links: Aufwand 16 Stunden, Dauer 2 Tage; Rechts: Aufwand 16 Stunden, Dauer 4 Tage)

Häufig wird die Dauer eines Arbeitspaketes länger angesetzt, als es der geschätzte Aufwand erfordert. Damit sollen Verzögerungen vermieden werden, die sonst zu Problemen in anderen Bereichen führen könnten. Häufig werden Zeitpuffer von 20% bis 100% eingeplant. Beispielsweise könnte für einen Aufwand von 16 Stunden (2 Tage) eine Dauer von 4 Tagen angesetzt werden. Auch höhere Zuschläge sind in der Praxis üblich.

Durch diese Puffer wird der Aufwand auf einen längeren Zeitraum verteilt, was bedeutet das weniger an einem Tag getan werden muss um den Aufwand in der gesetzten Dauer fertigzustellen. Treten Verzögerungen auf, wird der Aufwand auf die zur Verfügung stehenden Tage verschoben, um den Termin einhalten zu können. Die Summe der Balken bleibt gleich, nur die Größe der Balken ändert sich. Auf diese Weise kann flexibler auf Verzögerungen reagiert werden, ohne dass der Plan angepasst werden muss.

(Links: Ein Arbeitspaket, Aufwand 16 Stunden, Dauer 4 Tage; Links: Zwei Arbeitspakete auf zwei Personen verteilt, Aufwand 16 Stunden, Dauer 2 tage)

Wenn zwei Personen für ein Arbeitspaket verantwortlich sind, halbiert sich kalkulatorisch die Dauer. In der Praxis ist es jedoch oft nicht möglich, dass eine Person genau die Hälfte des Arbeitspaketes übernimmt. Eine mögliche Lösung besteht darin, das Arbeitspaket so aufzuteilen, dass es jeweils einer Person zugeordnet werden kann. Auf diese Weise ist auch die Verantwortlichkeit klarer und eine gleichzeitige Bearbeitung des gleichen Themas wird vermieden.

(Links: Mehrere Arbeitspakete, die nacheinander geplant werden; Rechts: Mehrere Arbeitspakete, die zur gleichen Zeit geplant werden.)

Eine weitere häufig angewandte Methode ist die parallele Zuweisung mehrerer Arbeitspakete an eine Person. Dabei werden die Arbeitspakete mit so großer Dauer angesetzt, dass sie einzeln nur zu einer geringen Auslastung pro Tag führen, in der Summe aber wieder die gewünschte Sollauslastung ergeben. Dies hat den Vorteil, dass bei Verzögerungen in einem Arbeitspaket auf andere Arbeitspakete ausgewichen werden kann. Verzögerungen können zum Beispiel dadurch entstehen, dass ein Feedback des Auftraggebers nicht rechtzeitig eintrifft oder Kollegen nicht verfügbar sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass einem Mitarbeiter 3-4 oder mehr Arbeitspakete parallel zugewiesen werden.

Die Auslastung der Mitarbeiter kann nur dann realistisch geplant werden, wenn die Projektplanungssoftware einen klaren und vor allem projektübergreifenden Überblick über die Ressourcenauslastung liefert, Konflikte sichtbar macht und eine effiziente Ausbalancierung der Ressourcen ermöglicht.

Die Ressourcenplanung erfolgt dabei kalkulatorisch über einen Zeitraum, in dem der Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln kann. Wenn im Beispiel oben jeder der vier Balken zu einer Auslastung von 2 Stunden pro Tag führt, ergibt sich eine Gesamtauslastung von 8 Stunden pro Tag. Damit ist der Mitarbeiter innerhalb seines Solls ausgelastet. Der Mitarbeiter kann dann seine Arbeit innerhalb des vorgegebenen Rahmens selbstständig und flexibel einteilen und eventuelle Verzögerungen in den Arbeitspaketen selbstständig ausgleichen. Der Projektmanager muss den Projektplan nicht ständig anpassen und nicht eingreifen, solange die vier Arbeitspakete im vorgegebenen Zeitrahmen abgeschlossen werden. Die Verantwortung für die termingerechte Erledigung der Arbeitspakete wird somit auf den Mitarbeiter übertragen. Eine Fortschrittskontrolle durch den Projektmanager muss jederzeit möglich sein.

In der Projektmanagement-Software Octaved Flow sind die Funktionen Dauer und Aufwand nach den üblichen Konventionen und wie oben beschrieben implementiert. Octaved Flow bietet einen klaren, projektübergreifenden Überblick über die Ressourcenauslastung, identifiziert frühzeitig potenzielle Konflikte und ermöglicht einen gezielten und effizienten Ausgleich von Ressourcen. In vielen Projekten sind Mitarbeiter gleichzeitig mehreren Arbeitspaketen zugewiesen. Octaved Flow macht die Auslastung der Mitarbeiter transparent und stellt sicher, dass Projekte auch bei unvorhergesehenen Ereignissen im Zeit- und Budgetrahmen bleiben.

Neben der Projektplanung bildet Octaved Flow auch weitere Prozesse im Projektmanagement ab, wie zum Beispiel Projektcontrolling, KPIs, Fortschrittskontrolle, Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten. Darüber hinaus ist Octaved Flow in der Lage, alle Änderungen des Projektplans auf allen Ebenen zu berechnen und hilft so, ein umfassendes und vollständiges Bild des gesamten Projektportfolios zu erstellen.