Projektrollen

Projektrollen werden verwendet, um für Benutzer festzulegen, welche Rolle sie in einem Projekt haben. Dies kann für das gesamte Projekt gelten, pro Teilprojekt oder pro Arbeitspaket festgelegt werden. Projektrollen sind beispielsweise Projektmanager, Stakeholder oder Fachabteilungsleiter. Die Zuständigkeit für ein Arbeitspaket wird nicht als Projektrolle betrachtet und separat definiert.

Wenn ein Benutzer für ein Arbeitspaket zuständig ist, dann soll dieser Benutzer das Arbeitspaket erledigen. Jede andere Art der Beteiligung an einem Arbeitspaket wird als Projektrolle bezeichnet.

Ein Benutzer kann mehrere Projektrollen in einem Arbeitspaket haben, auch zusätzlich zur Zuständigkeit.

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, und Informed. Das "R" wird durch Zuständig abgebildet, der Rest, also ACI, werden in Octaved Flow über Projektrollen geregelt.

In der Detailansicht des Projekts oder Teilprojekts werden im Menüpunkt Zuständig die Projektrollen zugewiesen:

Beim Arbeitspaket wird zuerst angezeigt, wer für die Ausführung zuständig ist. Unterhalb davon sind die Projektrollen:

Für zuständige Benutzer kann es eine wichtige und hilfreiche Information sein, wer der Projektmanager ist.

Wenn eine Projektrolle auf Projektebene zugewiesen wird, vererbt sie sich auf alle darin enthaltenen Teilprojekte und Arbeitspakete. Mit anderen Worten, sie gilt dann für das gesamte Projekt. Abweichende Einstellungen können für Teilprojekte oder Arbeitspakete angegeben werden.

Mit der Projektrolle werden die Berechtigungen bei Bedarf erhöht. Wenn ein Benutzer beispielsweise nur Leserechte für alle Projekte hat und ihm für ein Projekt die Projektrolle Projektmanager zugewiesen wird, werden die Berechtigungen des Benutzers für dieses Projekt erhöht. Der Benutzer erhält dann die vollen Berechtigungen für dieses Projekt, so dass er seine Rolle als Projektmanager ausüben kann.

Projektrollen werden unter Einstellungen > Mehr > Projektrollen verwaltet. Im Auslieferungszustand ist in Octaved Flow nur die Projektrolle Projektmanager 1 angelegt.

Mit dem Rollentyp Projektmanager werden Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, beispielsweise in der Inbox benachrichtigt, wenn das Arbeitspaket erledigt ist. Oder sie können sich unter Abrechnen nur die Arbeitspakete anzeigen lassen, für die sie als Projektmanager verantwortlich sind.

Der Name der Projektrolle kann Projektmanager sein 1, aber auch beispielsweise Scrum-Master oder Fachabteilungsleiter.

In diesem Szenario gibt es einen Projektmanager, der für die Durchführung eines Projekts Mitarbeiter aus verschiedenen Fachabteilungen benötigt. Für jede Fachabteilung gibt es einen Fachabteilungsleiter, der die Personalverantwortung für seine Mitarbeiter hat und somit auch die Auswahl trifft, welche seiner Mitarbeiter an welchem Projekt mitarbeiten.

In diesem Fall erhält der Projektmanager für das Projekt die Projektrolle Projektmanager.

Für den Fachabteilungsleiter wird die Projektrolle Fachabteilungsleiter angelegt. Der Fachabteilungsleiter wird den Arbeitspaketen, für die seine Fachabteilung zuständig ist, zugewiesen und zwar mit der Projektrolle Fachabteilungsleiter. 1

Damit kann der Fachabteilungsleiter alle Arbeitspakete aus allen Projekten herausfiltern, bei denen er die Projektrolle Fachabteilungsleiter hat. Er kann sehen, wo noch keine Zuständigkeit festgelegt wurde, welche seiner Mitarbeiter für welche Arbeitspakete zuständig sind und kann, beispielsweise im Krankheitsfall, die Zuständigkeit ändern.