Aufgabenmanagement und Aufgabenplanung für Teams

Um eine Aufgabe in einem Arbeitspaket zu erstellen, gehen Sie zu Meine Aufgaben unter Mein Workspace. Hier sehen Sie die Arbeitspakete bei denen Sie für die Ausführung zuständig sind, oder die mit einem Favoriten Stern markiert sind.

Über den Umschalter im oberen Bereich können Sie zwischen Listen- und Kachelansicht umschalten.

Die Kachelansicht zeigt Ihnen Arbeitspakete, während die Listenansicht auch die darin enthaltenen Aufgaben darstellt.

Um jetzt eine neue Aufgabe in einem Arbeitspaket zu erstellen, klicken Sie in der Listenansicht auf Neue Aufgabe und geben Sie der Aufgabe einen Namen.

Weil eine Aufgabe immer zu einem Arbeitspaket gehört, ist es einfach die Übersicht zu behalten. Außerdem ist die Aufgabe immer im richtigen Kontext.

Damit das Hinzufügen neuer Aufgaben schnell geht, ist immer ein Eingabefeld für eine Aufgabe sichtbar. Um mehrere Aufgaben besonders schnell „herunterzutippen“, drücken Sie Enter auf der Tastatur, statt auf den Erstellen-Button zu klicken.

Sobald Sie den Mauscursor über eine Aufgabe bewegen erscheint links ein gepunkteter „Griff“, mit dem Aufgaben per Drag & Drop umsortiert werden können.

Aufgaben können über den Pfeil rechts des Eingabefeldes eingerückt werden. Die Einrückung ist zur besseren Übersicht, eine funktionale Abhängigkeit besteht nicht.

Wenn Sie also alle eingerückten Aufgaben erledigt haben, entscheiden Sie selbst, ob damit auch die übergeordnete Aufgabe erledigt sein soll, und haken diese dann ab.

In den Einstellungen unter Mehr können Sie auf der Seite Allgemein festlegen, ob eine übergeordnete Aufgabe erst Abgehakt werden kann, wenn alle eingerückten Unteraufgaben erledigt wurden. Das ist sinnvoll, wenn man Checklisten anlegt, bei denen sichergestellt werden muss, dass alle Unterpunkte erledigt sind.

Die Spalte Planung gibt Ihnen die Möglichkeit ein Zeitfenster zu definieren, in dem Sie vorhaben die Aufgabe zu erledigen:

Wenn zur Erledigung einer Aufgabe 15 Minuten genügen, Sie aber 3 Tage einplanen, bedeutet es nicht, dass Sie die Aufgabe auf 3 Tage strecken werden, sondern dass Sie vorhaben, die Aufgabe an einem der 3 Tage zu erledigen. Octaved Flow geht von Zeitfenstern aus, da im normalen Arbeitsalltag ohnehin immer etwas dazwischenkommt und es oft schwer ist einen genauen Zeitpunkt festzulegen. Flexibilität ist hier sinnvoller als ständig auf rote Warnlampen verspäteter Aufgaben schauen zu müssen.

Wird keine Person einer Aufgabe zugewiesen geht Octaved Flow davon aus, dass die Person, die dem Arbeitspaket mit einer Projektrolle vom Typ Ausführend zugewiesen ist, für die Umsetzung des Arbeitspakets zuständig ist und damit auch für die Erledigung der Aufgaben.

Dies ist bei vielen Benutzern von Octaved Flow der Normalfall, also das häufigste Vorgehen. Das Projekt, das Vorhaben oder der Auftrag wurde so in Arbeitspakete unterteilt, dass es genau einen Ausführenden für ein Arbeitspaket gibt. Der Ausführende erstellt sich selbst Aufgaben zum Arbeitspaket und arbeitet dieses auch selbst ab.

Sind mehrere Personen für die Umsetzung eines Arbeitspakets zuständig, kann Klarheit geschaffen werden, in dem eine Aufgabe einer von diesen Personen zugewiesen wird. Auch die Einrückungen können in diesem Fall nützlich sein.

Auch Personen außerhalb der Ausführenden des Arbeitspakets kann eine Aufgabe zugewiesen werden, wenn sie beispielsweise kurz unterstützend tätig werden.

Technisch gesehen ist es möglich, eine Aufgabe mehr als einer Person zuzuweisen. Organisatorisch ist es wahrscheinlich in den meisten Fällen nicht sinnvoll.

Tragen Sie den geschätzten Aufwand einer Aufgabe in der Spalte Aufwand ein. Wählen Sie dazu aus folgenden Optionen:

Die manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich, aber die Optionen sind bewusst gewählt worden. Die auswählbaren Zeitangaben sind genau genug, um den Fortschritt bei der Umsetzung des Arbeitspakets gut feststellen zu können, gleichzeitig aber so weit gefasst, dass eine schnelle Einschätzung möglich ist und das Abschätzen nicht mehr Zeit kostet, als es am Ende nützt.

In der Detailansicht des Arbeitspaketes unter Allgemein zeigt ein Fortschrittsbalken an, wie viel bereits erledigt wurde. Der Fortschrittbalken zeigt statt der Anzahl der Aufgaben die Aufgabenzeit an (erledigte Aufgabenzeit prozentual zur gesamten Aufgabenzeit), wenn für alle Aufgaben ein Aufwand angegeben wurde.

Häufig verwendete Zeitangaben für Aufwände von Aufgaben sind:

Ein Projekt wurde in Arbeitspakete aufgeteilt und danach das Arbeitspaket weiter in Aufgaben. Geht man davon aus, dass man die beste Kontrolle über das Projekt hat, wenn ein Arbeitspaket in der Größenordnung von 1-5 Tagen Aufwand dimensioniert ist, dann sollte eine einzelne Aufgabe nicht über einen halben Tag hinausgehen. Wenn beispielsweise 40 Stunden für eine Aufgabe als geplanter Aufwand herauskommen, ist höchstwahrscheinlich etwas schiefgelaufen.

Aufgaben können gleichzeitig auch Checklisten sein, ob alles erledigt wurde. Gibt es ein Arbeitspaket mit sehr ähnlichem oder sogar gleichem Inhalt, beispielsweise für einen anderen Kunden, dann kann die komplette Liste an Aufgaben kopiert werden. Damit wird sichergestellt, dass keine Aufgabe vergessen wird. Werden häufiger inhaltlich gleiche Arbeitspakete umgesetzt, werden die Checklisten mit der Erfahrung immer zuverlässiger und führen zu geringeren Fehlerquoten. Zudem spart das Kopieren einer kompletten Aufgabenliste natürlich auch Zeit.