Grundlagen der Ressourcenplanung
Das Ressourcenmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Zuteilung von Ressourcen. Eine flexible und vorausschauende Planung ist dabei wichtig, da die Verfügbarkeit durch unvorhersehbare Faktoren wie Krankheit oder Urlaub beeinflusst werden kann.
Ein entscheidender Bestandteil des Projektmanagements ist das Ressourcenmanagement, um Projekte effizient und erfolgreich durchzuführen. Es umfasst die Planung, Steuerung und Zuteilung von Ressourcen. Eine flexible und vorausschauende Planung ist dabei wichtig, da die Verfügbarkeit durch unvorhersehbare Faktoren wie Krankheit oder Urlaub beeinflusst werden kann.
Was sind Ressourcen?
Bei der Ressourcenplanung von Octaved Flow, die in der Software Teamplanung genannt wird, geht es um die Zuteilung von Personal zu Arbeitspaketen. Obwohl sich der Begriff „Ressourcen” auch auf Material oder Räume beziehen kann, ist in der Teamplanung nur von Personen die Rede.
Dauer vs. Aufwand
Der Aufwand beschreibt die geschätzte Arbeitszeit, die benötigt wird, um ein Projekt oder Arbeitspaket abzuschließen. Er bezieht sich ausschließlich auf die dafür erforderlichen Arbeitsstunden. Die Dauer gibt dagegen an, über welchen Zeitraum – in Tagen, Wochen oder Monaten – diese Arbeitsstunden verteilt werden sollen.
Der tägliche Aufwand ändert sich also, wenn sich die Dauer eines Projekts oder Arbeitspakets ändert. Das liegt daran, dass sich der Gesamtaufwand nicht ändert, während sich die Dauer verändert. In diesem Fall verteilt sich der Aufwand lediglich anders auf die Tage. Wird die Dauer kürzer, steigt der Aufwand pro Tag, da der gleiche Gesamtaufwand in einem kürzeren Zeitraum erledigt werden muss. Ist der Zeitraum länger, sinkt der Aufwand pro Tag, da der Gesamtaufwand auf mehr Tage verteilt werden kann. Es gibt entweder wenige lange oder viele kurze Balken, aber die Summe der Balken bleibt immer gleich, da sie dem Aufwand entspricht.
(Links: Aufwand 16 Stunden, Dauer 2 Tage; Mitte: Aufwand 16 Stunden, Dauer 5 Tage; Rechts: Aufwand 16 Stunden, Dauer 8 Tage)
Wenn also ein Aufwand von 16 Stunden bei einer Dauer von zwei Tagen geplant wurde, wird davon ausgegangen, dass täglich acht Stunden in dieses Arbeitspaket investiert werden. Der tägliche Aufwand wird durch Gleichverteilung berechnet.
Zuständig
In der Teamplanung wird ein Balken angezeigt, wenn eine Tätigkeit als Arbeitspaket geplant ist und mindestens eine zuständige Person festgelegt wurde.
Mehrere Zuständige
Wenn zwei Personen für ein Arbeitspaket verantwortlich sind, halbiert sich die kalkulatorische Dauer. Ein täglicher Aufwand von acht Stunden wird auf zwei Personen verteilt, sodass jede Person einen Aufwand von vier Stunden hat.
Es können jedoch auch individuelle Zielvorgaben für den Aufwand festgelegt werden. So kann beispielsweise eine der zuständigen Personen 6 Stunden und die andere 2 Stunden übernehmen. So kann besser auf die unterschiedlichen Rollen innerhalb desselben Arbeitspakets eingegangen werden und eine noch realistischere Ressourcenplanung erstellt werden.
Die Verfügbarkeit von Ressourcen
Die gepunktete Linie zeigt die tägliche Arbeitsmenge, die eine Person schaffen soll. Überschreitet der blaue Balken die gepunktete Linie, liegt eine Überlastsituation vor.
In der Projektplanung wird normalerweise von acht Stunden Arbeitszeit pro Tag ausgegangen. Allerdings kommen heute auch oft unterschiedliche Arbeitszeiten und -modelle vor. Auch Urlaubszeiten müssen berücksichtigt werden, um die Planung realistisch zu gestalten.
Wenn eine Person nur sechs Stunden pro Tag arbeitet, wird die Grundeinstellung der gepunkteten Linie entsprechend angepasst. Das Gleiche gilt für den Urlaub: Dann liegt die Verfügbarkeit bei 0 Stunden.
Durch Klicken auf einen Auslastungsbalken werden die zugehörigen Arbeitspakete mit genauen Informationen angezeigt: die verfügbaren Stunden der Person, die bereits geplanten Stunden und die noch verfügbaren Stunden. Zudem wird angezeigt, wie sich die geplanten Stunden auf die einzelnen Arbeitspakete verteilen.
Auslastungsbalken
Die Ressourcenplanung hilft dabei, Ressourcen immer gut einzusetzen, sodass die Anforderungen des Projekts erfüllt werden können. So wird sichergestellt, dass immer genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um Arbeitspakete termingerecht und in hoher Qualität zu erledigen. Dabei sollen Über- oder Unterauslastungen vermieden werden. Die tägliche Auslastung wird durch einen vertikalen Balken visualisiert: Je größer der Balken, desto mehr Stunden sind für den jeweiligen Tag eingeplant.
Verteilung von Auslastungen
Normalerweise wird der Aufwand gleichmäßig auf die geplanten Tage verteilt. Ein Aufwand von 20 Stunden über vier Tage bedeutet demnach, dass der tägliche Aufwand fünf Stunden beträgt.
Wenn innerhalb eines Arbeitspakets Aufgaben mit unterschiedlichen Aufwänden an einem bestimmten Tag geplant sind, werden die einzelnen Aufwände der Aufgaben statt einer Gleichverteilung angezeigt. Eine Aufgabe mit einem Aufwand von sechs Stunden an einem Tag und eine Aufgabe mit einem Aufwand von vier Stunden an einem anderen Tag innerhalb desselben Arbeitspakets werden also nicht mit den gleichen, sondern mit unterschiedlichen Aufwänden angezeigt.
Gleichzeitig planen
Arbeitspakete müssen nicht nacheinander geplant werden, sodass der Aufwand pro Tag immer nur in einem Arbeitspaket anfällt. Alternativ können Arbeitspakete auch für einen längeren Zeitraum gleichzeitig geplant werden. In diesem Fall wird der tägliche Aufwand summiert. Wenn beispielsweise vier Arbeitspakete mit je zwei Stunden täglichem Aufwand für den gleichen Zeitraum geplant wurden, fallen für die zuständige Person weiterhin acht Stunden Aufwand pro Tag an, die sich jedoch auf einen längeren Zeitraum verteilen.
Dadurch kann besser auf Verzögerungen wie Rückfragen reagiert werden, ohne dass der gesamte Projekt- und Ressourcenplan angepasst werden muss. Die zuständige Person kann stattdessen einfach an einem der anderen Arbeitspakete weiterarbeiten, bis die Frage beantwortet wurde.
Überlastungen
Wenn parallel geplant wurde, kann es auch leicht zu Überlastungen kommen. Arbeitspakete mit einem zu hohen täglichen Aufwand, die auf den gleichen Zeitraum geplant wurden, summieren sich und überschreiten so die tägliche Grenze von acht Stunden. Werden beispielsweise vier Arbeitspakete mit einem täglichen Aufwand von jeweils vier Stunden gleichzeitig geplant, ergibt sich für die zuständige Person eine erwartete tägliche Arbeitszeit von 16 Stunden, also doppelt so viel wie vorgesehen. Mit diesem Ressourcenplan käme es täglich zu einer Überlastung von acht Stunden.
Überlastungen werden in Octaved Flow als orangefarbene Überschreitung der gepunkteten Linie des Auslastungsbalkens angezeigt.
Teams statt Einzelpersonen planen
Bei langfristiger Planung lohnt es sich selten, Zuständigkeiten an konkrete Personen zuzuweisen. In der Regel gibt es so weit im Voraus zu viele Unsicherheiten, insbesondere in Bezug auf die Verfügbarkeit von Ressourcen, um einen verbindlichen Plan erstellen zu können. Personen können beispielsweise krank werden, im Urlaub sein oder die Firma verlassen.
In Octaved Flow können stattdessen ganze Teams zuständig gemacht werden. Das Arbeitspaket wird zunächst bei allen Teammitgliedern eingeplant und kann näher am eigentlichen Start genauer zugewiesen werden.
→ Mehr zur Planung von Teams hier [Link folgt]
Ansichten in der Ressourcenplanung
Um nur bestimmte Personen oder Teams in der Ressourcenplanung einzusehen, können unter Benutzer die entsprechenden Benutzer ausgewählt werden. So lassen sich die Kapazitäten einzelner Mitarbeiter leichter und übersichtlicher managen.
Drag and Drop
Wenn sich die Zeitspanne, in der ein Arbeitspaket erledigt werden soll, ändert, lässt sich das mit Drag-and-Drop leicht anpassen. Gleichzeitig können Arbeitspakete auch zwischen Ressourcen verschoben werden, beispielsweise wenn jemand krank wird und ein anderer Mitarbeiter das Arbeitspaket übernehmen muss. Über den entsprechenden Button mit Pfeilen in der Menüleiste lässt sich zwischen horizontalem und vertikalem Drag-and-Drop wechseln.
Ressourcenplanung in der Planungssimulation
Wie auch in der Projektplanung können mithilfe der Planungssimulation verschiedene Szenarien der Ressourcenplanung ausprobiert werden. Solange sich der Ressourcenplan in der Planungssimulation befindet, wirken sich Veränderungen nicht auf den tatsächlichen Plan aus und die Mitarbeiter sehen keine Abweichungen vom tatsächlichen Ressourcenplan. Soll einer der Pläne aus der Planungssimulation als echter Plan verwendet werden, kann er mit einem Klick veröffentlicht werden und ersetzt den veralteten Plan. Änderungen am Ressourcenplan werden automatisch und zeitgleich im Projektplan widergespiegelt, sodass beide Pläne immer synchron sind.
→ Mehr zu Planungssimulation in der Ressourcenplanung hier [Link folgt]