Projektcontrolling, Projekte analysieren und überwachen
Tutorials und Anleitungen zu den Funktionen von Octaved Flow
Das Projektcontrolling in Octaved Flow ist thematisch gegliedert. Die Menüpunkte orientieren sich am Informationsbedarf des Benutzers. Sie wählen mit dem Menüpunkt also zuerst aus, zu welchem Thema Sie mehr erfahren möchten, erhalten dort die Übersicht und gehen dann über beispielsweise Projektordner, Projekte, Teilprojekte oder Arbeitspakete in die Tiefe. Die Kombination mit Filtern ermöglicht vertikale und horizontale Analysen.
In Arbeit/fertig
Der Menüpunkt In Arbeit/fertig bietet eine Helikopterperspektive auf die Projekte und liefert Antworten auf elementare Fragen wie: Wie viele Arbeitspakete wurden begonnen, noch nicht begonnen oder sind fertig? Welche Personen sind am Projekt beteiligt? Wie viel Zeit wurde für das Projekt bereits gebucht? Wurden Fälligkeiten überschritten und wenn ja welche?
Fertigstellungsgrad
Die Frage nach dem Fertigstellungsgrad ist sicherlich im Bereich des Projektmanagements eine der interessantesten Fragestellungen überhaupt. Einen zuverlässigen Fertigstellungsgrad zu berechnen ist nicht selten eine Herausforderung. In der Regel bedeutet die Ermittlung eines belastbaren Fertigstellungsgrads einen erheblichen Aufwand mit akribischem Nachhalten und häufigem Nachfassen bei den Projektbeteiligten.
Oft werden zudem verschiedene Arbeitsmethoden in einem Projekt gemischt angewendet, was die Berechnung des Fertigstellungsgrads weiter verkompliziert.
Octaved Flow bietet einen alternativen, schlanken und effizienten Ansatz, der auf zwei Kernideen basiert. Die erste Idee heißt in Octaved Flow Aufgabenzeit, doch tatsächlich steckt ein Organisationsprinzip dahinter.
Info
Organisation mit Arbeitspaketen und Aufgaben
In der Komplexität unserer heutigen Projektwelt ist es für den Projektmanager unmöglich sämtliche Details aller Arbeitspakete eines Projekts zu kennen. Das „Micro-Management“, also das Überwachen auch der kleinsten Details durch die Verantwortlichen, ist zu Recht seit langem kein Zeichen guter Teamführung mehr.
Projektverantwortliche geben heute zwar den Rahmen vor, sind aber darauf angewiesen, die genaue Ausgestaltung den Ausführenden zu überlassen. Diese können die Details in Regel auch fachlich besser beurteilen.
In Octaved Flow wird diese Arbeitsmethode wie folgt abgebildet: Projektmanager unterteilen das Projekt in Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete erhalten vom Projektmanager einen geschätzten oder maximalen Aufwand, werden geplant und Ausführenden zugewiesen.
Die Ausführenden unterteilen ein Arbeitspaket dann in Aufgaben, die sie zu Beginn der Umsetzung erstellen und die am Schluss als Checkliste dienen. Idealerweise geben die Ausführenden den Aufgaben dabei einen geschätzten Aufwand. Es ist für die Ausführenden viel leichter die Zeit im Griff zu behalten, wenn sie ein Arbeitspaket mit einem geplanten Aufwand von 40 Stunden in 20 Aufgaben von je 2 Stunden unterteilen. Wir sind alle Menschen und bei 40 Stunden glauben wir noch sehr viel Zeit zu haben. Geht man Aufgabe für Aufgabe vor, merkt man viel früher, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht.
Hinweis:
Natürlich gibt es immer Projektmitarbeiter, die auf die Planung durch Teamleiter, Lead-Developer oder Projektmanager angewiesen sind, weil ihnen die Erfahrung fehlt. Das beeinflusst das Verfahren aber nicht. Denn es spielt keine Rolle, wer die Schätzung vornimmt. Wichtig ist die Unterteilung in überschaubare, vom jeweiligen Aufwand her eher klein gehaltene Aufgaben.
Zeitintervalle wie 15 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden und ein halber Tag haben sich in der Praxis bewährt und verbessern die Qualität von Analysen und Prognosen signifikant.
Um den Projektfortschritt zuverlässig zu ermitteln, geht Octaved Flow die Leiter, die von Projekt über Arbeitspaket bis zur Aufgabe heruntergegangen wurde, wieder hinauf und betrachtet sämtliche Aufgaben aller Arbeitspakete eines Projekts.
Ergeben sich in Summe beispielsweise 600 Aufgabenstunden für das Projekt und sind 300 davon in erledigten Aufgaben enthalten, so kann recht zuverlässig davon ausgegangen werden, dass das Projekt zu 50% fertiggestellt ist. Sind 300 Arbeitsstunden auf das Projekt gebucht, kann das hingegen alles oder nichts bedeuten.
Die Aufgabenzeit ist in Octaved Flow oben angeordnet, weil sie aufgrund ihrer feinen Granularität die stärkste Aussagekraft hat.
Ein Tortendiagramm zeigt dazu an, wie viele der Aufgaben eine Zeitschätzung haben. Haben viele Aufgaben eine Zeitschätzung, ist die Zahl aussagekräftiger.
Die zweite Idee ist es, Informationen im Detail- und Zuverlässigkeitsgrad absteigend anzuordnen und dem Projektmanager die Einschätzung zu überlassen, wie er die Kennzahlen im konkreten Fall interpretiert. Anders gesagt, Octaved Flow stellt die Entscheidungsgrundlage zur Verfügung, die Einschätzung liegt beim Projektmanager.
In absteigender Reihenfolge kommt danach der Anteil erledigter Aufgaben, die keine Zeitschätzung haben. Die Genauigkeit dieses Werts ist geringer, weil hinter einzelnen Aufgaben sehr unterschiedliche Aufwände stehen können.
Dann wird die Anzahl der erledigten Arbeitspakete angezeigt. Das ist beispielsweise bei Projekten mit vielen Arbeitspaketen, die vom Aufwand her in etwa homogen sind, eine zuverlässige Informationsquelle.
Als nächstes folgen die Zeitbuchungen der Ausführenden auf Arbeitspakete, die ein Aufwandslimit haben. Diese Zahl ist im Regelfall wieder etwas ungenauer als die darüber stehende. Beispielsweise könnte die Zeitvorgabe zu 90% durch Zeitbuchungen ausgeschöpft sein, obwohl das Arbeitspaket erst zu 10% fertig ist. Je nach Projekttyp und Team kann aber die Tatsache, dass auf ein Arbeitspaket 20 von 40 Stunden gebucht sind, durchaus mit einer Fertigstellung von 50% gleichgesetzt werden.
Am Schluss und damit am unteren Seitenende stehen die Zeitbuchungen auf Arbeitspakete ohne Aufwandslimit. Ein erfahrenerer Projektmanager, der das Thema kennt und den Ausführenden einschätzen kann, hat auch ohne weitere Informationen hier zumindest einen ungefähren Anhaltspunkt.
Gebuchte Zeiten
In diesem Menüpunkt werden Zeitbuchungen analysiert. Projektarbeitszeiten werden in Octaved Flow grundsätzlich auf Arbeitspakete gebucht. Da Arbeitspakete zu Teilprojekten könne und diese wiederum zu Projekten gehören, werden gebuchten Zeiten jeweils auf die nächsthöhere Ebene konsolidiert.
In Kundenprojekten und Projekten mit Zeitvorgaben ist eher relevant wie viel Prozent der vorgegebenen Zeit bereits aufgebraucht ist als die reinen Zeitbuchungssummen zu betrachten. Beispielsweise bei internen Projekten kommt es jedoch nicht selten vor, dass diese ohne Zeitvorgaben durchgeführt werden. Dann sind die gebuchten Zeiten die erste Anlaufstelle.
Auswertungsmöglichkeiten für gebuchte Zeiten ergeben sich auch über andere Aspekte.
In Octaved Flow kann ein Projekt eine Zeitvorgabe erhalten und dabei können Arbeitspakete eine individuelle Zeitvorgabe erhalten oder auch nicht. Wenn die Zeitvorgabe auf Projektebene für ein Projekt aktiviert ist, wird sie als erstes angezeigt.
Das erste Tortendiagramm unter Anteile zeigt den Anteil dieses Projekts an allen aktuell laufenden Projekten für den gleichen Kunden. Ist ein Arbeitspaket gewählt, wird an der gleichen Stelle angezeigt, wie der Anteil der Zeitbuchungen für dieses Arbeitspaket an den gesamten Zeitbuchungen des Projekts ist.
Mehrere Ausführende können in verschiedenen Projektrollen an einem Arbeitspaket arbeiten, zum Beispiel in den Rollen „Ausführend“ und „Qualitätssicherung“. Die Projektrollen können frei konfiguriert werden. Das dritte Tortendiagramm zeigt die Aufteilung der gebuchten Zeiten in die im Projekt oder Arbeitspaket vorkommenden Projektrollen.
In einem Projekt kann es Arbeitspakete geben, die nicht abrechenbar sind. Beispielsweise kann normalerweise die Akquise eines Kundenprojekts nicht abgerechnet werden, genauso wie Leistungen im Rahmen der Gewährleistung. Es ist aber sinnvoll, diese Arbeitspakete mit in das Projekt aufzunehmen. Das vierte Tortendiagramm zeigt die Quote der nicht abrechenbaren Arbeitszeit und ermöglicht so die Rentabilität von Projekten zu betrachten und zu vergleichen.
Sie können in Octaved Flow Labels frei konfigurieren. Labels können überall, auch in Zeitbuchungen zugewiesen werden. Ein typischer Anwendungsfall ist es, Meetings mit einem Label „Meeting“ zu buchen. Die Verteilung nach Labels wird hier angezeigt und ermöglicht auch Vergleiche zwischen verschiedenen Projekten und verschiedenen Kunden.
Zeitvorgabe/-überschreitung
Zeitvorgaben spielen in der Regel insbesondere dann bei Kundenprojekten eine große Rolle, wenn mit dem Kunden Leistungen mit einem zeitlichen Deckel oder Festpreise vereinbart wurden. Da Arbeitszeit zumindest ein großer oder sogar der größte Kostenfaktor ist, ist die Einhaltung der Zeitvorgaben essenziell für die Rentabilität. Auch interne Projekte können mit Zeitvorgaben versehen werden, beispielsweise um ein Ausufern frühzeitig eindämmen zu können.
In diesem Menüpunkt von Octaved Flow zeigen Balken das Verhältnis gebuchter Projektarbeitszeiten zu den geplanten Aufwänden. Mit einem Ampelsystem erkennen Sie Probleme auf einen Blick.
Die Summe der Zeitvorgaben für einen Abrechnungs-/Zeitvorgabentyp fasst alle Arbeitspakete zusammen, die diesen Abrechnungs-/Zeitvorgabentyp haben, beispielsweise alle mit Aufwand mit Deckel zu einem Balken.
Haben zum Beispiel drei Arbeitspakete je 10 Stunden Aufwand als Deckel und sind in Summe auf die drei Arbeitspakete 15 Stunden gebucht, so ist der entsprechende Balken bei 50%. Es kann aber sein, dass das erste Arbeitspaket mit 11 Stunden bereits in der Überbuchungsreserve ist, während auf das dritte noch gar nicht gebucht wurde. Dieser und ähnliche Fälle werden dann über das Ampelsystem aufgezeigt. Die Bedeutung der Farben wird über die Filter klar.
Gibt es in einem Projekt ein rotes Arbeitspaket (oder mehrere), wird das Projekt rot. Durch Aufklappen gelangen Sie zum Teilprojekt und dann zum verursachenden Arbeitspaket.
Kritische Zeitprognose
In der kritischen Zeitprognose wird die Aufgabenzeit verwendet. Die Aufgabenzeit wird weiter oben unter Fertigstellungsgrad beschrieben.
Die Zeitprognose ist kritisch, wenn die Summe des geschätzten Aufwands der noch zu erledigenden Aufgaben größer ist als die verbleibende Zeit, die noch gebucht werden kann. Mit anderen Worten wird dieses Arbeitspaket sehr wahrscheinlich nicht fertig werden, ohne das Limit zu überschreiten.
Möglicherweise kann sogar die verbleibende Arbeitszeit nicht mehr auf dieses Arbeitspaket gebucht werden, weil keine Überbuchungsreserve existiert oder diese ausgeschöpft sein wird. Es besteht also Handlungsbedarf.
Hier wird in erster Linie der wirtschaftliche Aspekt berücksichtigt. Es geht also nicht darum, ob das Projekt pünktlich zum geplanten Zeitpunkt/Fälligkeit fertig werden wird, sondern um die Frage, ob der vorgegebene Aufwandsrahmen eingehalten wird.
Planung überschritten
Sie können in Octaved Flow für Projekte und Teilprojekte eine Fälligkeit angeben. Arbeitspakete werden mit einem (Anfangs- und) Enddatum geplant.
Ist ein Arbeitspaket nicht zum geplanten Enddatum als erledigt markiert, wird es hier rot angezeigt. Relevant ist immer das Ende des Tages. Ist also beispielsweise das Enddatum des Arbeitspakets für den 1. Oktober geplant, genügt es, wenn es am 1. Oktober um 23:59 Uhr erledigt wird.
Für Projekte und Teilprojekte gilt die Fälligkeit als gehalten, wenn alle enthaltenen Arbeitspakete bis dahin als erledigt markiert wurden.
Die Farbcodes sind:
- Rot - Fälligkeit oder Enddatum überschritten
- Blau - Fälligkeit oder Enddatum noch nicht erreicht, noch in Arbeit
- Grün - Als erledigt markiert
Wann etwas erledigt wurde, spielt dabei keine Rolle. Es wird also die Farbe Grün angezeigt, unabhängig davon, ob es vorher rot oder blau war. Hier geht es nicht um eine Retrospektive, sondern um einen Ist-Zustand.
Aufgaben liegen in der Verantwortung der Ausführenden und werden hier nicht angezeigt. Die Ausführenden sehen Aufgaben, die nicht rechtzeitig erledigt wurden, rot in ihrem Workspace.
Festpreisanalyse
Werden für ein oder mehrere Arbeitspakete mit dem Kunden Festpreise vereinbart, so wird in der Regel ein bestimmter Stundensatz für die Kalkulation verwendet.
Nehmen wir beispielsweise an, dass für ein Arbeitspaket 8 Stunden Aufwand kalkuliert wurden, 2 Stunden als Reserve aufgeschlagen und ein Stundensatz von 100 Euro angesetzt wird. Der Festpreis des Arbeitspakets beträgt also 1.000 Euro.
Wird das Arbeitspaket tatsächlich in 8 Arbeitsstunden erledigt, gibt es zwei Betrachtungsweisen. Erstens, dass 2 Arbeitsstunden entsprechend 200 Euro als (zusätzlicher) Gewinn realisiert wurden. Eine andere Betrachtungsweise ist der kalkulatorische Stundensatz. Im Beispiel wird mit 8 Arbeitsstunden ein Umsatz von 1.000 Euro erzielt, was einem kalkulatorischen Stundensatz von 125 Euro entspricht. Es werden also statt der ursprünglich geplanten 100 Euro Stundensatz 125 Euro erreicht.
Waren hingegen 12 Arbeitsstunden notwendig, so ist es eine Betrachtungsweise, dass die beiden Stunden Reserve aufgebraucht und zusätzlich zwei weitere Stunden mit je 100 Euro „im Minus“ sind. Mit der anderen Betrachtungsweise ergibt sich, dass der kalkulatorische Stundensatz 83,33 Euro beträgt.
Normalerweise kennen Unternehmer zumindest ungefähr die durchschnittlichen Kosten für eine Arbeitsstunde. Natürlich ist jede Stunde, die in einem Festpreisprojekt aufgewendet wird und vermeidbar ist, ein Verlust. Aber gerade, wenn die rote Linie der internen Kosten unterschritten zu werden droht, werden vermutlich weitere Hebel in Bewegung gesetzt.
In Octaved Flow wird zur Betrachtung der Rentabilität von zeitlich gedeckelten Arbeitspaketen der kalkulatorische Stundensatz verwendet. Das ist ein einfach nachzuvollziehendes Prinzip, das maximale Vergleichbarkeit ermöglicht.
Werden alle Arbeitsleistungen inklusive der Kundenakquise gebucht, lassen sich Kunden mit dem kalkulatorischen Stundensatz vollständig miteinander vergleichen. Natürlich können Sie dies auch auf Projekte, Teilprojekte oder Unternehmensbereiche anwenden.
Aktivität
Im Menüpunkt Aktivität werden Projekte angezeigt, die in einem Zeitraum aktiv oder nicht aktiv sind. Gibt es seit einer Weile keine Zeitbuchungen, werden keine Aufgaben oder Arbeitspakete erledigt und gibt es keine Beiträge im Wiki, ist das Projekt nicht aktiv.
Sie können alle Projekte anzeigen, in denen es seit einem anzugebenden Zeitpunkt in der Vergangenheit bis zum aktuellen Zeitpunkt Aktivitäten gab. Oder Sie lassen sich alle Projekte anzeigen, in denen es seit einem Zeitpunkt in der Vergangenheit bis zum aktuellen Zeitpunkt keine Aktivitäten gab. Mit anderen Worten sind dies Projekte, die zuletzt vor dem von Ihnen ausgewählten Zeitpunkt aktiv waren.
Mit der zweiten Option können beispielsweise Projekte identifiziert werden, die nur noch „Dateileichen“ sind und eigentlich geschlossen werden sollten, deren Abrechnung vergessen wurde oder die reaktiviert werden sollten.
Filter
Alle Menüpunkte haben sogenannte Quick-Filter direkt über dem Projektbereich (in der Mitte), die je nach Kontext eine schnelle Filterung ermöglichen. Hinter dem Filtersymbol sind weitere Filter, die prinzipiell für alle Menüpunkte gleich, aber je nach Kontext leicht angepasst sind.
Werden Summen von Arbeitspaketen beispielsweise in einem Projekt angezeigt, wird dabei die Filterung berücksichtigt. Es werden für die Berechnung der Summe nur solche Arbeitspakete verwendet, die nicht durch die Filterung ausgeblendet werden. Ein entsprechender Hinweis wird angezeigt und das Filtersymbol hat eine andere Farbe.
Berechtigungen für Zeitbuchungen von Benutzern
In den meisten Statistiken wird die Summe der Zeitbuchungen für ein einzelnes Arbeitspaket verwendet. Um diese zu sehen, wird die Benutzerrolle Leser oder eine höhere Benutzerrolle benötigt. An anderen Stellen in Octaved Flow wird der Fortschrittbalken, der anzeigt wie weit die Zeitvorgabe aufgebraucht ist, ebenfalls für alle Benutzer mit Benutzerrolle Leser angezeigt. Dieser Balken enthält auch die Summe der auf das Arbeitspaket gebuchten Zeiten.
Im Menüpunkt Gebuchte Zeiten im Projektcontrolling gibt es Filter nach Benutzer und Zeitraum. Daher ist hier die Projektrolle Manager erforderlich, um die Benutzerstatistiken sehen zu können und die Quick-Filter nach Benutzer und Zeitraum, die im Kopfbereich über dem Projektbaum sind, verwenden zu können.
Wann immer ein Bezug von individuellen Zeitbuchungen zur buchenden Person hergestellt werden kann, ist entweder die Projektrolle Manager erforderlich, oder die Projektrolle Leser, wenn in den Berechtigungen unter Systemeinstellungen die Zeitbuchungen auf „Alle Benutzer dürfen alle Zeitbuchungen sehen“ eingestellt sind.
Fehlen diese Berechtigungen, werden Zeitbuchungen nur noch anonymisiert angezeigt, also ohne Namen der buchenden Person. Zudem werden Benutzerstatistiken und Benutzerfilter, beispielsweise im Menüpunkt Gebuchte Zeiten, ausgeblendet.
Sind die Berechtigungseinstellungen für Zeitbuchungen auf „Nur zugewiesene Benutzer dürfen die Zeitbuchungen sehen“ (Matrix) eingestellt, so können zutreffende Zeitbuchungen auch noch mit Namen der Person angezeigt werden. Filter und Statistiken bleiben jedoch ausgeblendet.
