Offsets bei Abhängigkeiten

Der Offset ist der Abstand zwischen zwei voneinander zeitlich abhängigen Arbeitspaketen. Mit Offsets lassen sich Puffer abbilden oder Arbeiten parallel planen. Obwohl Offsets eine gängige Technik in der Projektplanung sind, gibt es in vielen Fällen bessere Alternativen.

Arbeitspakete werden in der Projektplanung meistens als Balken dargestellt. Dabei können Arbeitspakete voneinander zeitlich abhängig sein. Das bedeutet, dass Arbeitspaket A beendet sein muss, bevor Arbeitspaket B beginnt. In der Projektplanung werden in diesem Fall die Balken der Arbeitspakete durch Pfeile miteinander verbunden, um deren zeitliche Abhängigkeit darzustellen.

Der Offset bestimmt den Abstand zwischen zwei voneinander abhängigen Arbeitspaketen.

Ist beispielweise der Offset +2 Tage, beginnt der Nachfolger B zwei Tage nach dem Ende des Vorgängers A. Endet Arbeitspaket A am Dienstag, beginnt Arbeitspaket B in diesem Fall am Freitag. Mittwoch und Donnerstag bilden also einen Puffer von zwei Tagen, der Offset genannt wird.

Ein Offset von 0 Tagen bedeutet, dass der Nachfolger B unmittelbar nach dem Ende des Vorgängers A beginnt. Da in der Projektplanung tagesgenau gearbeitet wird, startet B somit am Tag nach dem Ende von A. Endet beispielsweise A am Montag, beginnt B am Dienstag.

Ein Offset von 0 Tagen ist die Standardeinstellung für Abhängigkeiten. Ein Offset von 0 Tagen bedeutet mit anderen Worten, dass kein Offset verwendet wird.

Würde man die Balken der Arbeitspakete A und B direkt hintereinander zeichnen, würden sie aneinanderstoßen. Der Abstand zwischen den beiden Balken ist 0.

Ein positiver Offset bedeutet, dass es einen zeitlichen Abstand zwischen den Arbeitspaketen gibt.

Ein Offset von +1 Tag bedeutet beispielsweise, dass ein Tag zwischen dem Ende von A und dem Beginn von B liegt. Ein Offset von +2 Tagen bedeutet zwei Tage dazwischen, und so weiter.

Ein Anwendungsbeispiel für positive Offsets ist es, einen Puffer zwischen Arbeitspaketen zu schaffen. Sollte Arbeitspaket A länger dauern als erwartet, kann durch den Puffer im Offset die Planung von B unverändert bleiben. Mit einem Puffer können Verzögerungen ausgeglichen werden.

Angenommen, Arbeitspaket A endet an einem Montag und es ist ein Offset von +2 Tagen eingestellt. Dann beginnt Arbeitspaket B am Donnerstag. Dienstag und Mittwoch sind also die Puffertage. Dieser Puffer ist bewusst eingeplant, um mögliche Verzögerungen in Arbeitspaket A abzufangen.

Wenn sich Arbeitspaket A um einen Tag verzögert, endet A nun am Dienstag. In diesem Fall kann man den Offset von +2 Tagen auf +1 Tage verkürzen. Dann kann Arbeitspaket B nach wie vor am Donnerstag beginnen.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel für positive Offsets ist es, die Trocknungszeit eines Werkstückes einzuplanen. Dauert es beispielsweise zwei Tage nach dem Ende von Arbeitspaket A bis das Werkstück getrocknet ist, so wird ein Offset von +2 Tagen eingestellt.

Ein negativer Offset hingegen bedeutet, dass Arbeitspaket B beginnt, bevor Arbeitspaket A endet. Bei einem Offset von -2 Tagen beginnt B zwei Tage vor dem Ende von A, was bedeutet, dass sich die beiden Arbeitspakete um zwei Tage überlappen. Der Verbindungspfeil geht dabei in die Vergangenheit.

Endet Arbeitspaket A beispielsweise an einem Donnerstag und ist ein Offset von -2 Tagen eingestellt, dann beginnt B am Mittwoch davor. Die beiden Arbeitspakete überlappen sich also Mittwoch und Donnerstag.

Arbeitspaket B kann vor dem Ende von Arbeitspaket A beginnen, wenn am Ende von A nur noch Tätigkeiten anstehen, die B nicht beeinflussen.

Sind beispielsweise am Mittwoch und Donnerstag nur Arbeiten zu erledigen, die keinen Einfluss auf Arbeitspaket B haben, kann mit B bereits am Mittwoch begonnen werden.

Was ist mit Wochenenden und Feiertagen? Generell werden Wochenenden und Feiertage wie Weihnachten nicht mitgezählt. Sie werden so behandelt, als ob es sie nicht gäbe. Wie am Screenshot oben zu erkennen ist, werden bei einem Offset von +2 Tagen die Tage Samstag und Sonntag nicht mitgezählt.

Die genannten Szenarien klingen einleuchtend, aber ist die Verwendung von Offsets jetzt zielführend oder am Ende doch problematisch?

Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist es, Entscheidungen transparent zu kommunizieren und zu dokumentieren. Doch führt die Verwendung von Offsets nicht zu Intransparenz? Woher weiß man, dass der positive Offset ein Puffer sein soll oder dass das Werkstück trocknen soll? Wo ist dokumentiert, dass in den letzten beiden Tagen nur Dinge stattfinden werden, die B nicht beeinflussen? Wie kontrolliert man ohne transparente Dokumentation, dass Arbeitspaket A genauso ablaufen wird, wie es für einen negativen Offset erforderlich ist?

Wenn die Zeit knapp wird, ist das der denkbar schlechteste Moment, um sich plötzlich mit den Details von Arbeitspaket A auseinanderzusetzen und zu überlegen, wie man die Abläufe innerhalb von Arbeitspaket A organisiert. Transparenz schafft man immer mit Weitsicht, damit man dann, wenn sich der Druck erhöht, auf eine modulare Planung zurückgreifen kann.

Es gibt Alternativen zur Verwendung von Offsets, die mehr Transparenz bieten.

Es ist problemlos möglich, negativer Offsets zu vermeiden. Dabei kann wie folgt vorgegangen werden:

Das Arbeitspaket A wird in kleinere Sub-Arbeitspakete, A1 und A2, aufgeteilt. Dabei wird davon ausgegangen, dass im Arbeitspaket verschiedene Aufgaben anfallen, die entweder A1 oder A2 zugeteilt werden können.

A1 ist dabei entscheidend für den Beginn von Arbeitspaket B. Alle Aufgaben in A2 sind nicht relevant für den Start von B.

Von den 10 Aufgaben sind beispielsweise 7 für den Start von B notwendig und werden daher in Sub-Arbeitspaket A1 eingegliedert, die verbleibenden 3 Aufgaben in A2. Dadurch ist Arbeitspaket B zeitlich nur von A1 abhängig, nicht jedoch von A2.

Am Ende hat man zwei klar definierte Sub-Arbeitspakete. A1 umfasst alle notwendigen Voraussetzungen für B, während A2 die übrigen Aufgaben enthält. So wird die Abhängigkeit von B ausschließlich auf A1 beschränkt, was zu einer klareren Dokumentation und erhöhter Transparenz führt.

Eine Alternative zur Verwendung positiver Offsets ist es, auf die Planung von Arbeitspaket A komplett zu verzichten. Dieses Arbeitspaket wird stattdessen indirekt durch A1 und A2 geplant.

Durch die Aufteilung in Sub-Arbeitspakete kann ein expliziter Puffer geplant werden. A2 kann als Puffer dienen, der bei Bedarf verkürzt oder gelöscht wird, um Anpassungen zu dokumentieren.

Ein Sub-Arbeitspaket namens "Trocknen Werkstück" kann den Trocknungsvorgang darstellen, was Transparenz schafft, statt nur einen Verbindungspfeil zu verwenden, der nicht aussagekräftig genug ist.

Offsets sind eine gängige Technik in der Projektplanung, haben jedoch bei näherer Betrachtung Tücken, vor allem hinsichtlich mangelnder Transparenz und Dokumentation. Im Allgemeinen sind Offsets dennoch sinnvoll, wenn alle Beteiligten die Gründe dafür verstehen und nachvollziehen können.

Ein typisches Beispiel ist ein Arbeitspaket namens "Lackieren Werkstück". Wenn die Trocknungsphase danach immer zwei Tage dauert und dies allen bekannt ist, wäre ein positiver Offset von +2 Tagen angemessen, da die alternative Methode unnötigen Verwaltungsaufwand bedeuten würde.

Für komplexere Planungen bieten sich jedoch strukturierte Alternativen wie die Aufteilung in Sub-Arbeitspakete an, die eine klarere Dokumentation und eine bessere Nachvollziehbarkeit ermöglichen.

Octaved Flow kann sowohl positive als auch negative Offsets handhaben. Es gibt außerdem mehrere Ebenen, um die oben beschriebenen Alternativen umsetzen zu können. Eine Ebene unterhalb von Arbeitspaketen sind Aufgaben und Sub-Arbeitspakete, die zur weiteren Aufteilung verwendet werden können.

In Octaved Flow können Offsets auch in einem ganz anderen Kontext verwendet werden. Beispielsweise kann eine Aufgabe so geplant werden, dass sie am dritten Tag eines Arbeitspakets stattfinden soll. Das ist genau genommen auch ein positiver Offset, und zwar von der Aufgabenplanung relativ zum übergeordneten Element, dem Arbeitspaket, mit einem Offset von +2 Tagen.

Insbesondere wenn mit den genannten Alternativen gearbeitet wird, macht Octaved Flow den Planungsprozess für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar.