Im Flow arbeiten und produktiver sein

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Formulierungen, nach denen man sonst ringen muss, sprudeln nur so heraus. Ideen für neue Vorhaben entstehen wie aus dem Nichts. Lösungen für komplizierte Herausforderungen liegen auf einmal auf der Hand, als wären sie schon immer dagewesen.

Wenn Sie dieses Gefühl kennen, dass sich die Arbeit mühelos und fast wie von selbst erledigt, dann wissen Sie was „Flow“ ist. Flow ist ein Zustand überdurchschnittlicher Konzentration und deutlich erhöhtem Fokus.

Der Begriff „Flow“ kommt aus der Psychologie, stammt aus den 1950er Jahren und gewinnt in der heutigen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung.

Wer profitiert vom Flow?

Man könnte annehmen, dass der Flow mehr für Menschen in kreativen Berufen, wie Werbetexter, Künstler oder Musiker relevant ist. Aber der Flow ist nicht nur ein Zustand hoher Kreativität, sondern auch der Fokussierung auf das Wesentliche. Zum Beispiel sind Chirurgen und Extremsportler oft im Flow.

Doch wer den Tag in der Regel auf einem Bürostuhl verbringt, profitiert ebenso in hohem Maße von der erhöhten Produktivität durch den Flow. Andersherum, wer ständig nur abgelenkt wird und nie das Gefühl hat voranzukommen, wird auf Dauer ausbrennen und nicht mehr leistungsfähig sein.

Ob Sie den Flow schon einmal selbst erfahren haben oder noch nicht, die interessante Frage lautet: Wie kommt man in den Flow?

In den Flow kommen

Eine ruhige Umgebung ohne störende Geräusche, eine Tür, die man zumachen kann und ein bequemer Bürostuhl. All das klingt danach, als wäre es notwendig, um in den Flow zu kommen. Ist es aber nicht.

Die einzige Grundvoraussetzung ist, dass man nicht durch andere Themen abgelenkt wird und die Möglichkeit hat, sich auf ein Thema voll zu konzentrieren. Es ist also ohne weiteres möglich in den Flow inmitten einer Horde tobender Kinder in einem Kindergarten zu kommen - vielleicht sollte das eigene Kind nicht dabei sein.

Der Kollege oder Mitarbeiter, der ins Büro kommt und einen guten Morgen wünscht ist kein Problem. Wünscht er aber einen guten Morgen und sagt, dass er heute früher wegmuss, dann kann das die Konzentration bereits erheblich unterbrechen. Denn im eigenen Kopf startet sofort ein Film mit Szenarien, was das eventuell für den Arbeitsablauf am Tag bedeuten könnte. Diese Unterbrechung genügt, um den Konzentrationsfluss zu stoppen.

Je nach Persönlichkeitstypus dauert es zwischen 15 und 30 Minuten, um in den Flow zu kommen. Meist werden 20 Minuten als Durchschnitt genannt. Das Problem: Bei jeder Unterbrechung beginnt die Uhr von vorne zu ticken.

Die größte Ablenkung ist ständig vor Augen

Das eigentliche Problem kommt von genau der Stelle, die wir für das Arbeiten benötigen: unserem Computer. Er ist nicht nur der Ort, an dem wir die Arbeit erledigen, sondern auch die Quelle unnötiger Störungen und vor allem von Unterbrechungen zum falschen Zeitpunkt.

E-Mails sind in Unternehmen nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmittel, wenn nicht das wichtigste. Doch gerade bei den E-Mails, die man in CC erhält, sind die wenigsten relevant. Die Konzentration, die man aufbringen muss, um eine nicht-relevante E-Mail gedanklich zu verarbeiten (und als nicht-relevant einzustufen) reicht aus, um den Fokus auf das eigentliche Thema für Minuten zu unterbrechen. Über den Tag verteilt summiert sich das zu unproduktiven Zeiten, deren genaues Ausmaß man eigentlich nicht wissen möchte.

Chat-Systeme wie Teams oder Slack verbessern die eigene Situation nicht wirklich, außer ich bin derjenige, der schnell etwas wissen möchte.

Chat-Systeme verbessern die eigene Situation nicht wirklich, außer ich bin derjenige, der schnell etwas wissen möchte.

Auch Video-Meetings sind oft nicht nötig. Entweder könnte die Runde der Teilnehmer kleiner sein oder das Meeting könnte ganz entfallen. Das geht aber nur, wenn es andere Wege zur Kommunikation gibt, die idealerweise zeitsparender und effizienter sind. Der Schlüssel liegt in strukturierter Informationsablage - und E-Mail ist das exakte Gegenteil davon. Eine gute Organisation bedeutet, dass man im richtigen Moment Informationen abrufen kann anstatt von ihnen im falschen Moment abgelenkt zu werden.

Jede Information, die auf einen selbst einprasselt, ist wie ein Regentropfen. Von einem Regentropfen wird man nicht nass. Aber viele von uns stehen genau genommen den ganzen Tag im Regen. Besonders unangenehm ist dabei, dass man ständig Informationen ausgesetzt ist, aber trotzdem im entscheidenden Moment von verschiedenen Stellen alles zusammensuchen muss.

Mit Informationen meinen wir übrigens alles von Besprechungsberichten mit Kunden, einem Feedback aus dem Kundensupport, einen Zusatz zum Auftrag oder eine Rückfrage eines Kunden. Gemeint ist alles, was man für die Erledigung einer Aufgabe vor Augen haben muss.

Kommt daher der Name Octaved Flow?

Unsere Mission ist es, mit Octaved Flow ein besseres Arbeiten für alle zu ermöglichen. Mehr Produktivität nützt nicht nur dem Team und dem Unternehmen, sondern schafft eigene Freiräume, um auch einmal Out-Of-The-Box denken zu können. Und es geht darum, die wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens, den kompetenten Mitarbeiter, vor dem Leistungsabfall oder Komplettausfall zu schützen.

Octaved Flow hat viele Aspekte und verbessert eigene Arbeit sowie die Teamarbeit parallel auf mehreren Ebenen. Der Name von Octaved Flow ist in der Tat vom Arbeiten im Flow abgeleitet. Das Ziel von Octaved Flow ist aber weiter gefasst. Den Anwendern von Octaved Flow soll es ermöglicht werden produktiver zu sein und einfach nur mehr Spaß an der Arbeit zu haben.

Wie Octaved Flow den Flow unterstützt

Natürlich gibt es in Octaved Flow keinen Button, den man drücken kann, um in den Flow zu kommen. In den Flow muss man schon selbst kommen. Aber Octaved Flow hält einem dazu den Rücken frei.

Wie funktioniert das? Octaved Flow enthält verschiedene Module, die im Zusammenspiel Abläufe messbar effizienter gestalten. Die Struktur, die entsteht, erlaubt es Dinge in größeren Blöcken anzugehen, was die Voraussetzung für längere Konzentration auf ein Thema ist. Beispiele für die Module und wie sie die Produktivität erhöhen:

Durch die Wikis gibt es statt einer Vielzahl von Informationen, die auf einen einprasseln, eine zentrale Ablage. Das bedeutet weniger E-Mails, dafür alles an zentraler Stelle, und zwar dann, wenn man es braucht.
Aufgabenmanagement für eine klare Tagesstruktur. Damit werden zusammenhängende Zeiten für ein Thema geschaffen.
Auswertungsmöglichkeiten, um zu sehen, ob wirklich mehr Produktivität entstanden ist, Prozesse verschlankt wurden und Abläufe effizienter geworden sind.
Vorausschauende Team-Planung für weniger Chaos und Stress kurz vor Deadlines.
Realistische Ressourcen-Planung, die Team-Mitglieder gleichmäßig verteilt auslastet und nicht überlastet.
Einbinden aller Beteiligten in den Informationsfluss. Denn wer nicht abgehängt wurde, muss auch nicht zeitintensiv wieder eingebunden werden.

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