Digital ist nicht Digitalisierung

Ist ein Unternehmen, das Excel an vielen Stellen nutzt, bereits digitalisiert oder bloß digital? Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung aus konkreter Projekterfahrung – und welche Fallen man vermeiden sollte. Was bedeutet Digitalisierung wirklich und wie geht man am besten mit den Herausforderungen um? Kompakt geschrieben und mit nachvollziehbaren Beispielen.

Der Begriff Digitalisierung taucht immer häufiger auf, so dass der Eindruck von dringendem Handlungsbedarf entsteht. Doch was verbirgt sich wirklich hinter dem Begriff?

Eine mögliche Definition des Begriffs „Digitalisierung“ ist: Digitalisierung ist der Einsatz digitaler Technologien, um Geschäftsmodelle zu verändern sowie neue Geschäftsmöglichkeiten und Einnahmequellen zu erschließen. Digitalisierung ist der Prozess hin zu einem digitalen Business.

Blicken wir zurück in die Zeit der Mainframes und als die ersten PCs Einzug in die Büros gehalten haben. Die Ziele waren damals bereits die gleichen. Die Definition des Begriffs Digitalisierung trifft 1:1 auch auf die Zeit vor 35 Jahren zu. Nichts Neues also. Wo liegen die Unterschiede?

In der ersten Digitalisierungswelle vor vielen Jahren ging es primär darum manuelle Prozesse in Software abzubilden. Ein kurzes Beispiel, um den Unterschied zu verdeutlichen:

Max ist für den Online-Shop des Unternehmens zuständig. Jeden Tag exportiert er dazu die Artikelliste aus dem Backend-System in Excel. In Excel werden dann durch ein Makro bestimmte Codes ersetzt und mit dem ebenfalls in Excel exportierten Herkunftsnachweis zusammengeführt. Die entstandene Excel-Datei wird zum Schluss in das Online-Shopsystem importiert. Zweimal am Tag wird das manuelle Verfahren in die andere Richtung zur Übertragung der Bestellungen angewandt, ebenfalls mit Excel als Brücke.

Wie schätzen Sie dem Arbeitsplatz vom Max in Bezug auf Digitalisierung ein? Kann man von Digitalisierung sprechen? Oder werden hier nur manuelle Prozesse mit digitalen Werkzeugen, in diesem Beispiel Excel, abgebildet, bleiben jedoch im Kern manuell? Vielleicht ist es eine Idee, Digitalisierung – Achtung Wortspiel – nicht nur digital als ja oder nein zu sehen, sondern eine Bandbreite zuzulassen und von einem Digitalisierungsgrad zu sprechen. Wie schätzen Sie den Digitalisierungsgrad im Beispiel von Max ein?

Durch die technische Komplexität von Produkten, Prozessen und Werkzeugen stoßen Unternehmen immer mehr an die Grenze traditioneller Herangehensweisen. Die Verdichtung von Arbeitsabläufen, das zunehmend größere Know-how, das erforderlich ist, und immer kürzere Zyklen notwendiger Prozessoptimierungen stellen Menschen und Unternehmen vor Hausforderungen. Es gibt einen guten Grund dafür, dass immer mehr Unternehmen agile Prozesse in ihren unternehmerischen Werkzeugkasten aufnehmen. Denn dies ist ein möglicher Weg die Komplexität (auf indirekte Weise) in den Griff zu bekommen.

Digitalisierung bedeutet heute, den Herausforderungen zu trotzen und auch technisch komplexere Prozessoptimierungen anzugehen, so dass manuelle, fehlerbehaftete und langweilige Arbeit von Maschinen, statt von Menschen erledigt wird.

Was ist bei Digitalisierungsprojekten zu beachten? 5 häufige Fehler bei der Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen sind:

Die Vorstellung, dass IT-Projekte wie ein Brückenbau ablaufen ist zumindest vom Prinzip her immer noch verbreitet. Beim Bau einer Brücke wird das gesamte Projekt im ersten Schritt präzise und detailliert geplant. Dann rücken die Bautrupps an und bauen in einem mehrjährigen Prozess die Brücke. Zur Übergabe durchschneiden schließlich die beiden Bürgermeister der Orte an den Brückenenden in einer feierlichen Zeremonie ein rotes Band. Danach wird die Brücke für den Verkehr freigegeben und ist für die nächsten 60 Jahre in Betrieb.

Kaum etwas hiervon trifft auf ein erfolgreiches IT-Projekt zu. Eine komplette Detailplanung im Vorfeld dauert zu lange und lässt damit zu spät von den Vorteilen der neuen Lösung profitieren. Während der Umsetzung wird es zu Erkenntnissen kommen, die den weiteren Erstellungsprozess beeinflussen. Beim Bau der Brücke wäre es ungewöhnlich, dass sich in der Bauphase Erkenntnisse ergeben, die sich auf die Bauweise der Brücke auswirken. Im IT-Bereich und insbesondere im Softwareumfeld ist das denkbar, möglich und meistens auch sehr sinnvoll. Die Übergabe ist keine Zeremonie zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern eher eine Einführungsphase. Und auch die Lebensdauer von IT-Systemen und Software sind anders zu bewerten. Unter Wartung ist im IT-Bereich eher eine andauernde Transformation zu verstehen.

Für Softwareprojekte hat sich ein iteratives Vorgehen bewährt. Es entsteht also nicht eine große Brücke, sondern zunächst nur eine kurze, die einen Teil des Tals überbrückt oder eine schmale für wenig Verkehr. In der Welt der Brücken ist es absurd anzunehmen, dass auf diese Weise am Ende eine besonders gute Brücke entsteht. In der Softwarewelt ergeben mehrere, nacheinander gebaute kleine Brücken am Ende die bestmögliche große Brücke, die besonders tragfähig ist.

Die mangelnde Vergleichbarkeit der Vorgehensweisen in der digitalen Welt mit bisherigen Vorgehensweisen ist sicherlich eine Herausforderung, wenn Menschen in Digitalisierungsprojekte einbezogen werden sollen und wenn diesen Menschen eine Vorstellung von Vorgehensweisen in digitalen Projekten fehlt. Beispiele aus der realen Welt sind dabei jedenfalls nur selten hilfreich.

Maike ist die Leiterin des Customer-Service-Teams. Sie und ihr Team sind ständig überlastet, weil sie personell für die Aufgaben unterbesetzt sind. Das Kundenportal könnte das Team entlasten, ist aber völlig veraltet und kaum noch vorzeigbar. Ein neues Kundenportal wäre ein sinnvoller Schritt. Doch weil alle Mitarbeiter (auch sie selbst) so ins Tagesgeschäft eingebunden sind, beauftragt Maike den Trainee mögliche Lieferanten für ein neues Kundenportal zu finden und sich deren Ideen anzuhören.

Anders gesagt, die Person, der Prozesse am wenigsten vertraut sind, die noch nie ein Projekt geleitet hat und über die wenigste Erfahrung verfügt wird ohne konkrete Zielsetzung auf das wichtigste strategische Thema des Service-Teams losgelassen. Was wird das Ergebnis sein? Auch wenn es radikal klingt, wäre es vermutlich besser, das Thema überhaupt nicht, statt nur halbherzig anzugehen. Denn in diesem Fall ist wenigstens jedem klar, dass keine Bewegung im Bereich der Prozessoptimierung des Service-Teams stattfindet und nach wie vor Handlungsbedarf besteht.

Das Bild des Fahrradfahrers, der es eilig hat und neben seinem Fahrrad herläuft, weil er keine Zeit hat kurz stehenzubleiben und sich auf sein Fahrrad zu setzen, ist bekannt. Genauso wie das des fleißigen Holzfällers, der im Zeitdruck nicht dazu kommt, die Axt zu schärfen.

Voranzukommen beutetet Arbeit und den Einsatz von Ressourcen, und zwar kompetenter Ressourcen. Das ist nicht einfach und erfordert manchmal mutige Entscheidungen.

Bei Digitalisierungsprojekten sollte auf die besten Leute, die Erfahrung mit den Prozessen haben, flexibel im Denken sind und den Willen zur Veränderung haben, zurückgegriffen werden. Digitalisierung ist ein essenzieller und strategischer Prozess, der das Unternehmen nachhaltig verändert und für die Zukunft ausrichtet. Die Zukunft des Unternehmens sollte nicht von der Reservebank aus gesteuert werden.

Es ist keine gute Idee, wenn jede Abteilung eigene Digitalisierungsprojekte hat. Denn gerade das übergeordnete Ineinandergreifen von Prozessen, das am stark vereinfachten Beispiel vom Online-Shop von Max dargestellt wurde, ist ein Kernthema der Digitalisierung.

Auch die IT-Abteilung sollte in diesem Kontext nicht als separate Einheit gesehen werden. Bereits mit dem heutigen Digitalisierungsgrad ist die IT der Kern des Unternehmens, der sich durch alle Bereiche hindurchzieht, und ein integraler Bestandteil nahezu aller Unternehmensprozesse. Daher ist es für Digitalisierungsprojekte essenziell übergreifend zu denken und zu handeln. Die IT-Abteilung als rein „Ausführende“ der Digitalisierung zu sehen wäre fatal.

Digitalisierungsprojekte sind kein Nice-to-have, sondern ein Teil der mittel- und langfristigen Unternehmensstrategie. Diese Bedeutung sollte sich im Budget widerspiegeln. Unterfinanzierte Digitalisierungsprojekte führen zu ungewollten Kompromissen. Damit sind die Prozesse im Unternehmen am Ende sogar umständlicher als vorher. In diesem Fall wäre das Budget komplett verschwendet, weil ein negatives Ziel erreicht wurde. In gewisser Weise ist die Finanzierung eines Digitalisierungsprojekts digital, sprich 0 oder 1. Ausreichend finanziert stellt sich eine Verbesserung ein, wie groß diese auch immer ist, es wird ein Nutzen erzielt. Bei einer Unterfinanzierung besteht eine relativ hohe Wahrscheinlichkeit, dass eine Null herauskommt.

Allen Beteiligten sollte gleichermaßen klar sein, dass Prozessoptimierungen im Rahmen der Digitalisierung keine Kosten verursachen, die in die Kategorie „vermeidbar“ einzuordnen wären, sondern Investitionen darstellen, die sich rentieren sollen.

Dampflokomotiven sind seinerzeit so robust konstruiert und gebaut worden, dass sie bei entsprechender Wartung noch heute im Einsatz sein könnten. In den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts gelangte man zu der Erkenntnis, dass Diesel- und Elektroloks umweltfreundlicher, komfortabler und leistungsfähiger und damit „die Zukunft“ sind.

Ein bekanntes Beispiel der Arbeitsmarktökonomik ist der Heizer auf der Elektrolok. Die britischen Gewerkschaften setzen in den 50er Jahren durch, dass das Berufsbild des Heizers, der die Kohle aus dem Kohlenanhänger in den Kessel der Dampfloks schaufelt, nicht wegfallen darf. Der Heizer fuhr infolgedessen auf Elektroloks mit – ohne sinnvolle Aufgabe. Erst in den 80er Jahren, also fast 30 Jahre später, beseitigte Margaret Thatcher den Missstand.

Der Fortschritt war damals nicht aufzuhalten und wird es auch weiter nicht sein. In Summe hat sich mit der Industrialisierung die Qualität der Arbeitsplätze verbessert, auch wenn auf dem Weg dorthin Berufsbilder verschwunden sind. Was denken Sie, wie sehr den Heizer die Arbeit auf der Elektrolok zufriedengestellt hat? Mit welchem Gefühl ging er nach einem Arbeitstag nach Hause?

Mit der Erhöhung der Schlagzahl fallen heute Aufgaben viel schneller weg und verändern sich. Dass ganze Berufsbilder wegfallen, ist jedoch eher selten. Aber die Geschwindigkeit der Veränderungen nimmt stetig zu. Umso wichtiger ist es die Menschen miteinzubeziehen und ihnen realistische Perspektiven zu geben.

Mit dem hohen Grad an Durchdringung von Software in Unternehmen sind heute bei Digitalisierungsprojekten viele Mitarbeiter direkt oder indirekt betroffen und müssen mit einbezogen werden, damit die Projekte gelingen und nicht blockiert werden.

Im Beispiel des Heizers auf der Elektrolok wäre es die Aufgabe eines Change-Managements gewesen, dem Heizer zum Beispiel durch Umschulung eine sinnvolle Perspektive zu geben.

Veränderungen heute sind eher im Kleinen und weniger drastisch. Dafür finden die Veränderungen fast ununterbrochen statt und nur nicht alle paar Jahrzehnte. Gerade deswegen laufen sie Gefahr unter dem Radar zu bleiben und erfordern daher besondere Aufmerksamkeit

Nach den Fehlern nun zu den Chancen. Hier sind 5 Erfolgsfaktoren für Digitalisierung in Unternehmen:

Digitalisierungsprojekte sollten so gemangt werden, dass alle Mitwirkenden eine gemeinsame Plattform haben, in die sie sich sowohl mit einbringen können als auch - wenn andere Themen übergangsweise höhere Priorität haben - schnell wieder einlesen und hineindenken können.

Die gemeinsame Plattform sollte über das Unternehmen hinweg existieren und mehr in Themen statt in Organisationsbereichen strukturiert sein, so dass sich Fachleute aus allen Bereichen konstruktiv und ohne großen Zeitaufwand (endlose Meetings) einbringen können.

Der zweite Teil der Vorgehensweise ist es, mehr in Projekten zu denken. Es ist heute ein übliches Vorgehen verschiedene Themen als Projekte anzugehen. Beispielsweise könnte das Sales-Ziel „20% mehr Umsatz in den nächsten 12 Monaten“ als Projekt umgesetzt werden. Ein interdisziplinäres Vorgehen mit einer klaren Aufteilung in Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten, Meilensteine, Tracking, Controlling usw. ist absolut sinnvoll, um das Ziel erreichen zu können. Dies gilt analog für Digitalisierungsprojekte.

Projekte können sehr unterschiedliche Ausprägungen haben. Eins haben aber alle Projekte gemeinsam: sie haben ein Anfangsdatum!

In mehreren Runden vorzugehen klingt zunächst nach einem höheren Arbeitsaufwand. Die Konsequenz sind nämlich mehrere Veränderungen in Folge und diese haben ihren Preis, denn der Mensch mag keine Veränderungen. In Summe ist dieses Vorgehen viel erfolgreicher als der Glaube an den großen Paukenschlag.

Das Erfolgsrezept von iterativem Vorgehen besteht aus zwei Teilen. Erstens ist es wichtig, das finale Ziel im Auge zu behalten. Dieses Ziel schriftlich festzuhalten, so dass es jeder im Team jederzeit noch einmal nachlesen kann, ist genauso nützlich wie mittel- und langfristige Meilensteine. Zweitens entsteht nicht selten der dringende Wunsch eine Verbesserung schon früher umsetzen zu können, auch wenn sie für eine spätere Iteration geplant ist. Da jeder im Team bestimmte Themen besonders hoch priorisieren möchte, droht die erste Iterationsstufe völlig überladen zu werden. Eine thematische Grobplanung ist hilfreich, wenn diese flexibel ausgelegt und ohne größeren Aufwand anpassbar ist, um vom iterativen Vorgehen zu profitieren.

Wenn in überschaubaren Iterationen vorgegangen wird, ist das Scheitern weniger problematisch. Zeitraubender, übertriebener Perfektionismus ist dann nicht mehr von so großer Bedeutung. Beim Brückenbau ist es ein ernstes Problem, wenn sich die von beiden Seiten gebauten Brückenhälften am Ende nicht in der Mitte treffen.

Wer in kleineren Iterationen denkt und vorgeht, hat auch nur ein kleineres Problem, wenn etwas nicht wie geplant läuft. Überschaubare Iterationen ermöglichen einen Perfektionsgrad von sagen wir 90%. Der ist viel zeitsparender, weil in den letzten 10% bekanntlich typischerweise 90% der Arbeit stecken. „Nur“ 90% Perfektion bedeuten aber auch, dass rechnerisch und stark vereinfacht eins von zehn Projekten scheitert und eben auch scheitern darf. Das ist in Summe kostengünstiger als der enorme Aufwand jedes Projekt zu einem Erfolg zu machen. Insbesondere ist es günstiger als die große, monolithische Softwarelösung, die alle Probleme mit einem großen Paukenschlag lösen soll.

Veränderungen müssen gemanagt werden, und zwar von Anfang an. Das erfordert eine gemeinsame Plattform, die für die notwendige Transparenz sorgt. Es macht einen Unterschied für einen Mitarbeiter, der nicht zum Projektteam gehört, ob er vor einer verschlossenen Tür steht oder, ob die Tür offen ist und er sich für 5 Minuten dazusetzen und zuhören darf.

Ein offenes und transparentes System, in dem jeder nachsehen kann, nimmt die Furcht vor Veränderungen.

Wer erfolgreich Digitalisierungsprojekte durchführen will braucht digitale Kompetenz. Das reflexhafte Fingerzeigen auf Führungskräfte, wenn es um mangelnde IT-Kompetenz geht, ist nicht nur wenig zielführend, es trifft auch den Kern des Problems nicht. Digitale Kompetenz ist auf allen Ebenen erforderlich und (offensichtlich) insbesondere dort, wo Digitalisierungsprojekte gemanagt werden.

Für Beteiligte ist es nicht immer einfach, den Erfahrungsschatz im Bereich der Digitalisierung auszubauen. Werden Digitalisierungsprojekte softwareseitig so abgebildet, dass ein Projektcontrolling auf einfach zu handhabende Weise erfolgt, können Einblicke in die Abläufe erhalten und mit konkretem, themenbezogenem Nachhaken Erkenntnisse gewonnen werden.

Es geht am Ziel vorbei, wenn die Digitalisierung an sich als Herausforderung betrachtet wird. Die wirkliche Herausforderung ist der nächste Schritt der Industrialisierung, in dem bei technisch zunehmender Komplexität Prozesse immer weiter auf Effizienz getrimmt werden müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die Digitalisierung ist je nach Betrachtungsweise nur Weg, Richtung oder Methode.

Digitalisierung bedeutet in den meisten Unternehmen nicht mehr manuelle Vorgänge durch digitale zu ersetzen, sondern mit manueller Arbeit verbundene digitale Prozesse weiter zu automatisieren. Es geht also nicht darum Excel zu verwenden oder nicht zu verwenden. Das Ziel ist es Abläufe und verschiedene Software-Lösungen auf eine solche Art und Weise ineinandergreifen zu lassen, dass manuelle Tätigkeiten als Zwischenschritte möglichst vollständig eliminiert werden. Damit wird der Mensch entlastet und hat für wichtigere Aufgaben Zeit.

Unsere Software „Octaved Flow“ löst sicher nicht alle Herausforderungen im Bereich der Digitalisierung, ist aber eine effektive und leistungsfähige Plattform zur Kommunikation und Planung bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten.