Mit Baseline-Vergleichen die Projektplanung optimieren

Baseline-Vergleiche (oft als Soll-Ist-Vergleich bezeichnet) spielen eine zentrale Rolle im Projektmanagement. Sie ermöglichen es Projektmanagern, den aktuellen Plan mit früheren Plänen zu vergleichen und dienen als Referenzpunkte. So können Planänderungen übersichtlich dargestellt werden, um Muster zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie das beste aus den Baseline-Vergleichen herausholen.

Zunächst, was ist eigentlich eine Baseline?

Eine Baseline ist im Wesentlichen ein Bezugspunkt oder Ausgangsplan, der den Zustand der Projektplanung zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellt. Sie stellt den Plan dar, wie er zu diesem Zeitpunkt war, bevor Änderungen oder Weiterentwicklungen vorgenommen wurden. Treten im Projektverlauf Änderungen auf, werden diese neuen Pläne mit der Baseline verglichen.

Wie in einer Zeitmaschine ermöglicht der Vergleich den Projektmanagern, zu verschiedenen Stadien der Projektplanung zurückzukehren.

Durch den Vergleich der neuen Pläne mit der Baseline können Abweichungen und Muster schnell erkannt werden. Daraus können Schlussfolgerungen gezogen werden, die nicht nur den aktuellen Projektverlauf betreffen, sondern auch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte liefern. Ohne Baselines besteht die Gefahr, dass sich die gleichen Fehler wiederholen.

Baseline-Vergleiche an sich lösen noch keine Probleme, helfen aber dabei, Problemmuster zu identifizieren, woraus sich Schlussfolgerungen für Optimierungen ziehen lassen.

Durch regelmäßige Vergleiche mit der Baseline kann das Team feststellen, ob und wann Planänderungen erforderlich gewesen sind. Wenn sich herausstellt, dass der Plan regelmäßig nicht mit der Realität übereinstimmt und ständig überarbeitet werden muss, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass der Plan nicht realistisch war. In diesem Fall ist es wichtig, aus der Baseline zu lernen und für zukünftige Projekte einen realistischeren Ansatz zu wählen.

Angenommen, ein Bauteam ist damit beauftragt, eine Reihe von Einfamilienhäusern zu errichten. Während des Bauprozesses treten wiederholt Verzögerungen in derselben Projektphase auf, was eine Anpassung des Plans erforderlich macht. Das bestimmte Arbeitspaket dauert immer wieder länger als geplant. Der regelmäßige Baseline-Vergleich zeigt, dass die Zeitplanung für diese Phase zu optimistisch war.

In diesem Fall muss das Arbeitspaket in zukünftigen Projekten einfach länger geplant werden. Dies kann bedeuten, dass das gesamte Projekt früher gestartet werden muss, wenn man einen bestimmten Endtermin einhalten will. Das Projektteam sollte daher bei der Planung zukünftiger Projekte realistischere Zeitrahmen ansetzen. Wenn mit Templates gearbeitet wird, kann die Anpassung zentral im Template durchgeführt werden.

Generell helfen Baseline-Vergleiche dabei, Problemmuster zu erkennen und präventive Maßnahmen ergreifen, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Angenommen, beim Bau der Einfamilienhäuser dauert die Lieferung des Materials für ein bestimmtes Arbeitspaket wegen Lieferschwierigkeiten immer länger als erwartet. Dies führt dazu, dass nachfolgende Arbeitsschritte nach hinten geschoben werden müssen.

Die Bestellung der Materialien sollte im Plan früher eingeplant werden, sprich das Arbeitspaket "Bestellungen" muss vorgezogen werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Materialien rechtzeitig zur Verfügung stehen und keine Verzögerungen mehr auftreten. Baseline-Vergleiche sind auch hier das Werkzeug, um ein Problem zu erkennen.

Wenn es in der gleichen Projektphase immer wieder zu Verzögerungen kommt, kann dies beispielsweise auch am Team selbst liegen. Im Gegensatz zum ersten Szenario kann es sein, dass die geplante Zeit durchaus angemessen ist, das Bauteam aber ineffizient vorgeht.

In diesem Fall ist eine interne Prozessoptimierung erforderlich, um die Effizienz zu steigern und die Aufgaben in der geplanten Zeit zu erledigen. Die Prozessoptimierung könnte die Einführung neuer Technologien oder Methoden umfassen, die die Arbeitsabläufe beschleunigen und die Qualität der Arbeit verbessern, oder die Auslastung intern besser verteilen. Auf diese Weise kann das Projektteam bei zukünftigen Projekten die Ressourcen optimal nutzen und die Arbeit effektiv vorantreiben.

Während des Projekts der Einfamilienhäuser entscheidet ein Kunde, dass eines der Häuser eine spezielle Sonderausstattung erhalten soll, beispielsweiße hochwertige Materialien, zusätzliche Annehmlichkeiten und individuelle Designanpassungen. Diese Änderung führt zu einer Anpassung des ursprünglichen Plans, einschließlich der Beschaffung zusätzlicher Baumaterialien, der Neubewertung des Zeitplans und der Anpassung der Arbeitsabläufe.

Wegen dieser Anpassungen ist es wichtig, den ursprünglichen Plan zentral abzulegen. Wenn Stakeholder nach dem Projektverlauf fragen, möchten sie oft wissen, wie der Plan vor der Änderung aussah und weshalb es zu Verzögerungen gekommen ist. In solchen Fällen dient die Baseline als Referenzpunkt, um die Entwicklung des Projekts transparent zu machen. Durch den Vergleich zwischen dem ursprünglichen Plan und dem aktualisierten Plan können die Stakeholder verstehen, wie sich die Projektumstände, beispielsweise durch die Entscheidung des Kunden, verändert haben und welche Auswirkungen dies auf den Zeitplan hatte.

Somit ermöglicht die Baseline eine transparente Kommunikation über den Projektverlauf hinweg und trägt dazu bei, das Vertrauen der Stakeholder in das Projektmanagement zu stärken.

Indem Baseline-Vergleiche durchgeführt werden, können nicht nur aktuelle Probleme erkannt und gelöst werden, sondern auch wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, die auf zukünftige Projekte angewandt werden können. Es ist diese proaktive Herangehensweise, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmacht. Durch jeden Baseline-Vergleich und jede neue Anwendung wird das Projektteam mit jedem Projekt besser und genauer.

Es ist fraglich, ob es den perfekten Projektplan überhaupt geben kann. Aber mit der Methode der iterativen Verbesserung, unterstützt durch Baseline-Vergleiche, kann man sich dem Ideal zumindest annähern.

Der Begriff "Baseline-Vergleich" ist präziser, weil man zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Plan erstellt, der als Baseline dient, und dann die aktuelle Planung mit dieser Baseline vergleicht. Es werden also zwei Pläne miteinander verglichen.

Dagegen kann der Begriff "Soll-Ist-Vergleich" irreführend sein, da "Soll" in der Regel den Plan und "Ist" den tatsächlichen Arbeitsfortschritt meint. Tatsächlich werden aber zwei Pläne miteinander verglichen und nicht der Arbeitsfortschritt. Auch wenn nur zwei Planungen miteinander verglichen werden, hat dies eine große Aussagekraft. Denn auch Planänderungen sagen viel über den Projektverlauf aus.

Ein Soll-Ist-Vergleich ist in Projektmanagement-Tools in der Regel im Bereich Projektcontrolling zu finden.

Das Fehlen einer Baseline kann die Bewertung des Projektfortschritts erschweren, da es keinen klaren Bezugspunkt gibt, an dem der aktuelle Stand des Projekts gemessen werden kann. Man macht immer wieder die gleichen Fehler und kann nicht daraus lernen.

Darüber hinaus kann das Fehlen einer Baseline die Kommunikation mit den Stakeholdern erschweren. Ohne einen festgelegten Plan als Bezugspunkt können Diskussionen über den Projektfortschritt verwirrend sein und zu Missverständnissen führen. Dies wiederum kann das Vertrauen der Stakeholder in das Projektmanagement beeinträchtigen und die Zusammenarbeit erschweren.

Problematisch ist es auch, wenn vergessen wurde, eine Baseline abzuspeichern. In vielen Projektplanungsprogrammen können Baselines nur zu einem bestimmten Zeitpunkt gespeichert werden. Wenn man dies vergisst oder im Nachhinein feststellt, dass es besser gewesen wäre, eine Baseline zu speichern, ist es bereits zu spät. Besser ist es, wenn man Baselines auch rückwirkend, als "Reise in die Vergangenheit", erstellen kann.

Octaved Flow ermöglicht es, pro Projekt mehrere Baselines zu erstellen, zentral abzuspeichern und miteinander zu vergleichen. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, Baselines rückwirkend für beliebige Zeitpunkte in der Vergangenheit zu erstellen.