Berechtigungsrollen für Benutzer und Benutzergruppen

Rollen legen fest, was Benutzer und Benutzergruppen in deiner Organisation tun dürfen. Jede Zuweisung besteht aus drei Teilen:

Benutzer/Gruppe (wer die Rolle hat) → Rolle → Gilt für (auf wen sie wirkt)

Die Reichweite bestimmst du über Gilt für: Die Gruppe Alle internen Benutzer umfasst alle Benutzer, eine einzelne Benutzergruppe nur deren Mitglieder. So kann eine Abteilungsleitung zum Beispiel nur die Arbeitszeiten der eigenen Abteilung lesen.

Das gilt für alle Rollen

• Eine Rolle wirkt ausschließlich auf die Benutzer unter Gilt für.
• Eigene Daten sieht jeder Benutzer immer, unabhängig von allen Rollen. Die Rollen regeln nur den Blick auf andere.
• Lese-Rollen erlauben kein Bearbeiten.

Wer bekommt diese Rollen üblicherweise?

Für die Rollen zu Abwesenheit, Wochenarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung gilt in der Praxis:

• Kleinere Organisationen: die Geschäftsführung oder eine beauftragte Person, jeweils für alle Benutzer.
• Mittlere und große Organisationen: die HR-Abteilung. Ist HR nach Standorten oder Bereichen aufgeteilt, erhält jede Person die Rolle nur für die eigene Benutzergruppe.

Arbeitszeit oder Projektzeit?

Octaved Flow unterscheidet zwei Zeitarten:

• Arbeitszeiterfassung → die reine Anwesenheit.
• Projektzeiterfassung → die Zeit, die auf Projekte gebucht wird.

Beide können identisch sein, müssen es aber nicht.

An- und Abwesenheit

An- und Abwesenheiten sind für die Berechnung der Soll-Arbeitszeit erforderlich und fließen zusätzlich in die Ressourcenplanung ein. Die Eingabe ist deshalb in jedem Fall sinnvoll, auch wenn deine Organisation die Arbeitszeiterfassung nicht nutzt.

Abwesenheit verwalten

Wo: Einstellungen → An- und Abwesenheiten

Trägt An- und Abwesenheiten ein, zum Beispiel Urlaubs- und Krankheitstage. Umfasst außerdem das Lesen der Urlaubstage sowie das Bearbeiten von Urlaubsanspruch und Übertragung ins Folgejahr.

Abwesenheit mit Details und Urlaubstagen lesen

Wo: Einstellungen → An- und Abwesenheiten

Zeigt Krankheitstage, Urlaubstage, Urlaubsanspruch und Resturlaub, also dieselben Details wie Abwesenheit verwalten, aber ohne Bearbeitungsrecht. Der Abwesenheitsgrund ist zusätzlich in der Team-Planung sichtbar.

Abwesenheit mit Details lesen

Wo: Einstellungen → An- und Abwesenheiten

Zeigt An- und Abwesenheiten samt Grund, etwa Urlaub oder Krankheit, aber keine weiteren Details, sofern nichts im Bemerkungsfeld hinterlegt ist. Der Grund ist zusätzlich in der Team-Planung sichtbar.

Reguläre Wochenarbeitszeit

Relevant für die Ressourcenplanung, insbesondere bei Teilzeitverträgen und außerdem wenn deine Organisation die Arbeitszeiterfassung von Octaved Flow nutzt.

Reguläre Wochenarbeitszeit verwalten

Wo: Arbeitszeit → Wochenarbeitszeit

Verwaltet die in der Regel vertraglich vereinbarte Arbeitszeit je Wochentag (Standard: Mo–Fr, je 8 Stunden). Zusätzlich lässt sich eine abweichende Projektarbeitszeit hinterlegen. Dies ist sinnvoll, wenn nicht die gesamte Arbeitszeit für Projekte zur Verfügung steht.

Reguläre Wochenarbeitszeit lesen

Wo: Arbeitszeit → Wochenarbeitszeit

Zeigt die Einstellungen zur Wochenarbeitszeit, ohne Bearbeitungsrecht.

Projektzeiterfassung

Lesen und Download der Time-Sheets (Freelancer)

Wo: Abrechnen → Time-Sheets Freelancer

Zeigt die Projektzeiterfassungen zum Download. Gedacht für Freelancer, die ihre Projekt-Arbeitszeit in Rechnung stellen: Die Projektzeiterfassung, die ohnehin für die Kundenabrechnung entsteht, dient gleichzeitig als Grundlage der Freelancer-Rechnung. Das vermeidet doppelte Zeiterfassung.

Octaved Flow unterscheidet nicht zwischen Festangestellten und Freelancern. Schränke die Rolle unter Gilt für deshalb gezielt ein, etwa auf eine Benutzergruppe mit den Freelancern.

Zeiterfassungen anderer mit Namen lesen

Zeiterfassungen lassen sich anonym oder mit dem Namen des erfassenden Benutzers anzeigen. Diese Rolle steuert, wer wessen Namen sieht.

Arbeitszeiterfassung

Nur relevant, wenn deine Organisation die Arbeitszeiterfassung von Octaved Flow nutzt.

Beide Rollen in diesem Abschnitt schließen das Recht ein, den Abwesenheitsgrund zu sehen. Das ist für eine wirksame Kontrolle nötig: Eine kurze Arbeitszeit an einem Urlaubstag kann akzeptabel sein, an einem Krankheitstag sollte gar nicht gearbeitet werden.

Arbeitszeiterfassung nachhalten und verwalten

Wo: Arbeitszeit → Nachhalten

Kontrolliert und bearbeitet die Arbeitszeiterfassungen, etwa dann, wenn jemand vor dem Urlaub vergisst, die Zeiterfassung zu beenden.

Arbeitszeiterfassung lesen

Wo: Arbeitszeit → Nachhalten

Kontrolliert die Arbeitszeiterfassungen, ohne Bearbeitungsrecht. In mittleren und großen Organisationen typischerweise für Abteilungsleitungen, jeweils für die eigene Abteilung.

Zuständig

Standardmäßig sind beide Rollen für alle internen Benutzer auf beiden Seiten vergeben. Schränke sie ein, wenn nicht jeder jeden als zuständig zuweisen können soll. Dies ist insbesondere bei größeren Organisationen mit Tochterunternehmen sinnvoll. Mit dieser Einstellung wird gesteuert, welche Benutzer in der Auswahlliste erscheinen. Um Benutzer als zuständig zuzuweisen, muss der Benutzer auch über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, zum Beispiel mit der Projektrolle Projektmanager.

Als zuständig zuweisen

Trägt die Benutzer unter Gilt für als zuständig für Arbeitspakete und Aufgaben ein oder weist iBenutzern eine Projektrolle zu.

Beispiel für eine Einschränkung: Nur Abteilungsleitungen dürfen Arbeit an die eigene Abteilung verteilen.

In der Team-Planung anzeigen

Zeigt die Benutzer unter Gilt für in der Team-Planung, samt Auslastung und geplanten Arbeitspaketen.

Beispiel für eine Einschränkung: Abteilungsleitungen sehen nur die Planung der eigenen Abteilung.

Board

Fragen zuweisen und im Text erwähnen

Steuert, welche Benutzer in Auswahllisten beim Zuweisen von Fragen oder Erwähnungen angezeigt werden.

Standardmäßig für Alle internen Benutzer auf beiden Seiten vergeben, sodass jeder jeden fragen kann. Schränke es ein, wenn Fragen und Freigaben nur innerhalb der eigenen Tochterfirma laufen sollen.