Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung in der Praxis | Eine Schritt-für-Schritt Anleitung

In Unternehmen sind Ressourcenmanagement und Projektplanung eng miteinander verknüpft und spielen eine zentrale Rolle für den Projekterfolg. Besonders in komplexen Projekten, die mehrere Abteilungen oder Fachgebiete betreffen, ist es wichtig, Ressourcen effizient zu planen und flexibel auf Änderungen zu reagieren zu können. Ob es sich um Mitarbeiter, Zeit oder andere Ressourcen handelt – eine sorgfältige Planung und die richtige Abstimmung zwischen Projektmanagern und Fachabteilungsleitern sind entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Projekte im Zeitrahmen und Budget abgeschlossen werden.

Die Herausforderung besteht darin, Ressourcen realistisch zu verteilen, frühzeitig Engpässe zu erkennen und auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Dabei helfen moderne Projektmanagement-Tools und eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. In diesem Zusammenhang spielt auch die kontinuierliche Anpassung der Ressourcenplanung eine wichtige Rolle, um Projekte erfolgreich umzusetzen und auf Veränderungen flexibel zu reagieren.

Hier bezieht es sich auf das Management von Personalressourcen, das heißt aller Personen, die an einem Projekt beteiligt sind. Diese Ressourcen sind am wenigsten vorhersehbar und erfordern eine besonders sorgfältige Planung und Flexibilität.

Die meisten Organisationen und Unternehmen sind in Fachabteilungen organisiert, die auf bestimmte Themen spezialisiert sind, wie zum Beispiel eine Konstruktionsabteilung im Maschinenbau. Dementsprechend sind die Mitarbeiter in den Fachabteilungen genau auf diese Themen spezialisiert und untereinander zumindest bis zu einem gewissen Grad austauschbar. Mitarbeiter aus verschiedenen Fachabteilungen sind jedoch in der Regel nicht austauschbar, da ihr Fachwissen nicht übertragbar ist. Das muss bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden.

Die Abteilungsleiter der Fachabteilungen arbeiten eng mit den Projektmanagern zusammen. Um die Zusammenarbeit effizient zu gestalten, ist eine Projektmanagement-Software als gemeinsame Plattform notwendig. Darüber hinaus gibt es interne Projekte, die beispielsweise von der Geschäftsführung initiiert werden. Dies führt zu einer Vielzahl von Stakeholdern mit unterschiedlichen Interessen. Um sicherzustellen, dass alle berücksichtigt werden ist ein effektives Ressourcenmanagement notwendig.

Zum Ressourcenmanagement gehören verschiedene Phasen, die sich von dem Anfang der Projektplanung bis zum Abschluss einen Projektes ziehen.

Nach Auftragserteilung beziehungsweise Festlegung der Projektziele kann mit einer ersten groben Schätzung des Personalbedarfs begonnen werden. Dabei wird ermittelt, welche Ressourcen in welchem Zeitraum voraussichtlich benötigt werden. Vor allem bei längerfristigen Planungen ist ein grober Ansatz von Vorteil. Außerdem kann es zu Verschiebungen im Personalbereich kommen, die so weit in der Zukunft noch nicht abgeschätzt werden können. Eine flexible Grobplanung ermöglicht Anpassungen, sobald sich die Rahmenbedingungen weiter konkretisieren.

Für die Kapazitätsplanung gibt es je nach größe des Projektes verschiedene Angehensweisen. Bei kürzeren Projekten werden die Ressourcen einige Tage oder Wochen vor dem Start genau geplant. Hier kann man genau festlegen, wer wann und wie lange benötigt wird, da die Planungszeiträume eng und die Anforderungen gut vorhersehbar sind.

Bei längeren Projekten, die über mehrere Monate oder sogar Jahre laufen, erfolgt die Planung hingegen in Etappen. Während des Projekts werden dann immer die nächsten Projektphasen und Arbeitspakete, ungefähr die nächsten zwei Monate, detailliert geplant. Diese Vorgehensweise bietet genügend Flexibilität, um auf unvorhergesehene Veränderungen und Herausforderungen reagieren zu können, ohne die gesamte Kapazitätsplanung anpassen zu müssen. So bleibt das Projekt dynamisch und kann kontinuierlich an neue Gegebenheiten angepasst werden. Es ist in der Regel ineffizient, zu weit in die Zukunft zu planen und dabei zu viele Details festzulegen, da sich oft Veränderungen ergeben und die Planung so schnell überholt ist, was zu Doppelarbeit führt.

Ein wichtiger Aspekt der Ressourcenüberwachung ist das Projektcontrolling. Damit wird sichergestellt, dass die eingeplanten Ressourcen tatsächlich an den vorgesehenen Aufgaben arbeiten und die Planung eingehalten wird.

Im Projektverlauf besteht die Hauptaufgabe darin, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Dazu gehören zum Beispiel krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern oder die Notwendigkeit, Mitarbeiter in höher priorisierte Projekte zu versetzen, was zu einem regelrechten Personalkarussell führen kann. In solchen Fällen sind oft kurzfristige, aber umfassende Anpassungen notwendig, um den Erfolg aller Projekte zu sichern.

Die Projektplanung und die Ressourcenplanung verwenden die identischen Daten, jedoch in unterschiedlicher Darstellung. Die Projektplanung stellt den Projektablauf dar, die Ressourcenplanung zeigt die gleichen Arbeitspakete (Balken), nur gruppiert nach Mitarbeitern und Teams. Dies ermöglicht eine projektübergreifende Berechnung der Ressourcen.

Wird ein Balken in der Projektplanung verschoben, verschiebt er sich automatisch auch in der Ressourcenplanung und umgekehrt. Hier zeigt sich ein grundsätzliches Dilemma der Projektplanung. Wird ein Balken in der Projektplanung verschoben, kann es sein, dass die Ressource zum neuen Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Daher ist es wichtig, beide Ansichten zu verwenden, um solche Konflikte zu vermeiden und lösen zu können.

In der Projektplanung werden die Arbeitspakete nach Projekten und Teilprojekten geordnet, wobei der Schwerpunkt auf den Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen und den Fälligkeiten liegt.

Bei der Ressourcenplanung liegt der Fokus auf der Auslastung der Ressourcen mit dem Ziel, Unter- und Überlastungen zu vermeiden.

Diese beiden Perspektiven - Projektplanung und Ressourcenplanung - ergänzen sich somit perfekt: Während die Projektplanung die zeitliche Struktur und Abfolge der Arbeitspakete vorgibt, sorgt die Ressourcenplanung dafür, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Beide müssen aufeinander abgestimmt sein, um Projekte effizient und erfolgreich durchzuführen.

Eine gute Projektmanagement-Software ermöglicht die direkte Synchronisation der beiden Aspekte und sorgt für einen reibungslosen Projektablauf.

Ziel der Kapazitätsplanung ist es, die Ressourcen effizient einzusetzen, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Dabei sollen Über- und Unterauslastungen vermieden werden. Sie stellt sicher, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Arbeitspakete termingerecht und in hoher Qualität zu erledigen und gleichzeitig Kapazitäten nicht ungenutzt zu lassen. Die tägliche Auslastung wird visuell durch einen vertikalen Balken dargestellt. Je größer der Balken, desto mehr Stunden sind für den jeweiligen Tag eingeplant.

Ein Arbeitsaufwand von 40 Stunden führt, wenn er auf nur 4 Tage verteilt wird, zu einer Überlastung, da der Mitarbeiter jeden Tag 10 Stunden an dem Arbeitspaket arbeiten muss (40 Stunden / 4 Tage). Wird die gleiche Anzahl von Stunden jedoch auf 5 Tage verteilt, muss der Mitarbeiter 8 Stunden pro Tag arbeiten, um das Arbeitspaket fristgerecht abzuschließen (40 Stunden / 5 Tage), was den üblichen Erwartungen der meisten Unternehmen entspricht. Würden die 40 Stunden auf 10 Tage verteilt, müsste der Mitarbeiter nur 4 Stunden pro Tag arbeiten, um das Arbeitspaket fristgerecht abzuschließen (40 Stunden / 10 Tage). In diesem Fall könnte es zu einer Unterauslastung kommen, sofern keine anderen Aufgaben parallel zu erledigen sind. Diese Differenzen können mit Hilfe des Auslastungsbalkens direkt erkannt werden und dem Mitarbeiter kann zusätzliche Arbeit zugewiesen oder weggenommen werden.

Darüber hinaus hilft eine gute Kapazitätsplanung, mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und proaktiv gegenzusteuern, um Verzögerungen und Ressourcenknappheit zu vermeiden.

Traditionell werden in der Projektplanung Mitarbeiter mit 8 Stunden pro Tag eingeplant. Dies entspricht nicht der Arbeitswelt von heute und ist auch nicht realistisch. Abweichende Arbeitszeiten oder Teilzeitmodelle sind in der heutigen Arbeitswelt üblich. Aber auch Urlaubszeiten müssen berücksichtigt werden, um eine realistische Ressourcenplanung zu ermöglichen.

Die gepunktete Linie zeigt die verfügbare Kapazität eines Mitarbeiters pro Tag. Überschreitet der blaue Balken die gepunktete Linie, liegt eine Überlastsituation vor. Durch die Integration dieser Daten in einer Projektmanagement-Software erhält der Projektmanager eine detaillierte und sofort verständliche Darstellung der Ressourcenverfügbarkeit.

Wenn ein Mitarbeiter für 40 Stunden eingeplant werden soll, gibt es verschiedene Ansätze, wie diese Zeit auf die Arbeitstage verteilt werden kann. Eine Möglichkeit wäre, die 40 Stunden auf 5 Tage zu verteilen, sodass an jedem dieser Tage acht Stunden gearbeitet wird. Doch diese Aufteilung birgt ein Problem: Es ist selten möglich, ununterbrochen acht Stunden am Stück am selben Arbeitspaket zu arbeiten. Häufig gibt es vorab geplante Meetings oder unerwartete Verzögerungen, etwa wenn auf eine Entscheidung gewartet werden muss oder externe Faktoren die Arbeit beeinflussen. Solche Unterbrechungen führen schnell dazu, dass die ursprünglich gesetzte Tagesarbeitszeit nicht eingehalten wird, was wiederum das Risiko erhöht, dass das Arbeitspaket nicht rechtzeitig abgeschlossen wird und die Deadline verschoben werden muss.

Stattdessen empfiehlt es sich, die 40 Stunden über einen längeren Zeitraum zu verteilen, beispielsweise auf 10 Arbeitstage. Dadurch werden täglich nur vier Stunden für das Arbeitspaket eingeplant, was eine realistischere Arbeitsweise ermöglicht. Verzögerungen, wie etwa unvorhergesehene Meetings oder Wartezeiten auf Entscheidungen, werfen den gesamten Projektplan nicht durcheinander. Zudem wird der Mitarbeiter nicht überlastet und muss nicht mit unrealistischen Deadlines kämpfen oder Überstunden leisten, um das Arbeitspaket rechtzeitig abzuschließen. Diese Vorgehensweise sorgt für eine gleichmäßigere Arbeitsbelastung und trägt dazu bei, dass der Projektzeitplan realistischer und flexibler bleibt.

Wenn ein Projekt mehrere Monate im Voraus geplant wird, zum Beispiel 3 bis 6 Monate, empfiehlt es sich, zunächst ganze Fachabteilungen einzuplanen. So können etwa 30 Stunden für eine bestimmte Fachabteilung in einem Monat vorgesehen werden, ohne im Detail festzulegen, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt genau benötigt werden. Alle Mitglieder der Fachabteilung werden vorab eingeplant, jedoch ohne eine genaue Zuweisung. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, da der konkrete Personalbedarf in der Zukunft noch variieren kann und eine zu detaillierte Planung zu diesem Zeitpunkt oft nicht praktikabel ist.

Je näher der Projektbeginn rückt, desto präziser wird die Planung. Erst dann werden die spezifischen Mitarbeiter, die für den Aufwand verantwortlich sein sollen, festgelegt. Der Gesamtaufwand innerhalb der Fachabteilung bleibt dabei unverändert, aber die Stunden werden zu einem späteren Zeitpunkt auf die konkreten Mitarbeiter verteilt, sobald klarer ist, welche Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Wenn mehrere Arbeitspakete mit ähnlichen Fälligkeitsterminen innerhalb eines Projektes geplant werden, können diese auf verschiedene Weisen strukturiert werden, je nachdem, wie der Arbeitsaufwand und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter berücksichtigt werden sollen. Eine Möglichkeit ist, die Arbeitspakete hintereinander zu planen. In diesem Fall würde der Mitarbeiter nach Abschluss der ersten Arbeitspaketes direkt mit dem nächsten fortfahren.

Angenommen, ein Mitarbeiter ist für drei Arbeitspakete von verschiedenen Projekten eingeplant, die unterschiedliche Aufwände haben: 24 Stunden für Arbeitspaket 1, 36 Stunden für Arbeitspaket 2 und 30 Stunden für Arbeitspaket 3. Bei einer täglichen Arbeitszeit von sechs Stunden würde der Mitarbeiter zunächst vier Tage an Arbeitspaket 1 arbeiten (24 Stunden / 6 Stunden pro Tag), dann sechs Tage an Projekt 2 (36 Stunden / 6 Stunden pro Tag) und schließlich fünf Tage an Projekt 3 (30 Stunden / 6 Stunden pro Tag). Insgesamt würde der Mitarbeiter also 15 Arbeitstage benötigen, um alle 90 Stunden auf die drei Arbeitspakete verteilt, abzuarbeiten. Es wird also eine feste Reihenfolge eingehalten, und die Zeit für jedes Arbeitspaket wird ohne Überschneidungen strikt auf die jeweiligen Tage verteilt.

Der Nachteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Verzögerungen in einem Arbeitspaket die nachfolgenden Arbeitspakete ebenfalls beeinträchtigen können. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise in dem ersten Arbeitspaket auf unvorhergesehene Probleme stößt – wie etwa ein wichtiges Meeting, bei dem noch Details genehmigt werden müssen – verlängert sich die benötigte Arbeitszeit für diese Arbeitspaket. Dadurch verschieben sich auch die geplanten Startzeiten für die nachfolgenden Arbeitspakete. Da der Mitarbeiter die Arbeitspakete nacheinander abarbeitet, kann er erst dann mit der nächsten Arbeitspaket fortfahren, wenn die aktuelle abgeschlossen ist. So können schnell Verzögerungen entstehen, die die gesamte Ressourcenplanung durcheinanderbringen und den gesamten Zeitplan gefährden.

Plant man die drei Arbeitspakete gleichzeitig für den gleichen Zeitraum, bleibt der Gesamtaufwand unverändert, da immer noch 90 Stunden zu bearbeiten sind. Der Unterschied besteht darin, dass die Stunden nun parallel über den Zeitraum verteilt sind, anstatt hintereinander. Wenn es zu Verzögerungen kommt kann der Mitarbeiter einfach an Arbeitspaket 2 oder 3 weiterarbeiten, bis das Problem in Arbeitspaket 1 gelöst ist.

Dieser Ansatz bietet dem Mitarbeiter mehr Flexibilität, da er selbst einschätzen kann, an welchem Arbeitspaket er zu welchem Zeitpunkt arbeiten möchte. Er kann die Arbeit je nach Bedarf und Priorität zwischen den verschiedenen Arbeitspaketen aufteilen. Dies ermöglicht eine effizientere Ressourcennutzung und hilft, Verzögerungen in einem Arbeitspaket zu überbrücken, ohne dass der gesamte Zeitplan für alle Arbeitspakete beeinträchtigt wird.

Personalausfälle, sei es durch Krankheit, kurzfristigen Urlaub oder andere unvorhergesehene Abwesenheiten, können durch Dominoeffekte erhebliche Auswirkungen auf die Ressourcenplanung haben. In solchen Fällen ist es wichtig, schnell und flexibel reagieren zu können, damit das Projekt nicht ins Stocken gerät.

Das Ressourcenmanagement ist ein komplexer Prozess, der durch zahlreiche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Faktoren geprägt ist. Wenn der Plan geändert werden muss, sind funktionierende Lösungen nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Ein effektiver Ansatz zur Lösung dieses Problems ist der Einsatz von Planungssimulationen.

Mit einer Projektmanagementsoftware, die Planungssimulationen unterstützt, kann zunächst erkannt werden, wie gravierend sich der Personalausfall auf die Planung auswirkt. Um dann eine Lösung zu finden, können verschiedene Szenarien simuliert werden. Beispielsweise kann die Arbeit auf andere Ressourcen verteilt und die Auswirkungen auf andere Projekte visualisiert werden. Vielleicht gibt es auch andere Projekte, die zeitlich verschoben werden können. Aus diesen Szenarien kann dann die beste Alternative ausgewählt und zum neuen Projektplan werden.

In der Zusammenarbeit mit dem Vertrieb stellt sich oft die Frage, ob genügend Kapazitäten vorhanden sind, um einen neuen Auftrag anzunehmen. Gerade bei Neukunden mit hohem Potenzial können solche Diskussionen von Missverständnissen geprägt sein.

In diesem Zusammenhang ist die Planungssimulation der Schlüssel für daten- und faktenbasierte Entscheidungen. Eine Projektplanungssoftware mit Planungssimulation liefert präzise Zahlen und belastbare Informationen anstelle von Bauchgefühlen.

Durch die Simulation kann genau festgestellt werden, welche Auswirkungen das neue Projekt hat. Beispielsweise müssen andere Projekte verschoben werden und Ressoucen umverteilt werden. Möglicherweise kann das neue Projekt nur durch Überstunden oder die Einstellung neuer Mitarbeiter realisiert werden. Hier kann abgewogen werden, ob der Nutzen aus monetärer und strategischer Sicht ausreicht, um dies zu rechtfertigen.

Regelmäßige Abstimmungen zwischen Projektmanagern und Fachabteilungsleitern sind entscheidend, um Ressourcen optimal zu nutzen und die Projektziele zu erreichen. Diese Meetings bieten die Möglichkeit, den Fortschritt zu überprüfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden. Sie sollten jedoch nicht nur auf Diskussionen basieren, sondern auch auf soliden, faktenbasierten Daten.

Die enge Zusammenarbeit ist notwendig, da der Projektmanager die Mitarbeiter der Fachabteilung für das Projekt benötigt und dafür die Zustimmung des Fachabteilungsleiters braucht. Gleichzeitig muss der Fachabteilungsleiter seine Mitarbeiter auch für andere Aufgaben einteilen. In solchen Fällen kann der Projektmanager den Bedarf an Mitarbeitern und den Zeitplan festlegen, während der Fachabteilungsleiter konkrete Personen den jeweiligen Aufgaben zuweist.

Auch hier ermöglicht eine Planungssimulation verschiedene Szenarien durchzuspielen und die Auswirkungen von Änderungen oder zusätzlichen Anforderungen auf die Ressourcenplanung zu visualisieren. So können beide Parteien gemeinsam festlegen, wie Ressourcen optimal verteilt werden. Durch regelmäßige und faktenbasierte Abstimmung wird der Projekterfolg gesichert und das Risiko von Missverständnissen oder Verzögerungen aufgrund unklarer Prioritäten oder Ressourcenengpässen minimiert.

Octaved Flow hebt das Ressourcenmanagement auf ein neues Qualitätslevel. Mit unserer Software haben Sie nicht nur einen detaillierten Überblick über die Verfügbarkeit von Ressourcen, sondern können auch flexibel auf Änderungen reagieren - ohne den Überblick zu verlieren. Ein klarer Vorteil gegenüber anderen Projektmanagement-Tools ist die Planungssimulation.

Während viele Tools nur die Möglichkeit bieten, eine festgelegte Planung zu erstellen, können mit Octaved Flow verschiedene Szenarien durchgespielt werden. Was passiert, wenn ein Teammitglied ausfällt oder plötzlich ein neues Projekt mit hoher Priorität auf die Tagesordnung kommt? Mit der Planungssimulation kann man genau sehen, was passiert, wenn solche Fälle eintreten, und schon im Vorfeld realistische Lösungen finden, ohne den gesamten echten Projektplan durcheinander zu bringen. Octaved Flow hilft, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen und sorgt so dafür, dass Projekte auch in schwierigen oder schnelllebigen Situationen jederzeit auf Kurs bleiben.

Durch die Verbindung von Projektplanung und Ressourcenmanagement in einem Tool behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Auslastung, Engpässe werden frühzeitig erkannt und können so vermieden werden. Octaved Flow macht es einfach, die richtigen Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Projekte immer auf Kurs bleiben. Und das alles mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die alle Beteiligten stets auf dem Laufenden hält. So ist jederzeit eine transparente Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit sichergestellt.