Fertigstellungsgrad von Projekten zuverlässig berechnen

Eine zuverlässige Ermittlung des Fertigstellungsgrads ist im Projektmanagement eine der interessantesten Fragestellungen überhaupt. In der Regel bedeutet die Berechnung des Fertigstellungsgrads einen erheblichen Aufwand mit häufigem Nachfragen bei den Projektbeteiligten. Welche Möglichkeiten gibt es, dies mit weniger Aufwand zu erreichen?

Nehmen wir an, dass ein Arbeitspaket mit 20 Stunden Aufwand geplant wurde. Was wird der für die Umsetzung Verantwortliche spontan antworten, wenn er gefragt wird, ob er das Arbeitspaket in der geplanten Zeit erledigen kann? Wir Menschen sind gut darin Zahlen bis 10 zu begreifen, sie erscheinen uns handlich. 20 ist also im Vergleich dazu viel, daher passt es „gefühlt“ mit der Realisierung des Arbeitspakets.

Weil wir Menschen Krisen nur bis zu einem gewissen Grad meistern können, gibt uns die Evolution ein Instrument zur Bewältigung an die Hand. Dieses Instrument ist Optimismus. In unserer hochverdichteten, von technischer Komplexität durchzogenen Welt empfinden wir selbst einfache Fragen als Herausforderung und reagieren wie darauf? Genau, mit Optimismus. „Es wird schon irgendwie gut gehen“. Der Optimismus ist jedoch keineswegs angebracht. Denn gerade, weil unsere Welt so technisch komplex ist, funktioniert es an vielen Stellen nicht wie erwartet und selbst kleine Probleme werden schnell zu großen Showstoppern.

Es gibt also keinen Grund ein Geltungsbedürfnis oder gar böse Absicht bei einer zu optimistischen Schätzung anzunehmen. Das Verhalten ist ganz einfach nur menschlich – und sogar evolutionsbiologisch zu begründen.

Die Lösung ist denkbar einfach. Bittet man den für die Umsetzung des Arbeitspakets Verantwortlichen das Arbeitspaket in handliche Aufgaben zu unterteilen, ergibt sich eine viel besser kontrollierbare Ausgangssituation. Wichtig ist dabei, dass die Aufgaben individuell mit einem geschätzten Aufwand versehen werden. Dabei sind Größenordnungen zielführender als der (ohnehin zum Scheitern verurteilte) Versuch einer minutengenauen Schätzung. Die Größenordnungen können beispielsweise 5 Minuten, 15 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden oder ein halber Tag sein.

Die Summe der Aufgabenzeiten ist keineswegs eine perfekte Prognose, gibt jedoch ein deutlich realistischeres Bild als der „grobe Daumen“ für das ganze Arbeitspaket. Die Summe ist als mathematische Funktion immerhin frei von menschlichem Optimismus.

Wie sieht es mit dem Projektfortschritt aus? Nehmen wir an ein Arbeitspaket ist in 10 Aufgaben unterteilt. Zu wie viel Prozent ist das Arbeitspaket erledigt, wenn 7 von 10 Aufgaben erledigt sind? Die Antwort könnte 70% sein, aber auch 5% oder 95% wären gute Antworten.

Davon auszugehen, dass der Aufwand für die Aufgaben durchgehend gleichverteilt sei, ist unrealistisch. Oder sagen wir es so, es gehört mehr als eine Handvoll menschlichem Optimismus dazu. Die 7 erledigten Aufgaben könnten jeweils 5 Minuten Aufwand benötigt haben und die verbleibenden 3 jeweils einen Tag in Anspruch nehmen. Auch ohne Taschenrechner, bei 70% ist man damit jedenfalls nicht.

Daher ist es auch hier offensichtlich sinnvoll Aufgaben mit Gewichten in Form von Aufwandskategorien zu versehen, um zu einer realistischen Einschätzung des Arbeitsfortschritts zu gelangen.

Mit Octaved Flow werden Projekte von Projektmanagern in Arbeitspakete unterteilt. Die Ausführenden können die Arbeitspakete weiter in Aufgaben unterteilen, diese mit sinnvollen Aufwandsschätzungen versehen und die Aufgaben planen. Damit wird der Fortschritt von Arbeitspaketen mit einem deutlich höheren Grad an Zuverlässigkeit ermittelt. Der Projektfortschritt wird als Gesamtheit der Fortschritte der enthaltenen Arbeitspaketen ermittelt. Als Resultat ergibt sich damit im Projektcontrolling und in der Projektplanung ein signifikant zuverlässigeres Bild.

Außerdem können auf dieser Basis auch Aufwandschätzungen im Rahmen der Angebotsphase durchgeführt werden. Mit dem Zusatznutzen, dass die Aufgaben aus der Aufwandsschätzung bei Auftragserteilung bereits die durchzuführenden Aufgaben des Projekts sind und damit nur einmal zu erfassen sind.

Die Ausführenden werden zudem in den Prozess eingebunden, bringen sich eigenverantwortlich einentlasten die Projektmanager.