Effizientere Kommunikation mit BLUF - Bottom Line Up Front

Schreiben Sie das wichtigste, das was Sie eigentlich sagen wollen, immer an den Anfang eines Textes oder einer E-Mail. Diese Idee heißt „BLUF“ und das steht für Bottom Line Up Front, also das Fazit (Bottom Line) gehört an den Anfang (Up Front).

Die Methode steigert die Produktivität, weil alle Beteiligten Zeit beim Lesen und Bearbeiten von E-Mails sparen. Insbesondere Führungskräfte profitieren, wenn die Methode eingesetzt wird, weil sie oft E-Mails nur überfliegen und mit BLUF den Inhalt wesentlich schneller erfassen können.

In Studien wird übereinstimmend davon gesprochen, dass wir im Schnitt 30% unserer Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails zubringen. Eine Verbesserung im Bereich von E-Mails hat demzufolge eine große Hebelwirkung.

Viele Erfindungen und Entwicklungen haben ihren Ursprung im militärischen Bereich. Das US-Militär hat in einer umfangreichen Studie Gründe analysieren lassen, warum Produktivität beim Lesen und gedanklichen Verarbeiten von E-Mails verloren geht. Dabei wurde auch festgestellt, dass Führungskräfte, die auch dort durchgängig unter Zeitmangel leiden, E-Mails meistens überfliegen. Wer überfliegt braucht dabei entweder zu viel Zeit oder läuft Gefahr den Inhalt misszuverstehen und falsche Schlüsse zu ziehen. Das Fazit war, dass am Ende alle davon profitieren, wenn der Inhalt einer E-Mail schneller erfasst werden kann.

In der Studie wurden alternative Methoden ausprobiert und untersucht. Die in der Gesamtbetrachtung effektivste Vorgehensweise war es, das Fazit einer E-Mail an den Anfang zu schreiben. Der Gedanke klingt erst erst einmal unspektakulär, aber viele gute Ideen sind einfach.

Dass die Methode ausgerechnet den Namen BLUF erhalten hat, zeigt einen gewissen Humor bei den Streitkräften, den vielleicht nicht jeder nachvollziehen kann.

Es gibt keinen Grund, im Text einer E-Mail eine Spannung aufzubauen und sich das Wichtigste bis zum Schluss aufzuheben. Denn eine E-Mail ist kein Roman. Schreiben Sie das Fazit an den Anfang und sparen Sie sich die Zeit einen dramaturgischen Aufbau zu gestalten. Tatsächlich ist es so, wenn Sie den Kern Ihrer Botschaft als erstes schreiben, entfällt der Druck dem Rest irgendwelche literarischen Qualitäten zu geben und es ist viel schneller geschrieben.

Nehmen wir für ein Beispiel an, das Fazit einer E-Mail ist, dass das Thema noch weiter diskutiert und abgestimmt werden muss. Steht dieses Fazit am Anfang, brauchen Führungskräfte und Mitlesende in den meisten Fällen gar nicht weiterzulesen, denn solange noch diskutiert wird, braucht das Thema keine Aufmerksamkeit. Und wenn doch, kann man einfach weiterlesen.

Das Fazit der E-Mail könnte auch sein: Wir haben das Thema besprochen, sind zu folgendem Ergebnis gekommen und bitten um Freigabe. Das ist ein klarer Hinweis für die Führungskraft, dass ein Meilenstein erreicht wurde, bei dem das Handeln in der Rolle als Führungskraft - und dazu gehört wesentlich das Treffen von Entscheidungen - genau jetzt gefordert ist. Diese E-Mail benötigt also mehr Aufmerksamkeit und das wird im ersten Satz bereits klar.

Sie müssen den Inhalt nicht unbedingt verstehen, das Beispiel ist bewusst IT-lastig und technisch, denn so wird der Sinn von BLUF noch offensichtlicher. Dies ist die konventionelle Variante der E-Mail:

Die gleiche E-Mail mit der BLUF-Methode geschrieben:

Das Ziel von Octaved Flow ist es, dass generell weniger E-Mails verschickt werden, weil E-Mails als Kommunikationsmittel zwar weit verbreitet, aber nicht wirklich effizient sind. Gerade interne E-Mails mit langen E-Mail-Verläufen und vielen CC lähmen oft die Produktivität, statt sie anzukurbeln.

Der Schlüssel in Octaved Flow zur Vermeidung überflüssiger E-Mails sind die Team-Boards. Team-Boards sind eine zentrale Informationsquelle mit vorgegebener Struktur und eindeutigem Organisationskonzept. Alles was einzeln disktiert und abgestimmt wird, ist ein separater Block, ein sogenannter Board-Post. Um den aktuellen Diskussionsstand abzubilden haben die Board-Posts Versionen. Man sieht immer die neueste Version und greift nur bei Bedarf auf einen älteren Stand zu (das funktioniert übrigens bei E-Mails denkbar schlecht). Weil immer der ganze Board-Post angezeigt wird, müssen Sie die Informationen nicht von verschiedenen Stellen zusammensuchen, sondern es ist immer alles vollständig und lückenlos an einem Ort.

Durch verschiedene Typen von Board-Posts wird die Kommunikation transparenter und eindeutiger. Verwenden Sie den Typ Freigabe, wenn Sie eine Freigabe benötigen, Frage, wenn Sie Unterstützung brauchen und FYI um bestimmte Personen in Kenntnis zu setzen. Oder erwähnen Sie mit @Vorname Nachname jemanden zum Beispiel in einem Besprechungsbericht. Ob eine Frage bereits beantwortet wurde, ist mit Ampelfarben sofort zu erkennen.

Das Team-Board von Octaved Flow macht nur wenige Vorgaben für die Kommunikation in Teams und Unternehmen. Diese sind aber stark genug, um für Struktur zu sorgen und Abläufe effizienter zu gestalten.