Die 5 häufigsten Fehler im Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

Im Projektmanagement geht es nicht nur darum, Aufgaben und Projekte im zugesagten Zeitrahmen zu erledigen – es geht auch darum, die verfügbaren Ressourcen effizient zu nutzen. Gerade bei komplexen Projekten, in denen mehrere Teams gleichzeitig an unterscheidlichen Teilen arbeiten, ist gutes Ressourcenmanagement und effektive Kapazitätsplanung unerlässlich.

Obwohl theoretisches Wissen über Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung sehr hilfreich sein kann, ist es wichtig, besonders häufig auftretende Fehler zu analysieren, da dadurch Probleme hervorgehoben werden, die in der Theorie nicht unbedingt zu erkennen sind. Auf diese Weise kann man frühzeitig für solche Situationen planen, was wiederum den Projekterfolg sicherstellt. Das frühzeitige Erkennen und Beheben dieser Fehler ermöglicht nicht nur eine bessere Projektabwicklung, sondern trägt auch dazu bei, dass die Projektmitarbeiter gut ausgelastet und nicht unzufrieden sind.

Mehr Tipps zu effektivem Ressourcenmanagement und erfolgreicher Kapazitätsplanung gibt es hier: 10 Tipps für besseres Ressourcenmanagement

Es ist oft schwieriger als erwartet, die Kapazität der Ressourcen präzise einzuschätzen. In der Praxis wird oft zu optimistisch geplant. Obwohl ein Mitarbeiter theoretisch 8 Stunden pro Tag an einem Projekt arbeiten könnte, ist eine solche Einschätzung in den meisten Fällen unrealistisch. In der Realität gibt es selten einen Tag, an dem jemand 8 Stunden ungestört und ausschließlich an einem einzigen Projekt arbeitet.

Im Laufe eines Projektes entstehen oft Aufgaben, die im Vorfeld nicht vorhersehbar sind. Es kommt auch vor, dass Mitarbeiter spontan andere Aufgaben erledigen müssen, die nicht in Projekten enthalten sind. Ein Puffer hilft, diese unvorhergesehenen Anforderungen aufzufangen, ohne dass der Projektplan angepasst werden muss. Der genaue Prozentsatz der Auslastung kann je nach Branche, Aufgabe und anderen Faktoren variieren und muss individuell festgelegt werden.

Unabhängig davon kann es vorkommen, dass Mitarbeiter einen festen Anteil ihrer Arbeitszeit für andere Aufgaben, beispielsweise für den Kundensupport, eingeplant haben (zum Beispiel 2 Stunden pro Tag). Diese Zeit sollte von der verfügbaren Kapazität abgezogen werden. In diesem Fall bedeutet dies, dass die Kapazität des Mitarbeiters für Projekte nur noch 6 Stunden pro Tag beträgt, von denen wiederum nur 80-90% (oder der jeweils angemessene Anteil) fest für projektbezogene Aufgaben eingeplant werden sollten.

Planänderungen sind ein alltäglicher Bestandteil des Projektmanagements. Selten wird ein Projektplan in allen Einzelheiten so umgesetzt, wie er ursprünglich geplant war. Änderungen der Prioritäten, technische Probleme, Lieferverzögerungen oder Personalausfälle erfordern häufig Anpassungen des Plans.

Mitarbeiter und Stakeholder haben bestimmte Erwartungen an den Projektplan, da sie von ihm abhängig sind und ihn zur Orientierung benötigen. Stimmt der Plan jedoch nicht mehr mit der Realität überein und verliert so seine Zuverlässigkeit, schwindet das Vertrauen der Beteiligten und der Plan wird zunehmend ignoriert. Im Worst Case Scenario wird der Plan von der Realität überholt, so dass er nicht mehr mit den tatsächlichen Arbeitsprozessen übereinstimmt. Dies führt dazu, dass Ressourcen an den falschen Themen arbeiten und im schlimmsten Fall überhaupt nicht mehr effizient oder zielgerichtet arbeiten.

Aus diesem Grund sollten Projektmanager der Aktualisierung des Projektplans eine hohe Priorität in ihrer täglichen Arbeit einräumen. Eine effiziente Projektplanungssoftware hilft dabei, die damit verbundenen Prozesse und Aktivitäten zügig und damit zeitnah durchzuführen.

Wenn der Projektmanager bei der Ressourcenplanung die Aufgaben der Projektmitarbeiter zu detailliert plant und kontrolliert, nimmt er ihnen die Eigenverantwortung und es entsteht eine Situation des Mikromanagements. In diesem Fall haben die Projektmitarbeiter das Gefühl, dass ihnen nicht genügend Vertrauen entgegengebracht wird. Außerdem arbeiten sie weniger effizient, da sie sich an einen strikten Plan halten müssen, der oft nicht realistisch ist.

Der Projektmanager überfordert sich auch selbst, da die Detailplanung viel Zeit in Anspruch nimmt und die Anzahl der notwendigen Planänderungen im Projektverlauf exponentiell ansteigt. Der Projektmanager verliert den Überblick und verstrickt sich in Details. Hinzu kommt, dass der Projektmanager nicht in allen Detailbereichen über das notwendige Fachwissen verfügen kann.

Stattdessen sollte der Projektmanager den Projektmitarbeitern die Freiheit geben, Details eigenverantwortlich zu planen und umzusetzen. Der Projektmanager gibt den Rahmen vor und überlässt den Projektmitarbeitern die Aufteilung und Planung der Detailebene.

Der Ansatz hierfür ist, dass Arbeitspakete in Aufgaben unterteilt werden. Der Projektmanager gibt mit den Arbeitspaketen vor, welche Arbeitseinheit bis wann zu erledigen ist. Der Projektmitarbeiter kann dann das Arbeitspaket in Aufgaben unterteilen und diese Aufgaben eigenverantwortlich planen und abarbeiten, solange er sich im vorgegebenen Rahmen bewegt.

Durch die Übertragung der Verantwortung für die Planungsebene unterhalb der Arbeitspakete wird jedoch das Gefühl des Vertrauens und der Autonomie gestärkt. Gleichzeitig spart der Projektmanager Zeit, da er nicht mehr für die Detailplanung verantwortlich ist und sich auf die übergeordnete Planung konzentrieren kann.

Wird bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung nur ein Projekt betrachtet, können Fehler auftreten, die erst bei der Umsetzung bemerkt werden, wenn es eigentlich schon zu spät ist. Beispielsweise wird derselbe Mitarbeiter versehentlich für zwei Projekte gleichzeitig eingeplant, ohne dass dies auffällt, weil die Projekte nur isoliert betrachtet wurden.

Eine realistische Ressourcen- und Kapazitätsplanung ist nur im Multiprojektmanagement möglich, also unter Berücksichtigung des gesamten Projektportfolios. Dazu sind visuelle Hilfsmittel unerlässlich. Ohne übersichtliche grafische Darstellungen wie Gantt-Diagramme oder Ressourcenübersichten verliert der Projektmanager schnell den Überblick. Eine einfache Tabelle zur Verwaltung von Ressourcen und Zeitplänen reicht nicht aus, da sie keinen visuellen Überblick über die Ressourcenkapazitäten bietet. Dadurch werden zum Beispiel Überlastungen zu spät erkannt.

Der Projektmanager sollte daher auf eine Projektmanagement-Software zurückgreifen, die eine projektübergreifende Ressourcen- und Kapazitätsplanung ermöglicht und gleichzeitig visuelle Hilfsmittel bietet. So kann der Ressourcenplan präzise und realistisch erstellt und Verzögerungen im Projektablauf vermieden werden.

Die Verwendung unterschiedlicher Projektplanungstools für verschiedene Aspekte der Ressourcen- und Projektplanung führt zu vielen Problemen, die die Projektabwicklung erschweren können. Zum einen entsteht keine einheitliche Arbeitsweise im Unternehmen, da verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Tools arbeiten und somit keinen Überblick über andere Projektbereiche haben.

Dies erhöht auch den Arbeitsaufwand für die Projektmanager. Werden verschiedene Tools verwendet, die nicht automatisch synchronisiert werden, muss der Projektmanager Daten manuell von Tool A nach Tool B übertragen, was Fehlerquellen schafft. Dies führt zu Zeitverzögerungen, da Tool A bereits den aktuellen Projektplan enthält, der Projektmanager aber die neuesten Daten erst noch in Tool B einpflegen muss.

Aus diesen Gründen empfiehlt sich der Einsatz einer Projektmanagement-Software, die alle wichtigen Planungstools integriert und die Daten zentral verwaltet. Auf diese Weise entsteht ein umfassendes und übersichtliches Bild aller Aspekte der Projektplanung, ohne dass der Projektmanager Daten manuell zwischen verschiedenen Softwaresystemen übertragen muss. Insbesondere bei der Ressourcenplanung ist es wichtig, einen vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte und verfügbaren Ressourcen zu haben, um Überlastungen und Engpässe zu vermeiden.

Octaved Flow ist eine auf Projektplanung spezialisierte Projektmanagement-Software, die einen ganzheitlichen Ansatz für das Projektmanagement bietet. Dies ermöglicht insbesondere eine zuverlässige und realistische Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

Mit Octaved Flow lassen sich alle oben genannten Fehler leicht vermeiden. Durch klare und übersichtliche Darstellungen behält man jederzeit den Überblick über das gesamte Projektportfolio. Unterstützt wird dies durch Filterfunktionen, die eine gezielte Fokussierung auf bestimmte Aspekte ermöglichen. Darüber hinaus bietet Octaved Flow zahlreiche visuelle Hilfsmittel, die die Ressourcen- und Kapazitätsplanung vereinfachen. Projektmitarbeiter werden in die Projektplanung eingebunden und können eigenverantwortlich handeln.

In der Teamplanung können die verfügbaren Ressourcen immer im Blick behalten werden. Die visuelle Anzeige der verfügbaren Zeit pro Tag verhindert, dass Ressourcen unter- oder überlastet werden. Darüber hinaus bietet Octaved Flow eine umfangreiche Planungssimulation, mit der die Auslastung der Ressourcen in verschiedenen Szenarien visualisiert werden kann. Diese Funktionen tragen dazu bei, Probleme frühzeitig zu erkennen, bei der Ressourcenplanung zu vermeiden und einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.